42 International đã lựa chọn Google Workspace với sự tư vấn và triển khai từ MM Technology nhằm tối ưu hóa hiệu quả làm việc liên quốc gia, giúp đội ngũ kết nối liền mạch giữa Hàn Quốc và Việt Nam.
1. Đôi nét về 42 International
42 (For Two) International là công ty tư vấn kinh doanh được thành lập với sứ mệnh trở thành cầu nối thương mại giữa Hàn Quốc và Việt Nam, đặc biệt tập trung hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Hàn Quốc tiếp cận và hợp tác với đối tác tiềm năng tại Việt Nam.
Trong hơn 10 năm hoạt động, doanh nghiệp đã không ngừng đồng hành cùng khách hàng trong quá trình mở rộng thị trường sang Việt Nam thông qua dịch vụ tư vấn chuyên sâu và hiệu quả.
Với lợi thế am hiểu mô hình PEST tại Việt Nam, 42 International cung cấp giải pháp tư vấn chiến lược cho các doanh nghiệp mới thành lập, giúp họ loại bỏ các quy trình không cần thiết, tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro khi bước vào thị trường mới.
Ngành hàng: Dịch vụ truyền thông, tổ chức sự kiện
Lĩnh vực hoạt động: Việt Nam & Hàn Quốc
2. Thách thức 42 International đã gặp phải
Với hoạt động trải dài tại cả Hàn Quốc và Việt Nam, 42 International phải đối mặt với nhiều khó khăn trong việc duy trì sự kết nối và luồng thông tin thống nhất giữa các nhóm.
Việc sử dụng email cá nhân, ứng dụng rời rạc và công cụ lưu trữ phân tán khiến việc tìm kiếm tài liệu, cập nhật tiến độ công việc và phối hợp giữa các phòng ban trở nên chậm trễ và kém hiệu quả.
Bên cạnh đó, tính chất đặc thù của lĩnh vực tư vấn quốc tế đòi hỏi công ty phải có một hệ thống làm việc vừa linh hoạt vừa bảo mật cao, đáp ứng khả năng cộng tác thời gian thực với các đối tác trong giai đoạn trao đổi, tư vấn và ký kết hợp đồng. Việc thiếu một nền tảng đồng bộ cũng làm tăng nguy cơ thất lạc dữ liệu, giảm hiệu suất và kéo dài thời gian triển khai dự án.
3. Đề xuất giải pháp tháo gỡ thách thức
MM Technology đã triển khai gói Google Workspace Business Starter cho 42 International – giải pháp tối ưu giúp tổ chức làm việc từ nhiều địa điểm, đồng bộ và an toàn.
Giải pháp bao gồm:
- Gmail theo tên miền doanh nghiệp giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và bảo mật trong giao tiếp.
- Google Drive lưu trữ tập trung với khả năng phân quyền chi tiết, đảm bảo mỗi thành viên chỉ truy cập vào thông tin phù hợp với vai trò.
- Google Meet cho phép họp trực tuyến không giới hạn, hỗ trợ trao đổi nhanh chóng và hiệu quả giữa các nhóm ở Hàn Quốc và Việt Nam.
- Google Admin Console giúp quản trị viên dễ dàng quản lý tài khoản người dùng, thiết lập chính sách bảo mật, giám sát hoạt động truy cập và đảm bảo tính tuân thủ toàn hệ thống.
Nhờ những tính năng này, 42 International có được một môi trường làm việc liền mạch, đồng bộ và an toàn, đáp ứng mọi nhu cầu từ vận hành nội bộ cho đến hợp tác với đối tác quốc tế.
4. MM Technology triển khai giải pháp
MM Technology áp dụng quy trình triển khai giải pháp một cách có hệ thống nhằm đảm bảo Google Workspace được thiết lập tối ưu ngay từ đầu:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu – Làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo và đội ngũ phụ trách CNTT của 42 International để nắm rõ tình hình hiện tại và mục tiêu triển khai.
Bước 2: Khảo sát chi tiết – Đánh giá hạ tầng công nghệ đang sử dụng, xác định các vấn đề tồn tại và nhu cầu bảo mật cụ thể.
Bước 3: Đề xuất giải pháp – Xây dựng phương án Google Workspace phù hợp với mô hình hoạt động song song tại Hàn Quốc và Việt Nam.
Bước 4: Giải đáp và tinh chỉnh – Giải thích chi tiết tính năng, lộ trình triển khai, đồng thời điều chỉnh phương án để đáp ứng tối đa nhu cầu của doanh nghiệp.
Bước 5: Ký kết hợp đồng – Xác nhận phạm vi công việc, thời gian triển khai và cam kết hỗ trợ.
Bước 6: Cấu hình hệ thống – Thiết lập Gmail theo tên miền, tạo cấu trúc lưu trữ trên Google Drive, phân quyền truy cập, cấu hình Google Meet và thiết lập bảo mật qua Google Admin Console.
Bước 7: Di chuyển dữ liệu – Chuyển toàn bộ dữ liệu từ hệ thống cũ sang Google Workspace mà không làm gián đoạn công việc.
Bước 8: Đào tạo & hỗ trợ – Hướng dẫn nhân sự cách sử dụng hiệu quả các ứng dụng, đồng thời cung cấp hỗ trợ kỹ thuật trong giai đoạn đầu vận hành.
5. Kết quả đạt được
Sau khi áp dụng Google Workspace, 42 (For Two) International đã đạt được những cải thiện rõ rệt:
Tăng hiệu quả cộng tác: Các nhóm tại Hàn Quốc và Việt Nam có thể làm việc trên cùng một tài liệu. Theo dõi thay đổi theo thời gian thực và cập nhật tiến độ nhanh chóng.
Lưu trữ tập trung & phân quyền rõ ràng: Tài liệu được tổ chức khoa học trên Google Drive. Dễ tìm kiếm và kiểm soát quyền truy cập, giảm thiểu rủi ro thất lạc thông tin.
Họp trực tuyến linh hoạt: Google Meet hỗ trợ tổ chức cuộc họp nhanh chóng với đối tác quốc tế, giúp rút ngắn thời gian trao đổi và ra quyết định.
Quản trị bảo mật chặt chẽ: Đội ngũ quản trị dễ dàng theo dõi, giám sát và bảo vệ dữ liệu của tổ chức, đảm bảo tính an toàn và tuân thủ cao trong mọi dự án tư vấn.
Nhờ giải pháp này, 42 International đã nâng cao năng lực vận hành, tăng tính chuyên nghiệp trong mắt đối tác, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình mở rộng thị trường quốc tế.
6. Chia sẻ từ người đại điện 42 International
“Google Workspace đã giúp chúng tôi rút ngắn thời gian chuẩn bị và phản hồi cho khách hàng quốc tế, đồng thời duy trì sự chuyên nghiệp và bảo mật trong mọi giao dịch.” – Ngọc Nguyễn – Chuyên viên dự án.
Kết
Trường hợp sử dụng Google Workspace của 42 International chứng minh rằng với giải pháp phù hợp, mọi rào cản về khoảng cách và phối hợp đều có thể được vượt qua.
Nếu doanh nghiệp của bạn muốn làm việc linh hoạt, bảo mật và hiệu quả hơn, MM Technology sẵn sàng đồng hành để biến thách thức thành lợi thế cạnh tranh.
