Outlook là một trong những dịch vụ Mail hoạt động ổn định và an toàn bậc nhất trên thế giới. Outlook cho phép bạn đăng ký dùng miễn phí hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng mail Outlook nâng cao trong gói Microsoft 365..
Chúng ta hãy bắt đầu tìm hiểu nhé.
>> Để sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả các bạn nên đọc bài viết những điều cần biết khi sử dụng email doanh nghiệp.
Nội Dung Chính
1. Outlook là gì?
Outlook là dịch vụ email cung cấp miễn phí đến với người dùng của Microsoft. Khi sử dụng Outlook các bạn có luôn cả hệ sinh thái của Microsoft bao gồm: một ứng dụng email, Outlook cũng tích hợp các tính năng khác như lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú…
Ngoài ra các tính năng trao đổi dành cho công việc trong doanh nghiệp tổ chức cũng được chú trọng.
Chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp.
Khi sở hữu một tài khoản, Outlook sẽ tự động kết nối bạn với một loạt các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft bao gồm OneDrive, Skype, Office Online, OneNote và nhiều tiện ích thú vị khác.
Các phiên bản hiện tại của email Outlook bao gồm Microsoft Outlook 2013 cho Windows và 2011 cho Mac.
Mail Outlook cho phép người dùng cá nhân tạo email sử dụng miễn phí. Nhưng một số tính năng dành cho doanh nghiệp bạn phải nâng cấp và tính phí.
2. Các bước tạo email tên miền với Outlook
Bước 1: Vào trang đăng ký của Outlook.
Chọn Get Started.
Bước 2: Nhập tên miền mà bạn muốn tạo.
Trong giao diện Get Started nhập vào địa chỉ tên miền của bạn ở mục Provide your domain name. Tiếp theo bạn chọn mục Set up Windows Live Hotmail for my domain rồi nhấn Continue để chuyển sang bước kế tiếp.
Giả sử bạn có website gia sư thì bạn nhận giasu.com
Bước 3: Sau khi bạn nhập tên miền màn hình sau sẽ xuất hiện.
Bước 4: Ghi chú lại cấu hình DNS
Tại cửa sổ Administrator status, bạn note lại thông tin liên quan tới MX record, Sender ID để cấu hình DNS.
>> Xem thêm: Cách đăng ký Google Workspace for Education miễn phí đơn giản.
Bước 5: Cấu hình DNS
Đăng nhập vào tài khoản quản trị domain để cấu hình DNS theo các thống số nhà cung cấp đã cho ở bước 4.
Bước 6: Xác nhận tài khoản
Như vậy trên hệ thống của Outlook đã có tài khoản của bạn.
Click “Member Accounts” Bắt đầu tạo người dùng mới.
Bước 7: Bạn đăng nhập tại mail.live.com. và sử dụng
Khi đăng nhập tài khoản email tên miền lần đầu tiên bạn cần xác minh số điện thoại các bạn nhập số điện thoại để hệ thống xác nhận và sử dụng nhé.
Bước 8: Tạo đường dẫn đăng nhập cho Admin
Phần này định dạng cho đường dẫn vào link, bạn muốn đường dẫn vào email có dạng: mail.your-domain.com thì làm như sau:
Nhấp chọn “Custom Addresses” > Nhấn vào “Add”, và gõ: “Mail”. Bạn thao tác như bước 5, trong quản trị DNS của tên miền, Add CNAME Record “Mail” trỏ đến “go.domains.live.com”.
3. Một số tính năng email doanh nghiệp phải có
Tham khảo các tính năng dưới đây trước khi bạn chọn nhà cung cấp dịch vụ email phù hợp.
3.1 Họp video trực tuyến
Với Outlook họp trực tuyến không thể dễ dàng hơn. Bạn có thể thiết lập cuộc họp lên tới 1000 người trên mọi thiết bị.
Nó cũng cho phép phát các lớp học để đào tạo lên tới hàng nghìn người tham gia cùng lúc.
Ngoài tính năng họp Outlook còn cung cấp cho chúng ta công cụ chat trao đổi thông tin tức thời trong công việc.
3.2 Chia sẻ dữ liệu dễ dàng
Outlook mang đến cho bạn một trải nghiệm trong công việc tuyệt vời chỉ với một vài thao tác đơn giản các bạn có thể chia sẻ tập tin đến với bạn bè đồng nghiệp.
Mọi người có thể thao tác trên cùng một file tài liệu, mọi thao tác, sẽ được lưu lại tự động.
Mà bạn có thể chia sẻ tới nhiều người trong nhóm cùng lúc.
>> Bấm xem ngay: Cách tạo email tên miền trên Google chỉ 5 phút bạn có ngay tên miền email doanh nghiệp cho riêng mình.
3.3 Lưu trữ email làm bằng chứng pháp lý
Là một doanh nghiệp lớn hàng ngàn nhân viên các bạn không thể kiểm soát hết dữ liệu.
Với tính năng lưu trữ email hệ thống tự động tạo bản sao dữ liệu của người dùng, một nhóm người dùng trong tổ chức để chuyển về một mail được chỉ định nhằm lưu trữ và khôi phục khi cần.
Đều đó là cần thiết đối với một số doanh nghiệp hoạt động liên quan tới bí quyết hoặc thông tin nhạy cảm hoặc tổ chức có nhân viên thường xuyên ra vào.
>> Xem thêm: 9 lý do các bạn sử dụng Microsoft 365 cho doanh nghiệp.
3.4 Bảo mật và an toàn
Đây là yếu tố bắt buộc đối với bất kỳ hệ thống mail nào. Hiện nay ở Việt Nam có 3 dịch vụ mail có tính năng an toàn bảo mật hàng đầu là Zoho Mail, Gmail và Outlook.
Ngoài ra trên thị trường có rất nhiều gói email doanh nghiệp giá rẻ. Email này là các công ty tự mua thiết bị cấu hình phát triển dịch vụ mail cho riêng mình.
Điểm yếu của các dịch vụ mail này là tính an toàn bảo mật chưa cao hoạt động không ổn định.
3.5 Lọc thư rác mạnh mẽ
Ngày nay hầu nhưng chúng ta đang sống chung với thư rác. Với các gói của email doanh nghiệp email rác hầu nhưng được lọc lên đến 99,9%.
Điều này giúp cho hộp thư của bạn luôn sạch sẽ và gọn gàng, bạn không phải đối mặt việc phải nhận hàng tá thư quảng cáo spam mỗi ngày.
3.6 Giao diện sử dụng đơn giản
Mail thiết kế giao diện sử dụng đơn giản, khoa học và đẹp mắt nhưng không hề thiếu các trải nghiệm của một ứng dụng thư đa năng và hiện đại.
Bất cứ ai dù là chưa quen với việc sử dụng cũng có thể lập tức làm việc ngay với Zoho Mail trong lần truy cập đầu tiên.
3.7 Nhiều tính năng có thể tùy chỉnh
Trang cài đặt của Mail có nhiều tính năng giúp cho người dùng dễ dàng tùy chỉnh một giao diện ưa thích từ nền, màu sắc, font chữ, chữ ký, cách hiển thị bố cục…
3.8 Ổn định cao
Rất hiếm khi chúng ta có thể thấy tình trạng gián đoạn của Mail.
Bởi vì nó được vận hành trên trung tâm dữ liệu mạnh mẽ của nhà cung cấp và luôn được giám sát bởi hàng trăm kĩ thuật viên chuyên nghiệp.
Cho dù bạn muốn sử dụng Mail cho mục đích cá nhân hay cho doanh nghiệp, Mail đều có bản miễn phí dành cho bạn.
>> Bấm xem ngay: Tư vấn email doanh nghiệp cho tập đoàn lớn.
3.9 Nhiều tính năng cho quản trị viên
Nếu bạn đang sử dụng Mail cho doanh nghiệp, các tính năng dành cho quản trị viên của Mail là rất mạnh mẽ để giúp doanh nghiệp của bạn có thể quản lý và kiểm soát hệ thống.
Chúc bạn thành công!
