Chuyển tới nội dung

Quản lý Gmail người dùng: Các cài đặt quan trọng dành cho Quản trị viên

quản lý gmail google workspace

Có thể nói, Gmail là tính năng quan trọng và cần thiết nhất khi doanh nghiệp đăng ký Google Workspace. Với Workspace, tổ chức của bạn có thể làm được nhiều hơn và quản lý nhiều hơn ngoài việc gửi và nhận mail.

Dưới đây là các cài đặt nâng cao này chỉ dành riêng cho Quản trị viên.

Một số tính năng phổ biến mà bạn có thể thiết lập hoặc tùy chỉnh cho người dùng của mình chẳng hạn như truy cập Gmail khi ngoại tuyến, tùy chọn chuyển tiếp email, tạo bản sao email,…

1. Thiết lập Gmail tích hợp cho người dùng

Việc tích hợp Gmail với các ứng dụng chat nhóm, chat cá nhân, họp video qua Meet giúp nhân viên của bạn làm việc nhanh hơn ngay trong Gmail mà không cần mở thêm các tab khác.

Khi nào nên thiết lập? Quản trị viên cần chú ý những gì?

Trước khi thiết lập tích hợp Gmail, hãy cân nhắc về bảo mật và lưu trữ dữ liệu của người dùng qua các cài đặt này:

  • Có cho phép người dùng tổ chức trò chuyện với người bên ngoài không?

Bạn có thể bật hoặc tắt tính năng này nếu không muốn toàn bộ tổ chức hoặc một số người dùng cụ thể có thể chat với người bên ngoài tổ chức nhằm tránh chia sẻ dữ liệu ra ngoài.

  • Có lưu lại lịch sử trò chuyện cho người dùng hay không?

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể kiểm soát việc có giữ lịch sử trò chuyện cho người dùng trong tổ chức của mình hay không bằng cách bật hoặc tắt tính năng này.

Bạn có thể bật lưu giữ lịch sử trò chuyện của người dùng và các nhóm để lưu trữ các bằng chứng pháp lý khi cần. Hoặc bạn có thể tắt. Lưu ý, nếu bạn tắt lịch sử, tin nhắn sẽ bị xóa sau 24 giờ. Vault cũng sẽ không giữ lại được dữ liệu.

2. Bật hoặc tắt Gmail cho người dùng

Với tư cách quản trị viên, bạn có thể cho phép ai được dùng hoặc không được dùng Gmail. Bạn có thể bật hoặc tắt Gmail cho một số hoặc tất cả người dùng trong tổ chức.

Khi nào thì cần bật hoặc tắt Gmail cho người dùng?

Bật Gmail khi có nhu cầu gửi và nhận mail bằng tên miền doanh nghiệp. Tắt ứng dụng Gmail có thể sử dụng trong các trường hợp sau:

  • Tắt Gmail cho một số người dùng không được phép sử dụng tính năng email
  • Khi doanh nghiệp của bạn đã sử dụng dịch vụ email khác, sử dụng Google Workspace cho mục đích khác như tổ chức cuộc họp, nhận bộ nhớ Drive từ đám mây… mà không cần gửi và nhận email.
  • Tắt Gmail khi đang chuyển sang dịch vụ email khác, không trỏ MX về máy chủ Google.

>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.

3. Bật hoặc tắt chuyển tiếp email Google Workspace

Trong nhiều trường hợp, Quản trị viên có thể tắt tính năng chuyển tiếp email của người dùng. Khi tắt chuyển tiếp, người dùng sẽ không thấy tùy chọn “Forward” trong email và tính năng “Forwarding and POP/IMAP” trong Settings nữa,

Tuy nhiên, ngoài tùy chọn này, Quản trị viên có thể định cấu hình chuyển tiếp email đến các tài khoản email khác bằng cách Thiết lập bản đồ địa chỉ hoặc định tuyến email.

Sử dụng tính năng này khi nào?

Việc cấu hình chuyển tiếp email hoặc định tuyến email của người dùng nhằm quản lý email đến và đi của một số người dùng cụ thể như các cộng tác viên, nhân viên mới thử việc,… Hoặc các email nhóm liên quan đến một nhóm người dùng cụ thể. Ví dụ:

  • Bạn cần kiểm tra email của nhân viên mới có mắc lỗi hay không trước khi được gửi đến khách hàng
  • Một nhân viên đã nghỉ việc nhưng bạn vẫn muốn nhận email được gửi đến địa chỉ đó trong một khoảng thời gian nhất định trước khi xóa email
  • Một nhân viên thay đổi tên và địa chỉ email của họ, họ muốn chuyển tiếp email đến địa chỉ cũ để tiếp tục nhận email.
  • Chuyển tiếp và định tuyến email của nhân viên kế toán, nhân sự,… đến các địa chỉ email của Quản trị viên nhằm lưu trữ chứng cứ pháp lý.

Tính năng chuyển tiếp và định tuyến email có sẵn trong các dịch vụ của Google Workspace. Trong gói Business Plus và Enterprise, đó là tính năng Vault với các cài đặt nâng cao hơn.

Doanh nghiệp của bạn cần bảo mật dữ liệu cao hơn? Xem chi tiết tính năng chuyển tiếp và định tuyến email trong bài viết này.

4. Sử dụng Gmail ngoại tuyến với Google Workspace

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể cho phép người dùng của mình làm việc ngoại tuyến trong Gmail. Nghĩa là, khi không có truy cập internet, bạn và người dùng của bạn vẫn có thể đọc, viết, tìm kiếm, xóa và gắn nhãn email. Khi kết nối lại internet, Gmail sẽ tự động cập nhật và gửi email trong hộp thư đi của bạn cũng như nhận email vào hộp thư đến.

Theo mặc định, Gmail lưu trữ thư trong 30 ngày, bao gồm cả tệp đính kèm. Thư rác và thùng rác sẽ không được lưu trữ.

Yêu cầu để làm việc ngoại tuyến trong Gmail dành cho Google Workspace:

  • Bạn cần có phiên bản mới nhất của trình duyệt Chrome, phiên bản 61 trở lên. Gmail ngoại tuyến trên web thay thế ứng dụng Gmail ngoại tuyến trên Chrome.
  • Gmail phải được mở trong một tab duy nhất trong trình duyệt của bạn.
  • Quản trị viên phải bật Gmail ngoại tuyến trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn.

5. Bật xác nhận đã đọc email cho người dùng

Khi gửi email trong tổ chức, nếu muốn biết người nhận đã đọc mail hay chưa, bạn có thể sử dụng tính năng xác nhận đã đọc email cho người dùng. Sau khi có một xác nhận đọc từ người nhận, một thông báo email sẽ được gửi tới người gửi.

Sử dụng tính năng này trong trường hợp nào?

  • Gửi email thông báo cho nhiều người hoặc toàn bộ tổ chức mà không cần phản hồi lại email, bạn chỉ cần gửi nhận xác nhận là đã nhận và đọc mail
  • Gửi email trong trường hợp quan trọng, bạn muốn biết người nhận đã nhận được email hay chưa mà không cần họ phản hồi lại ngay

6. Bật hoặc tắt ủy quyền Gmail

Trong một số trường hợp, người dùng của bạn có thể muốn đồng nghiệp thay mặt gửi email hoặc chat với khách hàng.

Với tư cách Quản trị viên, bạn có thể bật hoặc tắt tính năng ủy quyền Gmail của người dùng. Sau khi Quản trị viên bật, người dùng tự động vào phần cài đặt và chỉ định ủy quyền cho ai đó mà họ muốn ủy quyền.

Tính năng này dùng trong trường hợp nào?

Ủy quyền email cho phép người dùng được ủy quyền thay mặt chủ sở hữu tài khoản đọc, gửi và xóa email.

Ví dụ: Giám đốc doanh nghiệp có thể ủy quyền truy cập Gmail cho thư ký. Người dùng trong một nhóm ủy quyền cho thành viên khác trả lời email khi đang nghỉ phép dài hạn.

Một tài khoản Gmail hỗ trợ tối đa 1000 người được ủy quyền. Trung bình, 40 người dùng được ủy quyền có thể truy cập tài khoản Gmail cùng lúc. 

7. Các cài đặt Gmail nâng cao khác cho Quản trị viên

Với tư cách là Quản trị viên, bạn có thể định cấu hình cài đặt Gmail nâng cao cho người dùng trong tổ chức. Ví dụ, bạn có thể:

  • Thiết lập các bộ lọc phức tạp và cho phép các địa chỉ IP mà bạn muốn nhận được email hợp pháp.
  • Chỉ định nơi gửi thư đến
  • Định tuyến email đến một địa chỉ khác nhận toàn bộ email được gửi đến hoặc một máy chủ khác.
  • Cho phép người dùng gửi mail với một địa chỉ khác với địa chỉ của họ.

Bạn cũng có thể tạo các cài đặt có điều kiện. Ví dụ: Bạn có thể từ chối tin nhắn hoặc tệp đính kèm vượt quá 20MB. Hoặc bạn có thể định tuyến các email có chứa các từ nhất định hay được gửi từ một địa chỉ nhất định.

Các cài đặt nâng cao này chúng tôi sẽ có bài viết chi tiết hơn.

____________________________________________

Trên đây chỉ là một số các tính năng hữu ích và quan trọng mà Quản trị viên có thể cài đặt cho Gmail của người dùng. Nếu bạn đang có quyền Quản trị viên, truy cập vào link https://admin.google.com/ac/apps/gmail/enduseraccess để xem được nhiều cài đặt hơn.

Để lại bình luận cho chúng tôi nếu bạn cần giải đáp các thắc mắc liên quan đến quyền của Quản trị viên Google Workspace.

>> Có thể bạn quan tâm: Quản Lý Thiết Bị Điểm Cuối Của Google Workspace: Ngăn Chặn Mất Dữ Liệu Từ Thiết Bị Của Bạn

 

Được thành lập từ năm 2015, mmgroup.vn – Công ty TNHH Công Nghệ Mật Mã cung cấp các dịch vụ đám mây giúp doanh nghiệp Việt Nam hệ thống hóa quy trình quản lý và làm việc, tối ưu chi phí và tăng doanh thu khi kinh doanh trên môi trường số.

“Công nghệ nếu không được dùng cho đúng người đúng việc, nó sẽ trở thành chi phí thay vì giải pháp hiệu quả. Việc hiểu được điều này cho phép chúng tôi triển khai các giải pháp đám mây mang lại lợi nhuận thực sự cho khách hàng của mình.” – Ông Nguyễn Xuân Hiển – CEO của mmgroup.vn chia sẻ.

Là đối tác của Google, Microsoft và Zoho, mmgroup.vn hiện đang phục vụ hơn 60.000 người dùng đang làm việc khắp nơi trên thế giới ở mọi cấp độ doanh nghiệp và đa dạng lĩnh vực.

1 bình luận trong “Quản lý Gmail người dùng: Các cài đặt quan trọng dành cho Quản trị viên”

  1. Pingback: Những lỗi sai khi sử dụng email mà ai cũng mắc phải: đọc để tránh ngay!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Nâng cấp Google Workspace từ bản miễn phí bị tạm ngừng!

“Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng! ” Khi nhận được thông báo này, Bạn cần nâng cấp lên bản có phí để tiếp tục sử dụng.