Được giới thiệu bởi Zoho Corporation – tập đoàn công nghệ chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm dành cho doanh nghiệp, Zoho WorkDrive là nền tảng cộng tác và lưu trữ tệp trực tuyến dựa trên đám mây hàng đầu.
Nếu doanh nghiệp cần một giải pháp lưu trữ tệp an toàn có khả năng cộng tác linh hoạt, Zoho WorkDrive là sự lựa chọn rất đáng cân nhắc.
Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu.
1. Tổng quan về Zoho WorkDrive
Một nơi lưu trữ tệp trực tuyến, cho phép cộng tác linh hoạt và chia sẻ an toàn được ví như “trung tâm tài nguyên” của doanh nghiệp. Zoho WorkDrive là một nền tảng như vậy.
1.1 Zoho WorkDrive là gì?
Zoho WorkDrive là giải pháp lưu trữ đám mây cho phép quản lý, đồng bộ, truy cập dữ liệu trực tuyến một cách an toàn và hiệu quả. Giải pháp được xây dựng phù hợp với nhu cầu sử dụng của mọi cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.
Zoho WorkDrive được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 2017. Đặt mục tiêu cung cấp cho người dùng trải nghiệm tốt nhất, Zoho Corporation liên tục bổ sung các cập nhật mới cho WorkDrive. Các thay đổi chủ yếu dựa trên những công nghệ mới và ý kiến, phản hồi từ cộng đồng người dùng.
WorkDrive là một trong những phần mềm điển hình nhất của Zoho Corporation. Zoho CRM, Zoho One, Zoho Workplace, Zoho Marketing Plus,… là những ứng dụng khác cũng rất phổ biến trong doanh nghiệp từ tập đoàn này.
1.2 Dung lượng Zoho WorkDrive là bao nhiêu?
Zoho WorkDrive cung cấp nhiều gói dịch vụ với dung lượng lưu trữ khác nhau để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp khác nhau. Trong đó, phiên bản miễn phí cung cấp 5GB/người dùng. Dung lượng các gói có phí cụ thể như sau:
- Zoho WorkDrive Starter: từ 1TB – 20TB
- Zoho WorkDrive Team: từ 3TB – 60TB
- Zoho WorkDrive Business : từ 5TB – 100TB
1.3 Zoho WorkDrive có phải là một ứng dụng độc lập?
Zoho WorkDrive là một ứng dụng độc lập. Người dùng có thể sử dụng phiên bản web hoặc tải xuống bản ứng dụng cho máy tính và điện thoại.
Đồng thời, nó cũng được tích hợp trong nhiều bộ ứng dụng của Zoho. Nổi bật nhất là Zoho One và Zoho Workplace.
2. Lý do doanh nghiệp nên sử dụng Zoho WorkDrive
Môi trường làm việc hiện đại đòi hỏi tinh thần đội nhóm, công cụ năng suất và lưu trữ đám mây với chi phí phải chăng. Zoho WorkDrive được thiết kế dựa trên 4 tiêu chí chính đó. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức đang tìm kiếm một dịch vụ lưu trữ đám mây. Dưới đây là một số lý do vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Zoho WorkDrive.
2.1 Quản lý dữ liệu hiệu quả
Zoho WorkDrive cung cấp một giao diện đơn giản và dễ sử dụng để quản lý tệp tin. Bạn có thể tạo, sắp xếp, tìm kiếm các thư mục và tệp tin một cách dễ dàng. Nó cũng hỗ trợ nhiều định dạng tệp tin phổ biến, cho phép bạn lưu trữ và chia sẻ các loại tệp khác nhau trong một nền tảng duy nhất.
2.2 Thúc đẩy cộng tác
WorkDrive cho phép bạn chia sẻ tệp tin và thư mục một cách an toàn trong và ngoài tổ chức. Bạn có thể xác định quyền truy cập cho từng người dùng, từ quyền chỉ xem đến quyền chỉnh sửa. Điều này tạo ra một môi trường làm việc hợp tác, giúp các thành viên trong nhóm truy cập và cập nhật dữ liệu dễ dàng.
2.3 Tăng cường bảo mật
Dữ liệu là tài sản lớn nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đó là lý do tại sao Zoho WorkDrive đặt sự bảo mật lên hàng đầu. Nó cung cấp các cơ chế bảo mật như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập và xác thực hai yếu tố. Bạn có thể kiểm soát người dùng, nhóm lẫn quyền truy cập bằng cách thiết lập các quy tắc và chính sách.
2.4 Tích hợp liền mạch
Zoho WorkDrive tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ khác trong hệ sinh thái Zoho. Bạn có thể kết hợp nó với Zoho Projects, Zoho CRM và nhiều ứng dụng khác để tạo ra một quy trình làm việc liền mạch và tăng cường hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.
3. Những tính năng nổi bật của Zoho WorkDrive
Zoho WorkDrive cung cấp nhiều tính năng hữu ích để quản lý, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến. Dưới đây là chi tiết về những tính năng nổi bật nhất.
3.1 Lưu trữ và quản lý dữ liệu
Zoho WorkDrive cho phép lưu trữ tệp, tổ chức và định dạng chúng một cách khoa học theo tệp, thư mục và nhãn.
Cụ thể, WorkDrive hỗ trợ hơn 220 định dạng tệp. Nghĩa là, bạn có thể tải lên và mở gần như tất cả các tệp ở mọi định dạng.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dễ dàng tìm kiếm tệp nhờ vào tính năng tìm kiếm thông minh. Nổi bật như tìm nhanh tệp bằng tên tệp, từ khóa từ tài liệu, hình ảnh, người tạo hoặc ngày tạo.
Về khả năng lưu trữ, bản miễn phí của Zoho WorkDrive cung cấp 5GB dung lượng. Với doanh nghiệp, tùy theo gói đăng ký và số lượng người dùng, doanh nghiệp có thể có từ 1TB đến 100TB dung lượng lưu trữ.
3.2 Cộng tác nhóm và chia sẻ dữ liệu
Trong Zoho WorkDrive, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp với người dùng – cả trong và ngoài tổ chức. Nền tảng cũng cung cấp các công cụ cho phép theo dõi lịch sử phiên bản cùng các tính năng thúc đẩy cộng tác.
Cụ thể, khi chia sẻ tệp, chủ sở hữu tệp có thể quyết định xem liệu người khác có quyền xem, chỉnh sửa hay chia sẻ lại tệp tin. Điều này đảm bảo rằng chỉ có những người có nhiệm vụ mới có thể thực hiện các thay đổi. Đồng thời, người dùng cũng có thể chọn chia sẻ dưới dạng liên kết để chia sẻ với người dùng bên ngoài tổ chức.
Mặt khác, bạn cũng có thể xem lại lịch sử phiên bản và khôi phục phiên bản trước đó của tệp tin.
Với các tính năng cộng tác, Zoho WorkDrive cho phép bạn và cộng sự cùng chia sẻ ý kiến, để lại bình luận và nhận xác trên tệp. Tất cả nhằm thúc đẩy khả năng cộng tác và tăng cường hiệu suất làm việc nhóm.
3.3 Bộ ứng dụng Zoho Office
Các phiên bản có phí của Zoho WorkDrive đi kèm với bộ ứng dụng văn phòng Zoho Office Suite. Bao gồm Zoho Writer (phần mềm soạn thảo văn bản), Zoho Sheet (phần mềm tạo bảng tính), Zoho Show (phần mềm tạo bản trình bày), Zoho Notebooks (phần mềm tạo ghi chú).
Tất cả được tích hợp chặt chẽ, cho phép người dùng tạo nhanh tệp trong WorkDrive mà không cần tải thêm các ứng dụng độc lập. Song song với đó, bộ ứng dụng Office của Zoho còn hỗ trợ nhiều tính năng thúc đẩy cộng tác. Ví dụ như đồng chỉnh sửa theo thời gian thực hoặc để lại bình luận và nhận xét trên tệp.
3.4 Phân tích chuyên sâu
Trong Zoho WorkDrive, tính năng phân tích nâng cao cung cấp cho người dùng những thông tin quan trọng về dữ liệu, người dùng và dung lượng lưu trữ.
Chẳng hạn như, nếu bạn đang thắc mắc tài liệu của bạn gửi đi đã được xem hay chưa? Tính năng phân tích của WorkDrive sẽ cho bạn một bảng tóm tắt nhanh về tệp, bao gồm thời điểm tệp đó có lượt truy cập.
Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể sử dụng tính năng phân tích để xem ai đã thực hiện thay đổi nào với tệp. Phân tích cũng sẽ bao gồm thời điểm mà thay đổi đó được thực hiện.
Với tư cách là quản trị viên WorkDrive, người dùng còn sở hữu một cái nhìn toàn cảnh về mọi thứ đang diễn ra trên nền tảng. Bao gồm thông tin về thành viên, thư mục, tệp, dung lượng đã sử dụng, v.v.
3.5 Quản lý người dùng và thiết bị
Các tổ chức có quy mô càng lớn, càng cần phải quản lý người dùng và thiết bị chặt chẽ để bảo đảm tính vẹn toàn dữ liệu. Zoho WorkDrive quản lý người dùng và thiết bị trong tổ chức thông qua trang quản trị.
Tại trang quản trị, quản trị viên có thể thêm thành viên, xóa, quản lý người dùng, thiết lập vai trò, giới hạn quyền truy cập và kiểm soát việc truy cập vào dữ liệu từ các thiết bị cá nhân.
Ngoài ra, quản trị viên còn có thể:
- Quyết định thành viên nào có thể chia sẻ tệp ra ngoài tổ chức
- Thay đổi quyền sở hữu tệp tin
- Truy xuất lại tệp tin đã xóa
4. Chi phí sử dụng Zoho WorkDrive
Zoho WorkDrive là ứng dụng có cách tính phí khá đơn giản. Các gói có phí yêu cầu phải có ít nhất 3 người dùng, gia hạn định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm.
Bao gồm:
- WorkDrive Starter: $3/người dùng/tháng
- WorkDrive Team: $6/người dùng/tháng
- WorkDrive Business: $11/người dùng/tháng
Sự khác biệt của ba gói chủ yếu là ở dung lượng lưu trữ và kích thước tệp tải lên tối đa. Doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử WorkDrive miễn phí thông qua MAT MA TECHNOLOGY – Đối tác của Zoho.
5. Đánh giá ưu và nhược điểm của Zoho WorkDrive
Zoho WorkDrive là một nền tảng quản lý tệp tin và hợp tác phổ biến trong nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, như bất kỳ sản phẩm nào, nó có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm.
5.1 Ưu điểm
- Giá cả phải chăng: WorkDrive cung cấp nhiều gói dịch vụ với mức giá phù hợp cho mọi doanh nghiệp mọi quy mô.
- Dễ sử dụng: Giao diện đơn giản và trực quan, giúp người dùng dễ dàng thao tác và sử dụng ngay từ lần đầu tiên.
- Bảo mật cao: WorkDrive áp dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu của bạn an toàn. Bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và quản lý quyền truy cập.
- Tính năng đa dạng: WorkDrive cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho việc lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên dữ liệu. Bao gồm quản lý tệp, đồng bộ tệp, chia sẻ tệp, cộng tác theo thời gian thực, quản lý quyền truy cập, v.v.
- Tích hợp ứng dụng: WorkDrive tích hợp tốt với các ứng dụng Zoho khác, giúp tạo ra một hệ sinh thái ứng dụng đồng nhất
5.2 Nhược điểm
- Dung lượng lưu trữ miễn phí thấp: Gói miễn phí của Zoho WorkDrive chỉ cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ.
- Giới hạn dung lượng lưu trữ: Một số gói dịch vụ của WorkDrive có giới hạn dung lượng lưu trữ. Điều này có thể hạn chế với các tổ chức tăng trưởng nhanh.
- Giới hạn tính năng nâng cao: Một số tính năng nâng cao của WorkDrive chỉ có sẵn trong các gói trả phí.
6. So sánh Zoho WorkDrive và các đối thủ
Dịch vụ lưu trữ đám mây là một thị trường “màu mỡ”. Do đó, không khó để tìm thấy các đối thủ cạnh tranh của WorkDrive. Hai cái tên đáng gờm phải kể đến là Google Drive và Microsoft OneDrive.
6.1 Zoho WorkDrive và Google Drive
Zoho WorkDrive và Google Drive đều là những những nền tảng lưu trữ đám mây và cộng tác hàng đầu. Việc lựa chọn một trong hai chủ yếu phụ thuộc vào hệ sinh thái mà doanh nghiệp đang vận hành.
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng Google Workspace hoặc chủ yếu sử dụng các ứng dụng từ Google, Google Drive chắc chắn phải được lựa chọn. Và ngược lại.
Tuy nhiên, nếu thật sự đặt lên bàn cân, Google Drive đang bị khuyết một số tính năng mà WorkDrive có thể đáp ứng.
Xem chi tiết trong bảng bên dưới.
| Zoho WorkDrive | Google Drive | |
| Báo cáo hoạt động chi tiết | ✓ | – |
| Thông báo chưa đọc theo ngữ cảnh | ✓ | – |
6.2 Zoho WorkDrive và Microsoft OneDrive
Zoho WorkDrive và Microsoft OneDrive đều là những giải pháp lưu trữ đám mây hiệu quả. Lựa chọn giải pháp nào phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và ngân sách của bạn.
Nếu bạn cần một giải pháp lưu trữ đám mây giá rẻ, dễ sử dụng và dung lượng lưu trữ miễn phí cao, Zoho WorkDrive là lựa chọn tốt.
Nếu bạn cần một giải pháp lưu trữ đám mây dung lượng cao, có khả năng tích hợp liền mạch với ứng dụng Microsoft và bên thứ ba, Microsoft OneDrive lý tưởng hơn.
| Zoho WorkDrive | Microsoft OneDrive | |
| Lưu trữ đám mây | ✓ | ✓ |
| Chia sẻ tệp tin | ✓ | ✓ |
| Cộng tác theo thời gian thực | ✓ | ✓ |
| Tích hợp với ứng dụng Zoho | ✓ | ✓ |
| Tích hợp với ứng dụng Microsoft | ✓ | ✓ |
| Mã hóa dữ liệu | ✓ | ✓ |
| Báo cáo hoạt động | ✓ | – |
| Tương thích di động | ✓ | ✓ |
7. Một số câu hỏi thường gặp về Zoho WorkDrive
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp.
7.1 Tôi có thể dùng thử miễn phí không?
Có. Bạn có thể đăng ký dùng thử WorkDrive thông qua MAT MA TECHNOLOGY – đối tác của Zoho tại Việt Nam.
7.2 Giới hạn lưu trữ tối đa cho mỗi gói Zoho WorkDrive là bao nhiêu?
- Với gói STARTER, giới hạn dung lượng lưu trữ là 20 TB.
- Với gói TEAM, giới hạn dung lượng lưu trữ là 60 TB.
- Với gói BUSINESS, giới hạn dung lượng lưu trữ là 100 TB.
Nếu cần thêm dung lượng lưu trữ, doanh nghiệp có thể mua add-on hoặc nâng cấp lên gói WorkDrive Enterprise.
7.3 Trình duyệt nào được hỗ trợ cho Zoho WorkDrive?
WorkDrive hoạt động tốt nhất trên phiên bản mới nhất của Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari và Opera.
7.4 Zoho WorkDrive có hỗ trợ tiếng Việt không?
Có. Nó hỗ trợ hơn 40 ngôn ngữ, trong đó có tiếng Việt.
7.5 Zoho WorkDrive có bảo mật không?
Tất cả dữ liệu bạn trên WorkDrive đều được mã hóa cả khi truyền và khi lưu trữ. Zoho tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ dành riêng cho ngành như SOC 2 Loại II và ISO 27001.
Kết
Tóm lại, Zoho WorkDrive là một giải pháp lưu trữ và chia sẻ tệp tin trực tuyến đáng tin cậy, an toàn, linh hoạt cho doanh nghiệp. Với WorkDrive, bạn có thể quản lý tệp tin một cách hiệu quả, tăng cường hợp tác nhóm và dễ dàng tích hợp với các ứng dụng hiện có.
Liên hệ với MAT MA TECHNOLOGY để được tư vấn gói WorkDrive phù hợp nhất với nhu cầu doanh nghiệp.
