Phần mềm giao việc cho nhân viên – bạn đã thử chưa?
Bạn có đang cảm thấy việc quản lý công việc của đội nhóm quá rối rắm?
Giao việc qua email, chat hay nói miệng dễ khiến mọi thứ rơi vào hỗn loạn: nhân viên thì quên việc, quản lý thì không theo sát tiến độ.
Đây là lúc bạn cần một công cụ mạnh mẽ hơn – phần mềm giao việc.
Những “trợ lý ảo” này giúp bạn phân công rõ ràng, theo dõi công việc mạch lạc và tối ưu hiệu suất toàn đội.
1. Tại sao doanh nghiệp của bạn cần phần mềm giao việc?
Đầu tư vào một phần mềm giao việc là một quyết định chiến lược. Nó không chỉ là một công cụ mà là một hệ thống giúp thay đổi cách bạn làm việc.
Lợi ích lớn nhất là tạo ra sự minh bạch tuyệt đối. Mọi nhiệm vụ đều được giao đúng người, đúng deadline, không còn cảnh đùn đẩy trách nhiệm.
Nó giúp tối ưu hóa sự phối hợp nhóm, biến các cá nhân rời rạc thành một cỗ máy vận hành trơn tru. Quan trọng hơn, nó cung cấp dữ liệu khách quan để bạn đánh giá hiệu suất nhân viên một cách công bằng.
Về lâu dài, điều này giúp nâng cao năng suất và tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí vận hành.
2. Top 8 Phần mềm quản lý giao việc cho nhân viên tốt nhất hiện nay
Thị trường có rất nhiều lựa chọn, nhưng đâu mới là công cụ phù hợp nhất? Hãy cùng tôi “mổ xẻ” chi tiết 8 ứng cử viên sáng giá nhất hiện nay.
2.1. Zoho Projects: phần mềm giao việc giao diện trực quan
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm vừa mạnh mẽ vừa dễ làm quen, Zoho Projects là một lựa chọn tuyệt vời.
Nó được ví như một người bạn đồng hành thân thiện và đáng tin cậy. Nó sẽ giúp bạn quản lý dự án mà không cần phải trải qua quá trình học tập phức tạp.
2.1.1. Tại sao Zoho Projects lại được yêu thích đến vậy?
Điểm cộng lớn nhất của Zoho Projects chính là giao diện cực kỳ thân thiện. Ngay cả những người không rành về công nghệ cũng có thể sử dụng thành thạo.
Trải nghiệm người dùng mượt mà, các tính năng được sắp xếp logic và hợp lý.
Bạn sẽ không phải tốn hàng tuần liền chỉ để đào tạo cho nhân viên của mình.
Hãy tưởng tượng nó như một cuốn sổ tay thông minh, quen thuộc. Nhưng sức mạnh bên trong lại vượt trội hơn gấp nhiều lần.
2.1.2. Các tính năng nổi bật không thể bỏ qua
Zoho Projects được trang bị đầy đủ các “vũ khí” cần thiết cho nhà quản lý. Bạn có thể tạo công việc (task), chia nhỏ thành các việc con (subtask).
Sau đó, bạn gán người thực hiện và đặt deadline một cách dễ dàng. Biểu đồ Gantt trực quan giúp bạn hình dung được toàn bộ tiến trình của dự án.
Bạn sẽ biết việc nào phải làm trước, việc nào phụ thuộc vào việc khác. Tính năng Timesheet cho phép theo dõi thời gian làm việc thực tế của nhân viên.
Zoho Projects cung cấp báo cáo tiến độ, biểu đồ Gantt, hiệu suất nhân sự rất trực quan và rõ ràng giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin rất nhanh chóng.
Zoho Projects cho phép tự động hóa quy trình công việc, nhắc hạn, gửi thông báo. Đảm bảo chất lượng công việc theo đúng quy trình đã đề ra.
Điểm đặc biệt là khả năng tích hợp mạnh mẽ với hệ sinh thái Zoho và các ứng dụng khác.
2.1.3. Ai nên sử dụng Zoho Projects?
Phần mềm này phù hợp với rất nhiều đối tượng khác nhau. Từ các đội nhóm nhỏ, các startup cho đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).
Những nhà quản lý yêu thích sự đơn giản nhưng vẫn muốn có đầy đủ tính năng chuyên sâu.
Zoho Projects thực sự là một giải pháp quản lý dự án toàn diện và dễ tiếp cận.
2.2. Trello: Đơn giản hóa quản lý công việc với bảng Kanban
Trello là minh chứng rõ ràng nhất cho câu nói “đơn giản là đỉnh cao của sự tinh tế”. Nó mang phương pháp quản lý Kanban nổi tiếng vào không gian làm việc số của bạn.
2.2.1. Sức mạnh của sự đơn giản
Trello sử dụng một hệ thống rất trực quan gồm các Bảng (Boards), Danh sách (Lists) và Thẻ (Cards). Mỗi Bảng đại diện cho một dự án.
Mỗi Danh sách là một giai đoạn của công việc (ví dụ: Cần làm, Đang làm, Đã xong). Mỗi Thẻ là một nhiệm vụ cụ thể.
Bạn chỉ cần kéo và thả các thẻ từ danh sách này sang danh sách khác.
Thao tác này đơn giản như việc bạn di chuyển những tờ giấy ghi chú trên tường vậy.
2.2.2. Tính năng chính
Trong mỗi thẻ Trello, bạn có thể thêm checklist, ngày hết hạn, đính kèm tệp tin. Bạn cũng có thể bình luận và tag các thành viên khác vào.
Điểm hay của Trello là các “Power-Ups”.
Chúng cho phép bạn mở rộng tính năng bằng cách tích hợp với hàng trăm ứng dụng khác. Ví dụ như Google Drive, Slack, Calendar và nhiều hơn nữa.
2.2.3. Phù hợp với ai?
Trello là lựa chọn lý tưởng cho các cá nhân muốn quản lý công việc của mình. Nó cũng rất phù hợp cho các đội nhóm nhỏ và các dự án không quá phức tạp.
Các nhóm làm nội dung, marketing, hay thiết kế thường rất yêu thích sự đơn giản của Trello.
2.3. Microsoft Project: Phần mềm giao việc cùng trợ lý sáng tạo AI Copilot
Khi nhắc đến quản lý dự án chuyên nghiệp, không thể không nhắc đến Microsoft Project. Đây được xem là một “gã khổng lồ” thực sự trong lĩnh vực này.
2.3.1. Một công cụ dành cho chuyên gia
Microsoft Project là một phần mềm cực kỳ mạnh mẽ và chi tiết. Nó được thiết kế cho các dự án lớn, có độ phức tạp cao.
Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp (có chứng chỉ PMP) thường coi đây là công cụ bất ly thân. Nó cung cấp mọi thứ bạn cần để lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực và quản lý ngân sách.
2.3.2. Đột phá với trí tuệ nhân tạo AI Copilot
Gần đây, Microsoft đã tích hợp AI Copilot vào trong sản phẩm của mình. Đây là một bước tiến mang tính cách mạng.
Copilot hoạt động như một trợ lý ảo thông minh ngay bên trong phần mềm. Nó có thể giúp bạn tự động tạo ra một bản kế hoạch dự án hoàn chỉnh.
Nó còn có thể phân tích các rủi ro tiềm ẩn và đề xuất phương án giải quyết. Nhờ AI, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.
2.3.3. Đối tượng người dùng
Microsoft Project không dành cho tất cả mọi người. Nó phù hợp nhất với các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn đa quốc gia.
Các dự án trong ngành xây dựng, sản xuất, kỹ thuật với quy mô lớn. Nếu bạn đang quản lý những dự án như vậy, đây chính là công cụ bạn cần.
2.4. Asana: Phần mềm giao việc linh hoạt và mạnh mẽ
Asana tự định vị mình là một không gian làm việc chung, nơi mọi thứ được kết nối. Nó mang đến sự linh hoạt đáng kinh ngạc trong việc hiển thị công việc.
Bạn có thể xem dưới dạng danh sách truyền thống, bảng Kanban, dòng thời gian (timeline) hoặc lịch.
Sự đa dạng này giúp mỗi người tìm được cách xem phù hợp nhất với mình.
Asana còn có tính năng Portfolios giúp quản lý nhiều dự án cùng lúc. Tính năng tự động hóa (Rules) giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các tác vụ lặp đi lặp lại.
Nó rất được ưa chuộng bởi các công ty công nghệ và các agency marketing năng động.
2.5. Wrike: Nền tảng quản lý công việc tùy biến cao
Điểm mạnh nhất của Wrike là khả năng tùy chỉnh gần như vô hạn. Bạn có thể tạo ra các quy trình làm việc (workflow) riêng cho từng phòng ban.
Bạn có thể thêm các trường dữ liệu tùy chỉnh để theo dõi những thông tin đặc thù.
Wrike đặc biệt hữu ích cho các đội nhóm sáng tạo nhờ tính năng Wrike Proof. Nó cho phép mọi người duyệt và phê duyệt các sản phẩm thiết kế, video trực tiếp.
Hệ thống báo cáo của Wrike cũng rất chi tiết với các dashboard có thể tùy chỉnh.
Đây là lựa chọn hàng đầu cho các đội marketing, sáng tạo và các phòng ban có quy trình phức tạp.
2.6. Todoist: Ông hoàng trong lĩnh vực quản lý công việc cá nhân
Nếu bạn đang tìm một công cụ để sắp xếp cuộc sống của chính mình, Todoist là số một. Nó là một ứng dụng to-do list nhưng được nâng cấp lên một tầm cao mới.
Giao diện của Todoist cực kỳ tối giản, giúp bạn tập trung vào điều quan trọng nhất. Đó là hoàn thành công việc.
Một tính năng rất thông minh là nó có thể nhận diện ngôn ngữ tự nhiên. Bạn chỉ cần gõ “Nộp báo cáo vào thứ Sáu tuần sau lúc 5 giờ chiều”.
Todoist sẽ tự động tạo ra một nhiệm vụ với đúng ngày giờ đó.
Tính năng Karma độc đáo giúp theo dõi năng suất và tạo động lực cho bạn mỗi ngày.
2.7. Any.do: Trợ lý nhắc việc thông minh trong túi của bạn
Cuộc sống bận rộn khiến bạn đôi khi quên mất những việc quan trọng? Any.do sẽ là người trợ lý nhắc việc đắc lực luôn ở bên cạnh bạn.
Nó tập trung vào việc quản lý lịch trình hàng ngày và các lời nhắc. Giao diện của Any.do được thiết kế đẹp mắt, gọn gàng và dễ chịu.
Tính năng “Any.do Moment” giúp bạn lên kế hoạch cho cả ngày chỉ trong vài phút. Nó còn tích hợp một trợ lý ảo thông minh có thể tự động xử lý một số tác vụ.
Any.do là người bạn đồng hành hoàn hảo cho những người có lịch trình dày đặc.
2.8. Jira Software: Lựa chọn hàng đầu cho các đội phát triển phần mềm
Đối với các công ty công nghệ, Jira Software gần như là một tiêu chuẩn bắt buộc. Nó được xây dựng chuyên biệt cho các quy trình phát triển phần mềm linh hoạt (Agile).
Nó hỗ trợ cả hai phương pháp phổ biến là Scrum và Kanban. Jira giúp quản lý các chu kỳ phát triển (sprints), danh sách công việc tồn đọng (backlogs).
Nó còn là một công cụ theo dõi lỗi (bug tracking) cực kỳ hiệu quả.
Các biểu đồ như burndown chart, velocity chart giúp đội nhóm theo dõi tiến độ một cách chính xác.
Jira tích hợp sâu với các công cụ mà lập trình viên yêu thích như GitHub hay Bitbucket.
3. Tiêu chí chọn phần mềm giao việc hiệu quả
Sau khi xem xét chi tiết, làm sao để đưa ra quyết định cuối cùng? Hãy dựa vào 5 tiêu chí vàng sau đây:
Giao diện dễ sử dụng: Giao diện trực quan, dễ thao tác giúp tất cả thành viên nhanh chóng làm quen, hạn chế thời gian đào tạo.
Tính năng quản lý công việc đầy đủ: Có thể tạo nhiệm vụ, phân công, thiết lập deadline, theo dõi tiến độ, ưu tiên công việc, nhắc nhở tự động,…
Khả năng cộng tác linh hoạt: Cho phép bình luận, tag thành viên, chia sẻ file, cập nhật theo thời gian thực giúp mọi người phối hợp hiệu quả.
Tích hợp với các công cụ khác: Đồng bộ với email, lịch, phần mềm chat, lưu trữ đám mây (Google Drive, Slack, Zoom, v.v.) giúp làm việc liền mạch.
Báo cáo và phân tích hiệu suất: Cung cấp biểu đồ, báo cáo trực quan giúp nhà quản lý nắm bắt tiến độ, hiệu suất làm việc và phân bổ nguồn lực hợp lý.
4. Một số câu hỏi thường gặp
- Có phần mềm nào miễn phí mà vẫn tốt không?
Có, Trello, Asana và đặc biệt là Zoho Projects đều có gói miễn phí rất tốt cho cá nhân và đội nhóm doanh nghiệp của các bạn. Hiện nay MM Technology hỗ trợ 5 giấy phép Zoho Projects miễn phí để các bạn trải nghiệm.
- Làm sao để nhân viên chịu dùng phần mềm mới?
Hãy cho họ thấy nó giúp công việc của họ dễ dàng hơn, không phải là công cụ để giám sát. Hãy bắt đầu từ một nhóm nhỏ, tạo ra thành công rồi nhân rộng.
- Nên chọn phần mềm trên đám mây (Cloud) hay cài đặt riêng (On-premise)?
Gần như mọi trường hợp hiện nay đều nên chọn Cloud. Nó tiện lợi, tiết kiệm chi phí hạ tầng và luôn được cập nhật. On-premise chỉ dành cho các tổ chức có yêu cầu bảo mật đặc biệt khắt khe.
- Khác biệt chính giữa Asana và Trello là gì?
Trello cực kỳ đơn giản, tập trung vào quy trình Kanban. Asana linh hoạt hơn với nhiều cách xem, nhiều tính năng quản lý dự án và mục tiêu chiến lược hơn.
- Jira có dùng được cho các phòng ban ngoài IT không?
Có, Atlassian có sản phẩm Jira Work Management được thiết kế riêng cho các đội kinh doanh, marketing, nhân sự với các template phù hợp, nhưng thế mạnh cốt lõi của Jira vẫn là dành cho các đội kỹ thuật.
5. Kết luận
Dù bạn là nhà quản lý hay thành viên trong nhóm, một phần mềm giao việc hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh bỏ sót công việc và luôn kiểm soát được toàn bộ tiến độ dự án.
Trong bối cảnh công việc ngày càng phức tạp, đầu tư vào một công cụ chuyên nghiệp không chỉ là lựa chọn thông minh, mà còn là bước tiến chiến lược để xây dựng đội ngũ làm việc năng suất, chủ động và gắn kết hơn.
Chúc các bạn thành công!
