11 Mẹo sử dụng Google Workspace giúp bạn làm việc thông minh hơn

Google Workspace là sự kết hợp giữa email doanh nghiệp với các ứng dụng hàng đầu như Gmail, Meet, Calendar, Google Drive và nhiều ứng dụng khác. Google Workspace mang đến môi trường làm việc linh hoạt, tích hợp cho cá nhân và doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bạn đã tận dụng hết các tính năng nổi bật của các ứng dụng được tích hợp trong Google Workspace chưa? Cùng MMGROUP tìm hiểu nhanh 11 mẹo sử dụng Google Workspace thông qua các ứng dụng như Gmail, Meet, Calendar để nâng cao hiệu quả công việc.

1. Sử dụng các thao tác nhấp chuột phải trong giao diện hộp thư đến

Sử dụng các thao tác nhấp chuột phải trong giao diện hộp thư đến (Gmail) là một cách tiện lợi mà không cần phải mở thư. Khi bạn nhấp chuột phải vào một email trong giao diện hộp thư đến, sẽ xuất hiện một menu ngữ cảnh với các tùy chọn như: Trả lời, chuyển tiếp, gắn nhãn, lưu trữ…

>> Xem thêm: Cách bật thông báo xác nhận đã đọc email trong Gmail

2. Sử dụng Trợ lý Google trong Keep (ghi chú)

Trợ lý Google (Google Assistant) hỗ trợ bạn có thể thêm nội dung bằng giọng nói trong Google Keep. Để sử dụng tính năng này, bạn cần kích hoạt trợ lý Google theo các thao tác như sau:

• Bước 1: Truy cập ứng dụng Google Assistant
• Bước 2: Vào mục Cài đặt >> chọn Dịch vụ (Services) >> chọn Ghi chú và danh sách >> sau đó chọn Google Keep >> chọn Tiếp tục để hoàn tất việc thiết lập

Sau khi đã thiết lập, bạn có thể sử dụng bằng cách nhấn và giữ nút Home (hoặc nút phím chức năng dành riêng cho Google Assistant) hoặc sử dụng câu lệnh “Ok Google”.

3. Thay đổi thời gian diễn ra sự kiện trong Google Calendar

Các sự kiện đã được lên lịch sẵn, nhưng không may lại có việc đột xuất xảy ra. Vậy nên, để thay đổi thời gian của sự kiện đó phải làm như thế nào? Có cách nào khác ngoài việc tạo lại sự kiện mới và gửi email?

Có một cách khác để bạn thay đổi thời gian nhanh hơn như:

• Bước 1: Truy cập giao diện Google Calendar, sau đó chọn Cài đặt
• Bước 2: Trong mục Cài đặt sự kiện (Event setting) chọn Quyền của khách mặc định (Default guest permissions). Sau đó tiếp tục chọn Sửa đổi sự kiện (Modify event).

Sau khi thiết lập thành công, các sự kiện sẽ đều dễ dàng chỉnh sửa thời gian.

4. Sắp xếp bố cục hiển thị trong Google Meet

Trong Google Meet, bố cục hiển thị là cách mà các thành viên của cuộc họp được hiển thị trên màn hình trong khi tham gia cuộc họp trực tuyến.

Bạn cũng có thể sắp xếp bố cục hình ảnh của những người tham dự. Bạn chọn Cài đặt (biểu tượng dấu ba chấm) >> Chọn thay đổi bố cục (Change layout).

Ngoài ra, nếu bạn chọn chế độ hiển thị là Tiled, phía dưới bạn sẽ được chọn số lượng người mà bạn muốn hiển thị trên màn hình, tối đa là 49 người. Trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp trực tuyến, bạn có thể tùy chỉnh thay đổi bố cục hiển thị.

5. Tạo nhiều chữ ký trong Gmail

Trước đây, Gmail chỉ hỗ trợ một chữ ký email duy nhất cho mỗi tài khoản. Trong thời điểm hiện tại, Gmail đã cho phép người dùng tạo và quản lý nhiều chữ ký email khác nhau để sử dụng trong các email gửi đi.

Để sử dụng tính năng này, đầu tiên bạn cần tạo chữ ký theo các bước sau:

• Bước 1: Mở Gmail và nhấn vào biểu tượng bánh răng (Settings)
• Bước 2: Chọn “Xem tất cả cài đặt” (See all settings).
  Trong tab Cài đặt chung (General), chọn phần “Chữ ký” (Signature) và tạo chữ ký.
• Bước 3: Khi bạn đã tạo các chữ ký email, bạn có thể chọn chữ ký muốn sử dụng khi soạn email bằng cách chọn trong thanh công cụ ở phần Chữ ký.

Một mẹo nhỏ khi bạn sử dụng tính năng này là đối với những thư gửi cho khách hàng, bạn có thể thiết lập phần chữ ký một cách chi tiết hơn. Còn với những thư được gửi nội bộ trong tổ chức, phần chữ ký có thể được tạo với các nội dung ngắn gọn như tên, chức vụ và số điện thoại.

6. Thay đổi thời gian thông báo sự kiện Google Lịch

Một trong những mẹo sử dụng Google Workspace hiệu quả đối với doanh nghiệp là tính năng thông báo sự kiện. Sau mỗi sự kiện được tạo, Google Calendar sẽ thông báo mặc định trước 10 phút.

Tuy nhiên, nếu bạn mong muốn thông báo sự kiện sớm hơn, để có thể chuẩn bị các công việc trước khi bước vào sự kiện. Bạn thiết lập trong mục Cài đặt >> chọn Event notifications >> tùy chỉnh thời gian nhận thông báo.

 

7. Dùng tính năng khử tiếng ồn trong Meet

Google Meet tích hợp tính năng khử tiếng ồn nhờ vào trí tuệ nhân tạo (AI) và xử lý tín hiệu âm thanh. Khi tính năng này được kích hoạt, Google Meet sẽ cố gắng loại bỏ tiếng ồn không mong muốn từ âm thanh đầu vào của người dùng.

Để sử dụng tính năng khử tiếng ồn trong Google Meet, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Trong cuộc họp Google Meet, nhấn vào biểu tượng ba chấm ở góc dưới cùng bên phải và chọn “Cài đặt” (Settings).
• Bước 2: Trong cửa sổ cài đặt, chọn tab “âm thanh” (Audio).
• Bước 3: Cuộn xuống phần “Khử tiếng ồn” (Noise cancellation) và chọn bật tính năng này, hoàn tất cài đặt.

Một số lưu ý nhỏ, nếu bạn tham gia cuộc họp từ một vị trí có tiếng ồn lớn, việc giảm tiếng ồn có thể không được chính xác hoặc có hiệu quả.

8. Sử dụng chế độ xem của người thuyết trình trong Google Slides

Chế độ xem của người thuyết trình trong Google Slides là một tính năng cho phép màn hình của bạn hiển thị nội dung trình chiếu đầy đủ. Người thuyết trình sẽ dễ dàng theo dõi được các nội dung tiếp theo mà không cần phải di chuyển nội dung qua lại giữa các trang trong bản trình chiếu.

Các thao tác cài đặt như sau:

• Bước 1: Mở tài liệu Google Slides, trên thanh công cụ, nhấn vào biểu tượng “Chia sẻ” (Share) ở góc phải cùng.
• Bước 2: Chọn “Chế độ xem của người thuyết trình” (Presenter view).
• Bước 3: Màn hình của bạn sẽ chuyển sang chế độ xem của người thuyết trình và bạn sẽ thấy nội dung trình chiếu đầy đủ trên màn hình.

Để thuyết trình, bạn có thể điều khiển trình chiếu bằng cách sử dụng các chức năng và nút điều khiển trên màn hình thứ hai hoặc thiết bị di động.

Nếu bạn muốn trở lại chế độ xem bình thường, bạn có thể nhấn Esc hoặc thoát khỏi chế độ xem của người thuyết trình.

9. Cài đặt thay đổi độ phân giải trong Google Meet

Trong Google Meet, bạn có thể cài đặt thay đổi độ phân giải, tính năng này có thể được hiểu là điều chỉnh chất lượng hình ảnh và âm thanh trong các cuộc họp trực tuyến khi đường truyền mạng không ổn định.

Truy cập vào mục Cài đặt, chọn cấu hình cho Video, chọn Receive resolution (Chất lượng hình ảnh mà bạn nhìn thấy từ những người tham gia).

Bạn sẽ thấy có hàng loạt các tùy chọn được hiển thị, bạn có thể chọn các tùy chọn phù hợp để có thể tiếp tục tham gia cuộc họp trực tuyến.

• Full High Definition (1080p) – Hình ảnh có chất lượng cao nhất.
• High Definition (720p) – Độ nét cao
• Standard definition (360p) – Độ nét tiêu chuẩn
• Audio Only – Chỉ nghe âm thanh và không nhìn thấy video

10. Dùng con trỏ Laser trong Google Slides

Khi sử dụng Google Slides để thuyết trình, bạn có thể biến con trỏ thành một chấm Laser. Khi thuyết trình đến nội dung nào, bạn có thể di chuyển con trỏ Laser tới đó, để tạo hiệu ứng chỉ vào điểm cần quan tâm.

Cách thiết lập tính năng này cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần truy cập vào giao diện trình chiếu, sau đó chọn Points (biểu tượng tia chớp) là con trỏ của bạn đã biến thành một chấm Laser.

11. Truy cập tệp đính kèm trong Google Meet

Trong Google Meet, bạn có thể truy cập tệp đính kèm đã được gửi trong cuộc họp để xem, tải xuống. Bạn có thể tải tài liệu bằng cách nhấn biểu tượng của tệp đính kèm. Khi nhấp vào, toàn bộ các tệp đính kèm sẽ được hiển thị và bạn có thể tải xuống. Khi bạn sử dụng trên thiết bị di động, tệp đính kèm sẽ mở trên ứng dụng phù hợp nhất với tài liệu đó.

Kết

Trên đây là 11 mẹo sử dụng Google Workspace đến từ các chuyên gia để giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc và làm việc một cách thông minh hơn.

Hi vọng, qua bài viết này, người dùng có thể khám phá và tận dụng tốt các ứng dụng trong Google Workspace cho những tác vụ hằng ngày.

Chúc bạn thành công!

Mời bạn xem thêm: