Mẹo sử dụng Google Docs: Các “chiêu thức” tiết kiệm 50% thời gian làm việc!

Google Docs là một trong những công cụ cực kỳ quen thuộc với giới văn phòng. Công cụ này không chỉ đơn thuần là một nơi để viết văn bản mà còn là một không gian kết nối, sáng tạo và chia sẻ ý tưởng bằng nhiều tính năng nổi bật.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn mẹo sử dụng Google Docs – những chiêu thức giúp cho tất cả công việc viết, soạn thảo, chỉnh sửa, đọc, ghi chú, sắp xếp và lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

1. Sử dụng chip và khối thông minh (building block)

Chip thông minh và khối xây dựng (building block) là một tính năng giúp bạn sử dụng Google Docs một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng. Khối thông minh được hiểu là một loạt tính năng được tích hợp như: ngày, tính năng đếm giờ, tạo danh sách task… Ngoài ra, bạn có thể chèn đường dẫn về các tệp tin như Google Docs, Sheets, Slides… gắn liên hệ với các thành viên khác.

Để sử dụng chip thông minh gắn tên người dùng, tệp, ngày và sự kiện, bạn có thể thao tác như sau:

Nhập “@” và chọn các tính năng phù hợp trong danh sách. Nếu bạn muốn gắn thẻ tên của người dùng, hãy bắt đầu nhập tên hoặc địa chỉ email của người bạn muốn hoặc nhập @me để thêm chính bạn.

Lưu ý: Khi bạn đề cập đến một người dùng trong tài liệu. Họ sẽ không tự động có quyền truy cập vào tài liệu của bạn. Bạn cần phải thiết lập quyền truy cập để họ có thể xem và chỉnh sửa tài liệu.

2. Soạn thảo bản nháp email trong Google Docs

Đối với các email quan trọng, bạn có thể tạo bản nháp để có thể xem trước các thông tin thêm, chỉnh sửa và kiểm tra ngay trong Google Docs. Sau khi soạn thảo bản nháp thành công, bạn có thể xuất trực tiếp sang Gmail hoặc Lịch Google.

Để tạo bản nháp, bạn có thể chọn “@” tiếp tục chọn “Thư nháp”, sau đó điền email, tiêu đề và nội dung thư.

Có thể nói, việc soạn thảo các bản nháp email trên Google Docs sẽ cực kỳ tiện lợi. Bạn vẫn có thể chia sẻ các thành viên khác để nhận xét và cộng tác trên bản nháp email.

>> Xem thêm: Một số thủ thuật sắp xếp hộp thư Gmail

3. Chèn chữ ký trong tài liệu

Bạn có thể thiết lập chữ ký bằng cách nhấn “@” sau đó “tạo khối tùy chỉnh”. Bạn thiết lập chữ ký với các thông tin cá nhân sau đó chọn lưu và đặt tên cho khối là “chữ ký”.
Sau mỗi lần tạo và chỉnh sửa tài liệu, bạn có thể chọn và thiết lập chữ ký và chèn vào tài liệu mà không cần phải soạn thảo lại.

4. Xem các phiên bản chỉnh sửa tài liệu

Có đôi lúc, bạn cần xem lại các phiên bản chỉnh sửa tài liệu để đối chiếu và so sánh. Với Google Docs, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng này một cách dễ dàng. Bạn chọn Tệp >> Nhật ký phiên bản >> Xem lịch sử phiên bản. Tất cả các phiên bản chỉnh sửa đều sẽ được hiển thị, giúp bạn dễ dàng so sánh đối chiếu khi cần thiết.

>> Xem thêm: Cách xem lịch sử chỉnh sửa trong Google Sheet và Google Docs

5. Tham gia cuộc họp trực tuyến ngay trong giao diện Google Docs

Một trong những mẹo sử dụng Google Docs hiệu quả là tính năng tham gia cuộc họp trực tuyến. Tính năng này cho phép bạn có thể kết nối thông qua Google Meet và cộng tác với nhau trên cùng một tài liệu.

Để thiết lập tính năng này, bạn có thể thao tác như sau:

• Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Google Meet ở góc trên cùng bên phải
• Bước 2: Chọn tham gia cuộc họp, bạn có thể tham gia cuộc họp đã lên lịch sẵn hoặc tạo một cuộc họp mới.
• Bước 3: Sau khi tham gia cuộc gọi trên Google Meet, bạn có thể trình bày Tài liệu và kết nối với những người tham gia ở giao diện bên phải màn hình.

Với tính năng hữu ích này, những người tham dự đều có thể nhìn thấy và truy cập được bảng tài liệu.

6. Sử dụng tính năng dịch văn bản

Dịch văn bản là một tính năng nổi bật được khá nhiều người dùng sử dụng trong quá trình làm việc. Khi đọc các văn bản ở ngôn ngữ khác, bạn có thể chọn tính năng “Dịch tài liệu” ở mục công cụ, sau đó chọn ngôn ngữ. Quá trình dịch văn bản sẽ được diễn ra trong vài giây, đồng thời văn bản sau khi dịch sẽ được bảo đảm về phần cấu trúc.

Đây có thể được xem là một trong những mẹo sử dụng Google Docs nhanh chóng. Bởi vì, bạn không cần phải dùng thêm một ứng dụng khác để dịch tài liệu. Đồng thời, với hơn 42 ngôn ngữ được tích hợp, tính năng này hỗ trợ người dùng dễ dàng dịch các tài liệu sang nhiều ngôn ngữ khác nhau.

7. Bình luận bằng các biểu tượng cảm xúc

Để việc cộng tác trở nên thú vị hơn, bạn có thể nhận xét, bình luận bằng hàng loạt các biểu tượng cảm xúc ngay trên bảng tài liệu. Bạn hoàn toàn có thể tương tác nhanh chóng với các ý tưởng, nhận xét từ đồng nghiệp. Hơn thế nữa, bạn cũng có thể bình luận và tương tác với nhau thông qua tính năng nhận xét.

8. Nhập tài liệu bằng giọng nói

Nhập tài liệu bằng giọng nói là một trong những mẹo sử dụng Google Docs được chia sẻ từ các chuyên gia. Bạn có thể thiết lập tính năng này bằng cách chọn Công cụ >> Nhập tài liệu bằng giọng nói >> Chọn thiết lập micro.

Một số lưu ý khi sử dụng tính năng nhập tài liệu bằng giọng nói:

• Lựa chọn môi trường yên tĩnh tránh nhiễu âm.
• Sử dụng micro tốt để giảm tiếng ồn để đảm bảo giọng nói được ghi âm một cách rõ ràng.
• Phát âm đúng, rõ ràng và chính xác.
• Kiểm tra văn bản sau khi nhập bằng giọng nói.
• Sử dụng ngôn ngữ phù hợp.

Nhìn chung, việc sử dụng tính năng nhập tài liệu bằng giọng nói trong Google Docs có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý những yếu tố trên để đảm bảo kết quả chính xác.

9. Sử dụng tính năng trích dẫn nguồn

Trích dẫn là việc tham khảo và chỉ ra nguồn gốc của thông tin, ý tưởng mà bạn sử dụng trong tài liệu của mình. Các kiểu trích dẫn phổ biến được tích hợp Google Docs là MLA, APA hoặc Chicago. Mỗi kiểu đều có các quy tắc riêng để định dạng và trình bày trích dẫn trong tài liệu.

Để có thể trích dẫn trong Google Docs, bạn chọn Công cụ, tiếp tục Lời trích dẫn. Từ đó, bạn có thể chọn một kiểu trích dẫn và thêm nguồn, trình tạo sẽ tự động thêm các trích dẫn vào tài liệu của bạn.

Kết

Trên đây là hàng loạt các mẹo sử dụng Google Docs, tạo tài liệu chỉ trong nháy mắt. Bạn có thể áp dụng những chiêu thức này ngay hôm nay để trải nghiệm được sự dễ dàng và linh hoạt mà Google Docs mang lại.

Mời bạn xem thêm: