Để ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp của mình các bạn cần chạy thử nghiệm để tránh các lỗi đáng tiếc về sau. Mỗi doanh nghiệp đều có nghành nghề đặc thù riêng do đó các bạn các doanh nghiệp đều có cách triển khai Google Workspace khác nhau. Đối với doanh nghiệp nhỏ dưới 10 User các bạn không cần phải chạy thử nghiệm. Đối với các doanh nghiệp lớn từ 10-300 người dùng các bạn cần thiết lập Google Workspace trước khi áp dụng vào doanh nghiệp của mình.
Nếu bạn đang làm việc với một số công cụ rời rạc bạn có thể sử dụng Gmail với một số nhóm nhỏ. Sau đó, thiết lập các chính sách bảo mật và chia sẻ được đề xuất, đồng thời triển khai Google Workspace cho toàn bộ doanh nghiệp của bạn.
Nội Dung Chính
1. Truy cập bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn
Là admin bạn có thể truy cập bảng quản trị viên dễ dàng quản lý các ứng dụng của Google Workspace trong tổ chức. Khi bạn có tài khoản quản trị viên bạn có thể đăng nhập và sử dụng. Sau đó, bạn có thể dễ dàng mở Bảng điều khiển dành cho quản trị viên từ Gmail hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác:
Nhấn vào Trình khởi chạy ứng dụng ở trên cùng bên phải > Chọn Quản trị viên.
2. Chạy thử nghiệm (tùy chọn)
Trước khi triển khai các gói dịch vụ lớn của Google Workspace bạn có thể dùng thử cho doanh nghiệp của mình. Để khám phá các tính năng mang lại cho doanh nghiệp của mình.
Lưu ý: Để thử nghiệm Gmail, bạn không phải thay đổi bản ghi MX của miền của mình để trỏ tới Google.
Để triển khai các gói dịch vụ Google Workspace bạn có thể thực hiện các bước sau. Tiếp đó, bạn hãy chạy thử nghiệm 5 bước sau để đánh giá hoạt động của Gmail và các dịch vụ khác trong Google Workspace:
- Bước 1: MM Group sẽ cấp tài khoản cho các bạn
- Bước 2: Đăng nhập và bắt đầu gửi thư
- Bước 3: Di chuyển dữ liệu của người dùng thí điểm
- Bước 4: Thiết lập Google Workspace trên thiết bị di động
- Bước 5: Khám phá các dịch vụ của Google Workspace
>>Xem thêm: Tính năng và chi phí Google Workspace chi tiết.
3. Chuẩn bị thông tin liên lạc
Các bạn cần thông báo đến các nhóm nhân viên dịch vụ mà công ty bạn đang triển khai. Bạn có thể tùy chỉnh các mẫu template logo của công ty để chuyển đổi qua Google Workspace. Bạn có thể sử dụng các yếu tố xây dựng thương hiệu này trong thông tin liên lạc nội bộ của doanh nghiệp mình. Bằng cách tải xuống, tức là bạn đã đồng ý với các nguyên tắc sử dụng thương hiệu Google.
Admin Google Workspace
4. Thêm những người dùng còn lại
Sau khi triển khai Google Workspace cho một nhóm người dùng bạn tiếp theo bạn thêm các người dùng còn lại cho doanh nghiệp của mình. Bạn có thể thêm từng người dùng hoặc bằng cách tải lên bảng tính.
Hoặc đơn giản bạn có thể đồng bộ hóa tài khoản người dùng với Microsoft Active Directory hoặc một máy chủ LDAP khác, giúp cho việc chuyển đổi người dùng Google Workspace trong doanh nghiệp dễ dàng hơn bao giờ hết.
Sau khi bắt đầu triển khai dịch vụ Google Workspace MM Group sẽ cấp cho doanh nghiệp của các bạn các giấy phép. Mỗi một giấy phép bạn sẽ tạo được một tài khoản người dùng bao gồm:
- Tên và mật khẩu để đăng nhập vào các dịch vụ của Google
- Địa chỉ email tại bất kỳ miền nào của bạn (nếu bạn đang sử dụng Gmail)
- Hồ sơ hoặc tên liên hệ mà bạn có thể dễ dàng thay đổi sau này.
Sau đó các bạn có thể tạo các thư mục tùy chỉnh người dùng trong tìm kiếm và danh bạ. Ví dụ: bạn có thể thiết lập thư mục tùy chỉnh cho nhân viên tạm thời và cho phép nhân viên full-time tìm thấy tất cả người dùng trong Thư mục. Bạn có thể tạo tối đa 100 thư mục tùy chỉnh như vậy trong doanh nghiệp của mình.
Thiết lập Google Workspace
5. Đào tạo quản trị viên trong doanh nghiệp
Trong quá trình sử dụng là quản trị viên bạn có thể liên hệ với Google để được hỗ trợ qua điện thoại, trò chuyện hoặc email. Hoặc bạn có thể liên hệ với Google thông quan hỗ trợ khác:
Một số kênh trợ giúp Google Workspace miễn phí trực tuyến:
- Google có một thư việ hỗ trợ các lỗi dành cho quản trị viên sử dụng: Tìm kiếm tài liệu để quản lý người dùng và dịch vụ của Google Workspace.
- Google Workspace status dashboard: Xem trạng thái của các dịch vụ chính (Gmail, Lịch, v.v.).
- Diễn đàn trợ giúp dành cho quản trị viên Google Workspace: Tiếp cận với các chuyên gia và các quản trị viên khác trong cộng đồng Google Workspace.
- Cộng đồng Google Cloud: Tham gia cộng đồng chính thức dành cho quản trị viên Google Workspace. Xem tin tức và tài nguyên mới nhất, bao gồm các cuộc trò chuyện ngang hàng, thông báo ra mắt, cập nhật sản phẩm, bản đồ đường đi và hơn thế nữa.
Hầu hết các hỗ trợ từ Google đều bằng tiêng anh. Nếu không thành thạo ngôn ngữ bạn có thể tham gia các group hỗ trợ bằng tiếng Việt.
>>Xem thêm: Chi phí Micorosoft 365 chi tiết.
7. Đào tạo người dùng của bạn
Với giao diện gần tương tự như Gmail các doanh nghiệp không cần phải tốn thời gian để đào tạo nguồn nhân lực để sử dụng các ứng dụng trong Google Workspace Gmail, Google Calendar, Google Docs, Sheets, Slides, Google Meet,…
Ngoài ra bạn có thê tham gia thư viện kiến thức của Google để cập nhật kiến thức về quản trị admin Google hay đọc các bài viết trên website MMgroup.vn.
Chúc các bạn thành công!
