Hướng đến mục tiêu trở thành nhà cung cấp hàng đầu khu vực, công ty Spider Express đang ưu tiên tối đa hóa hiệu quả vận hành và đảm bảo luồng thông tin luôn thông suốt.
Dựa trên mong muốn đó, Spider Express đang đi tìm giải pháp quản lý và làm việc hiệu quả nhất, đặc biệt là tạo ra một quy trình vận hành linh hoạt và thuận lợi giữa các phong ban.
1. Giới thiệu về Spider Express
Spider Express là doanh nghiệp logistics với mạng lưới vận tải phủ khắp toàn quốc, đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng của nhiều công ty xuất nhập khẩu. Hướng đến mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ hậu cần hàng đầu khu vực, Spider Express đặc biệt chú trọng việc duy trì luồng thông tin thông suốt và tối ưu quy trình vận hành để nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Ngành hàng: Logistics
- Khu vực hoạt động: Việt Nam
2. Thách thức công ty đang gặp phải
Khi mở rộng, Spider Express gặp nhiều khó khăn. Các tài liệu logistics, hóa đơn và chứng từ rất khó quản lý. Lệnh điều phối hàng hóa đến từ nhiều bộ phận. Các file thường được gửi qua email rời rạc. Hoặc chúng được gửi qua các ứng dụng chat riêng lẻ.
Điều này dẫn đến tình trạng thất lạc thông tin. Việc phối hợp giữa các nhóm vận hành trở nên chậm chạp. Đặc biệt là giữa các kho và bộ phận ở các địa phương khác nhau.
3. MM Technology đề xuất giải pháp
MM Technology triển khai Google Workspace. Giải pháp này giúp Spider Express giải quyết triệt để các vấn đề.
Google Drive – Nền tảng lưu trữ và chia sẻ tập trung. Thay vì gửi file qua email hay chat rời rạc, mọi tài liệu của Spider Express (hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, báo cáo) đều được di chuyển lên Google Drive. Điều này đảm bảo mỗi nhân viên chỉ có thể truy cập vào những tài liệu liên quan đến công việc của họ, loại bỏ nguy cơ thất lạc thông tin và tăng cường bảo mật.
Google Sheets – Tối ưu hóa việc theo dõi đơn hàng theo thời gian thực. Spider Express đã chuyển đổi các quy trình theo dõi thủ công sang Google Sheets. Các bảng tính được chia sẻ và cập nhật theo thời gian thực, cho phép các bộ phận vận hành, kho bãi và tài chính cùng theo dõi trạng thái đơn hàng, xử lý khiếu nại và quản lý tồn kho một cách đồng bộ. Điều này giúp loại bỏ sự chậm trễ và sai sót khi nhập liệu thủ công.
Google Chat & Gmail – Tăng cường giao tiếp nội bộ và đối ngoại. Mọi cuộc thảo luận và trao đổi công việc nội bộ được chuyển sang Google Chat, giúp các đội nhóm làm việc liền mạch và nhanh chóng. Khi có các yêu cầu khẩn cấp từ khách hàng hay đối tác, nhân viên có thể phối hợp ngay lập tức để xử lý. Việc tích hợp với Gmail cũng đảm bảo mọi thông tin liên lạc quan trọng được quản lý tập trung và chuyên nghiệp hơn.
Google Admin Console – Đảm bảo an ninh dữ liệu. Để giải quyết triệt để vấn đề bảo mật và quyền truy cập, MM Technology đã cấu hình Google Admin Console. Bộ phận IT của Spider Express giờ đây có thể dễ dàng quản lý tài khoản người dùng, thiết lập chính sách bảo mật, và kiểm soát quyền truy cập tài liệu. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu khách hàng và các thông tin nhạy cảm của công ty, ngay cả khi có sự thay đổi về nhân sự hay thiết bị.
4. Cách MM Technology triển khai giải pháp
MM Technology áp dụng quy trình triển khai từng bước. Chúng tôi bắt đầu bằng việc phân tích và đánh giá nhu cầu. Đội ngũ kỹ thuật MM Technology tìm hiểu sâu về quy trình hiện tại của Spider Express. Sau đó, chúng tôi lên kế hoạch chuyển đổi dữ liệu. MM Technology cũng hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn chi tiết, đảm bảo mọi nhân viên có thể sử dụng được ngay.
Cuối cùng là hỗ trợ kỹ thuật liên tục. MM Technology đồng hành cùng Spider Express trong suốt quá trình. Giúp khắc phục mọi sự cố phát sinh. Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.
5. Kết quả đạt được
Sau 3 tháng triển khai Google Workspace, Spider Express đã giảm đáng kể thời gian phối hợp.
Thời gian xử lý các đơn hàng phức tạp giảm 40%. Tài liệu được tổ chức rất khoa học. Không còn tình trạng nhân viên mất thời gian “mò file” trong email.
Bảo mật cũng được tăng cường. Với chính sách phân quyền rõ ràng, các tài liệu nhạy cảm được bảo vệ tốt hơn. Điều này đặc biệt quan trọng khi có sự thay đổi nhân sự.
6. Đánh giá từ phía khách hàng
“Chuyển sang Google Workspace không chỉ giúp chúng tôi làm việc trơn tru giữa các kho và bộ phận, mà còn đảm bảo dữ liệu của khách hàng và hãng đối tác luôn được quản lý cẩn trọng.” – Hồ Viết Công Minh – Nhân viên IT Spider Express.
7. Kết luận
Việc áp dụng Google Workspace đã giúp Spider Express giải quyết bài toán lớn về quản lý. Không chỉ tối ưu quy trình nội bộ, công ty còn nâng cao chất lượng dịch vụ. Môi trường làm việc số đã giúp Spider Express tạo lợi thế cạnh tranh. Đây là bước đi chiến lược, hướng tới mục tiêu phát triển bền vững. Giải pháp này giúp họ tự tin hơn trong việc theo đuổi mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu trong ngành logistics.
