Liệu bạn có đang thật sự định nghĩa đúng về multi tasking là gì? Đúng hay sai khi tự hào rằng mình là người làm việc đa nhiệm? Hay đa nhiệm có phải là dấu hiệu của sự tài giỏi và hiệu suất làm việc vượt trội?
Trong một thế giới công việc luôn đòi hỏi tốc độ cao như hiện nay, việc làm nhiều thứ cùng lúc đã trở thành bộ tiêu chuẩn để đánh giá năng lực cá nhân. Thực tế, không ít người tin rằng đa nhiệm là chiến lược bắt buộc để hoàn thành mọi thứ.
Tuy nhiên, theo khoa học chứng minh, sự thật đi ngược lại hoàn toàn với niềm tự hào phổ biến đó.
Cụ thể như thế nào, trong phần còn lại của bài viết này, MM Technology sẽ cùng bạn “bóc trần” những lầm tưởng về multi tasking. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ chỉ ra “con đường” thực sự để tăng năng suất một cách bền vững.
1. Multi tasking là gì?
Multi tasking là một trong những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất trong giới văn phòng hiện đại. Đã đến lúc chúng ta bóc tách định nghĩa chính xác và nguồn gốc của thuật ngữ này để hiểu rõ bản chất thực sự của nó.
1.1 Định nghĩa chính xác về multi tasking
Multi tasking (đa nhiệm) là hành động thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Ví dụ: Bạn vừa nghe điện thoại, vừa trả lời email, lại vừa làm báo cáo.
Tuy nhiên, định nghĩa này không hoàn toàn chính xác đối với bộ não con người. Khoa học thần kinh nhận thức và tâm lý học cho thấy: Não bộ con người không thể xử lý đồng thời hai nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý cao.
Thay vào đó, nó thực hiện “chuyển đổi nhiệm vụ” (task switching) cực kỳ nhanh chóng. Đây là một quá trình tâm lý tạo ra ảo giác làm nhiều việc cùng lúc.
1.2 Nguồn gốc của thuật ngữ multi tasking
Thuật ngữ multi tasking ban đầu được sáng tạo bởi IBM vào năm 1965. Nó được sử dụng trong lĩnh vực khoa học máy tính.
Mục đích là để mô tả khả năng của CPU (bộ xử lý trung tâm) trong máy tính lớn (mainframe computers) thời đó.
Việc áp dụng thuật ngữ này cho con người sau đó đã tạo ra một lầm tưởng lớn: Khả năng của CPU được gán cho não bộ con người, nơi cơ chế hoạt động hoàn toàn khác biệt so với hệ thần kinh và nhận thức của chúng ta.
2. Dấu hiệu bạn đang là “Người đa nhiệm”
Rất khó để nhận ra thói quen đa nhiệm – multi task. Nó thường bắt đầu từ những hành vi rất nhỏ. Hãy đối chiếu xem bạn có gặp những dấu hiệu sau đây không:
- Kiểm tra điện thoại quá thường xuyên: Bạn kiểm tra điện thoại/email ngay lập tức khi có thông báo, ngay cả khi đang làm việc.
- Không thể làm việc trong im lặng: Bạn luôn cần mở TV, nhạc, podcast để cảm thấy mình đang “làm việc”.
- Luôn cảm thấy thiếu thời gian: Dù bận rộn cả ngày, bạn vẫn thấy công việc chất đống và không việc nào được hoàn thành trọn vẹn.
- Cảm giác “tập trung nông”: Bạn có thể tập trung vào một nhiệm vụ tối đa 10-15 phút trước khi cảm thấy cần chuyển sang việc khác.
3. Lợi ích và lầm tưởng phổ biến về multi tasking
Vậy thì, lợi ích và lầm tưởng phổ biến về multi tasking là gì? Chính là từ những lợi ích nhìn thấy được và lầm tưởng dai dẳng rằng đa nhiệm giúp bạn trở nên hiệu quả hơn. Chúng ta cần nhận diện rõ những điểm này để đối chiếu với sự thật.
3.1 Những lợi ích (có vẻ) nhìn thấy được
Đa nhiệm đôi khi tạo cảm giác bạn đang:
- Tận dụng thời gian tối đa: Vừa ăn trưa vừa họp.
- Hoàn thành nhiều đầu việc hơn: Danh sách việc đã làm trông dài hơn.
- Có vẻ bận rộn và quan trọng: Hình ảnh “người bận rộn” được đánh giá cao trong văn hóa công sở.
Tuy nhiên, đây chủ yếu là lợi ích về mặt cảm xúc hoặc hình ảnh bên ngoài. Chất lượng công việc thường bị hy sinh.
3.2 Lầm tưởng lớn nhất: Đa nhiệm giúp tăng năng suất
Đây là lầm tưởng phổ biến và cản trở lớn nhất. Hầu hết mọi người tin đa nhiệm giúp tăng tốc độ hoàn thành công việc.
Sự thật là ngược lại:
- Thời gian chuyển đổi (Switching Cost): Mỗi lần não chuyển đổi, bạn mất một khoảng thời gian nhỏ để định vị lại nhiệm vụ.
- Nghiên cứu của APA (Hiệp hội Tâm lý học) chỉ ra: Chuyển đổi nhiệm vụ có thể làm giảm năng suất tới 40%.
Tóm lại, Multi tasking làm bạn chậm hơn, không phải nhanh hơn.
4. Ảnh hưởng tiêu cực của multi tasking (Sự thật cần biết)
Đa nhiệm không chỉ giảm tốc độ. Khoa học nhận thức và Khoa học hành vi đã chứng minh nó còn gây ra nhiều hạn chế rõ rệt đến chất lượng công việc, tinh thần và sức khỏe lâu dài của bạn. Đây là một trong các khái niệm trong khoa học hành vi quan trọng.
4.1 Giảm khả năng tập trung sâu (Deep work)
Thói quen đa nhiệm làm suy yếu cơ chế tập trung, hay còn gọi là sự chú ý, của bạn. Hệ thần kinh bắt đầu quen với việc bị gián đoạn liên tục. Từ đó nó không còn ưu tiên việc duy trì sự tập trung dài hạn.
Hậu quả là bạn mất khả năng đạt trạng thái Deep Work (làm việc sâu). Đây là một trạng thái cần thiết cho các nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi sáng tạo. Việc liên tục chuyển đổi khiến vùng vỏ não trước trán (Prefrontal Cortex) bị quá tải, gây khó khăn cho việc duy trì sự chú ý vào một việc duy nhất.
4.2 Tăng khả năng mắc lỗi và giảm chất lượng công việc
Khi chuyển đổi nhiệm vụ, não phải thực hiện hai quá trình tâm lý phức tạp là Goal Shifting (chuyển mục tiêu) và Rule Activation (tải quy tắc mới). Quá trình này tiêu tốn thời gian (Switching Cost) và khiến các quy tắc của nhiệm vụ cũ dễ bị lẫn vào nhiệm vụ mới.
Do đó, bạn không thể dành toàn bộ tài nguyên nhận thức cho một nhiệm vụ. Kết quả là tỷ lệ sai sót tăng lên đáng kể, buộc bạn phải dành thời gian sửa lỗi sau này, làm giảm hiệu suất tổng thể.
4.3 Gây căng thẳng (Stress) và kiệt sức (Burnout)
Việc liên tục chuyển đổi và cảm giác luôn phải “đua” với nhiều việc kích hoạt phản ứng chiến-hay-chạy của cơ thể. Thần kinh học hành vi cho thấy điều này khiến tuyến thượng thận sản xuất dư thừa hormone căng thẳng Cortisol.
Mức Cortisol tăng cao mãn tính gây ra căng thẳng mãn tính và nguy cơ kiệt sức (burnout). Sự cạn kiệt năng lượng tinh thần này ảnh hưởng tiêu cực đến chức năng điều hành của não.
4.4 Giảm chỉ số IQ và ảnh hưởng đến trí nhớ
Khoa học thần kinh chỉ ra rằng multi tasking làm ảnh hưởng đến trí nhớ làm việc (Working Memory). Khi bị gián đoạn, thông tin không kịp được củng cố và chuyển vào bộ nhớ dài hạn, một trong các khái niệm tâm lý học quan trọng.
Nghiên cứu của Đại học London cho thấy đa nhiệm có thể làm giảm chỉ số IQ tạm thời. Nó tương đương mất ngủ cả đêm. Do đó, nó làm bạn quên nhanh hơn những gì mình vừa học hoặc làm.
5. Khi nào nên và không nên multi tasking?
Vậy khi nào nên và khi nào không nên multi tasking? Việc phân biệt này là một trong những ứng dụng của các nhánh khoa học về hiệu suất.
5.1 Các trường hợp có thể áp dụng đa nhiệm
Đa nhiệm chỉ chấp nhận được khi kết hợp một nhiệm vụ thụ động (không cần tập trung) với một nhiệm vụ chủ động (cần tập trung thấp).
Ví dụ như các công việc tự động hóa, không cần tư duy: nghe Podcast/sách nói khi tập thể dục, nghe nhạc (không lời) khi làm các tác vụ đơn giản, v.v.
5.2 Khi nào bạn tuyệt đối nên “Single-tasking” (Đơn nhiệm)?
Luôn luôn áp dụng đơn nhiệm (Single-Tasking) với các công việc sau đây để đảm bảo chất lượng. Ví dụ như:
- Đòi hỏi tập trung cao độ (Deep Work).
- Cần sự sáng tạo (viết lách, thiết kế, lên chiến lược).
- Có tính rủi ro cao nếu mắc lỗi.
- Học hỏi một kỹ năng mới hoặc đọc tài liệu chuyên sâu.
6. Phương pháp quản lý công việc hiệu quả thay thế multi tasking
Nếu đa nhiệm là sai lầm, đâu là con đường đúng đắn để đạt được hiệu suất cao? Câu trả lời nằm ở các phương pháp quản lý thời gian và công việc đã được khoa học thần kinh chứng minh, tập trung vào sự tập trung và tối ưu hóa năng lượng.
6.1 Tập trung vào “Single-tasking” (Đơn nhiệm)
Đơn nhiệm là nguyên tắc nền tảng. Nó đòi hỏi bạn cam kết chỉ dành toàn bộ tài nguyên nhận thức cho MỘT nhiệm vụ tại một thời điểm.
Nhìn chung, đây là phương pháp đối lập với đa nhiệm, giúp củng cố sự chú ý và kiểm soát quá trình tâm lý phân tán. Bằng cách này, bạn giảm thiểu chi phí chuyển đổi (Switching Cost).
Checklist áp dụng Single-Tasking:
- Chọn một nhiệm vụ quan trọng cần tập trung.
- Thiết lập một khoảng thời gian cố định (ví dụ: 45 phút) không bị gián đoạn.
- Tắt mọi thông báo (điện thoại, email, ứng dụng chat).
- Đảm bảo môi trường làm việc không có vật gây xao nhãng.
6.2 Kỹ thuật batching (Gom nhóm công việc)
Đây là kỹ thuật hoàn hảo để xử lý các công việc nhỏ lẻ thường gây xao nhãng. Kỹ thuật này được nghiên cứu trong các nhánh của khoa học nhận thức về tối ưu hóa luồng công việc.
Thay vì phản ứng tức thì với từng email, tin nhắn hay cuộc gọi, bạn hãy gom các nhiệm vụ tương tự nhau lại. Sau đó, xử lý chúng trong một khối thời gian xác định (batch).
Thực tế, kỹ thuật Batching giúp bạn tận dụng được sự quán tính của sự tập trung cho một loại nhiệm vụ.
Checklist áp dụng Batching:
- Xác định các nhiệm vụ tương tự nhau (VD: Email, Tin nhắn, Xử lý hóa đơn).
- Lên lịch 1-2 khối thời gian trong ngày cho từng nhóm công việc này (VD: 9h00 và 15h00).
- Chỉ mở các công cụ liên quan (email/chat) trong khối thời gian đã định.
- Tuyệt đối không kiểm tra các công cụ này ngoài thời gian Batching.
6.3 Áp dụng phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro (Cà Chua) sử dụng các chu kỳ làm việc ngắn để chống lại sự kiệt sức. Đây là một ví dụ điển hình về ứng dụng Tâm lý học nhận thức vào quản lý thời gian.
Cơ chế là làm việc 25 phút tập trung cao độ (một Pomodoro), sau đó nghỉ 5 phút. Kỹ thuật này đào tạo lại não bộ làm quen với các khoảng thời gian tập trung nhất quán, giảm thiểu mong muốn đa nhiệm.
Checklist áp dụng Pomodoro:
- Chọn một nhiệm vụ cần hoàn thành.
- Đặt đồng hồ hẹn giờ 25 phút.
- Làm việc tuyệt đối không gián đoạn cho đến khi chuông reo.
- Nghỉ 5 phút, sau đó quay lại Pomodoro tiếp theo.
6.4 Kỹ thuật time blocking (Chặn thời gian)
Time Blocking là việc lập lịch trình chi tiết cho từng phút làm việc và nghỉ ngơi trên lịch của bạn.
Bằng cách biến thời gian thành các khối không gian cố định cho từng nhiệm vụ, bạn tạo ra một cam kết rõ ràng với chính mình. Kỹ thuật này giúp kiểm soát tốt hơn những gì bạn nên làm vào bất kỳ thời điểm nào.
Checklist áp dụng Time Blocking:
- Lên danh sách nhiệm vụ và thời gian ước tính cho mỗi nhiệm vụ.
- Phân bổ khối thời gian cụ thể (Block) cho từng nhiệm vụ trên lịch.
- Bao gồm cả thời gian nghỉ ngơi và thời gian Batching vào lịch.
- Nghiêm túc tuân thủ lịch đã đặt.
6.5 Lên kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên
Để Single-Tasking hiệu quả, bạn cần biết phải làm việc gì trước. Đây là một nguyên tắc cơ bản trong các nhánh khoa học về quản lý dự án và hiệu suất.
Áp dụng các nguyên tắc ưu tiên như Ma trận Eisenhower giúp bạn tập trung vào công việc quan trọng và khẩn cấp.
Checklist ưu tiên công việc:
- Liệt kê tất cả các nhiệm vụ.
- Sử dụng Ma trận Eisenhower (Quan trọng/Khẩn cấp) để phân loại.
- Luôn bắt đầu với nhiệm vụ Quan trọng nhưng KHÔNG Khẩn cấp.
- Tránh/Loại bỏ các nhiệm vụ Không Quan trọng và Không Khẩn cấp.
>> Xem thêm: 11+ Cách quản lý công việc hiệu quả giúp bạn luôn đúng deadline
7. Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)
Để củng cố thêm sự hiểu biết về đa nhiệm, dưới đây là những câu hỏi thường gặp mà nhiều người tìm kiếm về multi tasking là gì, giúp bạn có cái nhìn toàn diện và thực tế nhất.
7.1 Multi tasking trong máy tính và điện thoại là gì?
Là khả năng của hệ điều hành chạy nhiều chương trình cùng một lúc. Đây là đa nhiệm thực sự do CPU máy tính thực hiện.
7.2 Liệu não bộ con người có thật sự đa nhiệm được không?
Không. Khoa học thần kinh chỉ ra rằng não người chỉ có thể xử lý một nhiệm vụ nhận thức tại một thời điểm. Cái mà chúng ta gọi là đa nhiệm thực chất là chuyển đổi nhiệm vụ gây tiêu hao năng lượng.
7.3 Cách để ngừng thói quen multi tasking là gì?
Bước 1: Nhận thức rõ các ảnh hưởng tiêu cực (xem mục 4).
Bước 2: Loại bỏ nguồn gây xao nhãng.
Bước 3: Lên kế hoạch theo Single-Tasking và áp dụng kỹ thuật Batching.
7.4 Tại sao tôi cảm thấy “buồn chán” khi chỉ làm một việc?
Cảm giác buồn chán này là dấu hiệu cho thấy não bạn đã quen với lượng kích thích và dopamine cao mà việc chuyển đổi nhiệm vụ liên tục mang lại. Để vượt qua, bạn cần đào tạo lại não bộ bằng các kỹ thuật như Pomodoro.
7.5 Nghe nhạc khi làm việc có phải là đa nhiệm không?
Tùy thuộc vào loại nhạc và loại công việc. Nếu bạn nghe nhạc không lời khi làm các công việc nhập liệu hoặc đơn giản, điều này có thể giúp duy trì tâm trạng và ít gây xao nhãng. Tuy nhiên, nếu bạn nghe nhạc có lời khi đang thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi tư duy sáng tạo hoặc phân tích phức tạp, nó sẽ trở thành đa nhiệm tiêu cực vì phần não xử lý ngôn ngữ bị phân chia.
8. Kết luận
Trong bài viết, chúng tôi đã làm rõ multi tasking là gì, tại sao nó lại là một lầm tưởng nguy hại và cung cấp các chiến lược cụ thể để tăng năng suất thực sự.
Nói tóm lại, Multi tasking không phải là siêu năng lực. Thực tế, nó là một thói quen gây hao mòn năng lượng và làm giảm chất lượng công việc của bạn. Đã đến lúc gạt bỏ lầm tưởng này.
Để thật sự tối ưu hóa hiệu suất và tạo ra kết quả vượt trội, bạn cần chuyển đổi tư duy từ “làm nhiều việc” sang “làm việc quan trọng nhất”. Chìa khóa nằm ở việc làm chủ nghệ thuật Single-Tasking (Đơn nhiệm).
