Nhờ tính linh hoạt của Google Workspace cùng sự hỗ trợ của Mat Ma Technology, công ty Helices hiện đã sử dụng thành thạo các công cụ giao tiếp, làm việc và quản lý trong bộ ứng dụng. Trước đó, vấn đề của Helices là sở hữu đội ngũ nhân sự lớn nhưng luôn biến động, gây không ít trở ngại cho khâu quản lý và kiểm soát. Cùng tìm hiểu case study của công ty Helices.
1. Đôi nét về công ty Helices
Công ty cổ phần Helices chuyên tư vấn quản lý doanh nghiệp, ngoại trừ lĩnh vực pháp lý, kế toán, kiểm toán và thuế. Với nhiều năm kinh nghiệm, công ty đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn đưa ra những quyết định đúng đắn về kỹ thuật và tài chính.
- Lĩnh vực hoạt động: Tư vấn quản lý
- Thị trường: Việt Nam
- Website: helices.vn
2. Thách thức của công ty Helices
Công ty Helices sở hữu đội ngũ nhân sự hùng mạnh nhưng biến động liên tục. Tưởng chừng đơn giản nhưng sự tăng giảm nhân sự liên tục đã kéo theo những hệ lụy nhất định.
Thách thức trong khâu quản lý người dùng:
- Thứ nhất, tỷ lệ nhân viên gia nhập và rời khỏi công ty lên tới 25 – 30% mỗi năm. Điều này khiến việc bàn giao dữ liệu giữa nhân sự mới và cũ trở nên khó khăn
- Thứ hai, không có cách nào để vô hiệu hóa nhanh tài khoản khi nhân viên nghỉ việc. Điều này dễ dẫn đến thất thoát, rò rỉ những dữ liệu quan trọng.
- Thứ ba, dù liên tục rà soát các thiết lập liên quan đến vai trò nhưng vẫn có sai sót. Điều này khiến việc kiểm soát quyền truy cập trở nên rối rắm.
Thách thức trong khâu quản lý dữ liệu:
- Thứ nhất, giải pháp email hiện tại không có tính năng kiểm duyệt email. Song, cấp quản lý rất cần kiểm duyệt email gửi đến và đi của nhân viên mới.
- Thứ hai, lượng email và tài liệu trao đổi lớn, lên đến hàng chục GB mỗi ngày. Điều này gây khó khăn trong việc kiểm soát và quản lý quyền truy cập.
Hơn hết, Helices muốn sớm đưa các công nghệ mới như Trí tuệ Nhân tạo (AI) vào hoạt động. Tuy vậy, họ gặp khó khăn trong việc xác định lộ trình và hướng đầu tư hiệu quả.
3. Đề xuất giải pháp tháo gỡ thách thức
Google Workspace là giải pháp mà Mat Ma Technology đề xuất công ty Helices triển khai. Giải pháp cùng lúc giải quyết hai bài toán liên quan đến quản lý người dùng và dữ liệu. Đồng thời, nó còn đáp ứng kỳ vọng sớm ứng dụng các tính năng liên quan đến AI. Hơn hết, các ứng dụng được bao gồm còn hỗ trợ đắc lực mọi hoạt động trong công ty.
Cụ thể, Google Workspace được tính phí linh hoạt dựa trên số người dùng. Tức là, công ty chỉ cần mua thêm tài khoản khi có thể nhân sự mới. Điều này đảm bảo chỉ thật sự trả phí cho những người dùng thực sự sử dụng. Với nhân sự nghỉ việc, quản trị viên có thể tạm ngừng, đổi tên và chuyển tài khoản cho nhân sự thay thế.
Kế đến, quản trị viên còn có thể quản lý quyền truy cập chi tiết trong trang Admin Console. Bao gồm phân quyền, kiểm duyệt email cũng như cấp phép sử dụng ứng dụng. Nhờ vậy, công ty Helices có thể kiểm soát chặt chẽ các hoạt động trên hệ thống.
Ngoài ra, Google Workspace còn được tích hợp AI Gemini mới và hiện đại nhất từ Google. AI này hỗ trợ tìm kiếm thông tin, soạn thảo email, đề xuất công thức, gợi ý nội dung, v.v. Đây sẽ là tiền đề lý tưởng để Helices ứng dụng AI vào hoạt động hàng ngày.
4. Cách Mat Ma Technology triển khai giải pháp
Khi tiếp nhận yêu cầu tư vấn giải pháp từ Helices thông qua hotline, tư vấn viên từ Mat Ma Technology đã xác định nhanh các thông tin cơ bản. Bao gồm quy mô công ty, nhu cầu, tình hình thực thế và dự trù ngân sách.
Từ hai bài toán liên quan đến quản lý người dùng và dữ liệu, Google Workspace và Microsoft 365 đã được đặt lên bàn cân. Tuy nhiên, xét đến nhu cầu muốn đưa AI vào bộ máy, chuyên gia từ Mat Ma Technology đánh giá rằng Google Workspace với tiện ích bổ sung Gemini đúng với nhu cầu của khách hàng hơn.
Qua quá trình đánh giá, chúng tôi đề xuất công ty Helices triển khai giải pháp Google Workspace. Đi kèm với đó, chúng tôi cũng làm rõ tính năng, khả năng mở rộng, lộ trình triển khai và ước tính chi phí.
Sau khi xem xét, công ty Helices đã nhanh chóng chốt phương án và ký kết hợp đồng. Kế đó, kỹ thuật của chúng tôi tiến hành triển khai, thiết lập ban đầu, tích hợp dữ liệu và bàn giao hệ thống cho đội CNTT của Helices.
Trong thời gian đầu vận hành trên hệ thống mới, Helices thỉnh thoảng gặp một số vấn đề liên quan đến việc sử dụng công cụ Admin nhưng không đáng kể. Tất cả đều được phía kỹ thuật của chúng tôi giải đáp, tháo gỡ kịp thời.
5. Kết quả đạt được
Tính đến thời điểm hiện tại, công ty Helices đã liên tục tăng số lượng tài khoản người dùng Google Workspace. Khả năng phân quyền và kiểm soát người dùng là những tính năng mà họ khai thác gần như triệt để.
Cùng với đó, phía công ty gần như cũng chưa gặp phải sự cố nào về dữ liệu. Không có thông tin chưa được kiểm duyệt được đưa ra bên ngoài. Đồng thời, cũng không có ai chưa được cấp quyền có thể truy cập vào dữ liệu.
Liên quan đến Gemini, công cụ này đang hỗ trợ đắc lực cho phòng marketing. Từ tìm kiếm từ khóa, gợi ý nội dung cho đến viết nội dung, mọi nhiệm vụ đều được AI trợ giúp.
6. Nhận xét từ đại diện công ty Helices
“Bộ máy nhân sự của chúng tôi thay đổi thường xuyên. Chủ yếu tùy thuộc vào nhu cầu thị trường và tình hình kinh doanh. Nhờ có giải pháp Google Workspace do Mat Ma Technology tư vấn mà giờ đây, việc quản lý người dùng lẫn dữ liệu trước và sau nhân viên nghỉ việc không còn là gánh nặng của chúng tôi” – Trịnh Ngọc Khiêm – Tổng giám đốc công ty cổ phần Helices chia sẻ.
Kết
Trên đây là case study sử dụng Google Workspace của công ty Helices. Với các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề cần thích ứng với sự thay đổi của thị trường như Helices, Google Workspace thật sự là một giải pháp có thể tháo gỡ nhiều thách thức.
Là đối tác cao cấp của Google Workspace tại thị trường Việt Nam, Mat Ma Technology tự tin có đủ kinh nghiệm và năng lực để lựa chọn giải pháp đúng nhất với tính chất của mỗi doanh nghiệp.
Hãy tham khảo case study của công ty Helices và một số công ty khác để hiểu rõ hơn về cách chúng tôi tìm giải pháp cho doanh nghiệp của bạn! Hoặc liên hệ chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất.
