Tổ chức của bạn đang muốn chuyển đổi nhà cung cấp Google Workspace nhưng chưa biết cần làm gì? Làm thế nào để chọn được nhà cung cấp uy tín hơn? Việc chuyển đổi có ảnh hưởng gì đến dữ liệu tổ chức không?
Nội dung dưới đây sẽ cho bạn câu trả lời chi tiết nhất.
1. Tầm quan trọng của việc chọn đúng nhà cung cấp, đại lý Google Workspace uy tín
Google Workspace ngày nay không chỉ đơn thuần là bộ công cụ email doanh nghiệp, mà đã trở thành nền tảng cộng tác thông minh với Gmail, Meet, Drive, Docs, Sheets, và các tính năng AI mới ví dụ như Gemini và NotebookLM.
Tuy nhiên, để khai thác tối đa sức mạnh này, việc lựa chọn đúng đối tác cung cấp Google Workspace để transfer đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đang gặp phải các vấn đề khi làm việc với nhà cung cấp cũ như:
- Hỗ trợ kỹ thuật chậm, không giải quyết triệt để
- Chi phí sử dụng khác với giá niêm yết từ Google
- Không có tư vấn tối ưu khi Google Workspace liên tục ra mắt tính năng AI mới
Đây chính là lúc doanh nghiệp cần xem xét việc chuyển đổi sang một nhà cung cấp uy tín và chuyên nghiệp hơn.
2. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển đổi nhà cung cấp Google Workspace
Dựa trên các trường hợp thực tế mà khách hàng đã chuyển từ đối tác cũ về MM Technology, chúng tôi sẽ chia sẻ một số khía cạnh mà tổ chức của bạn có thể tham khảo để cân nhắc việc có nên thay đổi nhà cung cấp Google Workspace hay không.
2.1 Nhà cung cấp hiện tại ngừng hoạt động
Tất nhiên rồi! Đây có lẽ là tình huống không thể không đi tìm nhà cung cấp khác. Nếu nhà cung cấp cũ không còn hoạt động hoặc không duy trì mối quan hệ đối tác chính thức với Google, bạn cần có kế hoạch thay đổi nhà cung cấp ít nhất là một tháng trước khi hết hợp đồng nhằm:
- Có thời gian để nghiên cứu và tìm hiểu kỹ các đối tác khác nhau
- Đảm bảo không làm gián đoạn hệ thống, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
2.2 Dịch vụ hỗ trợ kém, không hiệu quả
Hãy đánh giá tiêu chí này trong suốt quá trình bạn hợp tác với đối tác hiện tại.
Khi gặp sự cố mà nhà cung cấp hiện tại phản hồi chậm, thiếu giải pháp triệt để hoặc không có đội ngũ chuyên môn chuyên trách, doanh nghiệp nên ngay lập tức cân nhắc chuyển nhà cung cấp Google Workspace uy tín hơn, để tránh lặp lại tình huống này và ảnh hưởng đến hoạt động của bạn.
2.3 Mức giá cao hoặc thấp bất thường so với giá công bố từ Google
Khi tổ chức của bạn muốn gia hạn tiếp hợp đồng và nhận thấy giá của nhà cung cấp vượt hoặc thấp hơn so với chuẩn của Google, thì có thể bạn đang gặp các tình huống dưới đây:
Giá cao bất thường: Nhà cung cấp cũ tính phí vượt quá mức Google công bố, khiến chi phí vận hành hàng năm tăng không cần thiết. Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến các doanh nghiệp SMB với ngân sách hạn chế.
Giá thấp bất thường: Nghe có vẻ hấp dẫn, nhưng mức giá thấp hơn nhiều so với chuẩn Google thường đi kèm với dịch vụ hỗ trợ hạn chế, thiếu tư vấn triển khai, hoặc rủi ro về bảo mật dữ liệu và hợp đồng chính thức.
Hậu quả là:
- Doanh nghiệp không tối ưu được chi phí thực tế.
- Dễ gặp rủi ro khi gia hạn hoặc chuyển đổi trong tương lai.
2.4 Nhà cung cấp hiện tại không có chuyên môn sâu
Google Workspace liên tục cập nhật các tính năng mới, đặc biệt là AI và tự động hóa quy trình. Nếu nhà cung cấp hiện tại thiếu chuyên môn, ít khi chia sẻ kiến thức sử dụng và cập nhật các tính năng mới của Google Workspace đến khách hàng:
- Doanh nghiệp sẽ không được hướng dẫn tận dụng các công cụ thông minh.
- Các tính năng nâng cao bị bỏ lỡ, dẫn đến lãng phí nguồn lực.
Hoặc đơn giản hơn, việc xử lý một vấn đề kỹ thuật nào đó cho tổ chức thường mất khá nhiều thời gian thì bạn nên cân nhắc chuyển đổi nhà cung cấp.
2.5 Khó khăn trong việc xuất hóa đơn VAT và thủ tục thanh toán
Các vấn đề về hóa đơn và thanh toán, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp Việt Nam và sau các quy định về thuế mới nhất từ ngày 1/7/2025, có thể dẫn đến nhiều vấn đề cho các công ty đang sử dụng Google Workspace.
Khó khăn trong việc xuất hóa đơn VAT hợp lệ: Một số nhà cung cấp không cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định của pháp luật Việt Nam, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc kê khai thuế và hạch toán chi phí.
Thiếu hỗ trợ về thuế và kế toán: Một số nhà cung cấp không cung cấp đủ thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo thuế, khiến doanh nghiệp phải tốn thêm thời gian và công sức để xử lý.
Nếu đối tác hiện tại của bạn không thể đáp ứng được vấn đề này một cách tốt nhất, thì nên cân nhắc chuyển đổi nhà cung cấp ngay, tránh gặp hệ lụy với các cơ quan thuế về sau.
3. Vì sao nên chọn MM Technology làm nhà cung cấp Google Workspace mới của bạn?
MM Technology hiện đang là đối tác cấp cao của Google tại Việt Nam. Để đạt được chứng nhận này, MM Technology phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về tăng trưởng doanh thu, số lượng khách hàng, các đánh giá hài lòng của khách hàng. Đồng thời, chúng tôi cũng đã vượt qua các bài thi sát hạch nhằm chứng minh năng lực và cam kết đối với chất lượng dịch vụ. Trong đó gồm các bài thi chứng chỉ bán hàng, chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật từ Google Cloud.
Dựa trên lợi thế này, chúng tôi mang đến sự khác biệt rõ rệt cho tổ chức của bạn nhờ những giá trị sau:
3.1 Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng & hiệu quả
Nhiều doanh nghiệp phản ánh với chúng tôi rằng, họ phải chờ đợi hàng ngày để được phản hồi, hoặc nhận các giải pháp chung chung, không triệt để. Đó cũng là lý do chính mà họ muốn chuyển đổi nhà cung cấp.
Tại MM Technology:
- Đội ngũ kỹ thuật trực 24/7, đã thi và đạt được các chứng chỉ chuyên môn cần thiết từ Google, phục vụ việc triển khai Google Workspace cho khách hàng một cách hiệu quả nhất.
- Hỗ trợ đầy đủ từ các tác vụ cơ bản (tạo user, quản lý Admin Console) đến xử lý sự cố phức tạp (về di chuyển dữ liệu, bảo mật dữ liệu).
- Hỗ trợ đa kênh, nhiều hình thức, xử lý nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo không làm gián đoạn các hoạt động của doanh nghiệp.
Các chứng chỉ chuyên môn về Google Workspace mà MM Technology đạt được.
3.2 Mức giá minh bạch, đúng chuẩn Google
Một số nhà cung cấp tính giá gia hạn cao hơn công bố của Google, trong khi một số khác đưa ra mức giá “quá rẻ” nhưng lại cắt giảm dịch vụ hỗ trợ (và nhiều vấn đề phía sau).
Tuy nhiên, MM Technology cung cấp giải pháp Google Workspace hoàn toàn dựa trên mức giá chuẩn từ hãng. Khách hàng có thể kiểm tra giá hãng niêm yết tại đây và giá do MM Technology công khai minh bạch ở đây.
Chúng tôi cam kết:
- Áp dụng đúng mức giá niêm yết từ Google, không cao hơn, không thấp bất thường.
- Cung cấp các ưu đãi và mức giá phù hợp cho doanh nghiệp khi chuyển đổi từ nhà cung cấp khác.
- Doanh nghiệp nhận được giá trị xứng đáng với chi phí bỏ ra, không lo rủi ro khi gia hạn.
3.3 Đội ngũ chuyên môn sâu về Google Workspace & AI
Một số Reseller Google Workspace sẽ không chứng minh được năng lực chuyên môn bằng các chứng chỉ mà Google yêu cầu đối tác phải có. Họ chỉ dừng ở việc bán bản quyền, không tư vấn khai thác tính năng nâng cao.
Tại MM Technology:
- Chúng tôi thi và đạt hầu hết các chứng chỉ chính thức từ Google. Đồng thời chủ động nâng cấp, gia hạn chứng chỉ hàng năm, nhằm đảm bảo kiến thức chuyên môn cho đội ngũ.
- Có kinh nghiệm triển khai đa ngành: SMB, doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ, giáo dục… với hơn 3000 khách hàng doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
- Thường xuyên tổ chức các buổi training nội bộ về Google Workspace để đảm bảo đội ngũ luôn am hiểu Google Workspace sâu sắc, trước khi tư vấn cho khách hàng.
- Thường xuyên tổ chức các buổi webinar online, event, workshop miễn phí, giúp khách hàng khai thác triệt để 100% giá trị Google Workspace.
Theo dõi các sự kiện mới nhất của chúng tôi trên trang training.mmgroup.vn.
Chúng tôi thường xuyên các hoạt động chia sẻ kiến thức công nghệ về Google Workspace
3.4 Cung cấp hóa đơn VAT & thanh toán thuận tiện tại Việt Nam
Hiểu rõ những thay đổi về chính sách thuế, MM Technology đảm bảo:
- Hiểu luật và chấp hành đúng luật Việt Nam.
- Cung cấp hóa đơn VAT điện tử đầy đủ, hợp lệ theo quy định pháp luật Việt Nam.
- Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu thủ tục kế toán – thuế, đặc biệt trong bối cảnh thay đổi chính sách GTGT từ 1/7/2025.
Ngoài ra, MM Technology cũng hỗ trợ tối đa cho cách khách hàng sử dụng Google Workspace với chúng tôi:
- Hỗ trợ chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang Google Workspace hoàn toàn miễn phí.
- Được tư vấn chiến lược sử dụng dịch vụ hiệu quả để tiết kiệm tối đa.
- Thiết lập hệ thống hoàn chỉnh chỉ trong 1–2 ngày làm việc.
- Cam kết hỗ trợ liên tục, giúp tối ưu hiệu suất hệ thống sau khi triển khai
4. Hướng dẫn các bước chuyển nhà cung cấp Google Workspace hiện tại về MM Technology
Việc chuyển đổi nhà cung cấp Google Workspace hoàn toàn an toàn, nhanh chóng và không ảnh hưởng tới dữ liệu. Bạn có thể tham khảo các bước hướng dẫn từ hãng ở link này. Hoặc tham khảo quy trình 4 bước như sau:
Bước 1: Đánh giá tình trạng hiện tại
- Xác nhận Domain chính đang được sử dụng dịch vụ
- Kiểm tra gói cam kết đang sử dụng hiện tại
- Kiểm tra số lượng tài khoản người dùng (user) đang hoạt động.
- Rà soát tình trạng dung lượng lưu trữ hiện tại
- Ghi nhận các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải và hướng dẫn xử lý
Bước 2: Chuẩn bị thông tin chuyển đổi
- Doanh nghiệp chuẩn bị tài khoản Super Admin
- MM Technology phối hợp để tạo mã cho phép chuyển đổi hệ thống
Bước 3: Tiến hành chuyển đổi
- MM Technology gửi yêu cầu chính thức lên Google để chỉ định lại reseller (đại lý cung cấp).
- Google xử lý và xác nhận việc thay đổi trong vòng 24–72 giờ.
- Toàn bộ dữ liệu, email, file Drive và các cài đặt trong tài khoản vẫn giữ nguyên, không bị mất mát hay gián đoạn.
Trong thời gian này, MM Technology sẽ đồng hành hỗ trợ kỹ thuật nếu có phát sinh.
Bước 4: Kiểm tra & bàn giao
- Kiểm tra lại toàn bộ tài khoản, quyền quản trị, cấu hình domain và các ứng dụng sau khi chuyển đổi.
- Bàn giao quyền quản trị Google Workspace cho doanh nghiệp.
- Hướng dẫn & hỗ trợ kỹ thuật liên tục để doanh nghiệp yên tâm sử dụng.
Lưu ý quan trọng:
- Quá trình chuyển đổi không làm mất dữ liệu, không gián đoạn email.
- Doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng Google Workspace bình thường trong suốt quá trình chuyển đổi.
- Thời gian chuyển đổi nhanh, thường hoàn tất trong vòng 1–2 ngày làm việc.
5. Case study khách hàng tiêu biểu sử dụng Google Workspace với MM Technology
Chúng tôi đang phục vụ hơn 3000 khách hàng doanh nghiệp. Dưới đây là một số case tiêu biểu sử dụng Google Workspace do MM Technology tư vấn triển khai.
5.1 Công ty QSB Steel – Tăng tốc quản lý dự án với Google Workspace
QSB Steel gặp phải các thách thức về: tài liệu phân tán, khó chia sẻ file lớn, cập nhật tiến độ công trường chậm và bảo mật dữ liệu kém.
MM Technology đã tư vấn và triển khai Google Workspace toàn diệnm giúp QSB Steel giảm đến 42% thời gian xử lý tài liệu, giám sát dự án hiệu quả hơn, bảo mật nâng cao.
“Chúng tôi ấn tượng nhất là khả năng cộng tác mượt mà của Google Workspace, giải pháp giúp chúng tôi quản lý dự án hiệu quả hơn, phối hợp nhanh giữa các bộ phận và cập nhật công việc kịp thời, đặc biệt với các công trình yêu cầu tiến độ gấp.” – Lê Duy Xuân – Giám Đốc công ty chia sẻ.
5.2 Spider Express: Chuẩn hóa quy trình vận hành với Google Workspace
Khi mở rộng, Spider Express gặp nhiều khó khăn về chia sẻ và quản lý các tài liệu logistics, hóa đơn và chứng từ. Việc giao tiếp từ nhiều kênh khác nhau cũng là trở ngại lớn.
Tuy nhiên, sau khi sử dụng Google Workspace do MM Technology tư vấn, thời gian xử lý các đơn hàng phức tạp giảm 40%. Tài liệu được tổ chức rất khoa học. Không còn tình trạng nhân viên mất thời gian “mò file” trong email.
“Chuyển sang Google Workspace không chỉ giúp chúng tôi làm việc trơn tru giữa các kho và bộ phận, mà còn đảm bảo dữ liệu của khách hàng và hãng đối tác luôn được quản lý cẩn trọng.” – Hồ Viết Công Minh – Nhân viên IT Spider Express đánh giá.
>> Xem đầy đủ các Case study sử dụng Google Workpsace với MM Technology.
6. Câu hỏi thường gặp khi chuyển đổi Google Workspace
6.1 Chuyển đổi nhà cung cấp có làm gián đoạn công việc không?
Không. Quá trình chuyển đổi được MM Technology thực hiện an toàn, đồng bộ, đảm bảo mọi email, file Drive và ứng dụng Google Workspace khác vẫn hoạt động bình thường. Doanh nghiệp vẫn có thể làm việc song song trong suốt quá trình chuyển đổi.
6.2 Dữ liệu của chúng tôi có bị mất mát hay rò rỉ không?
Không. MM Technology tuân thủ quy trình chuẩn của Google để di chuyển dữ liệu an toàn, đảm bảo không mất mát, không rò rỉ. Toàn bộ dữ liệu email, file Drive và lịch làm việc đều được bảo vệ.
6.3 Chúng tôi có cần sao lưu dữ liệu trước khi chuyển đổi không?
Mặc dù dữ liệu được bảo vệ trong quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp vẫn có thể sao lưu để tăng tính an toàn và yên tâm. MM Technology sẽ hướng dẫn chi tiết cách sao lưu nhanh chóng và đơn giản.
6.4 Chuyển đổi nhà cung cấp có mất phí không?
Không. Khách hàng chỉ trả phí giấy phép Google Workspace tương ứng, MM Technology không tính phí chuyển đổi đối tác.
6.5 Mất bao lâu để hoàn tất việc chuyển đổi?
Thông thường, quá trình chuyển đổi được thực hiện trong 1–2 ngày làm việc, tùy vào số lượng người dùng và dữ liệu cần di chuyển. MM Technology đảm bảo tối ưu tốc độ nhưng vẫn an toàn tuyệt đối.
6.6 Có cần thay đổi cấu hình email hay DNS không?
Không, nếu hệ thống của bạn vẫn đang hoạt động bình thường.
7. Kết luận
Khi gặp khó khăn với nhà cung cấp cũ, đừng chần chừ. Việc chuyển đổi nhà cung cấp Google Workspace sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa sức mạnh Google Workspace, làm việc thông minh hơn và an tâm phát triển dài hạn.
Và đồng thời, MM Technology rất sẵn sàng để trở thành đối tác Google Workspace tiếp theo, đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn!
Thông tin liên hệ:
- Công ty TNHH Công Nghệ Mật Mã
- SDT: 02873 004 009
- Email: Sales@mmgroup.vn – Support@mmgroup.vn
- Địa chỉ kinh doanh: Tòa nhà Betania số 42/5 -7 Hồ Đắc Di, Phường Tây Thạnh, TPHCM
