Sau hơn 8 năm phát triển, NewGen Invest ngày càng lớn mạnh và phát triển đội ngũ. Thế nên nhu cầu tìm kiếm giải pháp có thể quản lý lượng nhân viên đông đảo và cộng tác từ xa an toàn, hiệu quả được đặt lên hàng đầu.
1. Giới thiệu đôi nét về NEWGEN INVEST
NewGen Invest là Đại lý phân phối các dự án bất động sản cao cấp của Vinhomes – Vingroup – tập đoàn số 1 về lĩnh vực đầu tư và phân phối bất động sản tại Việt Nam. Trải qua hơn 8 năm phát triển, Newgen trở thành cầu nối uy tín giữa chủ đầu tư và khách hàng. Công ty đã khẳng định thương hiệu khi trở thành đại lý F1 của các Chủ đầu tư và luôn là một trong những đại lý phân phối dự án xuất sắc nhất.
Ngành hàng: Bất động sản
Khu vực hoạt động: Vietnam
2. Thách thức công ty đang gặp phải
Trong quá trình mở rộng quy mô, đội ngũ kinh doanh NewGen phải xử lý lượng lớn thông tin khách hàng, bảng giá dự án, và cập nhật liên tục các chính sách bán hàng từ chủ đầu tư. Cụ thể:
Khối lượng dữ liệu khổng lồ: Thông tin khách hàng, bảng giá dự án, chính sách bán hàng thay đổi liên tục khiến việc quản lý trở nên phức tạp.
Công cụ rời rạc: Nhân viên sử dụng email cá nhân, file Excel riêng lẻ, và nhiều nền tảng khác nhau → dễ gây nhầm lẫn, trễ hạn phản hồi và mất thời gian tổng hợp.
Thiếu đồng bộ: Thông tin giữa các phòng ban (kinh doanh – pháp lý – hậu mãi) thường bị sai lệch, làm giảm hiệu quả phục vụ khách hàng.
Hạn chế trong tư vấn online: Chưa có hệ thống họp và cộng tác từ xa hiệu quả, đặc biệt trong giai đoạn thị trường chuyển dịch mạnh sang bán hàng trực tuyến.
3. MM Technology đề xuất giải pháp
MM Technology đã tư vấn và triển khai Google Workspace kết hợp Gemini AI – một giải pháp toàn diện giúp đội ngũ kinh doanh tại NewGen làm việc linh hoạt, đồng bộ và hiệu quả hơn.
Gmail kết hợp Gemini AI giúp cá nhân hóa email tư vấn theo từng phân khúc khách hàng, nhanh chóng phản hồi các yêu cầu về thông tin dự án, bảng giá, chính sách ưu đãi.
Xử lý báo giá nhanh và thông minh hơn. Cập nhật báo giá, kiểm tra tránh sai sót trên Google Sheets dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi. Gửi cho khách hàng bất cứ khi nào.
Lưu trữ & cộng tác tập trung trên Drive mọi tài liệu bán hàng, thông tin dự án và hợp đồng theo từng nhóm dự án; đảm bảo mọi thành viên truy cập đúng phiên bản mới nhất.
4. Cách MM Technology triển khai giải pháp
Quy trình triển khai được MM Technology thực hiện theo các bước bài bản:
Khảo sát & phân tích yêu cầu: Tiếp nhận thông tin từ ban lãnh đạo NewGen, phân tích nền tảng đang dùng, xác định khó khăn, nhu cầu và ngân sách.
Đề xuất giải pháp phù hợp: Sau khi trao đổi, MM Technology đề xuất gói Google Workspace Business Standard tích hợp Gemini AI, kèm lộ trình triển khai chi tiết.
Ký kết & chuẩn bị dữ liệu: Hai bên thống nhất phương án. Đội ngũ kỹ thuật MM Technology lên kế hoạch di chuyển dữ liệu khách hàng, hợp đồng và tài liệu dự án từ hệ thống cũ sang Workspace.
Cài đặt & triển khai: Thực hiện đăng ký, cấu hình tên miền, tạo tài khoản cho toàn bộ nhân viên; thiết lập chính sách bảo mật email và Drive.
Di chuyển dữ liệu an toàn: Toàn bộ dữ liệu được chuyển sang hệ thống mới nhanh chóng, đảm bảo không gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Đào tạo & hướng dẫn: Tổ chức buổi training cho đội ngũ kinh doanh và hành chính nhân sự về cách sử dụng Gmail, Meet, Drive, Sheets và Gemini AI trong công việc hằng ngày.
Hỗ trợ sau triển khai: MM Technology theo sát trong 4 tuần đầu, giải đáp thắc mắc và tinh chỉnh quy trình để phù hợp với nhu cầu thực tế.
5. Kết quả đạt được
Sau khi triển khai, NewGen Invest đã ghi nhận nhiều cải thiện rõ rệt:
- Tốc độ phản hồi khách hàng tăng, nhờ hệ thống email chuyên nghiệp và AI hỗ trợ
- Độ chính xác báo giá, giảm sai sót thủ công.
- Cộng tác liên phòng ban hiệu quả, đảm bảo mọi bộ phận (kinh doanh – pháp lý – hậu mãi) nắm cùng một nguồn thông tin.
- Tiết kiệm thời gian làm việc nhóm, các dự án và tài liệu được chia sẻ tức thời, thay vì gửi file qua lại nhiều lần.
- Đội ngũ tự tin hơn khi tiếp cận khách VIP, nhờ hệ thống quản lý chuyên nghiệp và công cụ hỗ trợ mạnh mẽ từ Gemini AI.
6. Đánh giá từ phía khách hàng
“Google Workspace giúp chúng tôi vận hành trơn tru hơn rất nhiều. Việc chia sẻ tài liệu qua Drive và tổ chức họp online trên Meet đã giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông tin luôn được cập nhật chính xác. Đây là một công cụ rất hiệu quả cho doanh nghiệp đang phát triển nhanh như NewGen.” – Cao Văn Dũng – Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự đánh giá.
7. Kết luận
Việc triển khai Google Workspace và Gemini AI không chỉ giúp NewGen Invest giải quyết bài toán quản lý đội ngũ lớn và lượng dữ liệu khổng lồ, mà còn nâng tầm tính chuyên nghiệp trong tư vấn khách hàng. Đây là bước đi quan trọng để NewGen tiếp tục khẳng định vị thế trong thị trường bất động sản cao cấp, đồng thời sẵn sàng cho các giai đoạn tăng trưởng mới.
