Bạn muốn thu thập thông tin khách hàng? Bạn cần làm khảo sát nghiên cứu thị trường? Biết cách tạo Google Form chính là giải pháp dễ dàng và hiệu quả nhất dành cho bạn.
Bài viết này sẽ hướng dẫn cách tạo Google Form từ cơ bản đến nâng cao. Phù hợp cho người mới, nhân sự văn phòng, marketer và bất cứ ai muốn sử dụng Google Form.
Bạn sẽ biết:
- Cách tạo Google Form trên máy tính và điện thoại
- Cách thiết kế biểu mẫu đẹp, chuyên nghiệp
- Cách lấy link, tạo mã QR, chấm điểm và xuất dữ liệu
1. Google Form là gì? Lợi ích khi sử dụng Google biểu mẫu
Google Form là công cụ làm khảo sát dựa trên nền tảng đám mây rất phổ biến hiện nay.
1.1 Google Form là gì?
Google Form (hay Google Biểu mẫu) là công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến do Google phát triển. Công cụ này nằm trong hệ sinh thái Google Workspace.
Bạn có thể dùng Google Form để:
- Thu thập thông tin khách hàng
- Tạo khảo sát ý kiến
- Đăng ký tham gia sự kiện
- Làm bài kiểm tra, quiz có chấm điểm
Mọi dữ liệu được lưu trữ trực tuyến và quản lý tập trung.
1.2 Lợi ích khi sử dụng Google Form
- Hoàn toàn miễn phí: Bạn chỉ cần có tài khoản Google để sử dụng.
- Dễ sử dụng cho mọi đối tượng: giao diện trực quan, không cần kiến thức kỹ thuật
- Thu thập dữ liệu nhanh chóng: Người dùng chỉ cần vài phút để hoàn thành biểu mẫu.
- Tự động phân tích dữ liệu: Google Form hiển thị biểu đồ trực quan. Form có thể liên kết với Google Sheets để xử lý nâng cao
- Ứng dụng đa dạng: Phù hợp cho khảo sát, tuyển dụng, marketing, giáo dục và nội bộ doanh nghiệp.
- Tương thích đa thiết bị: Dùng tốt trên máy tính, điện thoại Android và iOS.
>> Bạn nên xem ngay: Google Forms là gì? Toàn tập về công cụ tạo biểu mẫu “quốc dân”
2. Hướng dẫn cách tạo Google Form chuyên nghiệp trên máy tính
Cách 1: Tạo Google Form trực tiếp từ Google Forms
Đây là cách nhanh nhất. Bạn hãy làm theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập: https://forms.google.com
- Bước 2: Đăng nhập tài khoản Google
- Bước 3: Chọn Biểu mẫu trống hoặc mẫu có sẵn
- Bước 4: Bắt đầu chỉnh sửa biểu mẫu
Cách này phù hợp khi bạn cần tạo form nhanh.
Cách 2: Tạo Google Form từ Google Drive
Cách này giúp quản lý biểu mẫu tập trung hơn. Các bước thực hiện:
- Bước 1: : Truy cập Google Drive
- Bước 2: Nhấn Mới >> Chọn Google Biểu mẫu
- Bước 3: Chọn Biểu mẫu trống
Form sẽ được lưu trực tiếp trong Drive.
Cách 3: Tạo Google Form từ Google Sheets
Cách này rất hữu ích khi bạn đã có sẵn dữ liệu. Các bước thực hiện:
- Bước 1: Mở Google Sheets
- Bước 2: Nhấn Tiện ích mở rộng >> Chọn Google Biểu mẫu
- Bước 3: Nhấn Tạo biểu mẫu mới
Form sẽ tự động liên kết với bảng tính.
Mời bạn xem thêm video:
3. Cách tạo Google Form trên điện thoại (Android & iOS)
Rất tiếc là đến hiện tại, Google Form chưa có ứng dụng riêng. Thế nên, các ứng dụng Google Form hiện tại đều là giả mạo hoặc không phải do Google tạo, cần đặc biệt lưu ý.
Bạn vẫn có thể tạo Google Form qua trình duyệt web nhé. Các bước tương tự như làm trên với máy tính.
Mẹo: Tạo lối tắt Google Form ra màn hình chính
Nếu thường xuyên thao tác với Google Form trên điện thoại, bạn có thể tạo lối tắt Google Form trên trình duyệt để dễ thao tác:
- Trên Android: Mở Google Form bằng Chrome >> Nhấn dấu ba chấm >> Chọn Thêm vào màn hình chính.
- Trên iPhone: Mở Google Form bằng Safari >> Nhấn biểu tượng chia sẻ >> Chọn Add to Home Screen
4. Các bước thiết lập và tùy chỉnh Google Form chi tiết
Làm theo các bước dưới đây để biết cách tạo Google Form chuyên nghiệp nhất.
Bước 1: Đặt tiêu đề và mô tả biểu mẫu
Tiêu đề là yếu tố đầu tiên người dùng nhìn thấy.
Hãy:
- Viết ngắn gọn
- Rõ mục đích
- Dễ hiểu
Ví dụ:
- “Khảo sát mức độ hài lòng khách hàng”
- “Đăng ký tham gia hội thảo”
Mô tả nên giải thích ngắn gọn nội dung biểu mẫu.
Bước 2: Thêm và chỉnh sửa các loại câu hỏi
Google Form hỗ trợ nhiều dạng câu hỏi.
Các dạng phổ biến:
- Trả lời ngắn & Đoạn văn: Dùng cho các câu hỏi lấy ý kiến hoặc họ tên.
- Trắc nghiệm: Người dùng chỉ được chọn một đáp án duy nhất.
- Hộp kiểm: Cho phép người dùng chọn nhiều lựa chọn cùng lúc.
- Menu thả xuống: Giúp biểu mẫu trông gọn gàng hơn khi có quá nhiều lựa chọn.
- Tải tệp lên: Đây là tính năng tuyệt vời để thu thập hình ảnh hoặc CV (file PDF). Người dùng sẽ tải trực tiếp tệp lên Drive của bạn.
Bạn có thể chọn dạng phù hợp cho từng mục đích.
Với dạng form câu hỏi tải tệp lên, Google Form cho phép người dùng tải:
- Hình ảnh
- File PDF
- Tài liệu Word
Cách làm: Chọn loại câu hỏi Tải tệp lên >> Cài đặt dung lượng và định dạng >> Lưu thay đổi
Lưu ý: Người điền cần đăng nhập Google.
Bước 3: Tùy chỉnh giao diện (Theme)
Một biểu mẫu đẹp sẽ tăng tỷ lệ phản hồi. Bạn hãy nhấn vào biểu tượng bảng màu ở góc trên.
- Thay đổi màu sắc: Chọn tông màu phù hợp với thương hiệu.
- Chèn hình ảnh biểu ngữ (Header): Bạn có thể tải lên ảnh bìa riêng. Google cũng có sẵn kho ảnh nghệ thuật rất phong phú.
- Phông chữ: Chọn kiểu chữ dễ đọc, tránh các kiểu quá cầu kỳ.
-
Tùy chỉnh giao diện Google Form
Bước 4: Thiết lập điều hướng logic
Google Form cho phép điều hướng câu hỏi.
Tính năng này giúp biểu mẫu thông minh hơn. Ví dụ: Nếu khách chọn “Nam”, form sẽ chuyển đến phần câu hỏi dành riêng cho nam. Bạn thực hiện bằng cách chọn Chuyển đến phần dựa trên câu trả lời. Điều này giúp giảm bớt các câu hỏi không liên quan cho người dùng.
Cách thực hiện:
- Bước 1: Chia biểu mẫu thành nhiều phần
- Bước 2: Chọn câu hỏi trắc nghiệm
- Bước 3: Thiết lập “Chuyển đến phần dựa trên câu trả lời”
Cách này rất hữu ích cho khảo sát chuyên sâu.
5. Cài đặt nâng cao và bảo mật cho Google Form
Sau khi thiết kế xong, bạn cần chú ý đến phần cài đặt hệ thống.
5.1 Cách tạo Google Form dưới dạng bài kiểm tra
Bạn vào mục Cài đặt và bật tùy chọn Đặt làm bài kiểm tra. Tại đây, bạn có thể thiết lập:
- Công bố điểm ngay lập tức sau khi nộp.
- Cho phép người thi xem câu trả lời đúng/sai.
- Thiết lập thang điểm cho từng câu hỏi trắc nghiệm.
5.2 Giới hạn phản hồi và cài đặt chung
Để đảm bảo tính trung thực, bạn có thể:
- Giới hạn 1 lần trả lời: Người dùng bắt buộc phải đăng nhập Google. Điều này ngăn chặn việc một người điền form nhiều lần.
- Chỉnh sửa sau khi gửi: Cho phép người dùng sửa lại thông tin nếu họ viết sai.
- Thu thập địa chỉ Email: Tự động ghi lại email của người điền.
6. Cách tạo link Google Form và mã QR để chia sẻ
Khi biểu mẫu hoàn tất, bạn cần gửi nó đến đối tượng mục tiêu.
6.1 Cách tạo link Google Form rút gọn
- Chọn biểu tượng liên kết
- Tick Rút gọn URL
- Sao chép link
- Link ngắn dễ chia sẻ hơn
6.2 Cách tạo mã QR cho Google Form
Sử dụng mã QR giúp người dùng truy cập form chỉ bằng cách quét camera. Bạn sao chép link rút gọn ở bước trên. Sau đó, sử dụng các trang web như me-qr.com hoặc qr-code-generator.com.
QR rất tiện cho:
- In poster
- Đặt tại quầy
- Sự kiện offline
6.3 Nhúng Google Form vào website
Nếu bạn có website riêng và muốn khách hàng làm khảo sát từ Google Form, làm theo hướng dẫn sau:
- Nhấn Gửi
- Chọn biểu tượng <>
- Sao chép mã iframe
- Dán vào website
Form sẽ hiển thị trực tiếp trên trang.
7. Cách xem và quản lý kết quả phản hồi
Google Form cho phép chúng ta theo dõi dữ liệu nhanh chóng và trực quan.
7.1 Xem biểu đồ phân tích trực quan
Bạn vào tab Câu trả lời trong Google Form. Tại đây, Google tự động vẽ các biểu đồ tròn và biểu đồ cột. Bạn sẽ thấy ngay tỉ lệ phần trăm các lựa chọn mà không cần tính toán thủ công.
7.2 Cách xuất dữ liệu sang Google Sheets (Excel)
Để quản lý dữ liệu chuyên sâu, hãy nhấn vào biểu tượng dấu cộng màu xanh (Tạo bảng tính). Một file Google Sheets mới sẽ hiện ra. Mọi thông tin phản hồi sẽ được liệt kê theo hàng và cột rõ ràng. Bạn có thể tải file này về định dạng Excel (.xlsx) để làm báo cáo.
7.3 Thiết lập thông báo qua Email
Bạn không cần phải canh chừng biểu mẫu liên tục. Hãy nhấn vào dấu ba chấm ở tab Câu trả lời. Chọn Nhận thông báo qua email cho các câu trả lời mới. Mỗi khi có người điền form, Google sẽ gửi mail báo cho bạn ngay lập tức.
8. Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQ)
Giải đáp nhanh các thắc mắc về cách tạo Google Form cho bạn.
- Google Form có giới hạn số lượng câu hỏi không?
Câu trả lời là không. Bạn có thể tạo hàng trăm câu hỏi trong một biểu mẫu. Tuy nhiên, hãy giữ form ngắn gọn để tránh làm người dùng nản lòng.
- Làm thế nào để người khác cùng chỉnh sửa biểu mẫu với mình?
Bạn nhấn vào dấu ba chấm ở góc trên bên phải. Chọn Thêm cộng tác viên. Nhập địa chỉ email của đồng nghiệp. Bây giờ họ có thể cùng bạn chỉnh sửa nội dung form.
- Có thể chèn hình ảnh hoặc video vào câu hỏi không?
Hoàn toàn có thể. Ở thanh công cụ bên phải, có biểu tượng hình ảnh và video. Bạn có thể chèn video trực tiếp từ YouTube. Điều này rất hữu ích cho các bài kiểm tra nghe hoặc khảo sát cảm nhận video.
- Google Form có tự động đóng khi đủ số lượng đăng ký không?
Tính năng mặc định không có điều này. Tuy nhiên, bạn có thể cài thêm các tiện ích bổ sung (Add-on) như formLimiter. Nếu không dùng Add-on, bạn phải tắt mục “Chấp nhận phản hồi” thủ công.
- Làm sao để xem lại các biểu mẫu đã tạo?
Bạn chỉ cần truy cập vào Google Drive. Mọi biểu mẫu bạn từng tạo đều được lưu trữ tại đó. Bạn cũng có thể vào forms.google.com để xem danh sách các form gần đây nhất.
9. Kết luận
Cách tạo Google Form không hề khó nếu bạn nắm vững các bước trên. Đây là công cụ đắc lực giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Từ việc khảo sát đơn giản đến quản lý dữ liệu phức tạp, Google Form đều đáp ứng tốt.
Lời khuyên dành cho bạn: Để có một biểu mẫu hiệu quả, hãy luôn bắt đầu bằng một tiêu đề thu hút. Hãy đặt các câu hỏi quan trọng lên đầu tiên. Đừng quên kiểm tra lại giao diện trên điện thoại trước khi gửi link đi nhé.
Chúc bạn tạo được những biểu mẫu chuyên nghiệp và thu thập được nhiều dữ liệu giá trị!
