Nếu là người dùng email lâu năm, chắc hẳn bạn đã biết những rắc rối mà tin spam mang lại. Vậy, các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) có uy tín như Zoho đã làm gì để bảo vệ người dùng khỏi tất cả các loại spam?
Một trong những thách thức mà ESP phải đối mặt là xác định chính xác email là thư rác hay hợp pháp.
Zoho Mail thực hiện điều này bằng cách nghiên cứu dữ liệu cộng đồng – cách thức và người dùng nào đánh dấu email là spam hay không spam. Với sự trợ giúp của dữ liệu cộng đồng và các điều kiện được xác định trước, máy chủ của Zoho Mail có thể tự động xác định trung bình nửa triệu email spam mỗi giờ với tỷ lệ thành công đáng kinh ngạc.
Giả sử một người dùng đang gửi email từ máy chủ email của bên thứ ba tới người dùng Zoho Mail. Để email đó được gửi đến hộp thư đến của người nhận, IP của người gửi phải có điểm uy tín tích cực.
Điểm danh tiếng của một IP phụ thuộc vào số lượng email spam và không phải spam được tạo ra từ IP đó. Khi một địa chỉ IP có uy tín thấp muốn chuyển email đến máy chủ Zoho Mail, Zoho sẽ từ chối email hoặc gửi nó vào thực mục spam của người nhận tùy vào cài đặt của bạn.
Các phương thức lọc email spam được đề cập dưới đây chỉ áp dụng cho các email bất hợp pháp có dấu hiệu spam hoặc email mà bạn đánh dấu là spam.
1. Duy trì sự tồn tại của tin rác
Nếu việc phân loại email nào nên được xếp vào thư mục rác là một thách thức lớn thì việc xác định cách tiếp cận phù hợp cho hàng loạt email là một thách thức còn lớn hơn.
Zoho cho biết, mặc dù bộ lọc của Zoho có thể nhận dạng và chọn ra các email có dấu hiệu spam như các tệp đính kèm được che giấu bằng phần mềm độc hại, liên kết lừa đảo, macro thực thi độc hại, email không tuân thủ RFC, email hàng loạt không được yêu cầu và hơn thế nữa, thì cách tiếp cận mà Zoho cần thực hiện cho từng loại trong số chúng là khác nhau.
Zoho tích cực tiếp cận từng người dùng cụ thể liên quan đến các email hàng loạt vì một email được gửi hàng loạt có thể là spam nhiều hơn.
Với sự trợ giúp của cài đặt kiểm soát thư rác lấy người dùng làm trung tâm, quản trị viên có thể tùy chỉnh và chọn loại email họ muốn Zoho Mail gửi đến hộp thư đến của mình.
Bắt đầu từ việc chọn một yếu tố của email cần phân tích bằng bộ lọc, quản trị viên có thể chọn hiển thị cảnh báo dựa trên người gửi, xử lý spam dựa trên ngôn ngữ cụ thể và cách ly hoặc từ chối email dựa trên khung xác thực (SPF, DKIM, DMARC và DNSBL). Quản trị viên cũng có thể thêm các email, tên miền và địa chỉ IP cụ thể vào danh sách Allowed list hoặc Blocked list để nhận hoặc không nhận email từ những người gửi nhất định.
Ngoài việc quản trị viên duy trì một danh sách trong toàn tổ chức, mỗi người dùng có thể tùy chỉnh danh sách chống thư rác của riêng họ để chặn hoặc cho phép người dùng theo lựa chọn của họ.
>> Mời bạn tìm hiểu thêm về Zoho Mail – Email doanh nghiệp với chi phí không tưởng.
2. Chống lừa đảo với độ chính xác cao hơn
Kỹ thuật mà kẻ gửi thư rác thường sử dụng để lừa đảo dữ liệu cá nhân là sao chép giao diện người dùng và trải nghiệm của một tổ chức hợp pháp, bao gồm cả địa chỉ miền.
Ví dụ: giả sử bạn có tài khoản ngân hàng của TPBank và tên miền của họ là http://www.tpb.vn/. Những người gửi thư rác có thể lừa đảo bằng cách sử dụng miền các tên miền tương tự chỉ thay đổi một vài ký tự để đánh lừa người nhận như tbbank.vn hay tpb.com.vn.
Mặc dù bộ lọc thư rác của Zoho có khả năng phát hiện những email như vậy nhưng người dùng cũng có thể thực hiện các biện pháp kiểm soát giả mạo bổ sung đối với các tên miền quan trọng của doanh nghiệp bằng cách xác minh tất cả các tên miền liên quan của tên miền tương ứng đó.
Không dừng lại ở đó, bạn có thể bảo vệ các thành viên tổ chức của mình khỏi các email giả mạo và ngăn chặn gian lận xảy ra với sự trợ giúp của tính năng Zoho Mail’s Display Name Spoofing (Giả mạo tên hiển thị của Zoho Mail).
Xử lý thư rác không phải là không có sai sót. Các ESP cải tiến cơ chế lọc của họ và chặn email spam với độ chính xác cao hơn. Nhưng những người gửi thư rác cũng trở nên “cao tay” hơn trong kỹ thuật che giấu bằng cách sử dụng các dịch vụ có uy tín. Một số người gửi thư rác đã bắt đầu tuân theo các quy tắc RFC, giao thức xác thực SPF và DKIM, nhằm thoát khỏi quá trình xử lý thư rác. Những thư rác này đã được cải tiến có thể lọt qua các bộ lọc và được gửi đến hộp thư của bạn.
Đây là lý do tại sao Zoho thông báo rằng họ liên tục cập nhật máy chủ Zoho Mail để tìm hiểu các dấu hiệu mới ngay cả với kích thước nhỏ nhất. Và đừng lo lắng: ngay cả khi một hoặc hai email spam thoát khỏi bức tường bộ lọc của Zoho thì quy trình kiểm tra spam sau khi gửi cũng có thể tự động xác định và đánh dấu những email đó là spam.
Trước tất cả những thách thức trong việc xác định và xử lý thư rác, Zoho Mail đặt sự an toàn và bảo mật của người dùng lên trước mọi ưu tiên khác. Zoho đã thêm rất nhiều tính năng kiểm soát thư rác mới vào bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Cải tiến và nâng cấp tính năng lọc thư rác luôn là nhiệm vụ trọng tâm của Zoho để giữ cho người dùng luôn được an tâm nhất khi sử dụng Zoho Mail.
>> Chi tiết về email doanh nghiệp Zoho Mail:
