Google Vault là gì, tại sao nó được xem là “bảo hiểm pháp lý” cho doanh nghiệp và đặc biệt có giá trị đối với doanh nghiệp sử dụng Google Workspace?
Về cơ bản, Vault là giải pháp lưu giữ, khám phá điện tử (eDiscovery), và tuân thủ pháp lý toàn diện cho doanh nghiệp.
Hay nói cách khác, công cụ này cung cấp khả năng phòng vệ cấp độ doanh nghiệp. Nó giúp quản lý rủi ro dữ liệu, đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và pháp lý một cách chủ động.
Trong phần còn lại của bài viết, MM Technology sẽ đi sâu vào các tính năng cốt lõi của Google Vault là gì, phạm vi dữ liệu mà nó lưu giữ, v.v. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ làm rõ những lưu ý quan trọng, hướng dẫn cách đăng ký, triển khai “két sắt” bảo mật này.
Bắt đầu nhé!
1. Tổng quan về Google Vault
Trước khi đi vào chi tiết, chúng tôi tóm tắt nhanh về Google Vault là gì tại đây.
1.1 Google Vault là gì?
Google Vault là công cụ Quản trị Thông tin (Information Governance – IG) và Khám phá Điện tử (eDiscovery) được xây dựng “chuyên biệt” cho Google Workspace.
Nó được thiết kế để hỗ trợ các tổ chức đáp ứng nghĩa vụ pháp lý và tuân thủ quy định bằng cách kiểm soát vòng đời dữ liệu trên các ứng dụng Google Workspace.
Trong thực tiễn hoạt động kinh doanh, vai trò Vault không chỉ dừng lại ở việc lưu giữ dữ liệu. Mà hơn hết, khả năng của nó nằm ở 4 chức năng cốt lõi:
- Chính sách lưu giữ – Retention
- Đặt lệnh giữ pháp lý – Legal Hold
- Tìm kiếm & xuất dữ liệu – eDiscovery
- Quản lý vòng đời dữ liệu – Data Lifecycle Management
Mục tiêu chính của Vault là cung cấp một môi trường có khả năng phòng thủ pháp lý (legally defensible). Thông qua đó, nó giúp doanh nghiệp bảo toàn, thu thập, xem xét dữ liệu trong quá trình kiện tụng, kiểm toán hoặc điều tra nội bộ.
1.2 Google Vault không phải là Google Drive
Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn. Mặc dù Google Vault xử lý dữ liệu được lưu trữ trong Google Drive (và các ứng dụng khác). Tuy nhiên, nó không phải là một dịch vụ lưu trữ hoặc sao lưu dữ liệu thông thường.
- Google Drive tập trung vào lưu trữ tệp, cộng tác và chia sẻ tệp trực tuyến. Nghĩa là, nó giúp hỗ trợ năng suất hàng ngày của nhân viên.
- Google Vault là một công cụ quản trị thông tin, lưu giữ dữ liệu quan trọng theo chính sách. Nghĩa là, nó tập trung vào tuân thủ pháp lý và eDiscovery.
Hay nói cách khác, Vault áp dụng các chính sách lưu giữ (Retention Rules) và tạm giữ pháp lý (Legal Holds) lên dữ liệu. Nó quản lý vòng đời và khả năng truy xuất bằng chứng điện tử cho dữ liệu. Vault không phải là nơi lưu trữ dữ liệu và cộng tác.
>> Xem thêm: Google Drive là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Drive mới nhất
1.3 Tầm quan trọng của Google Vault đối với doanh nghiệp
Google Vault mang lại lợi ích quan trọng trong bối cảnh các yêu cầu tuân thủ và kiện tụng ngày càng gia tăng.
- Bảo vệ dữ liệu và lưu giữ chứng cứ pháp lý: Vault thiết lập chính sách lưu giữ an toàn đối với nội dung được hỗ trợ, có thể áp dụng cho toàn bộ miền hoặc các đơn vị tổ chức (OU) cụ thể.
- Ngăn chặn mất mát dữ liệu chủ động: Vault giúp ngăn chặn mất dữ liệu do hoạt động luân chuyển nhân viên. Nó có khả năng tìm và truy xuất thông tin có giá trị ngay cả từ các tài khoản Google Workspace đã tạm ngưng.
- Tăng tốc quy trình eDiscovery: Vault hỗ trợ tìm kiếm nhanh nội dung bằng tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, giúp đơn giản hóa việc tìm kiếm và truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và có tính phòng thủ pháp lý.
2. Google Vault có thể lưu giữ những loại dữ liệu nào?
Ở phần một chúng ta đã làm rõ Vault là gì và tầm quan trọng của nó. Trong phần hai này, chúng ta sẽ đi sâu vào các loại dữ liệu mà Vault có thể lưu giữ và bảo vệ trong hệ sinh thái Google Workspace.
2.1 Dữ liệu Gmail
Gmail là kênh giao tiếp chính thức và là nguồn chứng cứ pháp lý không thể thiếu. Vault bảo vệ toàn diện các loại dữ liệu Gmail, không chỉ email thông thường.
- Vault lưu giữ tin nhắn, tệp đính kèm, thư nháp (chưa xóa).
- Nội dung trong Thùng rác (Trash), Spam, Archive, và thư đã gửi (Sent) đều được bảo vệ.
Thậm chí những dữ liệu được lưu giữ còn bao gồm nội dung và tệp đính kèm của tin nhắn trong Confidential Mode (chế độ bảo mật), đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bằng chứng quan trọng nào.
2.2 Dữ liệu Google Drive
Vault mở rộng phạm vi lưu giữ sang các tài liệu và tệp trên Drive, nơi tài sản trí tuệ của doanh nghiệp được lưu trữ.
- Vault bảo vệ tệp cá nhân và tệp trong Drive nhóm (Shared Drives).
- Tất cả các phiên bản của tệp Google Docs, Sheets, Slides, Sites, Drawings, và Vids đều được bảo toàn khi áp dụng Legal Hold.
- Bảo vệ dữ liệu cả trên Google Sites mới.
2.3 Dữ liệu Google Chat
Doanh nghiệp sử dụng Chat ngày càng nhiều, Vault đảm bảo rằng các cuộc hội thoại này cũng có thể kiểm toán.
- Vault hỗ trợ lưu giữ tin nhắn trực tiếp (DMs), tin nhắn nhóm, và tin nhắn trong Spaces (phòng trò chuyện) nếu lịch sử (history) được bật.
- Tin nhắn trong các Spaces có trả lời theo chuỗi (threaded replies) luôn được hỗ trợ vì lịch sử không thể tắt, đảm bảo không mất mát ngữ cảnh của cuộc trò chuyện.
2.4 Dữ liệu Google Meet
Vault bao gồm các loại dữ liệu đa phương tiện và nhật ký liên quan đến hội nghị trực tuyến.
- Bản ghi Google Meet (Meet recordings) và các nhật ký trò chuyện, hỏi đáp, thăm dò ý kiến liên quan đều được lưu giữ.
- Các bản ghi này được bảo vệ gián tiếp thông qua tính năng Legal Hold được áp dụng trên Google Drive (vì bản ghi được lưu trữ trên Drive).
2.5 Dữ liệu khác
Ngoài các ứng dụng cốt lõi, Vault còn mở rộng khả năng quản trị thông tin sang các dịch vụ giao tiếp quan trọng khác.
- Google Groups: Vault hỗ trợ lưu giữ tin nhắn trên Google Groups, giúp bảo toàn hồ sơ trao đổi trong các diễn đàn nội bộ.
- Google Voice: Bao gồm tin nhắn văn bản, thư thoại, bản ghi thư thoại và nhật ký cuộc gọi của Google Voice, hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ liên quan đến hồ sơ giao tiếp qua điện thoại.
3. Các tính năng cốt lõi của Google Vault là gì?
Khả năng quản lý dữ liệu của Google Vault được thực hiện thông qua một bộ tính năng cốt lõi. Tất cả tập trung vào vòng đời dữ liệu. Bao gồm từ lúc tạo ra đến khi bị xóa bỏ có kiểm toán.
3.1 Chính sách lưu giữ (Retention)
Tính năng này cho phép quản trị viên đặt các quy tắc lưu giữ để kiểm soát thời gian dữ liệu trong Google Workspace (như Gmail, Drive, Chat, v.v.) được lưu trữ trước khi bị xóa vĩnh viễn khỏi hệ thống của Google.
Mục đích: Đảm bảo tuân thủ các quy định ngành hoặc pháp luật yêu cầu lưu trữ dữ liệu trong một khoảng thời gian cụ thể.
Hoạt động: Bạn có thể đặt quy tắc lưu giữ mặc định áp dụng cho tất cả tài khoản, hoặc quy tắc tùy chỉnh cho từng đơn vị tổ chức (OU) hay loại dữ liệu cụ thể. Khi thời gian lưu giữ kết thúc, dữ liệu sẽ được Vault xóa vĩnh viễn một cách tự động.
3.2 Tìm kiếm & xuất dữ liệu (eDiscovery)
Tính năng eDiscovery (Khám phá Điện tử) của Vault cho phép quản trị viên tìm kiếm nhanh chóng và rộng khắp trong dữ liệu của tổ chức.
Mục đích: Phục vụ cho các yêu cầu pháp lý, điều tra nội bộ hoặc tuân thủ bằng cách tìm kiếm và thu thập bằng chứng điện tử.
Hoạt động:
- Tìm kiếm: Hỗ trợ tìm kiếm theo người dùng, đơn vị tổ chức, ngày tháng, từ khóa (bao gồm cả toán tử Boolean), và loại dữ liệu cụ thể (như email, tệp Drive).
- Xem trước: Cho phép xem trước kết quả tìm kiếm để xác định tính liên quan.
- Xuất: Dữ liệu tìm được có thể được xuất sang các định dạng chuẩn (ví dụ: PST, MBox cho email) cùng với siêu dữ liệu (metadata) để các nhóm pháp lý hoặc bên thứ ba xem xét thêm.
3.3 Đặt lệnh giữ pháp lý (Legal Hold)
Legal Hold (hay còn gọi là Lưu giữ bằng chứng pháp lý) là một công cụ bảo vệ dữ liệu khỏi bị xóa theo các quy tắc lưu giữ thông thường, thường được sử dụng khi có vụ kiện, điều tra hoặc yêu cầu pháp lý đang chờ xử lý.
Mục đích: Bảo toàn dữ liệu liên quan đến pháp lý hoặc điều tra. Dữ liệu được đặt Legal Hold sẽ không bao giờ bị xóa, ngay cả khi người dùng xóa dữ liệu đó khỏi tài khoản của họ hoặc quy tắc lưu giữ đã hết hạn.
Hoạt động: Quản trị viên chỉ định những người dùng hoặc tài khoản cụ thể bị đặt giữ. Tất cả dữ liệu hiện tại và tương lai của những người dùng đó thuộc phạm vi Legal Hold sẽ được bảo vệ cho đến khi lệnh giữ pháp lý được gỡ bỏ.
3.4 Quản lý vòng đời dữ liệu (Data Lifecycle Management)
Đây là một khái niệm bao trùm, mô tả việc sử dụng các tính năng Lưu giữ (Retention) và Giữ pháp lý (Legal Hold) của Vault để quản lý dữ liệu từ khi nó được tạo ra cho đến khi nó được xóa vĩnh viễn một cách an toàn.
Mục đích: Đảm bảo dữ liệu được xử lý theo yêu cầu tuân thủ trong suốt vòng đời của nó, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí lưu trữ không cần thiết.
Hoạt động: Vault thực hiện tự động hóa việc lưu trữ và xóa bỏ:
- Lưu trữ: Giữ dữ liệu trong khoảng thời gian cần thiết (theo quy tắc Lưu giữ).
- Bảo vệ: Ngăn không cho dữ liệu quan trọng bị xóa sớm (bằng Legal Hold).
- Thanh lọc: Xóa vĩnh viễn dữ liệu khi không còn cần thiết và hết thời gian lưu giữ.
4. Google Vault dành cho ai và cách đăng ký?
Google Vault một giải pháp thiết yếu cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt và cần quản lý rủi ro kiện tụng.
Lưu ý quan trọng: Google Vault hiện được xây dựng “chuyên biệt” cho Google Workspace. Do đó, chỉ doanh nghiệp đã đăng ký Google Workspace mới có thể mua và triển khai Vault.
Thông thường, các bộ phận sau sẽ trực tiếp vận hành và sử dụng thông tin từ Vault:
- Phòng Pháp chế: Người dùng chính chịu trách nhiệm thiết lập Legal Hold, quản lý Matters và thực hiện tìm eDiscovery để thu thập bằng chứng.
- Bộ phận IT: Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, quản lý các quy tắc lưu giữ chung (Retention Rules), cấp quyền truy cập, và hỗ trợ xuất dữ liệu lớn.
- Bộ phận HR: Sử dụng Vault để lưu trữ các hồ sơ nhân sự nhạy cảm, quản lý dữ liệu liên quan đến tranh chấp lao động, điều tra nội bộ,…
- Lãnh đạo: Cần giám sát và phê duyệt các chính sách quản trị thông tin để đảm bảo rủi ro tuân thủ được kiểm soát ở cấp độ cao nhất.
Về cách đăng ký và chi phí, MM Technology tạm phân chia thành 2 nhóm:
- Vault được tích hợp sẵn – Không tính phí bổ sung: Vault được tích hợp và miễn phí sử dụng cho các gói cấp doanh nghiệp, bao gồm: Business Plus, Enterprise Standard/Plus, và Education Standard/Plus.
- Vault là một add-on – Có tính phí bổ sung: Đối với các gói cơ bản hơn, như Business Starter và Business Standard, Vault có thể được mua dưới dạng tiện ích bổ sung trả phí (add-on) cho mỗi người dùng cần truy cập.
5. Hướng dẫn thiết lập và sử dụng Google Vault cơ bản
Dưới đây là hướng dẫn thiết lập Vault cơ bản dành cho doanh nghiệp mới triển khai.
Lưu ý rằng đây là các bước tham khảo. Thực tế tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức, yêu cầu tuân thủ và chính sách lưu giữ nội bộ.
- Cấp quyền: Đảm bảo người dùng có quyền truy cập vào Vault và quyền quản lý “Matter” (vấn đề).
- Thiết lập Matter: Tạo một Matter để quản lý tất cả các hoạt động eDiscovery liên quan.
- Thiết lập Retention Rules: Định cấu hình các quy tắc để chỉ định loại dữ liệu nào cần được lưu giữ.
- Áp dụng Legal Hold: Trong trường hợp có tranh chấp, tạo Legal Hold và áp dụng nó cho các tài khoản cụ thể.
- Xuất dữ liệu: Sử dụng công cụ tìm kiếm của Vault để xác định dữ liệu và xuất dưới dạng tệp PST hoặc MBOX.
Đăng ký thông qua MM Technolgy, kỹ thuật viên của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn thiết lập ban đầu. Đồng thời, chúng tôi có thiết kế sẵn các chương trình hướng dẫn admin thiết lập chính sách và truy xuất dữ liệu để tự vận hành.
Mời anh/chị và các bạn xem lại webinar về Google Vault của chúng tôi để xem trực tiếp phần demo cách thiết lập chính sách. Xem thông tin chi tiết chương trình: Webinar các tính năng đặc trên của Google Workspace phần 3.
6. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Google Vault là gì?
Việc triển khai Vault chỉ là bước khởi đầu. Quản lý Vault hiệu quả đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ các nguyên tắc vàng sau.
6.1 Thiết lập chính sách lưu trữ phù hợp ngay từ đầu
Lưu ý này tập trung vào việc tạo ra nền tảng vững chắc và có tính phòng thủ pháp lý.
- Tính phòng thủ pháp lý: Chính sách lưu trữ phải được bộ phận pháp chế phê duyệt.
- Áp dụng ngay: Thiết lập ngay chính sách lưu giữ và áp dụng càng sớm càng tốt.
6.2 Tránh lưu giữ quá lâu hoặc quá ngắn
Tổ chức cần cân bằng giữa nghĩa vụ pháp lý để có phương án lưu giữ hợp lý.
- Rủi ro lưu giữ quá lâu: Lưu giữ dữ liệu không cần thiết làm tăng đáng kể phạm vi eDiscovery. Điều này dẫn đến chi phí rà soát và kiện tụng cao hơn.
- Xóa bỏ có thể bảo vệ (Defensible Deletion): Cần thiết lập các quy tắc để tự động xóa bỏ dữ liệu sau khi thời hạn pháp lý. Điều này giúp giảm thiểu trách nhiệm pháp lý theo các đạo luật như GDPR.
6.3 Kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập
Quyền truy cập vào Vault phải được quản lý nghiêm ngặt do Vault là nơi lưu trữ bằng chứng.
- Nguyên tắc đặc quyền tối thiểu: Chỉ cấp quyền truy cập Vault cho những người được ủy quyền tuyệt đối. Thường là bộ phận pháp lý hoặc IT cấp cao. Hạn chế người có quyền tạo Legal Hold và xuất dữ liệu để bảo vệ tính toàn vẹn.
- Quản lý Custodian License: Dữ liệu đang bị Legal Hold sẽ được bảo vệ theo thời hạn giấy phép Vault. Cần đảm bảo duy trì giấy phép cho tất cả các tài khoản cần hold.
6.4 Đào tạo nhân viên và quản trị viên
Đào tạo là chìa khóa để tránh các lỗi quản trị hoặc nhân sự.
- Quy trình ngừng việc: Quản trị viên cần tạm ngưng tài khoản người dùng. Tức là cần hạn chế vì xóa hoàn toàn tài khoản khi nhân viên thôi việc. Tài khoản bị tạm ngưng vẫn giữ lại dữ liệu cho eDiscovery.
- Hiểu rõ về Legal Hold: Đào tạo để nắm rõ nguyên tắc ghi đè lưu giữ.
7. Câu hỏi thường gặp về Google Vault (FAQ)
Dưới đây là những thắc mắc phổ biến về Google Vault là gì.
7.1 Google Vault có khôi phục được dữ liệu đã xóa trước khi cài đặt không?
Không. Google Vault chỉ bắt đầu lưu giữ dữ liệu kể từ thời điểm tổ chức thiết lập quy tắc. Vault không thể khôi phục bất kỳ dữ liệu nào mà người dùng đã xóa trước đó.
7.2 Người dùng có biết khi nào dữ liệu của họ bị “Legal Hold” không?
Không. Google Vault không tự động thông báo cho người dùng cuối. Việc thông báo hay không thường là quyết định của đội ngũ pháp lý.
7.3 Chi phí sử dụng Google Vault là bao nhiêu?
Google Vault được tích hợp sẵn trong các gói Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard/Plus và Education Standard/Plus. Đối với các gói cơ bản hơn (như Business Starter/Standard), nó được bán dưới dạng add-on. Liên hệ MM Technology để nhận báo giá chính xác nhất.
7.4 Google Vault có khôi phục dữ liệu cá nhân cho người dùng cuối?
Không. Vault không phải là công cụ sao lưu hoặc khôi phục dữ liệu cho người dùng cuối (end-user restore). Nếu cần khôi phục email đã xóa gần đây, họ cần liên hệ với admin để khôi phục trong Console.
7.5 Dữ liệu lưu trữ trong Vault có bị giới hạn dung lượng không?
Không. Google Vault là một công cụ dựa trên quy tắc (rules-based tool). Nó không phải công cụ dựa trên lưu trữ (storage-based tool). Dữ liệu được lưu giữ dựa trên Legal Hold hoặc Retention Rules và không bị giới hạn dung lượng. Với điều kiện là người dùng có giấy phép Google Workspace hợp lệ.
8. Kết luận
Nói tóm lại, Google Vault là công cụ quản trị thông tin cực giá trị cho Google Workspace. Nó cung cấp nền tảng kỹ thuật để giải quyết các thách thức phức tạp về eDiscovery và tuân thủ. Khả năng lưu giữ dữ liệu thông qua Legal Holds, cùng với cơ chế xóa bỏ có thể kiểm toán theo Retention Rules của nó tạo ra một khung quản lý dữ liệu linh hoạt nhưng có tính phòng thủ cao.
Hy vọng rằng thông qua bài viết Google Vault là gì này, bạn đã có cái nhìn toàn diện nhất.
Nếu cần thêm thông tin về Google Vault, hãy liên hệ với MM Technology để được hỗ trợ.
