Mặc dù họp online không phải là tính năng gì mới, nhưng nó chỉ thực sự “bùng nổ” kể từ thời điểm đại dịch xảy ra. Rất nhiều doanh nghiệp đã phải “ồ, quao!!” vì sự hữu ích của họp online mang lại và ước gì biết đến sớm hơn.
Nhân bài viết này, chúng tôi muốn giúp bạn nâng tầm cộng tác và kết nối tổ chức từ xa bằng các phần mềm họp online giàu tính năng và chuyên nghiệp hơn. Nhất là ở thời gian: họp online không giới hạn thời gian hoặc thời gian họp dài hơn.
Và cũng sẵn tiện chúng tôi xin trả lời cho tiêu đề: Hầu hết phần mềm họp online không giới hạn thời gian đều sẽ có phí nhé.
Cùng tìm hiểu.
Nội Dung Chính
1. Tổ chức họp online lên đến 30 giờ với Microsoft Teams
Microsoft Teams trở thành “phần mềm họp online quốc dân” được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Microsoft Teams phù hợp với cá nhân và tổ chức, thậm chí các tổ chức giáo dục cũng tin tưởng Teams.
Teams mang lại một trải nghiệm họp online chuyên nghiệp và thú vị. Microsoft Teams nhiều tính năng thông minh, giàu tính tương tác.
Hơn hết Teams có thể đáp ứng 300 người tham gia cùng lúc và thời gian lên đến 30 giờ!
Tính năng có trong Teams miễn phí:
- Mỗi cuộc họp tối đa 60 phút
- Lên đến 100 người tham gia cuộc họp
- Chia sẻ màn hình
- Hình nền ảo
- Chat trong cuộc họp
- Dung lượng lưu trữ tệp 5GB
- Mã hóa ở trạng thái nghỉ và đang chuyển tiếp
Tính năng có trong Teams có phí:
- Thời lượng họp lên đến 30 giờ
- 300 người tham gia cuộc họp
- Phụ đề trực tiếp
- Bản ghi các cuộc họp
- Dung lượng lưu trữ tệp 10 GB (trong Teams Essentials) và 1 TB (trong Microsoft 365)
- Tích hợp sẵn các ứng dụng Microsoft 365 nâng cao
Rất đáng tiếc khi Microsoft Teams miễn phí chỉ có 60 phút để họp. Nó chỉ phù hợp với các cuộc họp ngắn, chia sẻ hay thông báo ngắn.
Tuy nhiên, Microsoft Teams Essentials có phí chỉ khoảng 675.000 VND/tài khoản/năm. Nâng cấp để nhận 30 giờ họp “thả ga” và lên đến 300 người tham dự nhé.
2. Tổ chức họp online 24 giờ với Google Meet
Google Meet đang là công cụ được Google đầu tư nhất hiện nay kể từ thời điểm đại dịch. Google Meet tích hợp trong bộ phần mềm Google Workspace được nâng cấp nhiều tình năng nâng cao, đáp ứng các nhu cầu hội họp của các doanh nghiệp.
Tương tự như Microsoft Teams, phiên bản Google Meet miễn phí cũng giới hạn thời gian và số lượng người tham gia.
Với Google Meet miễn phí, bạn nhận được:
- Họp online 60 phút
- 100 người tham gia mỗi cuộc họp
- Chia sẻ màn hình
- Hình nền ảo
- Tích hợp Google Chat
- Mã hóa dữ liệu
Đăng ký Google Workspace để nhận Google Meet nâng cao:
- Thời lượng họp nhóm đến 24 giờ
- Từ 100 đến 500 người tham gia
- Tính năng giơ tay để nêu ý kiến
- Phòng nghỉ
- Thăm dò ý kiến và hỏi đáp
- Lưu bản ghi cuộc họp vào Google Drive
- Khử tiếng ồn thông minh
So với Teams, Google Meet có giao diện đơn giản hơn, nhưng cũng ít tính năng và tùy chọn tích hợp thêm như Teams.
>> Xem thêm: Microsoft Teams và Google Meet: 2 phần mềm làm việc nhóm thông minh
3. Zoom – phần mềm họp online thông dụng
Có một sự thật rằng, các cá nhân hay tổ chức nhỏ rất ưa chuộng Zoom bởi sự đơn giản của nó. Hơn nữa Zoom đơn thuần là phần mềm gọi video online. Ngoài ra không còn tính năng nào khác cả.
Để có được số lượng người dùng khổng lồ như hiện nay, ngay ở bản miễn phí, Zoom đã mang lại các tính năng không tưởng. Nhưng đó chỉ là trước đây.
Hiện tại, đây là những gì bạn nhận được khi đăng ký Zoom miễn phí:
- Thời gian họp 40 phút
- Tối đa 100 người tham gia mỗi cuộc họp
- Chia sẻ màn hình
- Hình nền ảo
- Chat
- Mã hóa dữ liệu
Phiên bản Zoom nâng cấp gồm:
- Họp online không giới hạn thời gian lên đến 30 giờ
- Tối đa 1.000 người tham gia cuộc họp
- Đồng chủ sở hữu cuộc họp
- Bản ghi cuộc họp
- Lưu trữ trên đám mây
Lợi thế về việc chỉ khai thác tính năng gọi video cũng có thể là nhược điểm. Hầu hết chúng ta đều thích sử dụng những giải pháp “đa năng”, có thể đảm nhiệm nhiều tính năng hơn.
>> Xem thêm: Ưu điểm và nhược điểm của Zoom.
4. Whereby (trước đây là Appear.in)
Whereby là ứng dụng họp trực tuyến duy nhất trong danh sách này hoàn toàn dựa trên trình duyệt. Whereby không có phần mềm và ứng dụng.
Bạn tạo một URL tùy chỉnh đóng vai trò là “chìa khóa” cho “phòng họp” cá nhân của bạn. Căn phòng này có thể bị khóa mọi lúc và để những người tham gia vào được, họ phải “gõ cửa” và được nhận vào cuộc họp.
Mặc dù Whereby không đi kèm với bộ tính năng gần như mạnh mẽ như phần mềm khác trong danh sách này, nhưng nó là một ứng cử viên sáng giá nếu bạn tổ chức các cuộc họp với ít hơn 200 người tham gia và không cần làm quen với các tính năng phức tạp vì Whereby rất dễ sử dụng.
Whereby miễn phí bao gồm:
- Các cuộc họp nhóm tối đa 45 phút
- Lên đến 100 người tham gia cuộc họp
- Chia sẻ màn hình
- Trò chuyện
- Mã hóa TLS
- Tính năng “gõ cửa” ngăn mọi người vào phòng họp bị khóa.
Whereby có phí bao gồm:
- Không giới hạn thời gian họp nhóm
- 200 người tham gia cuộc họp
- Lưu trữ cuộc họp
- Xây dựng thương hiệu tùy chỉnh
- Tên miền phụ tùy chỉnh
6. Xem thêm: tiêu chí để chọn phần mềm họp online tốt nhất cho doanh nghiệp
Đứng ở góc độ là nhà cung cấp các giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp, MMGROUP sẽ chia sẻ đến bạn một số tính năng rất quan trọng nếu bạn đang tìm phần mềm họp online hiệu quả cho tổ chức.
- Họp không giới hạn thời gian hoặc thời gian dài. Tất nhiên rồi, một cuộc họp chỉ kéo dài 60 phút chưa thể giải quyết được vấn đề gì.
- Bản ghi cuộc họp để bạn không bị mất các buổi họp quan trọng và kiến thức có giá trị.
- Đăng ký dễ dàng để bạn có thể bắt đầu cộng tác, nhanh chóng
- Giao diện thân thiện với người dùng để mọi thứ và mọi người đều dễ dàng tìm thấy
- Video và âm thanh chất lượng tốt để động não và làm việc theo nhóm không bị gián đoạn
- Bảng trắng ảo, ghi chú dán và trò chuyện trong phòng để mọi người có thể chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau theo những cách khác nhau
- Một văn phòng ảo để các nhóm dễ dàng tìm thấy nhau và bắt đầu cuộc trò chuyện
- Chia sẻ tệp để truy cập hình ảnh, trang web, ứng dụng và tệp PDF để bạn có thể làm việc song song trong các cuộc gọi điện video
- Mã hóa và bảo mật dữ liệu để bảo vệ thông tin khách hàng và công ty
- Khả năng trình bày và chia sẻ màn hình cho những lúc bạn cần giữ mọi người trên cùng một trang
- Có nền tảng dựa trên web mà không đòi hỏi tải xuống ứng dụng.
Xem thêm nhé:
Kết
Mặc dù 5 phần mềm họp online không giới hạn thời gian trên đây chưa thể gọi là tốt nhất nhưng được xem là hữu ích nhất. Bằng chứng là có hàng triệu người sử dụng toàn cầu. Đặc biệt, với thời lượng họp không giới hạn, ban có thể giữ các cuộc họp của mình kéo dài mà không phải bắt đầu lại khi hết thời gian.
Một tổ chức chuyên nghiệp sẽ luôn tìm cách để thật chuyên nghiệp. Hi vọng các phần mềm trên đây giúp bạn tổ chức các cuộc họp online không chỉ dành cho nội bộ mà còn cho khách hàng của mình, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
