Theo thông điệp đến từ hãng, thì Zoho WorkDrive được xem như là một “trợ thủ đắc lực” hỗ trợ cho mọi tác vụ văn phòng và WorkDrive là một ứng dụng được dùng để lưu trữ và quản lý tệp trực tuyến dựa trên nền tảng đám mây.
Nếu bạn đang phải làm việc với nhiều tài liệu và dữ liệu thì việc quản lý chúng một cách hiệu quả có thể là một thách thức.
Vậy thì, làm thế nào để có thể quản lý dữ liệu tối ưu nhất trên WorkDrive ? Cùng tìm hiểu 7 tính năng WorkDrive hỗ trợ làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
Nội Dung Chính
1. Thiết lập dữ liệu bằng Nhãn và Mẫu dữ liệu
Một trong những tính năng WorkDrive là bạn có thể tạo cấu trúc cho tất cả dữ liệu dựa trên các yếu tố mẫu dữ liệu. Mẫu dữ liệu (Data Templates) là hình thức phân loại tài liệu dựa trên thuộc tính cụ thể. Với tính năng này, bạn có thể tạo các mẫu dữ liệu và liên kết các tệp, thư mục cần thiết bằng cách thêm thông tin hoặc thuộc tính tùy chỉnh.
Ví dụ: Bộ phận quản lý nhân sự có thể sử dụng Data Templates để quản lý các sơ yếu lý lịch dựa trên các yếu tố như: chức danh, kinh nghiệm… Việc sử dụng tính năng này sẽ hỗ trợ người dùng dễ dàng tìm kiếm và quản lý dữ liệu bằng bộ lọc, đồng thời hợp lý hóa quy trình tuyển dụng.
Labels là tính năng thiết lập nhãn, bạn có thể phân loại các tệp, thư mục dựa trên các mức độ ưu tiên khác nhau. Bạn có thể thêm nhãn vào dữ liệu dựa trên mức độ ưu tiên, trạng thái… Đồng thời, các nhãn sẽ chỉ hiển thị với những cá nhân, chứ không hiển thị với toàn bộ nhóm. Người dùng hoàn toàn có thể sắp xếp các dữ liệu phù hợp với nhu cầu.
Việc sử dụng Nhãn và Mẫu dữ liệu có thể hỗ trợ người dùng quản lý, sắp xếp các dữ liệu một cách tối ưu và hiệu quả.
2. Chỉnh sửa tệp dựa trên WorkDrive Genie
WorkDrive Genie là ứng dụng cho phép mở và chỉnh sửa các tệp trên WorkDrive bằng các ứng dụng mặc định trên máy tính. Bạn có thể mở và chỉnh sửa các hình ảnh, tài liệu bằng các ứng dụng mặc định trên thiết bị như Microsoft Word, Excel…
Khi sử dụng tính năng này, bạn có thể tiết kiệm được quá trình tải dữ liệu cũng như chuyển đổi giữa các ứng dụng.
3. Chia sẻ tệp WorkDrive trên ứng dụng hộp thư
Một trong những tính năng WorkDrive đó là tích hợp ứng dụng hộp thư Gmail. Với tính năng này, bạn có thể đính kèm tệp từ WorkDrive, ngay trên giao diện của Gmail. Mỗi khi gửi dữ liệu, bạn sẽ không cần phải tải thư mục xuống thiết bị. Đồng thời, tính năng này cũng có bạn lưu tệp đính kèm thư trực tiếp vào WorkDrive ngay trên giao diện email!
4. Sử dụng Zoho Office Suite
Zoho WorkDrive được tích hợp bộ công cụ Zoho Office Suite, hỗ trợ bạn thiết lập tài liệu, bảng tính, bản trình bày bằng các giao diện ứng dụng Zoho Writer, Zoho Sheet và Zoho Show.
Với WorkDrive, bạn cũng có thể thiết lập cấu hình để chuyển đổi các tệp sang định dạng của Zoho, nhằm tối đa hóa dung lượng lưu trữ.
5. Lưu trữ tài liệu mẫu vào thư viện
Với WordDrive cho phép bạn có thể tạo hoặc lưu trữ các tài liệu mẫu như: bản đề xuất, bản trình bày hoặc hợp đồng…
Bạn có thể sử dụng các mẫu tài liệu này cho những lần sau mà không cần phải thiết lập lại từ đầu, giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc thiết kế và định dạng.
6. Theo dõi các tệp và thư mục quan trọng
Follow Updates là tính năng hỗ trợ bạn theo dõi các tệp và các thư mục quan trọng khi cộng tác cùng nhau. Khi thiết lập tính năng này, bạn sẽ cập nhật được mọi thay đổi do cộng tác viên thực hiện. Đối với tệp, bạn sẽ nhận được thông báo cập nhật khi đổi tên và nhận xét. Đối với các thư mục, bạn sẽ nhận được thông báo về các thao tác tạo, tải thư mục, thêm hoặc xóa.
Bạn có thể chọn theo dõi một tệp hoặc thư mục bằng cách nhận thông báo qua chuông, email hoặc cả hai. Việc này hỗ trợ bạn không bỏ lỡ các cập nhật quan trọng từ nhóm.
>> Xem thêm: Các quyền quản trị viên trong Zoho WorkDrive
7. Quản lý tất cả các liên kết chia sẻ
Khi chia sẻ các dữ liệu đến các ứng dụng bên ngoài thì WorkDrive cung cấp số liệu thống kê theo thời gian thực về những người đã xem hoặc tải xuống tệp của bạn. Với tính năng này, bạn có thể cộng tác với bất kỳ ai bên ngoài tổ chức của mình một cách an toàn và bảo mật.
Bạn cũng có thể thiết lập các tính năng bảo mật như quyền truy cập độc lập, đặt mật khẩu, ngày hết hạn và hạn chế người nhận tải xuống tệp. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu tên, số điện thoại và địa chỉ email của người dùng trước khi cho phép tải xuống.
Trên đây là 7 tính năng WorkDrive hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả và tối ưu nhất. Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ hữu ích đến bạn, giúp bạn tận dụng được các tính năng này để quản lý công việc hiệu quả hơn.
