Nếu bạn đang đi tìm một phương pháp để hoạch định chiến lược có mục tiêu rõ nét cho tổ chức, chắc hẳn đã từng nghe qua thuật ngữ OKR. Vậy OKR là gì? Đây có thực sự là phương pháp quản lý doanh nghiệp hữu ích? Làm thế nào để áp dụng thành công phương pháp này?
Thông thường, khi đặt để một mục tiêu, bạn cũng phải đề ra cho nó một kết quả rõ ràng. Ví dụ: Kết quả của mục tiêu: tăng 39% đơn hàng trong tháng chính là phải tăng doanh thu lên gấp đôi.
Nghĩa là, mục tiêu đi liền với kết quả là cách hiểu đơn giản nhất của khái niệm OKR. Tuy nhiên, OKR lại dễ nhầm lẫn với KPI.
Cụ thể hơn mời bạn tham khảo chi tiết bên dưới.
1. OKR là gì? Viết tắt của từ nào?
Với tư cách là Giám đốc điều hành tại Intel, Grove đã lấy ý tưởng về MBO của Peter Drucker và nâng cấp nó thành khái niệm OKR. Từ đó, khái niệm OKR ra đời và trở thành một ý tưởng tuyệt vời.
1.1 OKR là gì?
OKR là viết tắt của cụm từ “Objectives and Key Results” (Mục tiêu và Kết quả then chốt). OKR là một phương pháp quản lý mục tiêu, giúp định hướng và đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp.
Áp dụng OKR giúp các tổ chức thiết lập các mục tiêu mạnh mẽ, các kết quả đo lường được để có chiến lược và động lực để thực hiện.
1.2 Có những thành phần nào trong OKR?
Như tên gọi, OKR gồm 2 thành phần chính:
- Objectives – Mục tiêu: Là những mục tiêu rõ ràng, xác định những gì bạn muốn đạt được.
- Key results – Kết quả then chốt: Là những kết quả cụ thể, có thể đo lường được, cho thấy tiến trình đạt được mục tiêu.
1.3 Mục tiêu của việc xây dựng OKR là gì?
Phương pháp OKR giúp các tổ chức đặt ra các mục tiêu đầy thách thức và đầy tham vọng, cũng như xác định các kết quả có thể đo lường được.
Thông qua OKR, các tổ chức có thể tạo ra sự thống nhất từ trên xuống, bám sát vào các mục tiêu đã đặt ra, và khả năng đạt được kết quả sẽ cao hơn.
2. OKR và KPI khác nhau chỗ nào?
OKR là gì và KPI là gì? Khác nhau ở những điểm chính nào? Cần phân biệt rõ:
Về mục tiêu:
- OKR: Tập trung vào mục tiêu tham vọng, hướng đến chiến lược dài hạn.
- KPI: Tập trung vào đo lường hiệu suất cụ thể, hoạt động hàng ngày.
Về cách thức:
- OKR: Thiết lập theo mô hình Mục tiêu (Objective) và Kết quả chủ chốt (Key Results).
- KPI: Sử dụng các chỉ số đo lường cụ thể để đánh giá hiệu quả.
Về tính chất:
- OKR: Linh hoạt, có thể thay đổi theo thời gian, khuyến khích sự táo bạo, mạo hiểm.
- KPI: Thường cố định trong một khoảng thời gian, đề cao sự ổn định, hiệu quả.
Ví dụ:
- OKR: Mục tiêu: Trở thành công ty dẫn đầu thị trường trong vòng 2 năm. Kết quả then chốt: Tăng trưởng doanh thu 20% mỗi năm, mở rộng thị phần sang 5 quốc gia mới.
- KPI: Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, Doanh thu trung bình mỗi khách hàng, Tỷ lệ hài lòng của khách hàng.
Kết luận:
- OKR phù hợp cho việc thiết lập định hướng, kích thích sáng tạo và đo lường tiến độ cho các mục tiêu dài hạn.
- KPI phù hợp cho việc theo dõi hiệu suất cụ thể, quản lý hoạt động hàng ngày và đánh giá hiệu quả của các chiến dịch/chương trình.
Cả hai có thể được sử dụng bổ sung cho nhau để tạo ra hệ thống quản lý hiệu quả và linh hoạt.
3. Tầm quan trọng của OKR đối với doanh nghiệp
Giá trị của OKR là gì? OKR mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức thực hiện nó. Dưới đây là một trong số những điều quan trọng nhất:
3.1 Cải thiện sự tập trung
Thay vì lãng phí vào những vấn đề không khẩn cấp, OKR giúp mọi nhóm và cá nhân tập trung vào những gì quan trọng nhất và ưu tiên cao hơn, có tác động đến thành công của tổ chức.
Việc xác định rõ ràng mục tiêu và kết quả cũng giúp mọi người hiểu rõ hướng đi và sắp xếp công việc thông minh hơn.
3.2 Gắn kết nhân viên
Trong nhiều trường hợp, lãnh đạo sẽ là người đặt ra Mục tiêu (Objectives). Các nhóm và cá nhân nhỏ hơn sẽ là người chịu trách nhiệm xác định Kết quả then chốt (Key results).
Bằng cách này, nhân viên thường cảm thấy có động lực và cam kết hơn với mục tiêu của tổ chức. Từ đó, nhân viên gắn kết hơn, có trách nhiệm hơn và có khả năng gắn bó với công ty hơn.
3.3 Có thể đo lường và đánh giá
Với OKR, tổ chức có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ hướng tới mục tiêu. OKR cung cấp một cách tiếp cận có thể đo lường được cụ thể. Vì có thể đo lường nên hoàn toàn có thể điều chỉnh và linh hoạt, sao cho thích ứng với từng giai đoạn.
Ngoài ra, dựa trên các kết quả đạt được, tổ chức cũng đánh giá được mức độ thành công và hiệu suất của nhân viên.
3.4 Tạo sự linh hoạt
OKR không chỉ xác định mục tiêu cụ thể mà còn khuyến khích sự linh hoạt và đổi mới trong quá trình làm việc.
Việc đặt ra mục tiêu phải mở cửa cho việc thử nghiệm, học hỏi và điều chỉnh, tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và sẵn sàng thích nghi với thay đổi.
3.5 Tăng tốc và tối ưu hóa
OKR tạo ra một khung thời gian cụ thể để đạt được các mục tiêu, khuyến khích sự tập trung và hiệu quả trong quá trình làm việc.
Việc thiết lập mục tiêu với kết quả cụ thể giúp tối ưu hóa sự phân bổ tài nguyên và tăng tốc độ tiến triển của doanh nghiệp.
4. Cách xây dựng OKR để phát triển doanh nghiệp
Việc xây dựng OKR không khó cũng chẳng dễ. Có một quy trình cơ bản sẽ giúp tổ chức của bạn định hình dễ dàng hơn.
Tham khảo các bước sau:
Bước 1: Xác định Mục tiêu (Objectives)
- Mục tiêu cần phải rõ ràng, cụ thể và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
- Đặt ra những mục tiêu có thể đo lường được và liên quan chặt chẽ đến sứ mệnh và chiến lược của doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định Kết quả chủ chốt (Key Results)
- Cụ thể hóa những mục tiêu bằng cách đặt ra các kết quả chính có thể đo lường được.
- Kết quả chính cần phải có thể đo lường bằng các chỉ số cụ thể, đo lường được, và có thể đánh giá được mức độ hoàn thành.
Bước 3: Lên kế hoạch thực hiện
- Xác định các bước cụ thể cần thực hiện để đạt được mỗi kết quả chính.
- Phân bổ tài nguyên và nguồn lực cần thiết cho mỗi kết quả chính.
Bước 4: Triển khai OKR theo từng bộ phận
- Đề xuất các OKR cụ thể cho các bộ phận hoặc nhóm làm việc trong doanh nghiệp.
- Đảm bảo rằng OKR được hiểu rõ và chấp nhận bởi tất cả các bên liên quan.
Bước 5: Theo dõi và đánh giá tiến độ
- Thiết lập hệ thống theo dõi để kiểm tra tiến độ của từng kết quả chính.
- Đánh giá và xem xét lại OKR định kỳ để điều chỉnh và cải thiện.
Bước 6: Thường xuyên đào tạo
- Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo và hỗ trợ đầy đủ để đạt được OKR.
- Tạo điều kiện cho sự hợp tác và phối hợp giữa các bộ phận hoặc nhóm làm việc để đảm bảo thành công của OKR.
Bước 7: Thu thập ý kiến
- Thu thập phản hồi từ mọi người liên quan đến quá trình thực hiện OKR.
- Sử dụng phản hồi này để học hỏi và cải thiện quá trình đặt ra và đạt được OKR trong tương lai.
Nhớ rằng OKR không chỉ là một công cụ để đạt được mục tiêu, mà còn là một cách tiếp cận để tạo ra sự tập trung, minh bạch và đổi mới trong tổ chức.
5. Các yếu tố quan trọng để tạo OKR thành công
Có một số tiêu chí, mà khi lập kế hoạch và triển khai OKR, bạn nhất định phải tuân thủ. Các tiêu chí cần tuân thủ khi thực hiện OKR là gì? Tham khảo các yếu tố sau:
- Gắn liền với chiến lược của tổ chức
OKR cần phản ánh và hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức. Các mục tiêu cần phải phản ánh các ưu tiên chiến lược của tổ chức. Đồng thời, đảm bảo rằng OKR làm cho mọi người hiểu và hỗ trợ chiến lược đó.
- Rõ ràng và đo lường được
Mục tiêu cần phải rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được. Các Kết quả then chốt cũng phải có thể đo lường bằng các chỉ số cụ thể và có thể đánh giá mức độ thành công của OKR.
- Đánh giá liên tục
Quá trình xây dựng OKR cần phải được phản hồi từ mọi người liên quan và cần phải được điều chỉnh và cải tiến liên tục. Điều này tạo ra sự cải tiến và đổi mới OKR liên tục, quan trọng để đạt được sự thành công.
- Sự tham gia của tất cả thành viên
Khi triển khai OKR, sự cần thiết để đạt được hiệu quả là sự tham gia của tất cả các cấp bậc. Từ cấp quản lý cao nhất cho đến nhóm nhân viên, mọi người cần được hiểu rõ và cam kết với OKR.
- Mục tiêu thách thức nhưng khả thi
Việc đặt ra mục tiêu quá dễ dàng sẽ không thúc đẩy sự phát triển và đổi mới. Trong khi đó, việc đặt ra mục tiêu quá khó có thể dẫn đến mất động lực và thất bại. Cần kết hợp cả hai.
6. Case Study xây dựng OKR thành công
Các công ty như Google, Amazon và Spotify đã sử dụng OKR với hiệu quả cao để định hướng và đạt được mục tiêu của họ. Vậy chiến lược OKR là gì? Dưới đây là một số nét đặc trưng của việc xây dựng OKR thành công tại các công ty này:
6.1 OKR của Google
Google nổi tiếng với việc công bố OKR của mình công khai cho mọi nhân viên. Điều này tạo ra sự minh bạch và kỳ vọng cao đối với mọi người trong tổ chức.
Khi John Doerr giới thiệu phương pháp quản lý mục tiêu và hiệu suất OKR cho Google vào năm 1999, công ty mới thành lập được một năm và chỉ có 40 nhân viên. Ngày nay, Google thuộc về công ty mẹ Alphabet, đã tuyển dụng gần 140.000 người và vẫn sử dụng phương pháp OKR.
Điều này thể hiện tính bền vững của triết lý quản lý – đưa công ty từ một tổ chức nhỏ trở thành tổ chức tiên phong về số hóa đáng ngưỡng mộ.
Google cũng thường xuyên điều chỉnh và cập nhật OKR theo thời gian để phản ánh môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng.
6.2 OKR của Amazon
Amazon đã tận dụng OKR để cải thiện thương hiệu.
Jeff Bezos – người sáng lập của Amazon, là người ủng hộ mạnh mẽ thực hiện OKR. Bằng cách đặt ra các mục tiêu rõ ràng và điều chỉnh chung cho phù hợp với các kết quả chính, Amazon đã có thể nâng cao giá trị thương hiệu của mình theo nhiều cách.
Một trong những yếu tố chính của OKR tại Amazon là tập trung vào cung cấp giá trị cho khách hàng. Mục tiêu và kết quả chính thường liên quan trực tiếp đến việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
7. Ví dụ về ứng dụng OKR trong doanh nghiệp
Dưới đây là một số ví dụ cơ bản về việc ứng dụng OKR ở một số phòng ban. Bạn có thể tham khảo để hiểu rõ hơn về OKR:
7.1 OKR cho phòng Marketing
Mục tiêu: Cải thiện các kênh quảng cáo để tạo thêm Khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn (MQL) để chuyển đổi
Kết quả then chốt:
- Tăng MQL qua kênh email marketing từ 100 lên 150
- Tăng MQL qua kênh AdWords từ 70 lên 100
- Tăng MQL qua kênh SEO từ 45 lên 50
7.2 OKR cho phòng Sales
Mục tiêu: Cá nhân hóa phương pháp bán hàng và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng tốt hơn
Kết quả then chốt:
- Cải thiện tỷ lệ chuyển đổi từ “dùng thử” sang “trả phí” từ 20% lên 35%
- Tăng tỷ lệ mở email từ 14% lên 45%
- Đạt điểm trung bình 8/10 trong khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng với ít nhất 100 phản hồi
8. Những sai lầm thường gặp khi xây dựng OKR là gì
Sai sót có thể xảy ra, đặc biệt khi triển khai OKR lần đầu. Dưới đây là một số lỗi phổ biến nhất khi tạo và triển khai OKR.
- Đặt ra những Mục tiêu không thể đạt được
- Tạo Kết quả then chốt không thể đo lường được
- Tạo quá nhiều OKR hoặc OKR với quá nhiều Kết quả then chốt
- Nhầm lẫn nhiệm vụ với Kết quả then chốt
- Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, khó hiểu trong việc tạo OKR
- Không tin tưởng vào nhóm của bạn và chỉ tạo OKR từ trên xuống
- Không theo dõi tiến trình và đo lường OKR
- Kết hợp OKR vào công thức trả lương cho nhân viên (nhầm lẫn vs KPI)
- Không ghi nhận ý kiến và phản hồi từ các nhóm tham gia
9. Các câu hỏi thường gặp về OKR
Khuôn khổ bài viết không đủ để nói hết các khía cạnh của OKR. Bên cạnh khái niệm OKR là gì, dưới đây sẽ là câu trả lời nhanh cho các thắc mắc khác của bạn:
9.1 Làm thế nào để đảm bảo rằng OKR được thiết lập đúng cách?
OKR cần phải liên kết chặt chẽ với chiến lược tổng thể của tổ chức và phải được đặt ra một cách minh bạch và cụ thể.
9.2 Làm thế nào để OKR đạt được hiệu quả?
Để đạt được OKR, cần có kế hoạch thực hiện cụ thể và cam kết từ tất cả các cấp bậc trong tổ chức. Sự theo dõi và đánh giá tiến độ cũng là quan trọng.
9.3 OKR có thể thay đổi không?
Có. OKR có thể thay đổi theo thời gian để phản ánh sự thay đổi trong môi trường kinh doanh và ưu tiên của tổ chức.
9.4 Chu kỳ của OKR thường kéo dài bao lâu?
Thông thường, chu trình OKR mất 3 tháng. Nếu bạn là một công ty vừa và nhỏ đang thiết lập OKR lần đầu và cần sự linh hoạt cao thì bạn có thể đặt OKR trong khoảng thời gian ngắn hơn. Trong trường hợp này, thay vì OKR hàng quý, hãy thử bắt đầu với 6 tuần một lần.
9.5 OKR có dùng để đo tính KPI và tiền lương không?
OKR không phải là một công cụ để quản lý hiệu suất. Khi thực hiện quy trình thiết lập mục tiêu OKR, hãy đảm bảo rằng tiến trình thực hiện OKR không ảnh hưởng đến tài chính hoặc đánh giá hiệu suất cá nhân của nhân viên.
10. Kết luận
Có thể nói, OKR là phương pháp giúp định hướng hoạt động cho tổ chức của bạn chuẩn chỉnh hơn. OKR có thể ngắn hạn hoặc dài hạn, tùy vào chiến lược của bạn.
Hi vọng bài viết có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về OKR là gì? Nó có phù hợp với thực tiễn của tổ chức hay không? Và cần làm gì để thiết lập OKR hiệu quả.
