Google Workspace có rất nhiều tính năng dành cho email doanh nghiệp. Tiếp theo phần 2 chúng ta cùng tìm hiểu một số tính năng để sử dụng hiệu quả nhé.
>> Mời bạn xem phần 1 ở đây: Hướng dẫn sử dụng Google Workspace từ A – Z phần 1
Nội Dung Chính
7. Tạo Group người dùng trong Google Workspace
Bước 1: Đăng nhập tài khoản Google Workspace của bạn > vào Nhóm.
Bước 2: Chọn tạo nhóm
Bước 3: Điền các thông tin cần thiết và bấm Tiếp theo
Bước 4: Thiết lập các quyền, nếu bạn không có thiết lập gì đặc biệt có thể dùng mặc định và bấm Tạo nhóm
Bước 5: Cuối cùng chọn tạo nhóm > Xong.
>> Xem thêm: Cách tạo email tên miền Google miễn phí email doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất.
8. Thay đổi ảnh đại diện trong Google Workspace
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị của mình để cấu hình
Bước 2: Chọn Diectory
Tại trang quan trị, chọn biểu tượng 
, trỏ chuột vào “Directory” sau đó chọn “Directory settings”
Bước 3: Chọn Profile editing
Chọn “Profile editing” để cho phép người dùng có thể chỉnh sửa hồ sơ của mình
Bước 4: Cho phép người dùng chỉnh sửa ảnh
Tích chọn “Photo” để cho phép người dùng thêm hình ảnh.
>> Xem thêm: Cách tạo email tên miền Zoho Mail miễn phí. Zoho mail là một trong những gói email doanh nghiệp đầy đủ các tính năng dành cho doanh nghiệp như công cụ lưu trữ, công cụ giao tiếp trao đổi trong công việc.
9. Tạo bộ lọc thư đến trong Google Workspace
Hằng ngày bạn phải nhận hằng trăm thậm chí là hàng ngàn email. Do nhận email quá nhiều các bạn có thể bỏ qua một vài email quan trọng tổn thất thật to lớn.
Tính năng lọc email theo tiêu đề, người gởi, từ khóa và email mới sẽ được tự động sắp xếp theo những gì mà chúng ta cài đặt.
Bước 1: Nhấp vào biểu tượng cài đặt trong email của bạn.
Bước 2: Chọn xem tất cả các tùy chọn cài đặt.
Bước 3: Chọn bộ lọc và địa chỉ bị chặn.
Bước 4: Chọn “Tạo bộ lọc mới”.
Bước 5: Tạo danh mục cho bộ lọc
Tạo danh mục cho bộ lọc có các mục như sau:
- Từ: Lọc email theo địa chỉ người gởi.
- Tới: Lọc email theo địa chỉ người nhận.
- Chủ đề: Lọc theo tiêu đề email.
- Có các từ: Kiểm tra lại các email quan trong bắt đầu bằng những từ khóa nào rồi chọn từ khóa phù hợp.
- Kích thước: Giới hạn dung lượng email trong khoảng bao nhiêu MB.
>> Xem thêm: Các loại email miễn phí khác trên thị trường để các bạn tham khảo.
Bước 6: Cài đặt tùy chọn mà bạn muốn bộ lọc thực hiện.
Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ thư): thư cần lọc không xuất hiện tại hộp thư đến mà được chuyển thẳng vào thư mục bạn tạo mới.
Đánh dấu là đã đọc: thư cần lọc không quan trọng và không cần thiết phải đọc chúng.
Gắn dấu sao: tất cả các thư được lọc đều được gắn dấu sao (Thư quan trọng).
Chuyển tiếp: chuyển tiếp các thư được lọc tới địa chỉ chuyển tiếp, các bạn cần thêm địa chỉ chuyển tiếp trong phần Chuyển tiếp và POP/IMAP của Cài đặt Gmail.
Xóa cuộc trò chuyện: thư cần lọc không quan trọng với bạn và bạn muốn xóa chúng.
Không bao giờ gửi thư này tới thư rác: không muốn những thư bạn đang lọc bị tự động gửi vào phần spam.
Luôn đánh dấu là quan trọng hoặc Không bao giờ đánh dấu là quan trọng: thư cần lọc được/không được đánh dấu quan trọng (Gmail sẽ tự động đánh dấu một mail nào đó là quan trọng hay không dựa trên các tệp đính kèm, người gửi, người nhận, v.v… và bạn có thể điều chỉnh sự đánh dấu tự động của Gmail bằng tùy chọn này).
- Áp dụng nhãn: các bạn có thể tạo nhãn cho bộ lọc bằng cách nhấn vào Chọn nhãn -> Nhãn mới.
Hãy nhập tên cho nhãn mới. Sau khi đã tạo xong nhãn mới các bạn nhấn Tạo.
Hướng dẫn gởi Mail bằng Group trong Google Workspace
Khi bạn tạo Group hiển nhiên bạn có thể nhận mail từ địa chỉ khác đến Group nhưng các bạn có thể gởi mail từ Group được không các bạn tìm hiểu nhé.
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Workspace. Sau đó nhấp vào phần Setting bên góc phải và chọn See all setting.
Bước 2: Nhấp vào Accounts, ở mục Send mail as chọn Add another email address
Bước 3: Điền tên hiển thị và email của group và ấn Next Step.
Bước 4: Nhấp vào Send Verification.
Bước 5: Bạn vào mail đã được add vô group lấy mã xác nhận và nhập vô sau đó ấn Verify để xác thực.
10. Bật tính năng Pop, Imap trên Gmail
Khi bạn cài Gmail cho bên thứ 3 các bạn phải bật tính năng Pop, Imap.
Bước 1: Bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình.
Bước 2: Chọn Cài đặt > Chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt
Bước 3: Ở tab Chuyển tiếp và POP/IMAP, các bạn cấu hình theo các bước sau:
- Trang thái POP: tick vào ô Bật POP cho tất cả thư.
- Trạng thái IMAP: tick vào ô Bật IMAP
11. Hướng dẫn thêm Google Workspace trên Outlook
Bước 1: Bât Pop, Imap trên Google Workspace hướng dẫn phía trên.
Bước 2: Nhập email cần sử dụng trên Outlook > Nhấn Connect.
Bước 3: Lựa chọn phương thức Pop, Imap cần sử dụng.
Bước 4: Để có thể sử dụng G Suite trên outlook các bạn cần phải cài đặt một số tham số sau:
Bạn điền các thông số như sau:
- Incoming mail:
- Nếu các bạn sử dụng IMAP: imap.gmail.com .Port: 993
- Nếu các bạn sử dụng POP: pop.gmail.com .Port: 995
- Outgoing mail:
- Các bạn nhập máy chủ STMP: smtp.gmail.com .Port: 587
Sau đó các bạn nhập mật khẩu của tài khoản Google Workspace của bạn.
Chúc các bạn thành công!
>> Xem thêm:
1. Email Microsoft 365 khuyến mãi lớn từ MMGROUP
2. Zoho Mail – giải pháp email đám mây chi phí tốt nhất hiện nay cho doanh nghiệp.
