Bạn Sẽ Có Ngay 10 Lợi Thế Này So Với Đối Thủ Khi Sử Dụng Email Đám Mây

lợi ích của email đám mây

Chỉ là gửi và nhận email thôi, có cần phân thành nhiều loại email như vậy không? 

Câu trả lời là có! Và nếu bạn đặt câu hỏi này nghĩa là bạn cũng chưa biết những lợi ích cực lớn mà một email đám mây có thể đem lại để cải thiện doanh số của bạn.

Không phải chỉ doanh nghiệp lớn mới cần quan tâm đến những tính năng này thôi sao?

Câu trả lời là không! Vì thật ra, những doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp mới thành lập mới thật sự là các tổ chức được hưởng lợi nhiều nhất từ email đám mây.

1. 10 lợi ích quan trọng nhất của email đám mây

Dưới đây là danh sách 10 lợi thế hàng đầu của lưu trữ email dựa trên đám mây mà MM Group đã đúc kết trong suốt quá trình sử dụng và phục vụ khách hàng:

1.1 Rất khó để giả mạo, xâm nhập trái phép

Email đám mây được cải tiến với công nghệ chống virus, ngăn máy chủ email bị xâm phạm, hỗ trợ kết nối SSL/TLS đến và đi, giới hạn truy cập theo IP, phát hiện xâm nhập (IDS), xác thực thư mục hoạt động, từ chối dịch vụ (DOS) phòng chống tấn công, xác thực tập lệnh độc hại và phát hiện bạo lực…

Trên đây là một số các biện pháp để bảo vệ email và dữ liệu của bạn, bảo vệ bạn khỏi lừa đảo mà chỉ có email đám mây mới được trang bị.

bảo mật email

Email đám mây khó bị “câu” trộm

Nếu một email truyền thống thường xuyên nhận email quảng cáo, spam hoặc email giả danh để lừa đảo thì khi sử dụng email đám mây bạn sẽ không bao giờ nhận được những email độc hại như vậy. Mọi email đến sẽ được sàng lọc, phân tích tìm ra các yếu tố độc hại, link xấu, tệp có hại… Chúng sẽ được loại bỏ trước khi nằm trong hộp thư của bạn.

1.2 Giá rẻ và có thể mua được

Nhiều người lầm tưởng email đám mây là email công nghệ chắc hẳn sẽ rất đắt hoặc rất khó để mua. 

Về giá trị trước mắt, email đám mây thật ra có cao hơn email hosting nhưng không đáng kể. Các dịch vụ email đám mây hiện đại nhất hiện nay như của Google hay Microsoft cũng chưa đến 1.5 triệu/người/năm.

Về giá trị lâu dài, nếu phân tách ra, bạn chỉ được lợi chứ không hại và không mất gì. Này nhé, so với việc có một (đội ngũ) nhân viên CNTT nội bộ để duy trì quá trình lưu trữ email, duy trì máy chủ hoạt động, duy trì hệ thống trang thiết bị thì các giải pháp lưu trữ dựa trên đám mây rẻ hơn đáng kể về chi phí trả trước và phí hàng tháng cho mỗi người dùng.

Doanh nghiệp dưới 100 người khó có thể xây dựng một hệ thống mail nội bộ. Doanh nghiệp từ vài trăm người trở lên thì chi phí lại quá khổng lồ.

1.3 Sao lưu không giới hạn

Không giống như lưu trữ email nội bộ, giải pháp lưu trữ email dựa trên đám mây không giới hạn dung lượng. Nó tăng lên khi số lượng email của bạn tăng lên.

Outlook và Exchange trên đám mây của Microsoft cho bạn đến 50GB email, tệp đính kèm lên đến 150MB và lưu trữ trên OneDrive đến 1TB! Với dung lượng khủng như thế này bạn sẽ chẳng lo việc đầy hộp thư, đầy bộ nhớ, không đính kèm được tệp như email thông thường.

Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể mua bổ sung dung lượng với chi phí phải chăng.

1.4 Thu thập tất cả các email từ gửi đến, gửi đi, nội bộ và thậm chí cả những email đã xóa

Google, Microsoft và Zoho mang đến cho bạn một email đám mây thông minh vượt xa khỏi những tính năng email bạn có thể hình dung. Trong đó, tính năng lưu trữ email và eDiscovery (khám phá điện tử) chính là điểm giá trị của email đám mây.

Vì sao bạn cần đến nó? Trong một số trường hợp nhạy cảm như nhân viên lấy cắp dữ liệu, nhân viên có tình xóa email quan trọng liên quan đến giao dịch hợp đồng chẳng hạn, thì đây là lúc bạn cần đến lưu trữ email và eDiscovery để trích xuất dữ liệu, bằng chứng trong suốt quá trình giao dịch email trong tổ chức.

Chính vì lẽ đó, email đám mây luôn đi kèm với tuyên ngôn “dữ liệu của bạn thuộc về bạn” theo đúng nghĩa.

1.5 Cài đặt chính sách email cho tổ chức

Bất kỳ ai thuộc tổ chức của bạn đều có thể truy cập vào kho lưu trữ của riêng họ nếu được cấp quyền. Hoặc bất kỳ ai cũng không thể hoặc bị giới hạn quyền truy cập và sử dụng một số tính năng.

Và bạn là người có quyền cài đặt chính sách email này cho từng người và toàn bộ tổ chức.

Chẳng hạn, nếu một nhân viên không được sự tín nhiệm, bạn có thể không cho họ quyền gửi email ra bên ngoài tổ chức hoặc email sẽ dừng lại một “trạm” để kiểm duyệt trước khi được gửi đi.

Rất thú vị đúng không nào?

1.6 Bảo mật cao

Nếu ví bầu trời là internet thì các đám mây bồng bềnh, lơ lửng chính là một trong các dữ liệu của bạn. Chỉ bạn mới có “chìa khóa” để mở ra đám mây của mình vì chúng đều có hình thù giống nhau và phân bổ lộn xộn.

“Chìa khóa” của bạn cũng được tích hợp nhiều công nghệ bảo mật ấn tượng. Chính vì vậy, dữ liệu được lưu trên đám mây luôn an toàn hơn rất nhiều so với các hình thức lưu trữ khác.

Mọi dữ liệu đều được sao lưu lên vùng đám mây của riêng bạn, đảm bảo dữ liệu luôn an toàn, bảo mật cao và luôn hoạt động, giảm thiểu rủi ro do độ trễ. Một tổ chức hàng chục ngàn người vẫn sử dụng dữ liệu mượt mà mọi lúc mọi nơi nhờ đám mây.

1.7 Không bảo trì máy chủ

Bạn sẽ không còn phải suy nghĩ về các vấn đề tương thích phần cứng, bảo trì và nâng cấp thường xuyên cộng với việc không cần đội ngũ nhân viên CNTT nếu sử dụng email từ các nhà cung cấp đám mây.

Không ai ngoại trừ kỹ thuật viên quan tâm đến việc bảo trì máy chủ. Máy chủ rất phức tạp, đắt tiền và dường như chúng cần cập nhật khoảng vài phút một lần.

Chuyển sang email đám mây thay vì email dựa trên máy chủ có nghĩa là chuyển phần chi phí CNTT này của bạn từ thay đổi thành cố định (bộ phận kế toán của bạn sẽ nhẹ đầu hơn chút đấy).

máy chủ email microsoft

Một phần trong hệ thống máy chủ email khổng lồ của Microsoft

Email dựa trên đám mây là một giải pháp tuyệt vời cho các công ty có ngân sách CNTT hạn hẹp:

  • Việc loại bỏ yếu tố phần cứng cho phép các kỹ thuật viên tập trung vào các dự án mới gia tăng giá trị hơn là bảo trì CSVC.
  • Bạn sẽ tiết kiệm đáng kể năng lượng và đầu tư phần cứng bằng cách loại bỏ các máy chủ email.

1.8 Phục hồi sau thảm họa dễ dàng hơn

Nếu điều tồi tệ nhất xảy ra và máy chủ hoặc mạng nội bộ của bạn bị xâm phạm, mọi nguồn dữ liệu trong email của bạn cũng có nguy cơ bị ảnh hưởng.

Hãy thử tưởng tượng, mọi tệp, bảng tính hoặc thỏa thuận hợp đồng đang nằm trong kho lưu trữ email của bạn vào lúc này. Và sau đó tưởng tượng doanh nghiệp của bạn sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng như thế nào khi mất tất cả thông tin quan trọng đó.

Với email từ đám mây, vấn đề tưởng chừng nguy hiểm nhất lại hóa dễ dàng nhất.

Với email đám mây, các vấn đề về phần cứng thực sự không quan trọng bằng email. Máy tính xách tay của bạn bị treo? Không thành vấn đề — tất cả email của bạn đều được lưu trữ trên đám mây. Mượn máy từ đồng nghiệp và đăng nhập lại ngay và có thể làm việc như bình thường.

Giấy tờ có thể rách, cháy, hư hỏng nhưng dữ liệu đã lưu từ đám mây thì không. Máy móc có thể hư hỏng nhưng dữ liệu của bạn luôn an toàn và nguyên vẹn.

1.9 Truy cập mọi nơi

Có ai chưa đi được nửa đường về nhà thì nhận ra rằng để quên chiếc máy tính xách tay do công ty cấp ở văn phòng với tất cả những email cần làm vào cuối tuần chưa? Đối với các công ty hoạt động trên hệ thống email dựa trên máy chủ, điều này có nghĩa là một ngày cuối tuần mất việc.

Tuy nhiên, email dựa trên đám mây có thể được truy cập từ mọi nơi, trên mọi thiết bị. Quyền truy cập email có sẵn ngay lập tức từ máy tính gia đình, máy tính bảng hoặc thậm chí từ điện thoại thông minh của bạn.

Chính vì vậy, mức năng suất tăng lên, đặc biệt đối với những người thường làm việc ở xa. Các tài khoản email dựa trên đám mây đồng bộ hóa ngay lập tức và tự động, do đó, dữ liệu có thể truy cập được từ nhiều thiết bị.

Bạn có thể truy cập kho lưu trữ của mình bằng mọi thiết bị, ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào miễn là có kết nối internet. Hoặc khi bạn làm việc offline, hệ thống cũng tự cập nhật và lưu lại thông tin khi bạn online.

1.10 Cộng tác nhanh và dễ dàng với mọi người

Bạn có thể làm nhiều việc cùng lúc, giao tiếp và nhắn tin nhanh hay mở cuộc họp ngay trong email mà không cần mở thêm ứng dụng khác.

  • Mọi người đều có thể hợp tác dự án trong thời gian thực và chỉnh sửa tài liệu cùng lúc
  • Mở các cuộc họp thoại hay hội nghị video lên đến hàng ngàn người tham gia
  • Dung lượng lưu trữ cao để gửi và lưu trữ các email đa phương tiện, bao gồm cả tin nhắn video
  • Người dùng luôn có các bản cập nhật dự án mới nhất và các email gần đây nhất, vì đám mây được bật và có thể truy cập 24/7/365.

Bạn vẫn còn làm việc và gửi tài liệu bằng Excel thủ công chứ? Bạn có nhận thấy sự chậm trễ, bất tiện và khá tốn thời gian không?

Đó chính là điểm khác biệt khi bạn cộng tác trên đám mây: nhanh chóng, chính xác, luôn mới, luôn đúng và ai cũng có thể truy cập.

Một số tính năng thú vị khác phải kể đến như:

  • Tạo hàng trăm bí danh email, nhóm email để quản lý email đến đi dễ dàng
  • Tìm kiếm nhanh các email và tệp trong quá khứ chỉ trong vài giây
  • Bộ lọc thông minh truy xuất dữ liệu chính xác và nhanh
  • Hoạt động mượt mà 99.9% thời gian
  • Tích hợp lịch, danh bạ, tác vụ và nhiều ứng dụng khác trong nền email mà không cần mở nhiều tab, nhiều app

dùng thử email đám mây

2. Một số điểm hạn chế của email đám mây

Không thể phủ nhận những lợi ích cực lớn của email đám mây nhưng cũng không thể không nhắc đến nhược điểm. Cụ thể là:

  • Chi phí liên tục cho mỗi người dùng có thể tăng lên theo thời gian.
  • Nhà cung cấp đám mây không chỉ chịu trách nhiệm bảo mật dịch vụ của bạn mà còn cung cấp cho bạn khả năng hiển thị về cách họ bảo mật dịch vụ – nếu bạn không đi với nhà cung cấp đám mây đáng tin cậy, bạn có thể không nhận được quyền truy cập vào thông tin lẽ ra thuộc về bạn.
  • Các giải pháp email “dựa trên” đám mây, có nghĩa là bạn mất một mức độ kiểm soát vật lý nhất định đối với email của mình (và thực tế là nó không được lưu trữ tại chỗ), vì vậy điều quan trọng là phải chọn một nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy.

KẾT

Tốc độ là yếu tố rất quan trọng để giúp doanh nghiệp đi xa và nhanh hơn trong thời đại số.

Email đám mây lại là giải pháp đáp ứng tốt nhu cầu này vì nó không đơn thuần là một công cụ gửi và nhận mail. Nó giúp bạn loại bỏ nhiều yếu tố phức tạp và ngốn thời gian như các hệ thống email dựa trên máy chủ truyền thống.

Email dựa trên đám mây dần trở thành nền tảng cho một môi trường làm việc đáng tin cậy, luôn hoạt động cho phép các công ty chỉ cần tập trung vào các hoạt động hàng ngày.

3. Bạn đang quan tâm đến Email doanh nghiệp dựa trên đám mây?

Nếu bạn muốn tận hưởng tất cả các lợi ích của email đám mây mà chúng tôi đã thảo luận trong bài viết này, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu từ quy mô nhỏ để thử nghiệm nó.

Cách tốt nhất để làm điều đó là thực hiện một chương trình thử nghiệm để xem liệu nó có phù hợp với tổ chức của bạn hay không. Các giải pháp mà chúng tôi cung cấp đến từ Google, Microsoft và Zoho đều cho bạn dùng thử trong khoảng 30 ngày. Sau thời gian này bạn hoàn toàn có thể quyết định việc “gắn bó” với email đám mây hay không.

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin hoặc để bắt đầu quá trình di chuyển thử nghiệm email của bạn.

Đăng ký dùng thử, trải nghiệm thật email doanh nghiệp nền tảng điện toán đám mây nổi tiếng từ Google, Microsoft và Zoho:

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *