9+ Mẹo Sử dụng Microsoft Office 365 dành cho doanh nghiệp

Microsoft 365

Những mẹo nhỏ và phím tắt trong Microsoft 365 rất giúp ích cho các bạn trong công việc. Giúp công việc giải quyết được nhanh hơn thoải mái hơn nhưng chúng ta thưởng bỏ qua.

Cũng một công việc là từng bước các bạn có thể mất tới vài giờ nhưng chỉ với một vài mẹo nhỏ các bạn có thể làm xong trong vài phút. Chúng ta cùng tìm hiểu để giải quyết vấn đề nhanh hơn nhé.

1. Làm việc mọi lúc mọi nơi với One Drive

One Drive như một ổ cứng di động của chúng ta. Bạn có thể làm việc mọi lúc mọi nơi bất kể nơi đâu ngay cả khi không được kết nối Internet các dữ liêu sẽ được tự động lưu lại trên One Drive khi được kết nối lại mang. Khi sử dụng One Drive bạn không cần phải lo mất dữ liệu từ bất kỳ lý do gì do máy hư hay do sập nguồn vì khi bạn làm đến đâu ứng dụng sẽ lưu lại đến đó.

Sử dụng Microsoft 365

Sử dụng Microsoft 365

2. Sử dụng tempalate trong Powerpoint

Ứng dụng trình chiếu được mọi người sử dụng quen thuộc để báo cáo. Có những mẩu template rất đẹp đều đơn giản là các bạn chỉ cần truy cập vào kho ứng dụng khổng lồ của Microsoft với 8000 hình ảnh, 175 looping Video từ Getty Images, 300 fonts chữ mới, 2800 icons và hơn 200 mẫu thuyết trình có sẵn. Đây là một trong những cập nhật nổi trội cho các “planner” có thể cho ra lò những bản thuyết trình sống động trong thời gian ngắn.

Hoặc đơn giản những mẩu template có sẵn các bạn chỉ cần bố cục lại nội dung phù hợp.

3. Chia sẻ dữ liệu an toàn đơn giản

Khi làm việc và công tác nhóm chúng ta cần chia sẻ dữ liệu nhanh chóng. Với One Drive chỉ cần một thao tác bạn có thể chia sẻ các dữ liệu có thể cấp quyền phù hợp.

Khi sử dụng các công cụ rời rạc các bạn cần gửi file các dữ liệu này rất dễ thất lạc và khó tìm kiếm lại các file khi cần. Microsoft 365 mang đến cho các bạn bộ công cụ làm việc liền mạch, nhanh chóng hiệu quả.

4. Chat với đồng nghiệp nhanh chóng

Khi sử dụng các ứng dụng của Microsoft bạn không thể nào không biết được Microsoft Team ứng dụng cho phép người dùng trò chuyện, chia sẻ màn hình và trò chuyện âm thanh hoặc gọi video với đồng nghiệp của bạn.

Đây là một ứng dụng tuyệt vời giúp các doanh nghiệp hoạt đông từ xa không đến văn phòng một xu hướng làm việc tương lai. Ưng dụng được viết trên điện thoại và máy tính giúp bạn có thể làm việc song song.

Sử dụng Microsoft 365

Sử dụng Microsoft 365

5. Dung lượng lưu trữ lớn

Mỗi người dùng được nhận dung lượng lên đến 50G lưu trữ với Exchange Online cho email, calendar, task, note, contact và tệp đính kèm.

Bạn có thể tiết kiệm thêm dung lượng trong hộp thư của mình bằng cách sử dụng bộ lưu trữ đám mây OneDrive để chia sẻ tệp đính kèm.

6. Chọn phiên bản phù hợp với tài liệu

Trong quá trình làm việc  nhóm các thành viên khác có thể đồng tác giả với các bạn các bạn chỉ cần vào phần lịch sử các thay đổi xem lại các phiên bản trong tài liệu. Bạn có thể hoàn nguyên về phiên bản mà bạn cho là hợp lý hơn.

Tính năng này chỉ được sử dụng Microsoft Office trên web không thể sử dụng trên bản cài lên máy tính.

Ngày nay môi trường làm việc không giấy càng được mọi người yêu thích tất cả các dữ liệu đều được số hóa khi sử dụng các bạn chỉ cần chỉnh lại khi cần thiết.

7. Trả lời không cần mở email

Microsoft 365 cung cấp cho bạn tính năng Reading Pane, với tính năng này bạn có thể xem trước nội dung email và nhấn trả lời mà không cần phải mở email. Kết hợp tính năng này với Conversations View – Chế độ xem cuộc hội thoại để trả lời email nhanh hơn. Bạn sẽ không phải mở các cửa sổ khác nhau cho mỗi tin nhắn.

8. Không bỏ sót công việc với Microsoft To Do

Băt đầu một ngày mới các bạn chỉ cần lập danh sách công việc, học tập và cuộc sống cá nhân. Nhờ ứng dụng Mcirosoft To Do các bạn có thể quản lý công việc dễ dàng trong danh sách công việc của mình. Ứng dụng thường xuyên nhắc nhở và thông báo giúp bạn không bỏ lở bất kỳ deadline và hoàn thành tốt công việc hơn.

Một mẹo nhỏ sử dụng Microsoft To Do để ghim công việc của bạn vào thanh tác vụ trên Menu để truy cập nhanh hơn. Thực hiện bằng các bước nhấp chuột phải vào danh sách công việc > Chọn Pin to taskbar hay chọn Pin to Start. Sau khi To Do được ghim, bạn sẽ xem nhanh các công việc của mình mà không cần phải mở ứng dụng.

9. Họp trực tuyến cùng Microsoft  Team

Ứng dụng có hơn 40 triệu người dùng và tăng mạnh hằng năm. Có rất nhiều ứng dụng họp video trực tuyến trên Skype và Microsoft Team cho cả gia đình và công việc. Đều quan trọng trong Microsoft Office là đồng bộ các ứng dụng mang đến cho người dùng cả một hệ sinh thái.

10. Gửi liên kết thay vì toàn bộ tập tin

Thông thường các gói email thường giới hạn dung lượng gửi đi là 25M, từc là khi quá dung lượng này bạn không thể gửi nội dung đi. Đơn giản bạn chỉ cần tải file lên OneDrive sau đó gửi đường dẫn cho người nhận.

Thật đơn giản đúng không nào chúng ta không cần phải giới hạn tập tin.

Hãy quên các tệp đính kèm email đi, chưa kể với dung lượng đính kèm giới hạn 25MB, bạn có thể chẳng… đính kèm được gì. Hãy chia sẻ tài liệu bằng liên kết đến các nhóm hoặc người liên quan.

Các bạn không cần phải tốn thời gian đển tải tài liệu lên Gmail. Rồi không biết trong quá trình tải và gửi đi có đến được người dùng nguyên ven hay không. Các bạn chỉ cầ tải lên một lần và sử dụng nhiều lần. Khi bạn gửi email đến với người dùng Outlook sẽ tự động cấp quyền đến với email người nhận. Hoặc bạn có thể thay đổi quền xem, chỉnh sữa bất kỳ lúc nào cần thiết.

11. Chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp

Sau khi định dạng hoàn chỉnh các tập tin Word, Excel, PowerPoint các bạn có thể chuyển sang file PDF với Office và Microsoft 365 đã dễ dàng hơn nhờ tích hợp tính năng Save as PDF.

Hoặc khi bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa PDF và Word để chỉnh sữa và xem nhanh chóng.

Chúc các bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.