Chuyển tới nội dung

9+ Mẹo sử dụng Microsoft Office 365 dành cho doanh nghiệp

Microsoft 365

Những mẹo nhỏ và phím tắt trong Microsoft 365 sẽ giúp bạn giải quyết công việc nhanh và thuận tiện hơn. Hãy cùng MMGROUP tìm hiểu nhé!

1. Làm việc mọi lúc mọi nơi với OneDrive

OneDrive như một ổ cứng di động, bạn có thể làm việc mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi bạn không có Internet. Sau đó, khi kết nối mạng các dữ liệu sẽ được cập nhật tự động. Bạn không cần phải lo mất dữ liệu với bất kỳ lý do gì.

2. Sử dụng tempalate trong Powerpoint

Powerpoint là ứng dụng trình chiếu được rất nhiều người sử dụng. Powerpoint có các mẫu template đẹp, đơn giản và kho ứng dụng khổng lồ với các hình ảnh, video, phông chữ cùng 200 mẫu thuyết trình. Bạn cũng có thể chọn các mẫu template có sẵn và bố cục lại nội dung phù hợp.

3. Chia sẻ dữ liệu an toàn đơn giản

Microsoft 365 mang đến cho các bạn bộ công cụ làm việc liền mạch, nhanh chóng hiệu quả. Với OneDrive chỉ cần một thao tác, bạn đã có thể chia sẻ các dữ liệu khi cộng tác nhóm. 

4. Trò chuyện, họp trực tuyến cùng Microsoft Teams

Microsoft Teams là công cụ trò chuyện, chia sẻ màn hình hoặc họp trực tuyến. Microsoft Teams được xem là một ứng dụng tuyệt vời giúp các doanh nghiệp hoạt động từ xa, bạn có thể linh hoạt sử dụng Microsoft Teams trên máy tính hoặc điện thoại.

Sử dụng Microsoft 365

5. Dung lượng lưu trữ lớn

Mỗi người dùng được nhận dung lượng lên đến 50G lưu trữ với Exchange Online cho Email, Calendar, Task, Note, Contact và tệp đính kèm.

Bạn có thể tiết kiệm thêm dung lượng trong hộp thư của mình bằng cách sử dụng bộ lưu trữ đám mây OneDrive để chia sẻ tệp đính kèm.

6. Chọn phiên bản phù hợp với tài liệu

Trong quá trình làm việc nhóm các thành viên khác có thể đồng tác giả với bạn. Bạn có thể vào phần lịch sử để xem lại các thay đổi trong tài liệu. Bạn có thể hoàn nguyên về phiên bản mà bạn cho là hợp lý hơn.

Tính năng này chỉ được sử dụng Microsoft Office trên web không thể sử dụng trên bản cài lên máy tính.

Các dữ liệu khi được số hóa sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc chỉnh sửa và tìm kiếm. 

7. Trả lời không cần mở email

Microsoft 365 cung cấp cho bạn tính năng Reading Pane, với tính năng này bạn có thể xem trước nội dung email và nhấn trả lời mà không cần phải mở email. Kết hợp tính năng này với Conversations View – Chế độ xem cuộc hội thoại để trả lời email nhanh hơn mà không phải mở các cửa sổ khác nhau cho mỗi tin nhắn.

8. Không bỏ sót công việc với Microsoft To Do

Với Microsoft To Do bạn có thể quản lý công việc hằng ngày của mình dễ dàng hơn. Ứng dụng này thường xuyên nhắc nhở và thông báo, để bạn không bỏ lở bất kỳ deadline và hoàn thành tốt công việc.

Một mẹo nhỏ sử dụng Microsoft To Do là ghim công việc của bạn vào thanh tác vụ trên Menu để truy cập nhanh hơn. Thực hiện bằng các bước nhấp chuột phải vào danh sách công việc > Chọn Pin to taskbar hay chọn Pin to Start. Sau khi To Do được ghim, bạn sẽ xem nhanh các công việc của mình mà không cần phải mở ứng dụng.

9. Gửi liên kết thay vì toàn bộ tập tin

Thông thường các gói email thường giới hạn dung lượng gửi đi là 25M, tức là khi quá dung lượng này bạn không thể gửi nội dung đi. Đơn giản bạn chỉ cần tải file lên OneDrive sau đó gửi đường dẫn cho người nhận.

Thật đơn giản đúng không nào chúng ta không cần phải giới hạn tập tin.

Hãy quên các tệp đính kèm email đi, chưa kể với dung lượng đính kèm giới hạn 25MB, bạn có thể chẳng… đính kèm được gì. Hãy chia sẻ tài liệu bằng liên kết đến các nhóm hoặc người liên quan.

Các bạn không cần phải tốn thời gian đển tải tài liệu lên Gmail, rồi không biết trong quá trình tải và gửi đi có đến được người dùng nguyên ven hay không. Các bạn chỉ cần tải lên một lần và sử dụng nhiều lần. Khi bạn gửi email đến với người dùng Outlook sẽ tự động cấp quyền đến với email người nhận, hoặc bạn có thể thay đổi quyền xem, chỉnh sửa bất kỳ lúc nào cần thiết.

10. Chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp

Sau khi định dạng hoàn chỉnh các tập tin Word, Excel, PowerPoint các bạn có thể chuyển sang file PDF với Office và Microsoft 365 đã dễ dàng hơn nhờ tích hợp tính năng Save as PDF.

Hoặc khi bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa PDF và Word để chỉnh sửa và xem nhanh chóng.

Chúc các bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tham gia chương trình cộng tác viên, nhận hoa hồng 10%!

X