Là tổng thầu cơ điện có mặt trong nhiều dự án lớn, HadoMEE luôn ưu tiên áp dụng công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả. Trong quá trình số hóa hoạt động, công ty đã lựa chọn Google Workspace làm nền tảng cộng tác và quản trị dữ liệu nội bộ, với sự tư vấn và triển khai từ MM Technology.
1. Giới thiệu Về HadoMEE
Công ty cổ phần cơ điện xây dựng – Thiết bị công nghiệp Hà Đô (HadoMEE) là tổng thầu cơ điện hàng đầu tại Việt Nam, chuyên thi công cơ điện xây dựng và tự động hóa thiết bị công nghiệp.
Với đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm cùng hệ thống thiết bị hiện đại, HadoMEE luôn tiên phong trong việc áp dụng công nghệ để nâng cao chất lượng và hiệu quả thi công.
Ngành nghề: Thi công cơ điện
Khu vực hoạt động: Việt Nam
2. Thách thức trong cộng tác và điều phối công việc
Mặc dù đã ứng dụng công nghệ trong quản lý, HadoMEE vẫn gặp phải một số vấn đề nghiêm trọng trong cộng tác và điều phối công việc, đặc biệt khi quy mô dự án ngày càng lớn:
- Phân tán công cụ làm việc
Các bộ phận kỹ thuật, giám sát và quản lý thi công sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau để trao đổi thông tin. Việc này dẫn đến tình trạng phân mảnh dữ liệu, khó tìm kiếm, và mất thời gian đồng bộ giữa các nhóm.
- Chậm trễ cập nhật tiến độ từ công trường
Thông tin từ công trường về văn phòng thường chậm trễ, khiến lãnh đạo và quản lý dự án khó đưa ra quyết định nhanh. Việc báo cáo thủ công qua email hoặc gửi file đính kèm dễ dẫn đến sai sót và thiếu nhất quán.
- Khó khăn trong phối hợp đa phòng ban
Các dự án cơ điện đòi hỏi sự phối hợp giữa kỹ sư thiết kế, kỹ sư thi công, bộ phận vật tư, và quản lý công trường. Khi thiếu một nền tảng cộng tác chung, việc trao đổi và phê duyệt tài liệu trở nên rườm rà, ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
- Bảo mật dữ liệu chưa tối ưu
Tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thiết kế và thông tin hợp đồng là tài sản quan trọng của công ty. Khi chia sẻ qua các kênh không đồng bộ, nguy cơ thất thoát hoặc truy cập trái phép tăng cao.
Những hạn chế này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành mà còn tác động trực tiếp đến tiến độ, chất lượng và uy tín của HadoMEE trong mắt khách hàng và đối tác.
3. Đề xuất giải pháp
Để giải quyết triệt để các vấn đề trên, MM Technology đã tư vấn và triển khai Google Workspace – giải pháp cộng tác trực tuyến và quản trị dữ liệu toàn diện, được thiết kế đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án.
Các thành phần giải pháp chính:
- Google Drive: Lưu trữ tài liệu tập trung, phân quyền chi tiết, dễ dàng tìm kiếm và truy cập từ mọi thiết bị.
- Google Meet: Họp trực tuyến giữa văn phòng và công trường với chất lượng âm thanh, hình ảnh ổn định.
- Google Docs & Google Sheets: Cộng tác chỉnh sửa và cập nhật dữ liệu kỹ thuật, báo cáo dự án theo thời gian thực.
- Google Admin Console: Quản trị người dùng, thiết bị, và thiết lập các chính sách bảo mật để bảo vệ dữ liệu quan trọng.
4. MM Technology triển khai giải pháp
MM Technology áp dụng một quy trình triển khai bài bản, giúp HadoMEE chuyển đổi sang Google Workspace nhanh chóng và vận hành ổn định ngay từ ngày đầu:
Khảo sát nhu cầu & hiện trạng – Làm việc sát sao với đại diện của HadoMEE để nắm rõ quy trình làm việc, xác định những điểm còn hạn chế trong cộng tác và quản lý dữ liệu.
Lựa chọn giải pháp phù hợp – Lựa chọn giải pháp Google Workspace với các phần mềm tối ưu cho đặc thù ngành thi công cơ điện.
Cấu hình hệ thống & bảo mật – Thiết lập Gmail theo tên miền, tổ chức Google Drive khoa học, phân quyền truy cập rõ ràng và áp dụng chính sách bảo mật toàn diện.
Di chuyển dữ liệu – Chuyển toàn bộ dữ liệu từ nền tảng cũ sang Google Workspace an toàn, không làm gián đoạn công việc.
Đào tạo & hỗ trợ – Hướng dẫn nhân viên sử dụng hiệu quả các công cụ mới, cung cấp tài liệu và hỗ trợ kỹ thuật trong giai đoạn đầu vận hành.
5. Kết quả đạt được
Việc triển khai Google Workspace giúp HadoMEE rút ngắn thời gian trao đổi kỹ thuật, cập nhật tiến độ chính xác hơn và nâng cao tính linh hoạt trong điều hành dự án. Cụ thể:
Trao đổi thông tin nhanh hơn 40%: Các nhóm tại văn phòng và công trường có thể làm việc trực tiếp trên cùng tài liệu, giảm thời gian chờ phản hồi.
Cập nhật tiến độ theo thời gian thực: Ban quản lý có thể nắm rõ tình trạng dự án ngay lập tức để đưa ra quyết định kịp thời.
Giảm sai sót và trùng lặp dữ liệu: Tài liệu được lưu trữ tập trung, có lịch sử chỉnh sửa rõ ràng.
Tăng tính linh hoạt và bảo mật: Người dùng chỉ được cấp quyền truy cập phù hợp với vai trò, giảm nguy cơ rò rỉ thông tin.
Tiết kiệm thời gian điều phối: Các phòng ban phối hợp trơn tru hơn, giảm số lần họp không cần thiết và đẩy nhanh tiến độ dự án.
6. Đánh giá từ khách hàng
“Google Workspace giúp chúng tôi đơn giản hóa quy trình quản lý nhân sự và hành chính, đặc biệt là trong việc lưu trữ, chia sẻ và ký duyệt tài liệu giữa các phòng ban. Việc phối hợp công việc giờ đây diễn ra nhanh chóng, minh bạch và an toàn hơn rất nhiều. Cảm ơn MM Technology đã tư vấn và triển khai giải pháp hiệu quả, phù hợp.” – Cao Văn Dũng – Trưởng phòng Hành chính Nhân sự HadoMEE chia sẻ.
7. Kết luận
Trường hợp của HadoMEE là minh chứng rõ ràng cho việc áp dụng Google Workspace giúp doanh nghiệp trong ngành thi công cơ điện tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả cộng tác và bảo mật dữ liệu.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp số hóa quy trình làm việc, MM Technology sẵn sàng tư vấn và triển khai Google Workspace phù hợp với nhu cầu và đặc thù hoạt động của bạn.
