Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công cụ làm việc nhóm hiệu quả. Tùy thuộc mỗi doanh nghiệp chúng ta sẽ có những yêu cầu phù hợp. Chúng ta cùng MM Group tìm hiểu những tính năng nào cần thiết cho doanh nghiệp.
Nội Dung Chính
1. Microsoft 365
Microsoft 365 bao gồm tất cả các giải pháp để xây dựng một hệ sinh thái làm việc hoàn chỉnh bao gồm: công cụ văn phòng, email doanh nghiệp, xây dựng website nội bộ, lưu trữ dữ liệu không giới hạn từ đám mây… chỉ từ một gói duy nhất!
Microsoft Office: Mang đến cho người dùng tất cả bộ ứng dụng văn phòng nhưng không còn trên máy tính nữa mà trên đám mây tất cả những thao tác sẽ được lưu lại tự động với độ an toàn bảo mật cao. Bộ ứng dụng bao gồm: Outlook, Word, Excel, PowerPoint và nhiều hơn thế nữa.
Microsoft Exchange: Trải nghiệm công nghệ hoàn toàn mới với các tính năng gửi/nhận email an toàn bảo mật tuyệt đối với các chức năng phân quyền và chính sách phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Microsoft Teams: Ứng dụng làm việc giao tiếp tức thời giúp doanh nghiệp làm việc hiệu nhóm hiệu quả nhờ ứng dụng được phát triển để cộng tác và giao tiếp theo thời gian thực, liên kết sẵn các công cụ làm việc ở một nơi duy nhất; nhờ vào các ứng dụng từ công nghệ hàng đầu của Microsoft.
Microsoft 365
Microsoft SharePoint: Đây là nền tảng cho phép doanh nghiệp phát triển các ứng dụng như: blog hay website văn bản và tòa liệu. Cho phép người bên trong và bên ngoài doanh nghiệp trao đổi kết nối với nhau thông qua các tài liệu.
Microsoft OneDrive: Không còn dựa vào bộ nhớ máy tính tất cả cá dữ liệu trong quá trình làm việc đều được lưu trữ trên đám mây của Microsoft. Cho phép người dùng có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi trên bất kỳ thiết bị gì. Kể cả không có Internet các bạn cũng có thể thao tác trên tài liệu hệ thống sẽ tự động lưu khi có mạng trở lại.
Microsoft Planner: Đây là ứng dụng cho phép người dùng ghi chú sắp xếp công việc, chia sẻ dữ liệu người trong cùng một kênh, gọi video chat tức thời, ứng dụng còn được tích hợp với nhiều ứng dụng Office và dịch vụ đám mây của Microsoft.
Microsoft Booking: Được tích hợp sẵn trong ứng dụng của Microsoft 365 với các tính năng lên lịch hẹn nhắc nhở với khách hàng . Đây là tính năng giúp cho doanh nghiệp không bỏ lở bất ký khách hàng nào tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Microsoft List: Ứng dụng sử dụng thuật toán thông minh giúp bạn quản lý tác vụ, đề xuất trước và giúp bạn lên kế hoạch dễ dàng. Tích hợp với Nhiệm vụ Outlook để kiểm tra, hoàn thành nhiệm vụ mọi lúc mọi nơi từ nhiều thiết bị.
Tất cả các ứng ụng với tính năng an toàn và bảo mật cao kiểm soát dữ liệu an toàn hơn, tránh được các cuộc tấn công mạng hoặc lấy cắp thông tin bí mật của doanh nghiệp. Các gói khác nhau sẽ có các cấp độ bảo mật khác nhau.
2. Google Workspace
Cũng tương tự như Microsoft 365 khi sử dụng Google Workspace các bạn có cả một hệ sinh thái dành cho công việc. Email trao đổi trong công việc, bộ nhớ lưu trữ lên đến 15G, giao diện người dùng quen thuộc khi đã sử dụng Gmail trước đó.
Ngoài ra Google còn hỗ trợ Google Hang Out chat gọi video tức thì, email công ty, có thể quét virus, lọc spam và chứa chữ ký điện tử, dung lượng file đính kèm tăng đến 5TB,…
Nơi các bạn có thể tạo, thao tác các tập tài liệu: Google Docs, Sheet, Slides, Forms tất cả sẽ được tự động lưu lại trên Drive. Với những mẫu template các bạn có thể tạo các mẫu trình chiếu báo cáo đẹp mắt và chuyên nghiệp.
Ngoài ra để đáp ứng các nhu cầu về làm việc nhóm công cụ cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa các tập tin nhanh chóng và chuyên nghiệp lưu trữ lại các thao tác khi cần thiết.
Ứng dụng được phát triển trên nền điện toán đám mây bộ nhớ lưu trữ luôn đảm bảo an toàn tuyệt đối. Giúp doanh nghiệp
Điều này cực kì quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp giảm rủi ro mất mát dữ liệu.
Google Driver dễ dàng chia sẻ file dung lượng lớn, có thể sử dụng thuận tiện bất kì đâu. Ngoài ra Drive có thể đồng bộ hoá tập tin trên mọi thiết bị.
Tính năng Drive này của Google rất giống với tính năng OneDrive của Outlook
Trong môi trường làm việc nhóm trao đổi gọi điện video trực tuyến Google Hang Out giải quyết vấn đề này tuyệt vời với Hang Out cho phép bạn tạo cuộc họp lên đến 15 người đồng thời. Chia sẻ thông tin dễ dàng nhanh chóng và sự thuận tiên có ở khắp mọi nơi.
Tính năng ghi chú gợi ý giờ làm việc nhanh chóng. Ưng dụng được phát triển trên nhiều nền tảng kể cả web và di động Android và iOS.
Keep cung cấp nhiều công cụ để ghi chú, bao gồm văn bản, danh sách, hình ảnh và âm thanh.
3. Zoho Workspace
Rút ngắn thời gian làm việc, hợp thức hóa quy trình làm việc với những công cụ liền mạch với các phòng bạn và nhiều hơn thế nữa với cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tất cả các tính năng sẽ có trong một công cụ cần thiết không tốn thời gian duy chuyển qua lại giữa các tab. Tùy chỉnh và sắp xếp lại các widget theo cách của bạn.
Phần mềm cung cấp cho doanh nghiệp đầy đủ các tính năng như: marketing và sale hàng đầu hiện nay như Zoho CRM, Zoho SaleIQ, Marketing Hub… không chỉ tăng năng suất mà còn tăng lợi nhuận đáng kể.
Zoho Workplace
Trong đó một trong những tính năng dành cho công việc như email doanh nghiệp, bộ công cụ làm việc nhóm Zoho Doc, ZOho Sheet… xây dựng kết nối giữa các đội nhóm phòng bạn và các nguồn kênh khác.
Zoho Workplace đã có đầy đủ bộ ứng dụng cho smartphone, bạn có thể làm việc, giao tiếp nhóm, chia sẻ tài liệu và xử lý các vấn đề từ xa mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
4. Dropbox trên Cloud
Dropbox là ứng dụng được nhiều công ty lựa chọn cho doanh nghiệp của mình. Nhờ ứng dung này mà các thành viên có thể làm việc nhóm trực tuyến không bị ảnh hưởng bởi vị trí địa lý.
Khi đăng một tài liệu trên Cloud mọi thành viên có thể thao tác dễ dàng.
Các tập tin được lưu trữ có khoa học và rất tiệc lợi để mọi người thao tác. Vậy các bạn làm việc với Dropbox cũng trở nên đơn giản hơn. Đều tuyệt vời ứng dụng này là chưa tính phí sử dụng nên các bạn có thể dùng thử thoải mái.
5. Phần mềm Trello
Ở thị trường Việt Nam thì không khỏi nhắc đến đó chính là Trello giao diện người dùng được thiết kế đơn giản dễ sử dụng. Để làm việc hiệu quả với ứng dụng này các bạn có thể tạo ra các Board, trong từng Board đó là list các công việc cần làm.
Khi sử dụng phần mềm bạn có thể gửi lời mời kết bạn đến với đồng nghiệp, sếp, quản lý để cùng làm việc chung Board với bạn. Những người được mời vào có thể theo dõi các list việc làm đã có hoặc có thể tạo thêm list riêng. Ứng dụng này nhận được nhiều lượt sử dụng bởi vì miễn phí, thích hợp với các nhu cầu làm việc nhóm theo dự án lớn hoặc nhỏ.
Chúc các bạn thành công!
