Mat Ma Technology đã làm việc rất nghiêm túc với công ty TNHH Anna Khang ngay từ giai đoạn đầu tiếp nhận yêu cầu. Phía công ty cho biết email là phương thức liên lạc chính của họ. Vì vậy, họ mong muốn tìm một giải pháp email an toàn, nhiều tính năng hơn là chỉ gửi và nhận. Sau khi xác định rõ, chúng tôi đề xuất khách hàng sử dụng giải pháp Google Workspace. Cùng tìm hiểu case study của doanh nghiệp Anna Khang.
1. Đôi nét về công ty Anna Khang
Công ty TNHH Anna Khang chuyên sản xuất và phân phối rèm, màn cửa. Sản phẩm của công ty tự hào góp phần tạo nên sự hiện đại cho các công trình xây dựng, nét tinh tế cho các nhà hàng, phong cách thanh lịch cho nơi làm việc, sự ấm cúng cho các căn hộ và nhiều hơn thế nữa.
- Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất & Phân phối
- Quy mô: Từ 11 – 30 người
- Thị trường: Việt Nam
- Website: anna.vn
2. Thách thức của công ty Anna Khang
Tại thời điểm liên hệ Mat Ma Technology, phía công ty TNHH Anna Khang cho biết phương thức liên lạc chính của họ trong hơn 10 năm kinh doanh là email.
Song, với quy mô kinh doanh mở rộng, họ vô hình trung phải đối mặt với nhiều thách thức. Nhức nhối là ở khâu lưu trữ email, phân quyền người dùng và bảo mật. Cụ thể:
- Về khả năng lưu trữ, nền tảng email mà họ đang dùng có dung lượng hạn chế. Đồng thời, nó còn thường xuyên quá tải khiến email mới không thể đến và đi. Mà trong khi đó, hầu hết các giao dịch và đầu mối công việc của họ đều thông qua email. Bởi vậy, họ cần một dịch vụ email có dung lượng lưu trữ lớn, ít gián đoạn.
- Về khả năng phân quyền, việc phân quyền truy cập email và tài nguyên công ty trở nên mất kiểm soát khi số lượng nhân sự tăng lên. Bởi vậy, họ cần một dịch vụ email có thể phân quyền cho từng nhân viên, từng phòng ban để kiểm soát chặt chẽ hơn.
- Về khả năng bảo mật, nền tảng email mà họ đang dùng thường xuyên nhận được thư rác, đôi khi còn kèm theo mã độc. Họ lo ngại thông tin nội bộ và đặc biệt là thông tin khách hàng bị rò rỉ đến tay đối thủ. Bởi vậy, họ cần một dịch vụ email có khả năng bảo mật gắt gao hơn.
Ban lãnh đạo của công ty Anna Khang hiểu rằng, đã đến lúc cần chuyển đổi số. Dù vậy, nỗi lo về việc di chuyển dữ liệu lên hệ thống mới cùng sự gián đoạn công việc trong quá trình chuyển đổi vẫn khiến họ e dè.
3. Đề xuất giải pháp tháo gỡ thách thức
Trước bài toán của công ty Anna Khang, Mat Ma Technology đề xuất sử dụng giải pháp Google Workspace Business Standard.
Giải pháp này đáp ứng đầy đủ mong đợi của công ty Anna Khang. Gồm có email doanh nghiệp chuyên nghiệp, định dạng tennguoidung@tendoanhnghiep.com cho từng người dùng.
Bên cạnh đó, giải pháp cũng cùng lúc giải quyết ba điểm nhức nhối mà Anna Khang đang đối mặt.
- Về khả năng lưu trữ, Google Workspace Business Standard cung cấp 2TB bộ nhớ gộp cho mỗi người dùng.
- Về khả năng phân quyền, quản trị viên Google Workspace có thể phân quyền người dùng một cách chi tiết.
- Về khả năng bảo mật, đây là giải pháp email an toàn chặn đến 99.9% thư rác. Hơn hết, Google còn triển khai nhiều biện pháp bảo mật đầu ngành khác. Tất cả nhằm đảm bảo tính vẹn toàn dữ liệu cho mọi tổ chức.
Hơn hết, giải pháp còn bao gồm bộ ứng dụng văn phòng Google Docs, Google Sheet, Google Slides đa năng. Google Drive cho phép lưu trữ và quản lý dữ liệu hiệu quả. Ngoài ra còn có Google Meet, Google Calendar, Google Chat, v.v.
4. Cách Mat Ma Technology triển khai giải pháp
Đầu tiên, bộ phận tư vấn của chúng tôi đã tiếp nhận yêu cầu của đại diện công ty Anna Khang. Sau đó, chúng tôi nhanh chóng tiến hành khai thác thông tin chi tiết. Cụ thể gồm nền tảng công nghệ hiện có, yêu cầu, ngân sách và kế hoạch triển khai.
Căn cứ đó, chúng tôi đề xuất giải pháp Google Workspace Business Standard kèm lộ trình triển khai cụ thể. Ở giai đoạn này, khách hàng yêu cầu chúng tôi làm rõ thêm sự giống – khác của Google Workspace Business Standard với giải pháp có chi phí tương đương từ Microsoft.
Vài giờ tiếp theo, phía Anna Khang xác nhận chốt phương án triển khai bản Business Standard của Google Workspace.
Khi hai bên hoàn thành ký kết hợp đồng, kỹ thuật viên của chúng tôi tiến hành đăng ký, cài đặt và di chuyển dữ liệu một cách nhanh chóng nhất để không làm gián đoạn công việc của họ. Tại đây, cơ sở dữ liệu cũ của khách hàng được di chuyển lên hệ thống mới.
Sau khi triển khai, chúng tôi theo dõi sát sao, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc của khách hàng trong giai đoạn đầu sử dụng.
5. Kết quả đạt được
Đến nay, Google Workspace đã trở thành một phần của công ty TNHH Anna Khang. Phía khách hàng nhận thấy nội bộ công ty đang gắn kết hơn nhờ tần suất cộng tác tăng lên. Hiệu quả công việc cũng từ đó được nâng cao. Chỉ riêng với email theo tên miền, hình ảnh công ty cũng đã chuyên nghiệp hơn thấy rõ.
Các công cụ như Gmail, Meets, Drive, Docs, Calendar và Admin Console còn được sử như gần như mỗi ngày. Trong tương lai, họ cho biết sẽ tiếp tục khai phá thêm những tính năng còn lại của bộ ứng dụng.
6. Nhận xét từ đại diện công ty Anna Khang
“Không chỉ tháo gỡ khó khăn ở hiện tại, Google Workspace còn phù hợp với định hướng của chúng tôi trong tương lai. Về đơn vị cung cấp giải pháp là Mat Ma Technology, chúng tôi đánh giá cao tính rõ ràng trong quy trình và sự sẵn sàng hỗ trợ của họ” – Ông Lạc Phú Hữu – Giám đốc dự án của công ty TNHH Anna Khang chia sẻ.
Kết
Trên đây là Case Study sử dụng Google Workspace của công ty Anna Khang. Cho đến nay, case study của công ty Anna Khang cũng là một trong những case khách hàng điển hình nhất nhì tại Mat Ma Technology.
Chúng tôi hiểu rằng thách thức mà khách hàng này gặp phải cũng là khó khăn của hàng nghìn doanh nghiệp Việt khác. Với kinh nghiệm, phương pháp tiếp cận phù hợp cùng những lợi thế từ huy hiệu đối tác cao cấp của Google, chúng tôi tự tin có thể tháo gỡ khó khăn và giúp doanh nghiệp ứng dụng Google Workspace một cách hiệu quả nhất vào hoạt động kinh doanh.
