SENFOOD JSC từng đối mặt với tình trạng giao tiếp nội bộ phân tán, khiến quy trình phê duyệt đơn hàng và chia sẻ tài liệu bị chậm trễ. Việc sử dụng nhiều ứng dụng rời rạc không chỉ gây nhiễu thông tin mà còn tiềm ẩn rủi ro bảo mật.
Zoho Workplace đã giúp SENFOOD hợp nhất toàn bộ kênh trao đổi, từ email, chat đến lưu trữ tài liệu, tạo nên một hệ sinh thái làm việc tập trung và an toàn.
SENFOOD đã tăng tốc phê duyệt tài liệu hơn 50%, giao tiếp nội bộ chuyên nghiệp, và kiểm soát luồng thông tin hiệu quả.
1. Giới thiệu SENFOOD
Công ty Nông lâm sản và Thực phẩm Sen (SENFOOD) là một trong những nhà cung cấp hàng đầu Việt Nam về gia vị và thực phẩm khô an toàn với chất lượng cao.
SENFOOD là một doanh nghiệp quy mô hơn 40 nhân sự với nhiều nhà máy chế biến đặt ở nhiều nơi. Công ty cũng cung cấp sản phẩm đến nhiều nơi trên khắp thế giới. Thị trường nướ ngoài có Ấn Độ, Mỹ, Hàn Quốc, Malaysia, Guatemala, Thái Lan, Đức…
Trước đây, đội ngũ văn phòng và nhân viên kinh doanh thường gặp khó khăn khi trao đổi thông tin, dẫn đến sự chậm trễ trong việc phê duyệt đơn hàng và tài liệu nội bộ. Ban lãnh đạo cần một giải pháp thống nhất mọi kênh giao tiếp và kiểm soát được toàn bộ quy trình trao đổi thông tin – đặc biệt khi phần lớn nhân viên không làm việc tại văn phòng.
- Lĩnh vực hoạt động: Cung cấp gia vị và thực phẩm khô
- Quy mô doanh nghiệp: 40+ nhân sự
- Loại hình doanh nghiệp: B2B và B2C
2. Thách thức công ty đang gặp phải
Việc sử dụng email miễn phí và các ứng dụng rời rạc khiến đội ngũ làm việc thiếu đồng bộ. Tình trạng trao đổi công việc qua nhiều nhóm chat cá nhân gây nhiễu loạn thông tin, khó kiểm soát. Các tài liệu thường được gửi qua email hoặc chia sẻ qua ứng dụng không bảo mật, dễ thất lạc và mất dấu khi có sự thay đổi nhân sự. Quy trình phê duyệt đơn hàng, chính sách khuyến mãi mất nhiều thời gian do không có hệ thống theo dõi tập trung.
Chị Nguyễn Minh Hằng – Kế toán – Đại diện SENFOOD chia sẻ:
“Trước đây, chúng tôi mất rất nhiều thời gian để tìm lại tài liệu hoặc xác nhận thông tin đơn hàng. Mỗi nhân viên dùng một ứng dụng khác nhau, dẫn đến việc trao đổi bị phân mảnh. Khi có sự thay đổi nhân sự, việc bàn giao tài liệu gần như là một thử thách. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý đơn hàng và sự hài lòng của khách hàng.”
3. MM Technology đánh giá nhu cầu
MM Technology đã bắt đầu bằng việc phân tích quy trình làm việc hiện tại của SENFOOD, xác định các điểm nghẽn trong giao tiếp và quản lý tài liệu.
MM Technology nhận thấy vấn đề cốt lõi là sự thiếu một địa chỉ email doanh nghiệp chuyên nghiệp và một nền tảng chat nội bộ có tổ chức. Ngoài ra, sự chậm trễ chủ yếu đến từ việc gửi/nhận file qua lại và thiếu cơ chế theo dõi phiên bản của SENFOOD.
Dựa trên quy mô hơn nhân sự và nhu cầu cần một giải pháp toàn diện, chi phí hiệu quả, MM Technology đã đề xuất triển khai Zoho Workplace.
4. MM Technology đề xuất giải pháp
Đội ngũ tư vấn từ MM Technology đã giúp SENFOOD JSC triển khai Zoho Workplace với trọng tâm là Zoho Mail, WorkDrive và Zoho Cliq.
Email doanh nghiệp giúp tập trung hóa kênh giao tiếp. Trong khi đó, Zoho Cliq thay thế hoàn toàn các nhóm chat cá nhân rời rạc, cho phép tạo kênh riêng theo nhóm kinh doanh từng khu vực. Zoho WorkDrive giúp lưu trữ và chia sẻ tài liệu theo phòng ban, hỗ trợ phân quyền truy cập rõ ràng. Đặc biệt, tính năng comment trực tiếp trên file, phê duyệt phiên bản và tạo luồng làm việc qua Zoho Writer giúp tăng tốc quy trình xử lý nội bộ.
5. MM Technology triển khai giải pháp
Quy trình triển khai được MM Technology thực hiện từng bước. Đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và ít gây gián đoạn nhất:
Thiết lập nền tảng và di chuyển dữ liệu:
- Cấu hình Zoho Mail, trỏ tên miền và hướng dẫn tạo tài khoản cho toàn bộ nhân viên.
- Hỗ trợ di chuyển dữ liệu email cũ sang Zoho Mail.
Hỗ trợ và tối ưu hóa:
- Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật 24/7 trong giai đoạn đầu.
- Đảm bảo tất cả nhân viên đã chuyển đổi hoàn toàn sang hệ thống mới và ngừng sử dụng các công cụ cũ.
6. Kết quả đạt được
Sau hơn 4 tháng áp dụng Zoho Workplace, công ty đã ghi nhận tốc độ phê duyệt tài liệu giảm hơn 50%, việc chia sẻ file giữa các phòng ban trở nên liền mạch và an toàn. Đội ngũ bán hàng ngoài thị trường dễ dàng truy cập thông tin khuyến mãi, bảng giá mới ngay khi được cập nhật, mà không cần gửi yêu cầu lại qua email. Giao tiếp nội bộ chuyên nghiệp hơn, kiểm soát được luồng thông tin và tránh trùng lặp.
“Điều tôi hài lòng nhất là mọi trao đổi giờ đã được gói gọn trong một hệ thống duy nhất. Không còn tình trạng mỗi người dùng một app khác nhau, tìm lại file cũ rất mất thời gian. Zoho Workplace giúp chúng tôi làm việc nhanh hơn, gọn hơn.” – Chị Hằng chia sẻ thêm.
7. Kết luận
Dự án triển khai Zoho Workplace cho SENFOOD là minh chứng cho việc hợp nhất công nghệ giúp tôi ưu hóa vận hành.
Dựa trên sự tư vấn và triển khai bài bản của MM Technology, SENFOOD đã tối ưu hóa 50% tốc độ vận hành, thiết lập luồng giao tiếp chuyên nghiệp và tạo đà vững chắc cho hành trình vươn tầm quốc tế.
