Chuyển tới nội dung

Hướng Dẫn Cài Đặt Và Sử Dụng Outlook 2016 Hiệu Quả

Outlook hiện là một trong những công cụ trao đổi hiệu quả trong công việc. Vậy làm thế nào để sử dụng outlook hiệu quả với các tính năng dành cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé.

Cách sử dụng Outlook hiệu quả

Tạo tài khoản Outlook

Bước 1: Truy cập vào trang chủ Outlook

Truy cập vào địa chỉ https://signup.live.com/, chọn “Get new email address” để tạo tài khoản mới

Sau đó các bạn điền đầy đủ thôn tin.

User name: Tương tự như gmail điền tên gmail mà bạn muốn tạo.
Create password: Mật khẩu lớn hơn 8 kí tự gồm cả chữ và số.
Reenter password: Nhập lại mật khẩu bạn đã nhập ở trên.

Bước 2: Họ và tên

Ở trang tiếp theo, bạn điền First Name (Tên), Last Name (Họ) của bạn. Nhấn Next.

Tạo tài khoản Outlook

Tạo tài khoản Outlook

Bước 3: Nhập quê quán năm sinh

Bạn điền tiếp các thông tin về Quốc gia, ngày tháng năm sinh theo yêu cầu. Sau đó nhấn Next và nhập một mã captcha xác thực.

Tạo tài khoản Outlook 2

Tạo tài khoản Outlook 2

>>Xem thêm: Email doanh nghiệp dung lượng lưu trữ lơn.

Bước 4: Bắt đầu sử dụng

Làm xong tất cả các bước trên thì bạn đã hoàn thành các bước khởi tạo một tài khoản Outlook cho riêng mình. Để chuyên nghiệp hơn trong hộp thư của bạn các bạn cài đặt một số cần thiết.

Time zone: Khung giờ bạn mong muốn sử dụng
Theme: chọn theme phù hợp với email của bạn.
Signature: Thông  cá nhân cuối mail.

Bước 5: Bắt đầu gởi thư

Giao diện hòm thư của Outlook sẽ hiện lên và bắt đầu từ bây giờ bạn đã có thể thực hiện các thao tác gửi, nhận mail, lưu trữ thông tin cơ bản, vô cùng tiện lợi.

Cấu hình email Outlook

Bước 1: Chạy Outlook. Nhấn vào biểu tượng Ribbon (2007) hoặc FILE (2013) chọn Add Account.

Sử dụng Outlook

Sử dụng Outlook

Bước 2: Ở cửa sổ Add Account chọn Manual setup or additional server type sau đó chọn tiếp POP or IMAP.

Sử dụng Outlook 3

Sử dụng Outlook 3

Bước 3: Nhập các thông tin bên  dưới:

         Your Name: Tên của bạn

         Email Adress: địa chỉ email công vụ (đuôi huemed-univ.edu.vn)

         Account Type: IMAP

         Incomming mail server: imap.gmail.com

         Outgoing mail server: smtp.gmail.com

         User Name: địa chỉ email công vụ (đuôi huemed-univ.edu.vn)

         Password: Mật khẩu

Bước 4: Chọn vào thẻ More Setting ở góc phải, trong cửa sổ mới vào tab Outgoing Server tích vào My outgoing server (SMTP) requires authentication, các phần khác giữ nguyên.

Bước 5: Trong phần Setting, chọn tab Advanced, chỉnh các cấu hình như trong hình sau:

Sử dụng outlook

Sử dụng outlook

Bật POP IMAP Sử dụng nhiều tài khoản

1. Sau đó bạn sẽ tiến hành bật IMAP:

Bật IMAP

Đăng nhập vào tài khoản Gmail > Chọn Cài đặt >  Chuyển tiếp và POP/IMAP > Bật IMAP.

Bật Imap

Bật Imap

2. Cho phép mail sử dụng các ứng dụng không an toàn:

Đăng nhập vào tài khoản Google: https://myaccount.google.com/ >  Đăng nhập vào bảo mật > Cho phép sử dụng ứng dụng kém an toàn

Sử dụng Outlook 2016

Lọc các email quan trọng để riêng

Tính năng này giúp người dùng phân loại những email quan trọng để tiết kiệm thời gian tìm kiếm email.

Để lọc email các bạn mở Outlook Chọn File > New > Search Folder.

Sau đó một hộp thoại sẽ xuất hiện, chọn vào mục “Create a custom Search Folder”.

Sau đó các bạn đặt tên cho thư mục vừa tạo > rồi nhấn nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn đưa vào.

Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số phù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.

Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.

Giới hạn thông báo trên màn hình Desktop

Hằng ngày bạn nhận hàng trăm thậm chí hàng ngàn email. Sau khi nhận email Outlook sẽ thông báo email đến ra màn hình việc này sẽ làm các bạn khó có thể tập trung khi làm việc.

Bạn có thể giới hạn lại thông báo email người nhận

Trước tiên bạn tắt hết thông báo trên màn hình Desktop trong mục Mail Options, sau đó tạo Rule trên Outlook chỉ nhận thông báo thư, email từ một người cụ thể nào đó gửi cho bạn.

Như vậy là bạn đã hoàn thành thiết lập gửi thông báo lên màn hình chỉ áp dụng cho một số đối tượng người gửi quan trọng.

Sử dụng Mail Outlook

Sử dụng Mail Outlook

Tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát khỏi Outlook

Thời gian sử dụng email càng lâu dung lượng lưu trữ sẽ càng nhiều để tiết kiệm không gian lưu trữ các bạn có thể cài đặt tự động xóa Items trong hộp thư của mình.

Để thực hiện, hãy chọn trình đơn Tools > Options. Trong thẻ Other của hộp thoại Options, bạn hãy tìm đến mục General ở trên cùng và đánh dấu tùy chọn “Empty the Deleted Items folder upon exit”.

Các bạn muốn xác nhận lại trước khi xóa, hãy chọn nút Advanced Options và chọn Warn before permanently deleting items.

Tạo một mục mới từ clipboard

Đây là một tính năng tự động. Sau khi bạn sao chép bất kỳ văn bản nào từ Clipboard của bạn. Sau đó mở Outlook nhấn tổ hợp Ctrl + V. Outlook. Outlook sẽ tạo một hộp thư mới (hoặc note hoặc bất kỳ mục nào đó, phụ thuộc vào thư mục bạn đang xem) có văn bản, đoạn văn bản mà bạn vừa dán.

Soạn một email mới

Sau khi đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn. Chọn Email Mới.

Sử dụng Outlook

Sử dụng Outlook

Hoặc đơn giản các bạn có thể sử dụng phím tắt: hãy nhấn Ctrl + Shift + M.

Các bước đơn giản sửa 1 email mới giúp các bạn sử dụng thành thạo.

Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email

Trên thanh Menu của Outlook, chọn Trả lời, Trả lời tất cả, hoặc Chuyển tiếp.

Sử dụng outlook

Sử dụng outlook

Chúc các bạn thành công!

>> Xem ngay các giải pháp email doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu của bạn!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *