Paradise Vietnam đứng trước bài toán đồng bộ giao tiếp nội bộ khi quy mô nhân sự và hoạt động vận hành ngày càng mở rộng. Việc thiếu một nền tảng làm việc thống nhất khiến thông tin bị phân tán, phản hồi chậm và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ dự án cũng như trải nghiệm dịch vụ cao cấp mà doanh nghiệp theo đuổi.
Zoho Workplace đã giúp Paradise Vietnam xây dựng một không gian làm việc số tập trung, nơi email, trò chuyện, lịch làm việc và dữ liệu nội bộ được kết nối liền mạch. Nhờ đó, các phòng ban và đội ngũ vận hành trên bờ – trên biển có thể phối hợp nhanh chóng, chính xác và minh bạch hơn.
1. Về Paradise Vietnam
Paradise Vietnam (TUAN CHAU 5 STAR YACHT JOINT STOCK COMPANY) là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực du lịch nghỉ dưỡng cao cấp tại Hạ Long và Lan Hạ, nổi bật với hệ thống du thuyền sang trọng, khu nghỉ dưỡng đẳng cấp và dịch vụ khách hàng đạt tiêu chuẩn quốc tế.
Với hơn 300 nhân viên làm việc nhiều nơi – từ văn phòng điều hành, bộ phận marketing, kinh doanh, kỹ thuật đến đội ngũ phục vụ trên du thuyền – việc duy trì kết nối thông suốt giữa các bộ phận là yếu tố sống còn để đảm bảo chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của du khách.
- Lĩnh vực hoạt động: Vận tải hành khách đường thủy nội địa
- Quy mô doanh nghiệp: Trên 300 nhân viên
- Loại hình doanh nghiệp: B2B & B2C
2. Thách thức công ty đang gặp phải
Khi quy mô mở rộng và các dịch vụ vận hành ở nhiều địa điểm khác nhau (trên bờ – trên biển – tại văn phòng). Mỗi bộ phận sử dụng một bộ công cụ riêng để trao đổi, dẫn đến thông tin bị phân tán, thiếu đồng bộ. Việc giao tiếp giữa các phòng ban trở nên phức tạp.
Trước đây, các dự án truyền thông, chương trình khuyến mãi và lịch vận hành du thuyền thường xuyên gặp trễ hạn do việc cập nhật thông tin chậm trễ hoặc sai lệch. Ban quản lý nhận thấy sự phân mảnh trong giao tiếp đang làm giảm hiệu suất làm việc và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
“Đặc thù của ngành du thuyền là tính ‘thời điểm’. Khi khách hàng có yêu cầu hoặc thời tiết thay đổi, thông tin phải được truyền tải ngay lập tức từ đất liền ra biển. Tuy nhiên, việc mỗi bộ phận dùng một ứng dụng chat khác nhau khiến dữ liệu bị phân mảnh nghiêm trọng.” – Ngọc Sam, IT của Paradise Vietnam chia sẻ.
3. MM Technology đánh giá nhu cầu
Trước khi đề xuất giải pháp, MM Technology đã làm việc trực tiếp với các bộ phận liên quan của Paradise Vietnam để đánh giá toàn diện hiện trạng giao tiếp và vận hành nội bộ. Đội ngũ MM Technology tập trung phân tích:
- Cách các phòng ban đang trao đổi thông tin hằng ngày
- Các điểm nghẽn trong quá trình phối hợp dự án
- Yêu cầu về bảo mật dữ liệu và tính ổn định trong môi trường vận hành đặc thù
Dựa trên nhu cầu thực tế và định hướng phát triển dài hạn của Paradise Vietnam, MM Technology tư vấn lựa chọn Zoho Mail (giải pháp thuộc Zoho Workplace) như một nền tảng làm việc toàn diện, đáp ứng đồng thời các yếu tố: dễ sử dụng, triển khai nhanh, chi phí hợp lý và khả năng mở rộng linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp.
4. MM Technology đề xuất giải pháp
Paradise Vietnam đã chọn Zoho Workplace. Trong đó, Zoho Mail là dịch vụ cốt lõi.
Zoho Mail trở thành nền tảng email chính thức, giúp trao đổi công việc chuyên nghiệp, lưu trữ tập trung và kiểm soát quyền truy cập dễ dàng.
Zoho Cliq hỗ trợ trò chuyện theo phòng ban, du thuyền hoặc dự án cập nhật lịch trình, phối hợp và phản hồi nhanh chóng.
Zoho Calendar giúp lên lịch họp, nhắc việc và đồng bộ kế hoạch vận hành giữa các bộ phận, không bỏ sót thông tin.
Hệ thống bảo mật dữ liệu đa lớp của Zoho giúp bảo vệ tuyệt đối các thông tin nội bộ và dữ liệu khách hàng, đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế về an toàn thông tin – yếu tố đặc biệt quan trọng với một doanh nghiệp dịch vụ cao cấp như Paradise Vietnam.
5. MM Technology triển khai giải pháp
MM Technology triển khai Zoho Mail theo từng giai đoạn nhằm đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra mượt mà và không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Cụ thể, đội ngũ MM Technology:
- Thiết lập hệ thống Zoho Mail làm nền tảng email doanh nghiệp chính thức
- Phân quyền người dùng theo phòng ban, vai trò và dự án
- Hỗ trợ đội ngũ IT sử dụng hiệu quả Zoho Mail Admin Console để quản lý người dùng vào bảo mật dữ liệu doanh nghiệp.
Song song đó, MM Technology cũng đồng hành trong giai đoạn đầu vận hành, hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh và tối ưu cách sử dụng để Zoho Mail thực sự trở thành công cụ làm việc hằng ngày của Paradise Vietnam.
6. Kết quả đạt được
Từ khi triển khai Zoho Mail, đội ngũ của Paradise Vietnam hoạt động mạch lạc hơn. Các đầu mối dự án dễ dàng phối hợp và cập nhật công việc mà không bị “rối” bởi nhiều kênh liên lạc như trước. Các trưởng nhóm cũng hài lòng hơn khi có thể kiểm soát và phân luồng giao tiếp hiệu quả, đảm bảo thông tin không bị thất lạc hoặc bỏ sót trong quá trình làm việc.
“Trước đây mỗi phòng ban dùng một kiểu công cụ, chúng tôi liên tục phải hỏi lại hoặc tìm kiếm thông tin thất lạc. Từ khi dùng Zoho Mail, mọi người vào cùng một ‘luồng’, dễ kiểm soát và tập trung hơn hẳn.” – Ngọc Sam chia sẻ thêm.
7. Kết luận
Chuyển đổi sang Zoho Workplace đã giúp Paradise Vietnam xóa bỏ điểm nghẽn thông tin giữa văn phòng và du thuyền. Với quy trình triển khai bài bản từ MM Technology, luồng giao tiếp vận hành nay được đồng bộ hóa hoàn toàn, đảm bảo tính bảo mật và tốc độ phản hồi nhanh chóng – yếu tố then chốt để duy trì chất lượng dịch vụ 5 sao.
