Bạn đang cần gửi hợp đồng cho đối tác, lưu trữ báo cáo tài chính quý, hay chia sẻ một tài liệu chiến lược nội bộ, thì OneDrive bất ngờ hiện cảnh báo:

“Your OneDrive is full”. Mọi thao tác đồng bộ bị dừng lại, file không thể tải lên, email lưu trên Outlook cũng bị ảnh hưởng — và bạn không biết bắt đầu từ đâu để xử lý?

Đừng lo, bạn không phải người duy nhất gặp tình huống này. Rất nhiều người dùng OneDrive, dù là cá nhân hay doanh nghiệp, đều từng “đau đầu” khi bộ nhớ đột nhiên quá tải mà không rõ nguyên nhân.

1. Tại sao OneDrive bị đầy? Nguyên nhân sâu xa bạn cần hiểu rõ

Việc OneDrive bị đầy hay báo “sắp hết dung lượng” không đơn giản chỉ vì bạn “lưu nhiều file”, mà còn đến từ những thói quen sử dụng và cấu hình mặc định mà người dùng ít khi để ý. Dưới đây là những lý do sâu xa hơn:

1.1 Đồng bộ toàn bộ thư mục “Documents” hoặc “Desktop”

Nhiều người để OneDrive tự động đồng bộ toàn bộ thư mục Desktop hoặc Documents. Điều này khiến rác hệ thống, file tạm, ảnh chụp màn hình… cũng được sao lưu, chiếm dụng không gian nhanh chóng.

1.2 Tự động sao lưu ảnh/video từ điện thoại

Nếu bạn cài app OneDrive trên điện thoại và bật tính năng “Camera Upload”, mọi ảnh và video bạn chụp sẽ tự động tải lên. Với chất lượng ảnh 4K hoặc video dài, chỉ vài ngày là dung lượng có thể đầy.

1.3 Các file Office tự động lưu vào OneDrive

Word, Excel, PowerPoint trong Microsoft 365 thường lưu file mặc định vào OneDrive. Qua thời gian, số lượng bản nháp hoặc các tệp chưa xoá tích tụ, khiến bạn không nhận ra dung lượng đang âm thầm bị chiếm.

1.4 File bị trùng lặp do đồng bộ nhiều máy

Bạn dùng OneDrive trên nhiều thiết bị (máy tính ở nhà, laptop cơ quan, điện thoại), khi có sự cố đồng bộ, hệ thống có thể tạo bản sao file để tránh xung đột. Những file này rất dễ bị bỏ quên.

2. Cách kiểm tra dung lượng OneDrive chính xác nhất

Để biết chính xác OneDrive của bạn đã sử dụng bao nhiêu và còn lại bao nhiêu dung lượng, hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập trang web OneDrive: Vào onedrive.live.com và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft.

Bước 2: Vào phần Cài đặt (Settings): Ở góc phải trên cùng, chọn biểu tượng bánh răng → “Tùy chọn” (Options).

Bước 3: Kiểm tra dung lượng: Trong mục “Quản lý bộ nhớ” (Manage Storage), bạn sẽ thấy biểu đồ hiển thị rõ ràng tổng dung lượng, dung lượng đã dùng và dung lượng còn trống.

Bước 4: Xem chi tiết các thư mục đang chiếm chỗ: Bấm vào “What’s taking up space?” để biết rõ thư mục hay file nào đang chiếm nhiều dung lượng nhất.

3. Giải pháp giải phóng dung lượng OneDrive hiệu quả & chuyên sâu

Để tối ưu không gian lưu trữ OneDrive, bạn cần giải quyết từ gốc và áp dụng các giải pháp phù hợp với từng tình huống cụ thể. Dưới đây là những cách chuyên sâu và hiệu quả hơn:

3.1 Tắt đồng bộ những thư mục không cần thiết

Trên Windows: Click chuột phải vào biểu tượng OneDrive → Settings → Chọn “Account” → Chọn “Choose folders” → Bỏ tick những thư mục không cần đồng bộ như Music, Videos, Downloads.
Tác dụng: Giảm tải những file không quan trọng, đồng thời tránh lưu trữ rác từ hệ thống.

3.2 Dùng tính năng “Files On-Demand” của OneDrive

Đây là chế độ cho phép bạn nhìn thấy file trên máy tính, nhưng file chỉ thực sự tải về khi bạn mở. Giữ file trên đám mây mà không chiếm dung lượng ổ cứng.
Cách bật: OneDrive Settings → Settings tab → Tick “Save space and download files as you use them”.

3.3 Xoá sạch thùng rác và kiểm tra file lớn

Vào onedrive.live.com → Settings → “Manage storage” → Chọn “Large files” để tìm ra các file chiếm nhiều dung lượng.
Sau đó vào Recycle Bin và xoá vĩnh viễn các file đã xoá tạm.

3.4 Nén lại hoặc chuyển định dạng file

Dùng phần mềm như WinRAR, 7-Zip để nén các file tài liệu, ảnh, video.
Chuyển ảnh sang định dạng WebP hoặc HEIC giúp giảm kích thước mà vẫn giữ chất lượng.

3.5 Tự động dọn dẹp bằng Power Automate (cho dân công nghệ)

Microsoft cung cấp công cụ Power Automate để bạn tạo luồng tự động: Ví dụ “Xoá file cũ hơn 90 ngày trong một thư mục”, hoặc “Chuyển file ảnh sang Google Drive khi đầy dung lượng OneDrive”.
Giải pháp này phù hợp với người dùng nâng cao hoặc doanh nghiệp.

4. OneDrive cho doanh nghiệp – Giải pháp lưu trữ mạnh mẽ, dung lượng lớn không giới hạn

Không chỉ phục vụ nhu cầu cá nhân, OneDrive for Business là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp lưu trữ đám mây bảo mật, linh hoạt và có dung lượng lớn.

4.1 Những lợi ích nổi bật

Dung lượng lưu trữ “khổng lồ”: Với gói Microsoft 365 Business, mỗi người dùng được cấp từ 1TB đến không giới hạn dung lượng tùy theo quy mô gói.
Quản lý tập trung & phân quyền linh hoạt: Admin có thể kiểm soát quyền truy cập, theo dõi hoạt động, và phân bổ dung lượng cho từng nhân viên.

Chia sẻ nội bộ & làm việc nhóm hiệu quả: Kết hợp với Teams, SharePoint, Outlook… OneDrive giúp đội nhóm dễ dàng chia sẻ file, đồng bộ tài liệu và làm việc từ xa.
Bảo mật cao cấp: Tích hợp mã hóa dữ liệu, xác thực 2 lớp, chính sách DLP (Data Loss Prevention), phù hợp với cả tổ chức lớn.

4.2 Khi nào doanh nghiệp nên nâng cấp?

Khi lượng dữ liệu công ty vượt quá khả năng lưu trữ của các tài khoản miễn phí.
Khi cần chia sẻ dữ liệu nội bộ nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát quyền truy cập.
Khi làm việc từ xa, đa thiết bị, hoặc cần cộng tác thời gian thực trên các tài liệu Office.

Cách nâng cấp dung lượng OneDrive

Nếu bạn thường xuyên sử dụng OneDrive cho công việc hoặc học tập, nâng cấp dung lượng là một lựa chọn hợp lý:

4.3 Các gói nâng cấp phổ biến

OneDrive 100GB: Khoảng 45.000đ/tháng – dành cho người dùng cá nhân cần thêm không gian.

Microsoft 365 Personal: Khoảng 135.000đ/tháng – bao gồm 1TB OneDrive + bộ Office đầy đủ (Word, Excel, PowerPoint…).

Microsoft 365 Family: Dành cho nhóm 6 người, mỗi người có 1TB lưu trữ riêng.

4.4 Cách nâng cấp

Truy cập: onedrive.live.com

Vào mục “Nâng cấp” (Upgrade)

Chọn gói phù hợp và thanh toán theo hướng dẫn

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Dung lượng OneDrive miễn phí là bao nhiêu?

Hiện tại Microsoft cung cấp 5GB miễn phí cho tất cả người dùng.

2. OneDrive có chia sẻ file với người khác được không?

Có. Bạn có thể chia sẻ file hoặc thư mục bằng cách tạo link chia sẻ hoặc cấp quyền truy cập.

3. Nếu xoá file khỏi OneDrive, file trong máy có mất không?

Nếu bạn bật đồng bộ, việc xoá file khỏi OneDrive có thể đồng thời xoá file đó trong thiết bị. Hãy sao lưu trước khi xoá.

4. Có thể dùng OneDrive trên điện thoại không?

Hoàn toàn được. Microsoft có ứng dụng OneDrive trên iOS và Android, hỗ trợ đồng bộ ảnh, video, tài liệu nhanh chóng.

Tóm tắt

Việc OneDrive bị đầy không chỉ khiến bạn mất thời gian dọn dẹp, mà còn tiềm ẩn rủi ro mất dữ liệu quan trọng, ảnh hưởng đến năng suất và uy tín doanh nghiệp. Nếu bạn hoặc đội nhóm thường xuyên phải lưu trữ tài liệu lớn, chia sẻ nội bộ, làm việc từ xa hoặc đồng bộ đa thiết bị, thì đã đến lúc nâng cấp lên OneDrive for Business.

Dung lượng từ 1TB đến không giới hạn
Hỗ trợ làm việc nhóm, chia sẻ an toàn, phân quyền rõ ràng
Tích hợp mạnh mẽ với Microsoft 365 và công cụ quản lý doanh nghiệp

Hãy hành động ngay hôm nay!
Chọn gói OneDrive phù hợp để đảm bảo công việc không bị gián đoạn — và dữ liệu của bạn luôn được lưu trữ an toàn, chuyên nghiệp.

OneDrive Bị Đầy Dung Lượng? Giải phóng dung lượng trên máy tính