Hầu hết, các tổ chức đều sẽ có cách để giao việc, thúc đẩy cũng như theo dõi tiến độ làm việc của các nhân viên. Từ các cách thủ công như sử dụng các bảng tính, gửi email… cho đến sử dụng các phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp.
Tuy nhiên, việc sử dụng các hình thức thủ công có khá nhiều bất cập. Trong khi, các phần mềm quản lý công việc hiện nay lại vô cùng thông minh và rất dễ sử dụng. Nó không chỉ giảm căng thẳng cho người quản lý mà còn giúp nhân viên có tinh thần trách nhiệm hơn.
Tìm hiểu ngay các phần mềm quản lý công việc tốt nhất trong năm 2024 được nhiều doanh nghiệp tin tưởng ngay dưới đây!
1. Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc là loại phần mềm được thiết kế nhằm giúp người dùng và doanh nghiệp theo dõi, quản lý nhiều khía cạnh công việc một cách hiệu quả. Đặc biệt, khi các tổ chức thường xuyên triển khai các dự án phức tạp, hợp tác nhiều bên.
Nhìn chung, phần mềm quản lý công việc dùng để:
Lên kế hoạch và sắp xếp công việc. Tạo danh sách việc cần làm, đặt thời gian hoàn thành, phân công nhiệm vụ cho các thành viên,…
Theo dõi tiến độ công việc. Theo dõi tiến độ hoàn thành của từng nhiệm vụ và dự án, phát hiện bất cập, rắc rối hay lỗi nghiêm trọng cần ưu tiên xử lý ngay.
Giao tiếp và cộng tác. Trao đổi thông tin, chia sẻ tệp tin, thảo luận về công việc với các thành viên trong nhóm.
Quản lý tài liệu. Lưu trữ và quản lý tất cả các tài liệu liên quan đến công việc và dự án của bạn.
Báo cáo và phân tích. Tạo báo cáo về hiệu suất công việc, theo dõi tiến độ dự án,…
2. Lợi ích khi áp dụng phần mềm quản lý công việc trong doanh nghiệp
Với người quản lý, phần mềm quản lý giúp tự động hóa quy trình theo dõi, giao việc và đánh giá hiệu quả của nhân viên dựa trên dữ liệu. Với nhân viên, các phần mềm này giúp quản lý và sắp xếp các đầu việc thông minh hơn, tăng năng suất làm việc của nhân viên.
Đồng thời, các phần mềm quản lý công việc cũng mang lại các lợi ích sau:
Tăng hiệu quả công việc: Giúp bạn sắp xếp công việc hợp lý, tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc nhanh chóng hơn.
Lập kế hoạch công việc cụ thể: Các nhiệm vụ nhìn thấy được, đo lường được và theo dõi được tiến độ. Từ đó, mọi người có thể sắp xếp thời gian, công việc theo tuần/tháng/năm hiệu quả hơn.
Cải thiện khả năng cộng tác: Giúp các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả hơn với nhau, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất. Nhiều phần mềm cho phép công tác với các nhóm ngoài tổ chức.
Nâng cao khả năng quản lý: Giúp bạn theo dõi tiến độ công việc và dự án một cách dễ dàng. Phát hiện được ngay các bất cập hoặc lỗi để đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Giảm thiểu rủi ro: Giúp bạn xác định và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.
3. So sánh quản lý công việc bằng phần mềm và quản lý thủ công
Nếu so sánh với các phương pháp quản lý, giao việc thủ công, thì các phần mềm quản lý công việc online có các điểm mạnh và hạn chế sau:
![đánh giá ưu nhược điểm phần mềm quản lý công việc](https://mmgroup.vn/wp-content/uploads/2024/06/phan-mem-quan-ly-cong-viec-1.png)
3.1 Quản lý công việc bằng phần mềm
Ưu điểm:
- Tự động hóa: Giúp tự động hóa nhiều tác vụ thủ công, tiết kiệm thời gian và công sức.
- Tăng hiệu quả: Giúp cải thiện hiệu quả làm việc bằng cách theo dõi tiến độ, quản lý nguồn lực và xác định các điểm nghẽn.
- Cộng tác dễ dàng: Giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng cộng tác và chia sẻ thông tin.
- Tăng tính minh bạch: Giúp tăng tính minh bạch trong quy trình làm việc và giúp mọi người dễ dàng nắm bắt tiến độ.
- Dễ dàng truy cập: Cho phép truy cập thông tin từ mọi nơi, mọi lúc.
Nhược điểm:
- Chi phí: Có thể tốn kém, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ.
- Độ phức tạp: Một số phần mềm có thể phức tạp để sử dụng và yêu cầu đào tạo.
- Bảo mật: Có thể tiềm ẩn rủi ro bảo mật nếu không được sử dụng đúng cách.
- Phụ thuộc vào công nghệ: Doanh nghiệp phụ thuộc vào công nghệ để phần mềm hoạt động bình thường.
3.2 Quản lý công việc thủ công
Ưu điểm:
- Miễn phí: Không tốn kém chi phí
- Đơn giản: Dễ sử dụng và không yêu cầu đào tạo
- Linh hoạt: Có thể linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp
- Kiểm soát: Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình
Nhược điểm:
- Tốn thời gian: Có thể tốn nhiều thời gian và công sức
- Thiếu hiệu quả: Có thể dẫn đến sai sót và thiếu hiệu quả
- Có thể khó khăn cho các thành viên trong nhóm cộng tác và chia sẻ thông tin
- Thiếu tính minh bạch: Có thể thiếu tính minh bạch trong quy trình làm việc
- Tăng rủi ro: Có thể dẫn đến rủi ro cao hơn do sai sót của con người
- Khó truy cập: Khó truy cập thông tin từ xa.
4. Các bước chọn phần mềm quản lý công việc hiệu quả
Các phần mềm nổi tiếng chưa chắc là phần mềm lý tưởng cho tổ chức của bạn. Để đảm bảo chọn đúng phần mềm thay vì chạy theo số đông, hãy tham khảo các bước tư vấn của MAT MA TECHNOLOGY dưới đây nhé:
![4 bước chọn phần mềm quản lý công việc](https://mmgroup.vn/wp-content/uploads/2024/06/phan-mem-quan-ly-cong-viec-2.png)
Bước 1. Xác định nhu cầu
Nhu cầu quản lý dự án của các doanh nghiệp nhỏ chắc chắn sẽ rất khác các doanh nghiệp lớn. Hãy xác định:
- Mục tiêu sử dụng: Bạn dùng phần mềm quản lý công việc với mục đích gì? Để quản công việc của nhân viên? Để quản lý các dự án hợp tác? Hay cộng tác nhóm là ưu tiên?
- Tính năng cần thiết: Những tính năng nào là quan trọng nhất? Ví dụ: tao danh sách việc cần làm, đặt deadline, giao nhiệm vụ hay chia sẻ dữ liệu?
- Quy mô sử dụng: Số lượng người sử dụng phần mềm là bao nhiêu?
- Tích hợp và đồng bộ: Bạn có cần tích hợp thêm các ứng dụng khác? Hay đồng bộ dữ liệu từ các phần mềm khác như email, lịch, CRM…
Bước 2: Chọn phần mềm
Dựa vào nhu cầu ở trên, kết hợp đánh giá các phần mềm qua các tiêu chí sau:
- Giao diện người dùng: Giao diện người dùng có dễ sử dụng và trực quan hay không?
- Khả năng quản lý dự án: Phần mềm có cung cấp các công cụ để quản lý dự án hiệu quả. Ví dụ như lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, báo cáo,…?
- Khả năng cộng tác: Phần mềm có hỗ trợ cộng tác nhóm hiệu quả hay không? Ví dụ như chia sẻ tệp tin, thảo luận công việc, giao nhiệm vụ,…
- Báo cáo và phân tích: Phần mềm có cung cấp các công cụ để tạo báo cáo và phân tích không?
- Bảo mật: Phần mềm có đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn hay không?
- Giá cả: Chi phí có phù hợp với nhu cầu và ngân sách hiện thời của tổ chức không?
- Mức độ uy tín: Phần mềm có nhiều người sử dụng không? Các đánh giá như thế nào?
Bước 3. Thử nghiệm miễn phí
Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm quản lý công việc đều cung cấp bản dùng thử miễn phí hoặc phiên bản miễn phí. Hãy tận dụng cơ hội này để thử nghiệm các phần mềm khác nhau và xem phần mềm nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Bước 4. Tham khảo ý kiến chuyên gia
Với các doanh nghiệp lớn, việc tìm kiếm phần mềm quản lý công việc online không phải đơn giản. Hãy tham khảo các ý kiến chuyên gia hoặc đội hỗ trợ của bên cung cấp phần mềm chuyên sâu hơn.
Bạn có thể liên hệ với MAT MA TECHNOLOGY để được tư vấn giải pháp nhé. Chúng tôi có đủ các phần mềm phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp cụ thể.
4. Top 5+ phần mềm quản lý công việc hàng đầu cho doanh nghiệp
Ngay trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ các phần mềm quản lý công việc được ưa chuộng nhất hiện nay, giúp tiết kiệm thời gian của bạn.
4.1 Asana
Asana là một phần mềm quản lý công việc và dự án phổ biến được sử dụng bởi cá nhân, nhóm và doanh nghiệp để tổ chức, theo dõi và hoàn thành công việc.
- Hơn 110 triệu người dùng trên toàn thế giới
- Hơn 100.000 doanh nghiệp sử dụng
- Được đánh giá 4,2/5
![giao diện Asana](https://mmgroup.vn/wp-content/uploads/2024/06/phan-mem-quan-ly-cong-viec-3.png)
Ưu điểm:
- Giao diện trực quan, dễ sử dụng, dễ dàng điều hướng và học sử dụng.
- Nhiều tính năng quản lý dự án mạnh mẽ, hữu ích cho quản lý dự án như: tạo danh sách việc cần làm, đặt hạn chót, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, quản lý tệp tin,…
- Hỗ trợ cộng tác tốt, cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trong một dự án. Giao tiếp và chia sẻ thông tin hiệu quả.
- Tích hợp đa dạng với nhiều ứng dụng và công cụ khác như: Gmail, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox,…
- Phù hợp cho cả cá nhân và nhóm: Asana có các gói miễn phí và trả phí phù hợp cho nhu cầu sử dụng của cả cá nhân và nhóm.
Nhược điểm:
- Gói miễn phí giới hạn tính năng, chỉ cho phép tạo tối đa 15 dự án và 100 thành viên.
- Giá thành cao cho gói cao cấp
- Có thể gây quá tải thông tin, khiến người dùng mới cảm thấy choáng ngợp.
4.2 Trello
Trello là một phần mềm quản lý dự án và công việc theo phương pháp Kanban, giúp bạn tổ chức và sắp xếp nhiệm vụ trực quan và hiệu quả.
- Hơn 200 triệu người dùng trên toàn thế giới
- Hơn 1 triệu doanh nghiệp sử dụng
- Được đánh giá 4,6/5
![Giao diện Trello](https://mmgroup.vn/wp-content/uploads/2024/06/phan-mem-quan-ly-cong-viec-4.png)
Ưu điểm:
- Miễn phí cho bản dùng cá nhân và nhóm nhỏ: Trello cung cấp gói miễn phí với đầy đủ tính năng cơ bản cho quản lý dự án.
- Giao diện Kanban trực quan: Trello sử dụng giao diện Kanban giúp dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và xác định các nhiệm vụ cần ưu tiên.
- Dễ dàng sử dụng: Trello có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, phù hợp cho cả người mới bắt đầu.
- Hỗ trợ cộng tác tốt: Trello cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trong một dự án, giao tiếp và chia sẻ thông tin hiệu quả.
- Tích hợp đa dạng: Trello tích hợp với nhiều ứng dụng và công cụ khác như: Gmail, Slack, Google Drive, Dropbox, v.v.
Nhược điểm:
- Thiếu một số tính năng quản lý dự án nâng cao: Trello không cung cấp một số tính năng quản lý dự án nâng cao như: quản lý tài nguyên, lập báo cáo chi tiết, v.v.
- Tùy chỉnh giao diện hạn chế: Giao diện Kanban của Trello có thể không phù hợp với tất cả các loại hình công việc.
- Có thể trở nên lộn xộn khi có nhiều dự án: Với nhiều dự án và thẻ, Trello có thể trở nên lộn xộn và khó quản lý
4.3 Monday.com
Monday.com là một nền tảng quản lý công việc và dự án linh hoạt. Nó sử dụng hệ thống bảng, cột và các yếu tố tùy chỉnh khác.
- Hơn 100.000 người dùng trên toàn thế giới
- Hơn 10.000 doanh nghiệp sử dụng
- Được đánh giá 4,7/5
![Giao diện Monday.com](https://mmgroup.vn/wp-content/uploads/2024/06/phan-mem-quan-ly-cong-viec-5.png)
Ưu điểm:
- Giao diện linh hoạt, nhiều tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng.
- Nhiều tính năng quản lý dự án mạnh mẽ như: tạo danh sách việc cần làm, đặt hạn chót, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, quản lý tệp tin, tự động hóa quy trình làm việc,…
- Hỗ trợ cộng tác tốt, cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trong một dự án. Giao tiếp và chia sẻ thông tin hiệu quả.
- Tích hợp đa dạng với nhiều ứng dụng và công cụ khác như: Gmail, Slack, Google Drive, Dropbox,…
- Phù hợp cho nhiều loại hình công việc và dự án khác nhau. Từ quản lý dự án đơn giản đến quản lý quy trình làm việc phức tạp.
Nhược điểm:
- Giao diện có thể phức tạp cho người mới sử dụng, dễ cảm thấy choáng ngợp.
- Monday.com có giá thành cao hơn so với một số phần mềm quản lý công việc khác.
- Hệ thống hỗ trợ chưa tốt, chưa được đánh giá cao.
4.4 ClickUp
ClickUp có giao diện trực quan, dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh cao. ClickUp phù hợp cho cá nhân, nhóm và doanh nghiệp muốn quản lý công việc, dự án và quy trình làm việc một cách hiệu quả và thống nhất.
- Hơn 10 triệu người dùng trên toàn thế giới
- Hơn 100.000 doanh nghiệp sử dụng
- Được đánh giá 4,4/5
![Giao diện Clickup](https://mmgroup.vn/wp-content/uploads/2024/06/phan-mem-quan-ly-cong-viec-6.png)
Ưu điểm:
- Miễn phí cho bản dùng cá nhân và nhóm nhỏ
- Nhiều tính năng mạnh mẽ cho quản lý dự án, công việc, CRM, chat, v.v., đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng.
- Tích hợp đa dạng với hơn 1000 ứng dụng và công cụ khác, giúp tăng hiệu quả làm việc.
- Hỗ trợ nhiều nền tảng: ClickUp có ứng dụng cho web, di động (iOS, Android) và máy tính để bàn.
Nhược điểm:
- Giao diện có thể phức tạp cho người mới sử dụng
- Hệ thống hỗ trợ chưa tốt so với các đối thủ cạnh tranh.
- Giá thành cao cho gói cao cấp, cao hơn so với một số phần mềm khác.
4.5 Notion
Notion cũng là một ứng dụng quản lý công việc được nhiều cá nhân và tổ chức lựa chọn.
- Hơn 20 triệu người dùng trên toàn thế giới
- Hơn 6 triệu nhóm sử dụng
- Được đánh giá 4,6/5
![Phần mềm quản lý công việc Notion](https://mmgroup.vn/wp-content/uploads/2024/06/phan-mem-quan-ly-cong-viec-7.png)
Ưu điểm:
- Miễn phí cho bản dùng cá nhân
- Giao diện đẹp mắt, linh hoạt, dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh cao.
- Nhiều mẫu và công cụ, cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau như: ghi chép, quản lý dự án, quản lý công việc, lập kế hoạch,…
- Hỗ trợ cộng tác tốt, cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trong một không gian, giao tiếp và chia sẻ thông tin hiệu quả.
- Tích hợp đa dạng với các công cụ khác như: Gmail, Slack, Google Drive, Dropbox,…
Nhược điểm:
- Thiếu một số tính năng quản lý dự án chuyên sâu như quản lý tài nguyên, lập báo cáo chi tiết,…
- Tích hợp hạn chế so với các đối thủ cạnh tranh
- Phù hợp cho nhu cầu cá nhân và nhóm nhỏ, không phù hợp cho quản lý dự án phức tạp.
4.6 Zoho Projects
Zoho Projects cũng góp mặt trong bảng xếp hạng bởi giao diện hiện đại, thông minh đi kèm nhiều tính năng quản lý công việc ấn tượng.
- Hơn 50 triệu người dùng trên toàn thế giới
- Hơn 1 triệu doanh nghiệp sử dụng
- Được đánh giá 4,4/5
![Giao diện Zoho Projects](https://mmgroup.vn/wp-content/uploads/2024/06/phan-mem-quan-ly-cong-viec-8.png)
Ưu điểm:
- Giao diện trực quan, dễ sử dụng: Zoho Projects có giao diện trực quan, dễ sử dụng và học sử dụng.
- Nhiều tính năng quản lý dự án: các tính năng nổi bật như: tạo danh sách việc cần làm, đặt hạn chót, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, quản lý tệp tin, v.v.
- Hỗ trợ cộng tác tốt: Zoho Projects cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trong một dự án, giao tiếp và chia sẻ thông tin hiệu quả.
- Tích hợp đa dạng: Zoho Projects tích hợp với nhiều ứng dụng và công cụ của Zoho Suite như: Zoho Mail, Zoho CRM, Zoho Docs, v.v.
- Miễn phí cho bản dùng cá nhân và nhóm nhỏ với đầy đủ tính năng cơ bản.
- Giá thành hợp lý cho bản dùng doanh nghiệp
Nhược điểm:
- Thiếu một số tính năng cao cấp như: quản lý tài nguyên nâng cao, lập báo cáo chi tiết theo nhu cầu,…
4.7 Microsoft Project
Microsoft cũng không thể thiếu ứng dụng giúp người dùng quản lý công việc trong hệ sinh thái của mình. Microsoft Project là một trong số đó.
- Hơn 45 triệu người dùng trên toàn thế giới
- Hơn 100.000 doanh nghiệp sử dụng
- Được đánh giá 4,3/5
![Giao diện Microsoft Project](https://mmgroup.vn/wp-content/uploads/2024/06/phan-mem-quan-ly-cong-viec-9.png)
Ưu điểm:
- Cung cấp các công cụ mạnh mẽ: giàu tính năng để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý dự án phức tạp. Phù hợp cho doanh nghiệp lớn.
- Quản lý nhiều loại dự án: Microsoft Project có thể được sử dụng để quản lý nhiều loại dự án khác nhau, từ xây dựng, sản xuất đến phát triển phần mềm.
- Tích hợp với các sản phẩm Microsoft khác: Tích hợp tốt với các sản phẩm Microsoft như: Office 365, SharePoint, Power BI, v.v.
- Hệ thống bảo mật cao: Microsoft Project có hệ thống bảo mật cao, bảo vệ dữ liệu dự án an toàn.
- Được sử dụng rộng rãi: Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất trên thị trường. có nhiều tài liệu hướng dẫn và cộng đồng hỗ trợ.
Nhược điểm:
- Giao diện phức tạp: Giao diện phức tạp, khó sử dụng, đòi hỏi thời gian để học cách sử dụng.
- Giá thành cao: Microsoft Project có giá thành cao hơn so với các phần mềm quản lý công việc khác.
- Yêu cầu cài đặt phần mềm: Cần cài đặt trên máy tính, không thể sử dụng trên các thiết bị di động.
- Khó khăn trong việc tùy chỉnh: Khó tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
4.8 Bảng so sánh
Tính năng | Asana | Trello | Monday.com | Zoho Projects |
Giao diện | Trực quan, dễ sử dụng | Kanban trực quan | Linh hoạt, nhiều tùy chỉnh | Trực quan, dễ sử dụng |
Tính năng quản lý dự án | Mạnh mẽ: Danh sách việc cần làm, đến hạn, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, quản lý tệp tin,… | Cơ bản: Danh sách việc cần làm, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, Gắn nhãn, danh sách kiểm tra | Mạnh mẽ: Danh sách việc cần làm, đến hạn, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, quản lý tệp tin, tự động hóa… | Mạnh mẽ: Danh sách việc cần làm, đến hạn, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, quản lý tệp tin, tự động hóa, biểu đồ Gantt, báo cáo,… |
Hỗ trợ cộng tác | Tốt: Chia sẻ dự án, bình luận, @nhắc đến, chat | Tốt: Chia sẻ bảng, bình luận, @nhắc đến, thẻ, danh sách kiểm tra chung | Tốt: Chia sẻ bảng, bình luận, @nhắc đến, thẻ, danh sách kiểm tra chung, cộng tác theo thời gian thực | Tốt: Chia sẻ dự án, bình luận, @nhắc đến, chat, cộng tác theo thời gian thực |
Tích hợp | Tốt | Tốt | Tốt | Tốt |
Phiên bản miễn phí | Có | Có | Có | Có |
Chi phí (cập nhật tháng 6/2024) | Từ $6.99/người dùng/tháng | Từ $10/người dùng/tháng | Từ $10/người dùng/tháng | Từ $10/người dùng/tháng |
Phù hợp cho | Cá nhân và nhóm | Cá nhân và nhóm nhỏ | Nhiều loại hình công việc | Cá nhân và tổ chức mọi quy mô |
5. Các thắc mắc khi tìm kiếm phần mềm quản lý công việc
Giải đáp nhanh một số vấn đề của bạn:
5.1 Có nên dùng phần mềm quản lý công việc miễn phí?
Có thể. Phần mềm quản lý công việc miễn phí phù hợp với các nhóm nhỏ hoặc cá nhân với nhu cầu đơn giản. Tuy nhiên, các tính năng nâng cao và khả năng mở rộng thường bị giới hạn. Nếu cần nhiều tính năng hơn, bạn nên xem xét các gói trả phí.
5.2 Cách tích hợp phần mềm quản lý công việc với các công cụ khác?
Nhiều phần mềm quản lý công việc hỗ trợ tích hợp với các công cụ khác thông qua API. Hoặc các ứng dụng trung gian như Zapier. Bạn có thể tìm kiếm phần mềm quản lý công việc có các tích hợp sẵn hoặc sử dụng các dịch vụ bên thứ ba để kết nối.
5.3 Phần mềm quản lý công việc quản lý thời gian như thế nào?
Phần mềm quản lý công việc giúp bạn phân chia nhiệm vụ thành các bước nhỏ hơn, đặt hạn chót, theo dõi thời gian làm việc, và nhận thông báo khi sắp đến hạn chót. Điều này giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn và hoàn thành công việc đúng hạn.
5.4 Có thể quản lý từ xa bằng phần mềm quản lý công việc không?
Có. Nhiều phần mềm quản lý công việc hỗ trợ làm việc từ xa với các tính năng như truy cập qua đám mây, ứng dụng di động, và cộng tác trực tuyến, giúp các nhóm làm việc hiệu quả từ bất cứ đâu.
5.5 Làm sao để dữ liệu an toàn khi sử dụng phần mềm quản lý công việc?
- Chọn nhà cung cấp uy tín: Đảm bảo phần mềm có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ.
- Sử dụng mật khẩu mạnh: Đặt mật khẩu mạnh và thay đổi định kỳ.
- Quản lý quyền truy cập: Chỉ cấp quyền truy cập cần thiết cho các thành viên.
- Sao lưu dữ liệu: Đảm bảo rằng phần mềm hỗ trợ sao lưu dữ liệu thường xuyên.
5.6 Phần mềm quản lý công việc có phù hợp cho cá nhân không?
Có. Nhiều phần mềm quản lý công việc như Todoist, Trello, và Asana cung cấp các tính năng quản lý nhiệm vụ cá nhân. Giúp bạn tổ chức công việc hàng ngày và đạt được mục tiêu cá nhân.
5.7 Những khó khăn phổ biến khi triển khai phần mềm quản lý công việc?
- Kháng cự từ người dùng: Một số người có thể không muốn thay đổi phương pháp làm việc cũ.
- Đào tạo và thích ứng: Cần thời gian để đào tạo và làm quen với phần mềm mới.
- Tích hợp với hệ thống hiện tại: nhiều phần mềm không hỗ trợ tích hợp.
6. Kết luận
Nếu tổ chức của bạn vẫn đang hàng ngày quản lý công việc một cách thủ công thì nên chuyển đổi sớm. Càng phần mềm này đều không quá phức tạp để bắt đầu. Nó sẽ giúp các hoạt động quản lý và đánh giá nhân viên chuyên nghiệp hơn.
Lưu ý, dù lựa chọn phần mềm quản lý công việc nào trong số 8 ứng dụng nổi bật trên đây, tổ chức của bạn cũng nên đảm bảo tính dễ sử dụng, ai cũng thể hiểu và cộng tác nhóm dễ dàng.