Thành Đạt Automation gặp thách thức về việc quản lý email phức tạp khi nhân sự thay đổi. Sau khi chuyển sang Zoho Workplace với tư vấn từ MM Technology, doanh nghiệp tối ưu được chi phí, tăng hiệu quả cộng tác và quản lý hệ thống dễ dàng hơn. Chỉ sau 3 tháng, hiệu suất làm việc nội bộ tăng đến 60%.
1. Về Thành Đạt Automation
Thành Đạt Automation là công ty chuyên cung cấp thiết bị và hệ thống tự động hóa trong công nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm về sản phẩm và hệ thống tự động hóa hãng Siemens (Đức).
Đội ngũ nhân sự của công ty làm việc tại cả văn phòng và từ xa. Thành Đạt Automation luôn ưu tiên sự hiệu quả, bảo mật và tính kinh tế trong việc lựa chọn các công cụ làm việc. Sau nhiều năm sử dụng một bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc, họ bắt đầu tìm kiếm một giải pháp mới linh hoạt hơn, dễ quản lý và tiết kiệm chi phí.
- Ngành nghề hoạt động: Cung cấp thiết bị trong lĩnh vực Tự động hóa – Truyền động – Thiết bị Đo lường Công nghiệp
- Quy mô công ty: 5 – 50 nhân sự
- Loại ngành: B2B và B2C
2. Thách thức công ty đang gặp phải
Trước khi chuyển sang Zoho Workplace, Thành Đạt Automation đang sử dụng một bộ công cụ đám mây khác nhưng chi phí tăng dần mỗi năm, gây áp lực lên ngân sách.
Ngoài ra, việc quản lý tài khoản email cho nhân viên gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là khi có nhân sự thay đổi hoặc chuyển phòng ban. Họ cần một giải pháp giúp kiểm soát toàn bộ hệ thống email một cách đơn giản nhưng vẫn đảm bảo bảo mật cao.
“Mỗi lần thay đổi nhân sự, chúng tôi mất rất nhiều thời gian để thu hồi và cấp lại tài khoản email. Việc quản lý rời rạc khiến dữ liệu dễ thất lạc. Chi phí cho bộ công cụ cũ tăng đều hàng năm, nhưng khả năng cộng tác và lưu trữ lại không đáp ứng nhu cầu mở rộng của công ty.” – Nguyễn Văn Thành – trưởng phòng kinh doanh chia sẻ.
3. MM Technology đánh giá nhu cầu
MM Technology đã tiến hành đánh giá toàn diện hệ thống đang sử dụng của công ty, bao gồm nhu cầu quản lý email, lưu trữ tài liệu, mức độ cộng tác giữa các nhóm và chi phí vận hành.
Dựa trên những phân tích này, đội ngũ MM Technology lựa chọn và tư vấn giải pháp email phù hợp với mô hình hoạt động của Thành Đạt Automation: giải pháp cần dễ triển khai, dễ quản trị, đảm bảo bảo mật và có khả năng mở rộng trong tương lai. MM Technology cũng xây dựng lộ trình chuyển đổi từng bước để doanh nghiệp không gián đoạn công việc trong quá trình chuyển đổi dữ liệu.
4. Giải pháp được đề xuất
Sau khi trao đổi với MM Technology, Thành Đạt Automation quyết định chuyển sang Zoho Workplace với Zoho Mail là giải pháp chính.
Zoho Mail được lựa chọn vì đáp ứng đầy đủ các yếu tố mà doanh nghiệp yêu cầu: giao diện trực quan, quản lý tài khoản tập trung, bảo mật cao và dễ tùy chỉnh theo từng phòng ban. Zoho Mail cũng cho phép thiết lập alias, nhóm email, phân quyền truy cập và ghi log hoạt động – giúp công ty kiểm soát mọi rủi ro liên quan đến thay đổi nhân sự.
Ngoài ra, chi phí cho Zoho Workplace tối ưu hơn nhiều so với công cụ trước đây, phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ nhưng vẫn đảm bảo tiêu chuẩn bảo mật doanh nghiệp.
5. Cách MM Technology triển khai giải pháp
Việc triển khai được thực hiện trơn tru trong vòng vài ngày, đi kèm hướng dẫn cụ thể cho từng nhóm người dùng. Zoho Mail mang đến hệ thống quản lý tài khoản tập trung, phân quyền linh hoạt, cho phép bộ phận IT dễ dàng kiểm soát quyền truy cập và bảo mật.
Ngoài ra, các công cụ tích hợp như Zoho WorkDrive, Zoho Cliq và Zoho Sheet giúp nhân viên cộng tác và xử lý công việc mượt mà, ngay cả khi làm việc từ xa.
6. Kết quả đạt được
Sau 3 tháng sử dụng, công ty ghi nhận hiệu suất làm việc nội bộ tăng đến 60% nhờ quy trình luân chuyển công việc và chia sẻ tài liệu được đồng bộ hóa. Việc quản lý email cũng đơn giản hơn nhiều với khả năng phân quyền rõ ràng từ Zoho Mail. Giải pháp của Zoho không chỉ tiết kiệm chi phí đáng kể mà còn giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà hơn.
7. Đại diện Thành Đạt Automation chia sẻ
“Chúng tôi chuyển sang Zoho Workplace với mong muốn tối ưu ngân sách, nhưng kết quả thực sự vượt kỳ vọng. Việc kiểm soát email, tài liệu và cộng tác nhóm trở nên dễ dàng và chủ động hơn rất nhiều.” – anh Thành chia sẻ thêm.
8. Kết luận
Trường hợp của Thành Đạt Automation khẳng định rằng, Zoho Workplace chính là lời giải tối ưu cho bài toán quản trị và cộng tác trong doanh nghiệp SME tại Việt Nam.
Thay vì đối mặt với sự rời rạc trong quản lý và chi phí leo thang, doanh nghiệp có thể tận dụng hệ sinh thái đồng bộ của Zoho để chuyên nghiệp hóa quy trình.
MM Technology tự hào là đối tác đồng hành, giúp Thành Đạt Automation sử dụng công nghệ để tập trung vào giá trị cốt lõi của mình.
