Chi phí mất dữ liệu có thể được đo bằng số tiền chi trả để khôi phục hoặc chuộc lại quyền truy cập dữ liệu.
Hãy tưởng tượng nếu bạn bị mất tất cả dữ liệu từ một trong các máy tính của doanh nghiệp hoặc tệ hơn là máy chủ của công ty bạn.
Hãy tưởng tượng nếu bạn mất tất cả lịch sử kế toán và tài chính, tất cả thông tin khách hàng và tất cả các tài nguyên mà bạn đã mất nhiều năm để tạo ra?
Và hãy tưởng tượng trường hợp tệ nhất là bạn mất quyền điều hành doanh nghiệp vì mọi dữ liệu bị mất hay bị khóa quyền truy cập.
Điều gì xảy ra khi toàn bộ dữ liệu của bạn bị mất? Hầu hết doanh nghiệp đều không nghĩ đến trường hợp này cho đến khi quá muộn.
1. Ảnh hưởng của việc mất dữ liệu đối với doanh nghiệp
Một vài câu hỏi trên đây có thể giúp bạn hình dung những vấn đề nào có thể xảy đến với doanh nghiệp nếu bị mất dữ liệu.
Mất dữ liệu có thể xem là một cuộc khủng hoảng. Nó sẽ làm gián đoạn công việc hằng ngày và thậm chí là ảnh hưởng về lâu dài.
Khi các tệp và tài liệu quan trọng bị mất, doanh nghiệp của bạn phải dành thời gian và nguồn lực để tạo lại hoặc khôi phục lại các tệp và hồ sơ quan trọng. Mặc dù bạn có thể tìm thấy thông tin từ các bản in nhưng chúng không được cập nhật mới như các bản sao kỹ thuật số đã mất, dẫn đến sai sót về thông tin.
Mất dữ liệu có thể khiến bạn bị mất khách hàng nếu nó đi kèm với vi phạm bảo mật. Khi dữ liệu nhạy cảm bị đánh cắp hoặc bị xâm phạm, công ty của bạn phải thông báo đến khách hàng. Sự cố này khiến bạn mất lòng tin và sự tôn trọng từ khách của mình.
Ngay cả khi công ty của bạn có thể khôi phục sau khi mất dữ liệu thì bạn cũng cần thời gian để xây dựng lại các mối quan hệ với khách hàng.
Những số liệu cho thấy:
- 94% các công ty bị mất dữ liệu nghiêm trọng không khôi phục được
- 51% các công ty này đóng cửa trong vòng hai năm sau khi mất dữ liệu
- 43% các công ty này không mở cửa trở lại
- 70% doanh nghiệp nhỏ ngừng kinh doanh trong vòng một năm sau sự cố mất dữ liệu
Để dữ liệu không được bảo vệ là một rủi ro phải trả giá rất đắt. Một nghiên cứu năm 2014 cho thấy 20% các công ty bị mất dữ liệu và ngừng hoạt động cho biết, họ phải trả giá từ 50.000 đến 5 triệu đô la (hơn 100 tỷ đồng).
2. Những nguyên nhân dẫn đến mất dữ liệu
Mất dữ liệu có thể do nhiều nguyên nhân gây ra và mỗi nguyên nhân đặt ra một cách thức riêng cho việc khôi phục dữ liệu.
Sự cố ổ cứng chiếm tỷ lệ mất dữ liệu cao nhất, nhưng lỗi do con người và các vấn đề với phần mềm là các nguyên nhân tiếp theo. Theo số liệu:
- 67% mất dữ liệu là do ổ cứng bị treo hoặc lỗi hệ thống
- 14% mất dữ liệu là do con người
- 10% mất dữ liệu là do lỗi phần mềm
2.1 Lỗi từ người dùng doanh nghiệp
Mất dữ liệu có thể do sai lầm và thiếu cẩn thận trong khi sử dụng hoặc do cố tình xóa dữ liệu.
Lỗi vô tình thường do nhân viên lỡ tay bấm xóa dữ liệu, ghi đè lên các tệp quan trọng hoặc xóa thông tin cần thiết, làm hỏng ổ cứng do tràn chất lỏng, làm hỏng phần mềm và định dạng ổ cứng. Với các trường hợp này, nếu không sao lưu dữ liệu lên các vùng lưu trữ khác (như ổ cứng khác, bộ nhớ đám mây) thì việc phục hồi rất khó khăn.
Nếu bạn có nhân viên có mâu thuẫn với doanh nghiệp, họ có thể cố tình xóa dữ liệu công ty, đặc biệt với nhân viên là quản trị viên hệ thống hay nhân viên IT. Trong trường hợp này, nếu không có sao lưu hoặc không có các biện pháp bảo mật (như eDiscovery) thì rất khó để truy cứu trách nhiệm cũng như khôi phục dữ liệu.
2.2 Virus và Ransomware tấn công máy tính
Virus và Ransomware (mã độc tống tiền) phát tán qua nhiều nguồn và đến thẳng máy tính của bạn. Chúng có thể đánh cắp và xóa hàng loạt dữ liệu hoặc đưa doanh nghiệp của bạn vào tầm theo dõi trong thời gian dài, từ đó phá hủy nhiều chức năng công ty hoặc đợi thời cơ để phá hủy toàn bộ dữ liệu. Chúng sẽ yêu cầu tiền chuộc mới khôi phục lại dữ liệu cho bạn.
Các doanh nghiệp có nhiều thông tin nhạy cảm thường bị chúng đòi giá cao. Và hầu hết doanh nghiệp đều thỏa hiệp với chúng để không bị trì trệ kinh doanh.
Lý do hệ thống của bạn dễ bị tấn công là do máy chủ bảo mật kém, không có đủ tường lửa hay sử dụng mật khẩu dễ đoán.
2.3 Thiệt hại ổ cứng
Phần lớn các mất mát dữ liệu xảy ra do trục trặc phần cứng mà thủ phạm chính là ổ cứng.
Ổ cứng là bộ phận dễ hỏng nhất của máy tính. Có khoảng 140 ngàn ổ cứng gặp sự cố mỗi tuần. Trong số những sự cố này, 60% là do các vấn đề cơ học và 40% là do con người sử dụng hoặc xử lý sai như làm rơi hoặc để nước vào. Ổ cứng cũng có thể bị hỏng nếu máy tính quá nóng, do bạn sử dụng quá mức hoặc tích tụ bụi trong máy tính lâu.
Tuy nhiên, ổ cứng sẽ bị hao mòn theo thời gian và cuối cùng sẽ ngừng hoạt động.
2.4 Mất điện
Nếu phần mềm của bạn chỉ cho phép làm việc online, việc mất điện có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng. Điều này không chỉ làm mất dữ liệu chưa được lưu mà còn có thể khiến các tệp hiện có bị hỏng do các quy trình tắt không đúng cách.
Ngay cả khi bạn không bị mất dữ liệu khi cúp điện, việc tắt máy không đúng cách có thể ảnh hưởng lâu dài đến ổ cứng máy tính. Nếu tình trạng mất điện hoặc đột biến xảy ra thường xuyên, tuổi thọ của ổ cứng sẽ giảm và dễ bị hỏng hóc.
2.5 Trộm cắp máy tính
Hiện nay, chúng ta không còn phụ thuộc nhiều vào PC ở văn phòng. Thay vào đó là sử dụng laptop nhiều hơn vì linh động hơn. Theo nghiên cứu:
- 25% hành vi trộm cắp CNTT xảy ra trên ô tô hoặc các phương tiện giao thông khác
- 23% diễn ra trong văn phòng
- 15% xảy ra ở sân bay hoặc khách sạn
- 12% xảy ra ở các nhà hàng
Ngoài vấn đề tài sản, mất thiết bị lưu trữ thông tin cũng chính là nguyên nhân làm mất dữ liệu hoặc bị tống tiền dữ liệu.
2.6 Thiên tai
Ở Việt Nam, chúng ta không chứng kiến nhiều thiên tai nhưng trên thế giới, thiên tai là nguyên nhân lớn dẫn đến hủy hoại một doanh nghiệp.
- 93% các công ty bị mất trung tâm dữ liệu của họ trong 10 ngày trở lên sau thảm họa đã nộp đơn phá sản trong vòng một năm
- 50% công ty bị mất quản lý dữ liệu do thảm họa đã nộp đơn phá sản ngay lập tức
- 30% doanh nghiệp gặp hỏa hoạn nghiêm trọng ngừng kinh doanh trong vòng một năm
- 70% doanh nghiệp gặp hỏa hoạn nghiêm trọng ngừng kinh doanh trong vòng 5 năm
Vì thiên tai có thể phá hủy hoàn toàn công nghệ của công ty, nên thường không thể khôi phục dữ liệu bị mất do thảm họa.
3. Cách hạn chế những nguy cơ mất dữ liệu
Đừng xem thường, hiểu rõ những khía cạnh dưới đây của doanh nghiệp giúp bạn đánh giá chính xác hơn về những rủi ro xảy đến với doanh nghiệp và có biện pháp phù hợp hơn.
3.1 Bạn đang bảo vệ cái gì?
Những thứ bạn cần bảo mật bao gồm những gì? Thông tin tài chính, thông tin khách hàng, dữ liệu kinh doanh, email và tất cả các tài liệu tạo dựng trong nhiều năm. Mỗi một loại dữ liệu có mức độ bảo vệ khác nhau.
3.2 Dữ liệu nằm ở đâu?
Dữ liệu nằm trên một máy chủ tại chỗ hay máy chủ đám mây? Có được phân phối cho nhiều PC hay máy tính xách tay không? Nhân viên có tuân thủ các nguyên tắc lưu trữ dữ liệu quan trọng không?
Biết được vị trí dữ liệu của bạn ở đâu để có biện pháp bảo mật hiệu quả hơn.
3.3 Chi phí phải trả khi mất dữ liệu?
Bạn cần đánh giá chi phí của việc dữ liệu bị mất, thời gian ngưng hoạt động, doanh thu bị mất và năng suất bị mất. Ví dụ, để khôi phục dữ liệu bạn phải mất 1 tuần, trong khoảng thời gian này, chi phí bị mất dự tính là bao nhiêu?
3.4 Bạn nên chuẩn bị gì?
Biện pháp đầu tiên là bạn nên sử dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu ngay từ đầu. Các phần mềm bảo mật, chống virus, mật khẩu mạnh, bảo mật vật lý, các giải pháp có thể tùy chỉnh chính sách và kiểm soát người dùng của doanh nghiệp…
>> Sử dụng email doanh nghiệp từ đám mây để sao lưu và bảo mật tốt hơn.
4. Sao lưu và bảo mật dữ liệu tốt hơn với lưu trữ đám mây
Tất cả nguyên nhân trên đây đều có thể thấy là do sự bất cẩn từ người dùng và do quá phụ thuộc vào thiết bị vật lý (PC, Laptop và ổ cứng) làm nguồn lưu trữ dữ liệu chính.
Một giải pháp giúp hạn chế rủi ro mất dữ liệu, xóa dữ liệu, bị thao túng bởi nhân viên của bạn hoặc tin tặc tấn công là lưu trữ với đám mây.
Một số ưu điểm của đám mây trong việc chống lại nguy cơ mất dữ liệu của bạn:
- Lưu trữ đám mây thường có nhiều dung lượng hơn máy chủ truyền thống và không gây ra rủi ro bị sập hệ thống.
- Đám mây cho phép bạn làm việc cả online và offline, dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ khi bạn online
- Đám mây giúp bạn không phụ thuộc vào các thiết bị vật lý như ổ cứng, bộ nhớ máy tính… vì dữ liệu đều được lưu trên vùng đám mây riêng của bạn, có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào bằng tài khoản của bạn.
- Các dịch vụ đám mây uy tín được cài đặt các phần mềm bảo mật tiên tiến, chống virus và tin tặc nâng cao
- Tăng cường khả năng kiểm soát nhân viên cho người quản lý nhờ phần quyền quản lý phù hợp.
- Một số dịch vụ đám mây còn bảo vệ thiết bị của bạn, tránh rủi ro trong các trường hợp bị trộm cướp thiết bị.
Mặc dù dữ liệu vẫn có thể bị mất trên đám mây nếu nó vô tình bị xóa, bị tin tặc tấn công tuy nhiên khả năng bảo mật và sao lưu trên đám mây hiệu quả hơn, yếu tố quan trọng nhất là tìm được dịch vụ đám mây uy tín.
>> Xem thêm 7 lợi ích từ công nghệ đám mây cho doanh nghiệp của bạn.
Kết
Hãy nhớ rằng, không có biện pháp nào tốt 100% trong khi tội phạm mạng hoạt động ngày càng chuyên nghiệp hơn. Hãy cố gắng hạn chế những lỗi phát sinh do chủ quan như để lộ mật khẩu, làm hư hỏng thiết bị,…
Ngoài ra, hãy đầu tư vào các giải pháp bảo mật tốt hơn, công nghệ hiện đại hơn như bảo mật với các giải pháp đám mây. Dù có thể chi phí cao hơn các bảo mật thông thường nhưng về lâu dài, khi doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động trên môi trường internet. Chi phí này sẽ không đáng gì so với những mất mát có thể xảy đến với doanh nghiệp của bạn.
Hi vọng bạn sẽ có quyết định thông minh về cách bảo vệ doanh nghiệp của mình.
