Khám phá cách CSS Việt Nam – công ty tư vấn bảo hiểm – chuyển đổi số thành công với Zoho One do MM Technology triển khai, tối ưu quy trình & tăng trưởng doanh số.
1. Giới thiệu về CSS Việt Nam
CSS Việt Nam (Công ty TNHH Tư Vấn Bảo Hiểm CSS Việt Nam) là doanh nghiệp trẻ năng động, thành lập năm 2023, có trụ sở tại Quận 3, TP. Hồ Chí Minh. CSS chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và phân phối các sản phẩm bảo hiểm phi nhân thọ, hợp tác với những thương hiệu bảo hiểm uy tín như Liberty Việt Nam.
Danh mục sản phẩm của CSS Việt Nam bao gồm:
- Bảo hiểm ô tô, xe máy
- Bảo hiểm sức khỏe & tai nạn cá nhân
- Bảo hiểm du lịch quốc tế
- Bảo hiểm ung thư, bệnh hiểm nghèo
- Bảo hiểm tài sản & nhà ở
Với đội ngũ tư vấn viên tận tâm và định hướng “lấy khách hàng làm trung tâm”, CSS Việt Nam đặt mục tiêu trở thành đơn vị tư vấn bảo hiểm đáng tin cậy hàng đầu, mang đến giải pháp an tâm, tối ưu quyền lợi và dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng cá nhân và doanh nghiệp.
2. Thách thức công ty đang gặp phải
Trong giai đoạn mở rộng hoạt động và gia tăng số lượng khách hàng, CSS Việt Nam phải đối mặt với nhiều bài toán quen thuộc của doanh nghiệp bảo hiểm hiện đại:
Quản lý dữ liệu khách hàng phân tán: Thông tin khách hàng được lưu rải rác trên email, bảng tính và các phần mềm rời rạc, khiến việc theo dõi lịch sử giao dịch, báo giá hay hợp đồng khó khăn.
Quy trình làm việc thiếu đồng bộ: Các bộ phận Sales, Marketing, Chăm sóc khách hàng và Kế toán hoạt động tách biệt, gây chậm trễ trong xử lý yêu cầu và dễ bỏ sót khách hàng tiềm năng.
Chưa có tự động hóa: Việc nhắc nhở tái tục hợp đồng, gửi báo giá hoặc follow-up khách hàng hoàn toàn thủ công, mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Thiếu công cụ báo cáo & phân tích: Ban lãnh đạo khó nắm bắt chính xác hiệu quả kinh doanh, không có dữ liệu real-time để đưa ra quyết định nhanh chóng.
Khó khăn khi mở rộng quy mô: Với mục tiêu phát triển đội ngũ tư vấn viên và khách hàng toàn quốc, CSS cần một hệ thống quản trị có khả năng mở rộng, đáp ứng nhu cầu lâu dài.
3. MM Technology đề xuất giải pháp
Để giải quyết các thách thức trên, MM Technology đề xuất triển khai Zoho One – một “Operating System for Business” với hơn 45 ứng dụng tích hợp, giúp doanh nghiệp vận hành trọn vẹn trên một nền tảng duy nhất.
Các ứng dụng trọng tâm mà CSS Việt Nam áp dụng:
- Zoho CRM: Quản lý toàn bộ vòng đời khách hàng từ lead, báo giá, hợp đồng đến tái tục.
- Zoho Campaigns & Marketing Automation: Chạy email marketing, nuôi dưỡng lead, nhắc nhở tái tục tự động.
- Zoho Desk: Hệ thống hỗ trợ và chăm sóc khách hàng tập trung.
- Zoho Books & Zoho Invoice: Quản lý hóa đơn, thanh toán và tích hợp với quy trình bán hàng.
- Zoho Analytics: Tạo báo cáo tùy chỉnh, dashboard trực quan cho lãnh đạo theo dõi KPI và dự báo doanh số.
Với giải pháp này, CSS Việt Nam có thể số hóa toàn bộ quy trình từ đầu vào khách hàng đến dịch vụ sau bán hàng, đồng thời giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công.
4. Cách MM Technology triển khai giải pháp
MM Technology triển khai giải pháp theo 5 bước rõ ràng, đảm bảo tính khả thi và hiệu quả:
Khảo sát & phân tích nhu cầu: Làm việc cùng đội ngũ quản lý và Sales Leader của CSS để hiểu rõ quy trình hiện tại, điểm nghẽn và mục tiêu kinh doanh.
Thiết kế hệ thống Zoho One: Lựa chọn ứng dụng cốt lõi, xây dựng kiến trúc phù hợp với mô hình đại lý bảo hiểm, tùy chỉnh CRM theo từng giai đoạn bán hàng.
Di chuyển dữ liệu: Chuẩn hóa dữ liệu khách hàng từ Excel, email, file rời rạc và nhập vào Zoho CRM, đảm bảo tính chính xác và thống nhất.
Tùy chỉnh & Tự động hóa: Thiết lập workflows: gửi email tự động, nhắc nhở tái tục hợp đồng, quy trình phê duyệt báo giá, chăm sóc khách hàng định kỳ.
Đào tạo & hỗ trợ: Tổ chức training cho Sales, Marketing và Back-office; cung cấp tài liệu nội bộ; hỗ trợ kỹ thuật sau khi go-live để đảm bảo vận hành trơn tru.
5. Kết quả đạt được
Sau 3 tháng triển khai Zoho One, CSS Việt Nam đã ghi nhận những cải thiện rõ rệt:
- Hiệu quả bán hàng tăng 30%: Sales có nhiều thời gian hơn để tư vấn khách hàng thay vì xử lý thủ công.
- Quản lý dữ liệu tập trung: Mọi thông tin khách hàng, hợp đồng, báo giá đều nằm trong một hệ thống, dễ dàng truy xuất.
- Tự động hóa vận hành: Nhắc nhở tái tục, gửi email follow-up và báo giá được tự động hóa, giảm thiểu sai sót.
- Minh bạch quy trình: Ban lãnh đạo có thể theo dõi hiệu quả nhân viên, pipeline và dự báo doanh số qua dashboard trực quan.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Thời gian phản hồi nhanh hơn, quy trình hỗ trợ mượt mà, tạo sự tin tưởng và gắn bó lâu dài.
6. Khách hàng đánh giá
“Trước đây, chúng tôi mất rất nhiều thời gian cho việc nhập liệu và theo dõi khách hàng. Từ khi có Zoho One do MM Technology triển khai, đội ngũ làm việc tập trung hơn, khách hàng được chăm sóc tốt hơn và quy trình bán hàng cũng trở nên minh bạch. Đây là bước tiến lớn trong quá trình số hóa của CSS Việt Nam.” — Kim Nga, Sales Leader – CSS Việt Nam
7. Kết luận
Dự án triển khai Zoho One tại CSS Việt Nam là minh chứng cho khả năng của MM Technology trong việc đồng hành cùng doanh nghiệp bảo hiểm trong quá trình chuyển đổi số.
Nhờ sự kết hợp của công nghệ Zoho One và kinh nghiệm triển khai của MM Technology, CSS Việt Nam không chỉ giải quyết được các vấn đề nội bộ mà còn xây dựng được nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng dịch vụ và khẳng định vị thế trên thị trường bảo hiểm tại Việt Nam.
