Nhiều năm trước đây khái niệm làm việc nhóm trong doanh nghiệp thường chỉ gói gọn trong các cuộc họp trực tiếp hoặc trao đổi qua điện thoại, email.
Nhưng ngày nay, với sự gia tăng của các phần mềm làm việc từ xa và thậm chí là xuyên biên giới, làm việc nhóm trong doanh nghiệp đã trở nên đơn giản, hiệu quả hơn gấp nhiều lần.
Là cha đẻ của vô số ứng dụng văn phòng, Microsoft đã và đang liên tục bổ sung, làm mới các phần mềm làm việc nhóm. Trong đó, có nhiều phần mềm chinh phục cột mốc hàng trăm triệu người dùng hoạt động tích cực hàng ngày, được sử dụng phổ biến bởi hơn 90% doanh nghiệp vừa và nhỏ, đem về doanh thu lên đến hàng chục tỷ đô.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ điểm danh top 4 phần mềm làm việc nhóm của Microsoft và ưu, nhược điểm của chúng. Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn chọn được phần mềm làm việc nhóm phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
1. Microsoft Teams
Nằm ở vị trí đầu tiên trong bảng xếp hạng các phần mềm làm việc nhóm của Microsoft, Microsoft Teams hiện có đến 280 triệu người dùng hoạt động tích cực hàng ngày. Teams đem về cho Microsoft con số doanh thu khủng hơn 50 tỷ USD trong quý 1 năm 2023.
Cụ thể, đây là ứng dụng họp trực tuyến và làm việc nhóm tích hợp, cho phép các thành viên của nhóm giao tiếp với nhau thông qua chat, gọi thoại, gọi video, chia sẻ và đồng chỉnh sửa tài liệu.
Bên dưới là những ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Teams.
1.1 Ưu điểm của Microsoft Teams
Không đơn giản là một ứng dụng họp trực tuyến, Microsoft Teams còn mang đến những lợi ích không tưởng giúp tăng cường sự cộng tác trong doanh nghiệp. Trong đó nổi bật với:
– Đa dạng tính năng: Microsoft Teams sở hữu một danh sách dài các tính năng. Bao gồm họp trực tuyến, chat, gọi thoại, gọi video, chia sẻ tài liệu, đồng chỉnh sửa tài liệu, lên lịch họp, chia sẻ vị trí, tạo phòng làm việc ảo, v.v.
– Đồng bộ dữ liệu lên đám mây: Microsoft Teams cung cấp bộ nhớ đám mây 5GB và lên đến 1TB đối với bản có phí. Nhờ đó, mọi dữ liệu được khởi tạo hoặc chia sẻ trên ứng dụng đều sẽ được đồng bộ lên đám mây.
– Khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng khác của Microsoft: Microsoft Teams cho phép người dùng truy cập nhanh vào các tài liệu và dữ liệu từ các ứng dụng khác trong Microsoft 365. Ví dụ như Outlook, OneDrive, SharePoint, v.v.
– Khả năng bảo mật cao: Microsoft Teams đặc biệt chú trọng đến các tính năng bảo mật. Trong đó, các tính năng bảo mật được đánh giá cao gồm mã hóa dữ liệu đầu cuối, xác thực hai yếu tố (2FA), quản lý quyền truy cập, kiểm soát dữ liệu người dùng, v.v.
– Tương thích trên mọi thiết bị: Người dùng có thể tải ứng dụng Microsoft Teams để sử dụng trên iOS, Android, Windows, MacOS hoặc cũng có thể sử dụng phiên bản web.
>> Xem thêm: 10+ Tính năng tuyệt vời trong Microsoft Teams
1.2 Nhược điểm của Microsoft Teams
Bên cạnh những ưu điểm tạo nên sức hấp dẫn riêng, Microsoft Teams vẫn tồn tại một số hạn chế. Điển hình trong số đó là ứng dụng yêu cầu người dùng trả phí để sử dụng toàn bộ các tính năng. Một số nhược điểm của Teams gồm:
– Giao diện khá phức tạp với người mới: So với một số ứng dụng họp trực tuyến khác, Microsoft Teams sở hữu giao diện tương đối phức tạp do tích hợp nhiều tính năng. Vì vậy, những người dùng mới tiếp xúc với Teams sẽ cần ít nhất là vài ngày để làm quen cũng như khai thác hết tiềm năng của ứng dụng.
– Bản miễn phí bị giới hạn tính năng: Microsoft Teams yêu cầu người dùng đăng ký các gói có phí như Teams Essential hoặc Teams tích hợp sẵn trong Microsoft 365 để mở khóa các tính năng nâng cao. Ví dụ như số lượng người tham gia lên đến 300, ghi âm cuộc gọi, chia sẻ vị trí, v.v.
2. Microsoft Planner
Microsoft Planner xếp ở vị trí thứ hai trong danh sách các phần mềm làm việc nhóm của Microsoft. Đây là ứng dụng quản lý dự án cho phép tạo danh sách công việc, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của Microsoft Planner.
2.1 Ưu điểm của Microsoft Planner
Với Microsoft Planner, các thành viên của nhóm có thể xem toàn bộ dự án và tiến độ, từ đó tăng tính minh bạch và hiệu quả của quá trình làm việc. Những ưu điểm nổi trội của Planner gồm:
– Giao diện đơn giản, dễ sử dụng: Microsoft Planner sở hữu giao diện cực kỳ đơn giản với phần dự án, nhiệm vụ và tiến độ được sắp xếp logic. Nhờ đó, người dùng có thể dễ dàng tạo, quản lý danh sách công việc và theo dõi tiến độ.
– Các tính năng quản lý dự án hiệu quả: Microsoft Planner cung cấp các công cụ quản lý dự án như lập kế hoạch, phân tích rủi ro, theo dõi tiến độ công việc. Điều này giúp doanh nghiệp tổ chức công việc một cách khoa học.
– Tích hợp sâu với các ứng dụng khác của Microsoft: Microsoft Planner tích hợp nhiều ứng dụng phổ biến của Microsoft 365. Ví dụ như Teams, Outlook, SharePoint, v.v.
– Tính năng bảo mật cao: Microsoft Planner cung cấp tính năng bảo mật cao, bao gồm quản lý quyền truy cập và đánh giá rủi ro. Điều này giúp người dùng bảo vệ mọi thông tin và dữ liệu quan trọng.
2.2 Nhược điểm của Microsoft Planner
Giao diện đơn giản tỉ lệ thuận với các tính năng của Microsoft Planner. Hay nói cách khác, Microsoft Planner không đi kèm với các tính năng phức tạp và không thật sự phù hợp với các dự án có quy mô lớn. Một số nhược điểm phải kể đến của phần mềm làm việc nhóm của Microsoft này gồm có:
– Không cung cấp tính năng phức tạp: Microsoft Planner không cung cấp các tính năng phức tạp cho việc quản lý dự án. Phần mềm chỉ phù hợp các các dự án vừa và nhỏ.
– Không có tính năng giao tiếp trực tiếp giữa các thành viên trong nhóm: Microsoft Planner không cung cấp tính năng giao tiếp trực tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Người dùng phải sử dụng các phần mềm khác của Microsoft như Teams để giao tiếp và trao đổi thông tin với nhau.
>> Có thể bạn quan tâm: 2 phần mềm quản lý công việc Microsoft Lists và Microsoft Planner: đánh giá và so sánh
Microsoft SharePoint là một nền tảng quản lý nội dung doanh nghiệp. Nó cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ, làm việc trên các tài liệu, thông tin và dữ liệu liên quan đến dự án. Dưới đây là những ưu điểm và nhược điểm của phần mềm làm việc nhóm của Microsoft này.
Là công cụ hoàn hảo để giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả, đặc biệt là khi có nhiều tài liệu hay thông tin cần chia sẻ, Microsoft SharePoint nổi bật với những ưu điểm sau:
– Quản lý tài liệu dễ dàng: Microsoft SharePoint cho phép tạo, quản lý và chia sẻ tài liệu dễ dàng theo Team site (trang nhóm).
– Hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực: Microsoft SharePoint cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên cùng một tài liệu và đồng thời chỉnh sửa. Điều này giúp tăng cường tính cộng tác và hiệu quả khi làm việc theo nhóm
– Tích hợp sâu với các ứng dụng khác của Microsoft: Microsoft SharePoint tích hợp tốt với các ứng dụng khác của Microsoft như Teams, Outlook, Office 365, v.v.
– Tính năng bảo mật cao: Microsoft SharePoint cung cấp các tính năng bảo mật cao giúp bảo vệ mọi dữ liệu của doanh nghiệp, thậm chí là các tổ chức chính phủ. Chẳng hạn như quản lý quyền truy cập, đánh giá rủi ro, mã hóa dữ liệu, v.v.
>> Xem thêm: Microsoft SharePoint là gì và các tính năng thiết lập mạng nội bộ thông minh
Microsoft SharePoint không phải là phần mềm làm việc nhóm thân thiện với người dùng cuối. Đó cũng chính là một trong những nhược điểm của nó. Bên dưới là một số điểm còn bất cập của SharePoint:
– Giao diện phức tạp: Microsoft SharePoint là một phần mềm phức tạp và khó sử dụng đối với người dùng cuối. Để khai phá hết tính năng của phần mềm trong thời gian ngắn, người dùng có thể phải cần đến sự hướng dẫn của kỹ thuật viên hoặc chuyên gia có kinh nghiệm trong doanh nghiệp của mình.
– Khó tích hợp các ứng dụng bên ngoài: Microsoft SharePoint không hỗ trợ tốt việc tích hợp với các ứng dụng bên ngoài. Việc tích hợp có thể gặp khó khăn và yêu cầu phải có kiến thức kỹ thuật mới triển khai được.
4. Microsoft Yammer
Cái tên cuối cùng trong danh sách top 4 phần mềm làm việc nhóm của Microsoft là Microsoft Yammer.
Microsoft Yammer là mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp. Yammer cho phép lãnh đạo và nhân viên chia sẻ thông tin, tương tác với nhau, tạo nên văn hóa gắn kết trong doanh nghiệp. Yammer có nhiều ưu điểm, nhưng cũng có những hạn chế.
4.1 Ưu điểm của Microsoft Yammer
Với vai trò là mạng xã hội doanh nghiệp, Microsoft Yammer đảm nhiệm khá nhiều tính năng. Tuy nhiên, nổi bật nhất trong số đó vẫn là chia sẻ, tăng tính kết nối và tương tác trong doanh nghiệp. Những ưu điểm nổi bật trên phần mềm làm việc nhóm của Microsoft này gồm có:
– Tính năng kết nối và tương tác: Microsoft Yammer cho phép người dùng kết nối và tương tác với đồng nghiệp, bất kể là đang ở đâu. Người dùng có thể sử dụng nó chia sẻ thông tin, tài liệu và ý kiến của mình với các thành viên khác trong tổ chức, doanh nghiệp.
– Tính năng cộng tác theo thời gian thực: Microsoft Yammer cho phép nhiều người dùng làm việc chung trên cùng một dự án hoặc tài liệu. Người dùng có thể tạo nhóm làm việc, chia sẻ tài liệu, ý kiến và nhận phản hồi từ thành viên khác trong nhóm.
– Tính năng tìm kiếm thông tin: Công cụ tìm kiếm trong Microsoft Yammer cho phép người dùng tìm kiếm thông tin, tài liệu và các bài viết trên mạng xã hội doanh nghiệp dễ dàng và nhanh chóng.
– Tích hợp sâu với các ứng dụng khác của Microsoft: Microsoft Yammer tích hợp tốt với các ứng dụng khác của Microsoft như Teams, Outlook, Office 365, v.v.
4.2 Nhược điểm của Microsoft Yammer
Không có quá nhiều nhược điểm khi xét đến Microsoft Yammer. Hai nhược điểm đáng lưu tâm nhất trên phần mềm làm việc nhóm này gồm có:
– Thiếu tính năng quản lý tài liệu: Vì không được thiết kế để quản lý tài liệu nên Microsoft Yammer thiếu các tính năng quản lý. Do đó, các thao tác như gộp các tài liệu cùng loại vào một nhóm sẽ là thứ mà người dùng không thể thực hiện.
– Khó khăn trong việc quản lý thông báo: Microsoft Yammer thường sẽ liên tục hiển thị các thông báo khi có ai đó trong doanh nghiệp của bạn cập nhật một thông tin bất kỳ. Do đó, đôi khi bạn sẽ cảm thấy quá tải vì các thông báo mới.
Kết
Tóm lại, các phần mềm làm việc nhóm của Microsoft sẽ giúp tăng cường đáng kể khả năng cộng tác trong doanh nghiệp. Việc hiểu đúng và đủ ưu – nhược điểm của từng phần mềm và sử dụng chúng vào đúng mục đích là rất cần thiết cho mọi doanh nghiệp.
Với Teams, Planner, SharePoint và Yammer, bạn sẽ có thể tổ chức công việc, cộng tác theo thời gian thực, quản lý thông tin và lưu trữ dữ liệu một cách khoa học nhất. Đặc biệt, các phần mềm này cũng tích hợp với nhau, tạo ra một hệ sinh thái ứng dụng liền mạch và khép kín.
4 Phần mềm cực kỳ hữu ích nói trên được tích hợp đầy đủ trong bộ ứng dụng năng suất Microsoft 365. Liên hệ ngay với Công ty Công Nghệ Mật Mã – Đối tác công nghệ của Microsoft tại Việt Nam để được tư vấn gói Microsoft 365 phù hợp nhất với quy mô doanh nghiệp!
