QSB Steel, một trong những nhà sản xuất kết cấu thép hàng đầu tại Việt Nam, đã đối mặt với những thách thức đáng kể trong việc quản lý dự án và phối hợp công việc khi quy mô công ty ngày càng mở rộng.
Nhận thấy nhu cầu về một giải pháp toàn diện, hiện đại và bảo mật hơn, QSB Steel đã tìm đến MM Technology để được tư vấn và triển khai một hệ thống phù hợp.
1. Giới thiệu về QSB Steel
Được thành lập vào năm 2011, Công ty TNHH Thép QSB (QSB Steel) đã khẳng định vị thế là một trong những nhà sản xuất kết cấu thép uy tín và chất lượng hàng đầu. QSB Steel chuyên sâu trong các lĩnh vực thiết kế, sản xuất và lắp dựng các công trình kết cấu thép đa dạng, bao gồm: nhà xưởng, nhà kho, nhà trưng bày, nhà thi đấu, cầu thép và các công trình giao thông trọng điểm.
Với tầm nhìn vươn ra thị trường quốc tế, QSB Steel không chỉ hoạt động mạnh mẽ tại Việt Nam mà còn mở rộng phạm vi kinh doanh ra nhiều quốc gia khác, mang đến những giải pháp xây dựng bền vững và hiệu quả.
- Ngành hàng: Thiết kế, sản xuất và thi công kết cấu thép.
- Khu vực hoạt động: Việt Nam và thị trường Quốc tế.
2. Thách thức công ty đang gặp phải
Với đặc thù ngành công nghiệp thiết kế, sản xuất và lắp dựng, các dự án của QSB Steel luôn yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bên: văn phòng (thiết kế, quản lý), nhà máy (sản xuất) và công trường (lắp dựng, giám sát). Trước khi chuyển đổi, việc quản lý và trao đổi thông tin của QSB Steel gặp phải nhiều bất cập, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và tiến độ dự án:
Tài liệu dự án thường lưu trữ phân tán, khó kiểm soát phiên bản. Các bản vẽ thiết kế, tài liệu kỹ thuật và báo cáo thường được lưu trữ trên nhiều thiết bị cá nhân khác nhau, dẫn đến tình trạng mất kiểm soát phiên bản. Điều này gây khó khăn khi cần tìm kiếm, đối chiếu hoặc đảm bảo mọi người đều làm việc trên phiên bản tài liệu mới nhất.
Việc chia sẻ file lớn và họp nhóm từ xa không ổn định. Việc trao đổi các bản vẽ thiết kế nặng hoặc các tài liệu dự án phức tạp qua email truyền thống gặp nhiều trở ngại về dung lượng. Các cuộc họp nhóm từ xa cũng thường xuyên bị gián đoạn do đường truyền không ổn định, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định nhanh chóng.
Hạn chế trong việc cập nhật thông tin từ hiện trường. Đội ngũ kỹ sư và giám sát tại công trường gặp khó khăn trong việc truy cập tài liệu tức thời khi có thay đổi. Họ cũng không có một kênh báo cáo nhanh chóng, trực quan về cho văn phòng, khiến việc tổng hợp và theo dõi tiến độ bị chậm trễ.
3. MM Technology đề xuất giải pháp
Sau khi phân tích kỹ lưỡng các vấn đề trên, MM Technology đã đề xuất và triển khai giải pháp Google Workspace toàn diện cho QSB Steel. Đây là một bộ công cụ làm việc được thiết kế để tối ưu hóa sự cộng tác và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả:
Quản lý dự án tập trung: Hệ thống thư mục trên Google Drive được phân quyền chặt chẽ theo từng bộ phận và dự án. Điều này giúp mọi tài liệu luôn được đồng bộ, dễ dàng truy cập và kiểm soát phiên bản, đảm bảo tất cả thành viên đều làm việc trên một nguồn thông tin duy nhất.
Phối hợp từ xa liền mạch: Google Meet đã trở thành công cụ họp trực tuyến chính, giúp các cuộc họp giữa văn phòng, nhà máy và công trường diễn ra linh hoạt, ổn định. Kỹ sư tại hiện trường có thể cập nhật hình ảnh, video trực tiếp, giúp ban quản lý dễ dàng giám sát tiến độ một cách trực quan.
Tăng cường bảo mật và quản trị: Với Google Admin Console, đội ngũ IT của QSB Steel có thể dễ dàng kiểm soát người dùng, quản lý thiết bị và thiết lập các chính sách bảo mật dữ liệu hiệu quả, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin khi có thay đổi nhân sự hoặc sự cố kỹ thuật.
4. Cách MM Technology triển khai giải pháp
MM Technology đã thực hiện một quy trình triển khai chuyên nghiệp và có hệ thống để đảm bảo sự chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả:
Khảo sát & phân tích yêu cầu: Đội ngũ MM Technology đã làm việc với đại diện của QSB Steel để nắm bắt chính xác các quy trình làm việc hiện tại, xác định những điểm nghẽn và nhu cầu thực tế của từng phòng ban.
Đề xuất giải pháp phù hợp: Dựa trên các thông tin trao đổi, MM Technology đã đưa ra một lộ trình chuyển đổi chi tiết, bao gồm các gói dịch vụ và các tính năng của Google Workspace phù hợp nhất với quy mô và yêu cầu của QSB Steel.
Ký kết & chuẩn bị dữ liệu: Sau khi thống nhất giải pháp, hai bên đã tiến hành ký kết hợp đồng. MM Technology bắt đầu công đoạn chuẩn bị dữ liệu, tạo tài khoản người dùng và thiết lập cấu trúc tổ chức trên Google Workspace.
Cài đặt & triển khai: Tiến hành cài đặt, cấu hình hệ thống Google Workspace, bao gồm việc thiết lập các chính sách bảo mật, phân quyền truy cập và tích hợp với các hệ thống hiện có của QSB Steel.
Di chuyển dữ liệu an toàn: Một trong những bước quan trọng nhất là di chuyển toàn bộ dữ liệu email và file từ hệ thống cũ sang Google Workspace. MM Technology đã thực hiện quá trình này một cách an toàn và có kế hoạch, đảm bảo không có dữ liệu nào bị thất lạc.
Hỗ trợ sau triển khai: Sau khi hệ thống đi vào hoạt động, MM Technology tiếp tục cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, giải đáp thắc mắc và xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo hệ thống luôn vận hành trơn tru.
5. Kết quả đạt được
Sau khi triển khai thành công Google Workspace, QSB Steel đã ghi nhận những cải thiện vượt trội:
- Tăng tốc độ xử lý công việc. Thời gian xử lý và chia sẻ tài liệu đã giảm 42%, giúp đội ngũ thi công tại công trường nhận được bản vẽ cập nhật và phản hồi nhanh chóng hơn.
- Giám sát dự án hiệu quả hơn. Việc giám sát tiến độ trở nên trực quan và kịp thời hơn bao giờ hết. Các báo cáo và cập nhật từ xa giúp ban quản lý nắm bắt tình hình thực tế tại công trường, từ đó đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng.
- Hệ thống bảo mật vững chắc. Với Google Workspace, toàn bộ hệ thống email và dữ liệu file đã được chuẩn hóa và bảo mật. Điều này giúp giảm thiểu đáng kể rủi ro mất dữ liệu khi có sự thay đổi nhân sự hoặc thiết bị, đảm bảo thông tin luôn an toàn.
6. Đánh giá từ phía khách hàng
“Chúng tôi ấn tượng nhất là khả năng cộng tác mượt mà của Google Workspace, giải pháp giúp chúng tôi quản lý dự án hiệu quả hơn, phối hợp nhanh giữa các bộ phận và cập nhật công việc kịp thời, đặc biệt với các công trình yêu cầu tiến độ gấp.” – Lê Duy Xuân – Giám Đốc công ty chia sẻ.
7. Kết luận
Case study của QSB Steel là một minh chứng rõ ràng cho thấy sức mạnh của việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý doanh nghiệp.
Bằng cách hợp tác cùng MM Technology và triển khai Google Workspace, QSB Steel không chỉ giải quyết được các thách thức nội tại mà còn xây dựng được một nền tảng làm việc bền vững, linh hoạt và bảo mật. Điều này đã giúp QSB Steel nâng cao hiệu quả hoạt động. Đồng thời giúp QSB Steel củng cố vị thế dẫn đầu trong ngành công nghiệp kết cấu thép, sẵn sàng cho những bước phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai.
