Chuyên gia tư vấn của MM Technology đã hỗ trợ Happy Furniture lựa chọn và triển khai phiên bản Google Workspace phù hợp, giúp chuyển đổi thành công từ hệ thống email hosting cũ sang nền tảng email cloud với khả năng bảo mật vượt trội.
1. Giới thiệu đôi nét về Happy Furniture
Thành lập năm 2005, Happy Furniture là doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam chuyên sản xuất nội thất trong nhà và ngoài trời, đồng thời kinh doanh gỗ nhập khẩu. Công ty hướng tới việc tạo ra các sản phẩm hiện đại, chất lượng với giá cả cạnh tranh.
Với mục tiêu trở thành thương hiệu được ngưỡng mộ trong ngành, Happy Furniture không ngừng đầu tư vào công nghệ và trải nghiệm khách hàng.
Ngành hàng: Sản xuất đồ nội thất
Lĩnh vực hoạt động: Vietnam
2. Thách thức công ty đang gặp phải
Trước khi liên hệ với MM Technology, Happy Furniture sử dụng email hosting từ nhà cung cấp khác, không còn đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của đội ngũ. Khi quy mô công ty tăng và nhu cầu giao tiếp, chia sẻ dữ liệu ngày càng cao, hệ thống cũ bắt đầu bộc lộ nhiều vấn đề nghiêm trọng:
Bảo mật hạn chế: Không có cơ chế xác thực mạnh mẽ, tiềm ẩn rủi ro rò rỉ dữ liệu khi email bị tấn công hoặc tài khoản bị xâm nhập.
Bộ nhớ email giới hạn: Nhân viên thường xuyên bị báo đầy hộp thư, buộc phải xóa dữ liệu cũ hoặc lưu trữ tạm thời ở nơi khác, gây phân tán thông tin.
Quản lý người dùng thủ công: Khó khăn khi thêm, xóa hoặc phân quyền cho nhân sự mới, đặc biệt khi có thay đổi nhân sự đột xuất.
Không đồng bộ dữ liệu: Email, tài liệu và lịch làm việc không kết nối, dẫn đến mất thời gian trao đổi và dễ xảy ra sai sót.
Những vấn đề này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc, làm giảm sự hài lòng của khách hàng và tạo ra nguy cơ mất mát dữ liệu quan trọng.
3. Đề xuất giải pháp
Sau khi phân tích nhu cầu, MM Technology tư vấn triển khai Google Workspace Business Starter. Các lợi ích cụ thể mà Google Workspace mang lại cho Happy Furniture:
Gmail tên miền riêng với bảo mật nâng cao:
- Tích hợp lọc spam và phát hiện email lừa đảo.
- Xác thực 2 bước (2FA) giúp giảm thiểu nguy cơ truy cập trái phép.
- Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp khi giao tiếp với khách hàng và đối tác.
Google Drive với dung lượng linh hoạt và phân quyền chặt chẽ:
- Lưu trữ an toàn trên nền tảng cloud của Google, giảm rủi ro mất dữ liệu.
- Phân quyền truy cập rõ ràng cho từng bộ phận, đảm bảo chỉ người được phép mới xem/chỉnh sửa dữ liệu.
- Dễ dàng chia sẻ tài liệu qua link bảo mật, hạn chế tải xuống hoặc sao chép ngoài ý muốn.
Cộng tác thời gian thực trên Google Docs, Sheets, Slides:
- Nhiều người có thể cùng chỉnh sửa một tài liệu mà không lo mất phiên bản cũ.
- Tích hợp bình luận, gợi ý, và lịch sử chỉnh sửa giúp kiểm soát thay đổi dễ dàng.
Quản trị tập trung qua Admin Console:
- Tạo, xóa, khóa tài khoản nhanh chóng khi nhân sự thay đổi.
- Quản lý thiết bị đăng nhập, theo dõi hoạt động và áp chính sách bảo mật từ xa.
Ngoài ra việc triển khai cũng khá nhanh chóng, không gián đoạn công việc.MM Technology xử lý toàn bộ quá trình di chuyển dữ liệu email và tài liệu từ hệ thống cũ sang Google Workspace.
4. Cách MM Technology triển khai giải pháp
Ngay khi tiếp nhận yêu cầu từ đại diện Happy Furniture, bộ phận tư vấn của chúng tôi đã làm việc trực tiếp với đội ngũ quản lý để nắm rõ hiện trạng, nhu cầu và ngân sách đầu tư.
Chúng tôi nhanh chóng khảo sát nền tảng công nghệ đang sử dụng, xác định các điểm hạn chế trong lưu trữ, trao đổi và bảo mật dữ liệu. Từ kết quả phân tích, giải pháp Google Workspace Business Starter được đề xuất, kèm lộ trình triển khai rõ ràng nhằm tối ưu chi phí nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ nhu cầu cộng tác và bảo mật.
Sau khi phương án được phía khách hàng thống nhất, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng.
Đội kỹ thuật thiết lập và cấu hình Gmail theo tên miền, thiết lập Google Drive và Google Meet, phân quyền truy cập, đồng thời di chuyển toàn bộ dữ liệu từ hệ thống cũ sang Google Workspace mà không gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Hoàn tất triển khai, chúng tôi tiếp tục đồng hành bằng việc giải đáp các vướng mắc và hỗ trợ kỹ thuật trong giai đoạn đầu để đảm bảo đội ngũ của Happy Furniture nhanh chóng làm chủ công cụ mới.
5. Kết quả đạt được
Sau khi áp dụng Google Workspace, Happy Furniture đạt được những thay đổi rõ rệt:
Hệ thống email ổn định và bảo mật hơn: Gmail theo tên miền riêng giúp tạo hình ảnh chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng và đối tác. Các chính sách bảo mật mới giúp ngăn chặn rủi ro rò rỉ thông tin.
Làm việc linh hoạt, không giới hạn dung lượng: Nhân viên dễ dàng truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi qua Google Drive, đồng thời không còn tình trạng đầy hộp thư hay phải xóa email quan trọng.
Quản lý tập trung và hiệu quả: Ban IT có thể thêm, xóa hoặc quản lý quyền của người dùng chỉ với vài thao tác trên Admin Console, giảm thời gian xử lý sự cố và quản lý thiết bị.
Tăng hiệu quả cộng tác: Các nhóm phòng ban có thể chỉnh sửa tài liệu cùng lúc, tổ chức họp trực tuyến qua Google Meet, chia sẻ lịch làm việc qua Google Calendar, giúp luồng công việc nhanh hơn và hạn chế sai sót.
Kết quả, Happy Furniture không chỉ giải quyết được vấn đề tồn tại trước đây mà còn mở ra một môi trường làm việc hiện đại, an toàn và sẵn sàng mở rộng cho tương lai.
6. Đánh giá từ phía khách hàng
“MM Technology đồng hành rất sát sao và hỗ trợ cực kỳ nhanh chóng. Việc chuyển đổi sang Google Workspace giúp chúng tôi an tâm hơn khi trao đổi thông tin nội bộ và với khách hàng.” – Ông Lê Quang Đông, nhân viên IT.
Kết luận
Câu chuyện của Happy Furniture là minh chứng rõ ràng rằng chuyển đổi sang Google Workspace không chỉ là nâng cấp công cụ, mà còn là nâng cao năng lực vận hành và bảo mật cho doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang gặp phải tình trạng bảo mật kém, khó quản lý người dùng, dữ liệu phân tán và dung lượng hạn chế. Thì đây là thời điểm thích hợp để chuyển sang nền tảng email và cộng tác đám mây hiện đại.
MM Technology sẵn sàng tư vấn, triển khai và đồng hành để bạn có một quy trình làm việc thông minh, an toàn và hiệu quả hơn.
