Gmail là email miễn phí được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Google cũng có phiên bản Gmail Google Workspace cho doanh nghiệp. Vậy 2 phiên bản Gmail cá nhân và doanh nghiệp có gì giống và khác nhau?
Cùng tìm hiểu nhé.
Trước hết bạn cần biết email doanh nghiệp là gì.
1. Email doanh nghiệp là gì?
Email cá nhân như Gmail thì quá quen thuộc với các bạn rồi. Chúng ta thường đăng ký email cá nhân miễn phí để giao tiếp, trao đổi thông tin cơ bản hoặc chỉ dùng để đăng ký các tài khoản mạng xã hội.
Còn email doanh nghiệp thì sao? Email tên miền hay còn gọi là email doanh nghiệp. Giả sử tên miền của bạn có dạng mmgroup.vn thì email có dạng sales@mmgroup.vn là một địa chỉ email doanh nghiệp.
Khi sử dụng email doanh nghiệp, mọi thông tin dữ liệu đều được lưu trữ trong suốt quá trình làm việc. Khi sử dụng email cá nhân mọi thông tin dữ liệu bạn không thể kiểm soát.
Hơn nữa khi sử dụng email cá nhân để làm việc cùng với đối tác và khách hàng sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.
Đối với email doanh nghiệp thì khác, tài khoản email theo tên miền của doanh nghiệp là tài khoản của công ty, được cung cấp cho các nhân viên sử dụng.
Với đuôi email là tên của doanh nghiệp, tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp cho công ty, bảo mật cao hơn và email không bị spam.
Khi nhân viên nghỉ việc, công ty có thể thu hồi lại tài sản đó, admin thu hồi lại tài khoản và thay đổi password, các dữ liệu cũng được lưu trữ lại an toàn.
2. Sự Khác Biệt Gmail Cá Nhân và Gmail Doanh Nghiệp
1. Email tên miền chuyên nghiệp hơn
Một địa chỉ email như yourname@yourbrand.com hoặc yourname@yourwebsite.com không chỉ có vẻ chuyên nghiệp hơn mà còn tăng thêm uy tín cho doanh nghiệp của bạn.
Email là một trong những “cầu nối” giữa doanh nghiệp và khách hàng. Khi họ cần liên hệ, email là hình thức họ nghĩ đến đầu tiên. Hãy tạo ấn tượng và ghi điểm với khách hàng thông qua email của bạn.
Nó cũng mang lại sự công nhận ngay lập tức cho doanh nghiệp. Khi bạn sử dụng các dịch vụ email miễn phí như Gmail, khách hàng sẽ tự hỏi bạn là ai? Có đáng tin không? và hơn 50% số khách hàng quyết định không liên hệ với các tổ chức không có email tên miền cụ thể.
Chuyển đổi Gmail doanh nghiệp nay nếu bạn đang là doanh nghiệp kinh doanh
2. Giao tiếp tức thời với Google Hangout
Trước khi xảy ra đại dịch Covid 19 trên toàn cầu, hai ứng dụng chat và Gọi video của Google Workspace bị bỏ quên. Ngay sau đó, các ứng dụng họp video, gọi trực cần thiết hơn bao giờ hết.
Với Google Meet dành cho doanh nghiệp các bạn có thể họp trực tuyến mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. Ứng dụng này cho phép các bạn mở các lớp đào tạo lên đến hàng trăm người tham gia cùng một lúc. Tính năng này Gmail miễn phí không thể đáp ứng được.
Trong công việc việc trao tiếp trao đổi tức thời là không thể thiếu để làm việc nhóm cùng nhau và liên lạc tốt hơn. Cho phép mọi người trao đổi trong thời gian thực.
3. Làm việc nhóm cùng Google Drive
Drive là ổ cứng di động của bạn với không gian lưu trữ lớn. Drive là bộ công cụ lưu trữ và chia sẻ dữ liệu và hiện được sử dụng phổ biến trên thế giới. Khi đăng ký email doanh nghiệp Drive sẽ cho phép các bạn tạo thư mục dùng chung trên drive.
Trong môi trường làm việc nhóm là cần thiết. Với tính năng làm việc nhóm trên Drive các bạn có thể cộng tác trên cùng một file tài liệu, không cần thực trên mọi thiết bị. Không cần phải mất thời gian cho việc chuyển qua lại các bản sao của dữ liệu nữa, hãy sửa trực tiếp ngay trên file và mọi người đều nhận được kết quả ngay tức khắc.
4. Chia sẻ dữ liệu lớn dễ hơn bao giờ hết
Khi muốn chia sẻ dữ liệu tới một đối tác hoặc đồng nghiệp, bạn chỉ cần chia lưu dữ liệu lên Drive, bật chia sẻ và copy địa chỉ của thư mục hoặc file muốn chia sẻ gửi cho người nhận là được. Không cần tốn thời gian chuyển qua email hay bên trung gian nữa.
5. Hộp thư cộng tác nhóm
Đối với công ty mỗi phòng ban có từ vài chục đến vài trăm nhân viên. Phòng sale có hơn 20 thành viên làm sao khách hàng có thể nhớ từng địa chỉ email cụ thể. Đơn giản các bạn chỉ cần tạo một hộp thư đại diện cho một nhóm để cộng tác với khách hàng đại loại như: sales@mmgroup.vn hay support@incomda.com….
Khi một email được gởi vào nhóm này toàn bộ thành viên trong nhóm có thể thay mặt nhóm để tương tác giải quyết các vấn đề với khách hàng.
>>Xem thêm: Xóa tài khoản Google nhanh chóng dành cho cá nhân và doanh nghiệp.
6. Kiểm duyệt thư trước khi gửi/nhận với nhân viên mới
Đây là tính năng mà không phải dịch vụ email nào cũng cung cấp. Đây là tính năng cho phép tổ chức của bạn kiểm duyệt Đồng ý hoặc Từ Chối một email gửi đi hoặc chuyển đến từ một hoặc một nhóm nhân viên nào đó.
Tính năng này rất cần thiết đói với nhân viên mới. Mỗi một email gởi đi luôn đảm bảo chính sách bảo mật hoặc nội quy trước khi gởi đi cho khách hàng. Đội giám sát hoặc người quản lý có thể cần phải thực thi chính sách kiểm duyệt một thời gian cho tới khi họ có đủ kỹ năng cần thiết. Hoặc đội pháp chế của công ty bắt buộc phải xét duyệt để đảm bảo tất cả các thông tin được tuân thủ chính sách pháp lý và bảo mật trước khi chuyển ra hoặc đến người nhận. Đây là một trong những tính năng độc đáo của email công ty.
Với email cá nhân bạn không thể sử dụng tính năng này.
7. Bản sao email và bằng chứng pháp lý
Với Gmail miễn phí khi người dùng xoá nội dung email thì không thể phục hồi. Với Google Workspace, admin có thể thiết lập các bản sao cho những email bị xoá .
Bất cứ vấn đề liên quan đến kiện cáo, sử dụng trái phép tài nguyên doanh nghiệp đều cần có chứng thực rõ ràng.
Và đây chính là một trong những tính năng mà người dùng doanh nghiệp rất thích ở Google Workspace.
8. Lịch sử gửi/nhận email
Quá trình gửi/nhận email bất kỳ được ghi lại rất rõ ràng: từ ngày giờ gửi/nhận, người gửi/nhận, ở đâu, trên thiết bị nào… đều thể hiện rõ trong lịch sử email.
Đây cũng là tính năng cần thiết cho các doanh nghiệp lớn, cần kiểm soát dữ liệu hay trích xuất các bằng chứng cần thiết cho nhiều trường hợp xảy đến (như hết hạn hợp đồng, người chỉnh sửa email cuối cùng….)
9. Khôi phục dữ liệu bị xóa khỏi thùng rác bởi người dùng
Đối với email các nhận các bạn lở xóa một email nào đó thì không thể khôi phục lại được. Nhưng đối với Gmail dành cho doanh nghiệp nếu các bạn lở xóa những email quan trọng ra khỏi thùng rác.
Quản trị viên có thể khôi phục dữ liệu đã xóa trong vòng 25 ngày từ trang quản trị viên. Làm theo hướng dẫn dưới đây để xử lý khi cần thiết.
10. Giảm thư rác lên đến 99,9%
Ngày nay hầu như chúng ta phải sống chung với thư rác. Mỗi ngày nhận hàng trăm thậm chí hàng ngàn email. Những email quan trọng trộn lẫn với email rác. Làm cho chúng ta mất rất nhiều cơ hội. Với email doanh nghiệp hầu như nói không với thư rác.
Gmail trong Google Workspace có bộ lọc thư rác thông minh, tự động phát hiện các email đáng ngờ. Từ đó, hộp thư của bạn luôn sạch. không có email quảng cáo hoặc spam làm phiền.
Kết
Nói tóm lại, với các tổ chức đang kinh doanh chuyên nghiệp, hãy chủ động nâng cấp lên email doanh nghiệp. Nó không chỉ liên quan đến sự chuyên nghiệp, uy tin của thương hiệu mà còn liên quan đến khả năng bảo mật và kiểm soát dữ liệu của tổ chức.
Tham khảo thêm một số email doanh nghiệp khác:
Chúc các bạn thành công!
