Top 20+ câu hỏi thường gặp về Google Workspace

Là “con cưng” của Google, Google Workspace hiện có hơn 6 tỷ người dùng trên toàn cầu. Trong đó có đến 2 tỷ tài khoản hoạt động tích cực và hơn 6 triệu doanh nghiệp sử dụng các gói trả phí.

Với tư cách là đối tác ủy quyền cung cấp Google Workspace trong hơn 10 năm qua, Công ty Công Nghệ Mật Mã tự hào phụng sự hơn 5000 doanh nghiệp và giải đáp hàng trăm nghìn thắc mắc của khách hàng. Vì vậy trong bài viết này, chúng tôi sẽ liệt kê top 20+ câu hỏi thường gặp về Google Workspace. Hy vọng sẽ mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.

1. Những câu hỏi thường gặp về tính năng của Google Workspace

Vì được tích hợp đến 9 ứng dụng khác nhau nên danh sách các tính năng Google Workspace cũng cực kỳ đa dạng. 

1.1 Google Workspace là gì?

Google Workspace (trước đây là G Suite) là một bộ công cụ đám mây tích hợp được xây dựng và phát triển bởi Google.

Google Workspace chủ yếu cung cấp các phần mềm phục vụ cho công việc như ứng dụng Gmail, trình xử lý văn bản Google Docs, trình tạo bảng tính Google Sheets, trình tạo bản trình chiếu Google Slides, ứng dụng hội họp trực tuyến Google Meets, v.v.

1.2 Tôi có thể dùng Google Workspace vào mục đích nào?

Với Google Workspace, bạn có thể tạo, chỉnh sửa, xử lý và chia sẻ thông tin; gửi và nhận email; lên lịch và thực hiện các cuộc họp trực tuyến, v.v. Cụ thể

• Gửi và nhận ứng email trên ứng dụng Gmail
• Hội họp trực tuyến trên Google Meet
• Lên lịch các cuộc họp và sự kiện trên Google Calendar
• Lưu trữ, quản lý và sắp tệp trên Google Drive
• Soạn thảo văn bản, đồng chỉnh sửa và chia sẻ trên Google Docs
• Tạo bảng tính, đồng chỉnh sửa và chia sẻ trên Google Sheets
• Tạo slide, đồng chỉnh sửa và chia sẻ trên Google Slides
• Nhắn tin 1:1 và theo nhóm với Google Chat
• Tạo biểu mẫu và khảo sát với Google Forms
• Ghi chú nhanh và đồng chỉnh sửa với Google Keep
• Tạo nhanh trang web với Google Sites
• Thảo luận và tương tác trong Google Currents

1.3 Tôi có thể lưu trữ tài liệu của mình trên Google Workspace không giới hạn không?

Dung lượng lưu trữ trên Google Workspace phụ thuộc vào gói dịch vụ mà bạn đăng ký. 

Với gói Google Business Starter, mỗi người dùng sẽ có 30GB dung lưu lưu trữ. Với gói Business Standard và Business Plus, dung lượng lưu trữ mà Google cung cấp lần lượt là 2TB và 5TB.

Ngoài ra, đối với lựa chọn cao cấp là gói Enterprise, bạn sẽ có từ 5TB dung lượng lưu trữ và có thể mở rộng thêm tùy theo nhu cầu sử dụng.

1.4 Sự khác biệt giữa ứng dụng miễn phí của Google và Google Workspace là gì?

Google Workspace cung cấp nhiều tính năng bổ sung mà bản miễn phí của Google không có. 

Các tính năng nổi bật trong số đó gồm email theo tên miền doanh nghiệp, gấp đôi bộ nhớ đám mây trên Gmail và Drive, nhận hỗ trợ 24/7 từ Google, thời gian hoạt động được đảm bảo 99.9% đối với email doanh nghiệp, xác thực hai bước, v.v.

1.5 Tôi có thể tạo nhiều tài khoản Google Workspace không?

Hoàn toàn có thể. Bạn có thể tạo nhiều tài khoản Google Workspace cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn.

1.6 Tôi có thể tùy chỉnh giao diện của Google Workspace không?

Có, bạn có thể tùy chỉnh giao diện của Google Workspace bằng cách chọn chủ đề và phông chữ khác nhau.

1.7 Tôi có thể di chuyển email, sự kiện lịch, danh bạ cũ sang Google Workspace không?

Có, bạn có thể di chuyển dữ liệu lịch, danh bạ và email hiện có sang Google Workspace.

1.8 Tôi có thể tải lên Drive những loại tệp nào?

Bạn có thể tải mọi loại tệp lên Drive. Ngoài ra, bạn cũng có chuyển đổi một số loại tệp nhất định sang định dạng tài liệu, trang tính hoặc slide.

2. Những câu hỏi thường gặp về các gói Google Workspace và cách đăng ký

Google hiện phân chia các gói Google Workspace của mình thành 2 nhóm chính, gồm Google Workspace cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, và Google Workspace cho doanh nghiệp lớn.

2.1 Tôi có thể tạo tài khoản Google Workspace miễn phí không?

Không, Google Workspace không cung cấp tài khoản miễn phí. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng bản dùng thử miễn phí trong 14 ngày.

Nếu đăng ký Google Workspace thông qua các đối tác ủy quyền của Google như Công ty Công Nghệ Mật Mã, người dùng sẽ có thể dùng thử miễn phí trong vòng 30 ngày. 

2.2 Tôi có thể mua các ứng dụng Google Workspace riêng lẻ không?

Rất tiếc, Google Workspace không cho phép đăng ký từng ứng dụng riêng lẻ.

Khi đăng ký Google Workspace, bạn sẽ có quyền truy cập vào một bộ ứng dụng tích hợp hoạt động liền mạch cùng nhau. 

Ví dụ như bạn có thể nhận thư trong Gmail, sau đó chuyển đổi thông tin thời gian được nhắc đến trong thư thành sự kiện trong Calendar. Hoặc khi bạn nhận xét về một tài liệu trên Docs, cộng sự của bạn sẽ nhận thông báo góp ý trong Gmail.

2.3 Tôi có thể dùng thử Google Workspace trước khi mua không?

Có thể. Các gói Google Workspace đều có thời gian dùng thử miễn phí là 14 ngày.

Trường hợp đăng ký qua đối tác công nghệ của Google tại Việt Nam là Công ty Công Nghệ Mật Mã, người dùng sẽ có thời gian dùng thử là 30 ngày.

2.4 Có mấy gói Google Workspace? Tôi phù hợp với gói nào?

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn có thể cân nhắc một trong các gói Google Workspace gồm Business Starter, Business Standard, Business Plus.

Với doanh nghiệp có quy mô lớn, bạn có thể xem xét các gói Enterprise gồm Enterprise Essentials, Enterprise Standard và Enterprise Plus.

2.5 Làm sao để mua Google Workspace?

Bạn có thể mua Google Workspace tại website chính thức của Google https://workspace.google.com/business/signup/welcome?hl=vi hoặc thông qua các đối tác công nghệ của Google.

>> Xem thêm: Cách Đăng Ký Tài Khoản Google Workspace New 2023

2.6 Mua Google Workspace ở đâu uy tín?

Tại Việt Nam, bạn có thể mua Google Workspace từ Công ty Công Nghệ Mật Mã – Đối tác công nghệ của Google để được hỗ trợ tốt nhất.

Xác minh huy hiệu đối tác Google của Mật Mã tại: https://cloud.google.com/find-a-partner/partner/ACkb94bM0wGTI67Vrcdm8wEKPbQ0kZz1VOFzY5LZXtusXxHFjgD9WfZqbt09LiuT1JwU2vK_ZoVR

3. Những câu hỏi thường gặp về khả năng truy cập Google Workspace

Được lưu trữ trên dịch vụ đám mây nên khả năng truy cập và đồng bộ chính là một trong các yếu tố tạo nên sự thành công của Google Workspace.

3.1 Tôi có thể truy cập Google Workspace trên thiết bị nào?

Bạn có thể truy cập Google Workspace từ smartphone, laptop, tablet hoặc PC, miễn là có kết nối internet.

3.2 Tôi có thể truy cập Google Workspace khi không có kết nối internet không?

Không. Để truy cập Google Workspace trực tuyến, bạn cần kết nối internet.

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể làm việc ngoại tuyến trên Google Workspace như tạo, chỉnh sửa, nhận xét tài liệu hoặc soạn và gửi email. Khi có kết nối Internet trở lại, các hoạt động ngoại tuyến sẽ được đồng bộ trở lại.

3.3 Tôi có thể truy cập Google Workspace từ các quốc gia khác nhau không?

Có, bạn có thể truy cập Google Workspace từ các quốc gia khác nhau nếu có kết nối internet và trình duyệt web. Tuy nhiên, một số ít tính năng của Google Workspace có thể không khả dụng tùy theo chính sách của Google tại mỗi quốc gia.

3.4 Tôi có thể chia sẻ tài liệu Google Workspace với người không sử dụng Google Workspace hay không?

Có, bạn có thể chia sẻ tài liệu Google Workspace với người khác không sử dụng Google Workspace bằng cách chia sẻ đường dẫn hoặc cấp quyền truy cập cho họ.

4. Những câu hỏi thường gặp về quyền riêng tư và bảo mật của Google Workspace

Với hơn 6 tỷ người dùng trên thế giới, Google hiện có một nhóm hơn 700 kỹ sư và chuyên gia hàng đầu thế giới phụ trách về bảo mật và quyền riêng tư cho Google Workspace.

4.1 Google Workspace có mã hóa dữ liệu của tôi để đảm bảo quyền riêng tư không?

Dữ liệu được tải lên và được tạo trong Google Workspace đều được mã hóa để đảm bảo quyền riêng tư cho mọi người dùng.

Google mã hóa dữ liệu bằng các khóa mã hóa riêng biệt kể cả khi chúng thuộc sở hữu của cùng một khách hàng. Dữ liệu được mã hóa theo chuẩn mã hóa nâng cao (AES) 128 bit hoặc mạnh hơn.

4.2 Google Workspace có an toàn hay không?

Google Workspace là một trong những ứng dụng năng suất an toàn nhất hiện nay. Không chỉ được bổ sung các tính năng mới thường xuyên, bộ ứng dụng cũng được cập nhật liên tục để tránh các lỗ hổng bảo mật.

Hơn nữa, Google còn cung cấp xác thực hai yếu tố (2FA) để gia tăng khả năng bảo mật cho tài khoản của người dùng.

4.3 Quản trị viên có thể ngăn người dùng chuyển tiếp email ra ngoài không?

Theo mặc định, người dùng có thể chuyển tiếp hoặc cài đặt chuyển tiếp email của họ trong mục Forwarding and POP/IMAP của Setting.

Tuy nhiên, với vai trò quản trị viên Google Workspace, bạn sẽ có quyền ngăn người dùng chuyển tiếp email ra ngoài. Thiết lập này giúp tăng quyền kiểm soát của doanh nghiệp đối với các thông tin nội bộ hoặc một số thông tin cụ thể khác.

4.4 Tôi có thể khôi phục dữ liệu đã bị xóa không?

Bạn có thể sử dụng Google Vault để truy xuất lại dữ liệu đã bị xóa. Đây là công cụ giúp lưu trữ và truy vấn toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động cho dù đã bị xóa (từ phía người sử dụng). 

Doanh nghiệp cũng có thể dùng Google Vault để xem lại các hành động trên Google Workspace của nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể.

Kết

Trên đây là những câu hỏi thường gặp về bộ công cụ năng suất Google Workspace. Mong rằng bạn đã tìm được thông tin mà mình cần.

Bạn đang quan tâm đến Google Workspace và các giải pháp đám mây dành cho doanh nghiệp, liên hệ với chúng tôi – Công ty Công Nghệ Mật Mã để được tư vấn chi tiết nhất!