Top 5+ Hậu Quả Khó Lường Không Sử Dụng Email Doanh Nghiệp

Mất dữ liệu

Ngày nay các công ty sử dụng email doanh nghiệp ngày càng nhiều cho thấy tầm quan trọng của email doanh nghiệp đối với các công ty. Không sử dụng email doanh nghiệp sẽ đẹm lại hậu quả khó lường và nhiều vấn đề về công việc quản lý.

Chúng ta cùng MM Group tìm hiểu về hậu quả nhé.

1. Không chuyên nghiệp trong mắt khách hàng

Đóng vai trò là doanh nghiệp giap tiếp với khách hàng bạn lại sử dụng email cá nhân nhìn vào địa chỉ email khách hàng sẽ nhận sét bạn là không chuyên nghiệp.

Dù sao thì nhìn vào hai địa chỉ email linhnguyen@gmail.com hoặc linh.nguyen@mmgroup.vn thì email gắn liền với doanh nghiệp sẽ tin tưởng và chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

Email tên miền

Email tên miền

Đối với một công ty chuyên nghiệp cần chỉnh chu đến từng chi tiết nhỏ nhất. Đôi với những khách hàng lần đầu gặp mặt thì những chi tiết nhỏ nhất sẽ mang lại sự tin tưởng.

Email doanh nghiệp có cấu trúc đơn giản tenban@domain.com. Ví dụ như hotro@mmgroup.vn thật chuyên nghiệp đúng không nào.

2. Thư rác làm đau đầu doanh nghiệp

Khi sử dụng email cá nhận cho công việc nhân viên tốn rất nhiều thời gian để xóa hay làm gọn hộp thư. Thư rác quá nhiều đôi khi xóa nhầm thư quan trọng. Thông tin của email cá nhân thường được thu thập dễ dàng, chính vì thế nhiều công ty đã sử dụng chiến lược email marketing (gửi thư hàng loạt) để tiếp cận khách hàng hoặc 1 số hacker có thể gửi email với nội dung xấu.

Thư rác quá nhiều làm người dùng cảm thấy khó chụi bỏ lở công việc của mình. Công việc bị gián đoạn, sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc và uy tín của công ty.

3. Rò rỉ dữ liệu ra ngoài

Khi sử dụng email cá nhận quản lý không biết được tài khoản hoạt động thế nào. Vì vậy việc quản lý dữ liệu nộ dung là hoàn toàn không thể. Đối với một số công ty gặp nhận viên đến công ty làm việc nhằm mục đích sao chép đánh mất dữ liệu nhằm mục đích xấu.

Hiện nay có rất nhiều công ty gặp rắc rối vì nhân viên bán bí mật sản phẩm ra ngoài. Khi bạn sử dụng email doanh nghiệp thì tài nguyen sẽ được quản lý rất chặt chẽ, bạn có thể kiểm soát người dùng, dữ liệu ra vào.

Điều này có thể ngăn chặn được thông tin có cơ hội rò rỉ ra ngoài hoặc dễ dàng phát hiện ra người có dấu hiệu làm mất thông tin. Đối với một doanh nghiệp thông tin sản phẩm là điều tuyệt mật quyết định đến sự phát triển sống còn của doanh nghiệp. Là quản lý chúng ta có trách nhiệm bảo vệ nguồn tài nguyên của doanh nghiệp.

4. Có nguy cơ bị đánh cắp thông tin

Khi sử dụng email cá nhân miễn phí với độ bảo mật không cao dẫn đến địa chỉ email có thể bị Hacker tấn công, những tài nguyen của công ty của ty có thể bị đánh cắp.

Đối với Email doanh nghiệp được thiết kế để mang lại sự bảo mật và độ tin cậy với tính năng xác thực hai bước, kết nối được mã hóa với máy chủ , lọc spam và xác thực người gửi.

Bảo mật đám mây

Bảo mật đám mây

Để chắn chắn doanh nghiệp có thể chọn gói email doanh nghiệp của những công ty công nghệ hàng đầu như: Zoho, Google Workspace, Microsoft 365 với sự an toàn và ổn định tuyệt đối.

5. Dung lượng lưu trữ lớn

Khi giao tiếp trao đổi trong công việc nhiều dung lượng lưu trữ tăng lên dẫn đến cạn kệt không gian lưu trữ. Các bạn không thể gửi hay nhận thêm email hay tài liệu.

Các bạn chỉ còn cách xóa các tài nguyên có sẵn hoặc gia tăng thêm dung lượng.

Khi sử dụng email doanh nghiệp bạn sẽ trải nghiệm không gian lưu trữ có thể lên đến 2T hoặc không giới hạn tùy thuộc vào các gói. Với số lượng người dùng lớn dung lượng lưu trữ ngày càng tăng thêm các bạn có thể bổ xung dung lượng dể dàng.

Outlook và Exchange trên đám mây của Microsoft cho bạn đến 50GB email, tệp đính kèm lên đến 150MB và lưu trữ trên OneDrive đến 1TB! Với dung lượng khủng như thế này bạn sẽ chẳng lo việc đầy hộp thư, đầy bộ nhớ, không đính kèm được tệp như email thông thường.

6. Làm việc nhóm dễ dàng hơn

Đối với các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng các công cụ làm việc như Word, Excel, PowerPoint, SharePoint và hoặc lưu trữ như drive và các ứng dụng bên thứ ba. Email doanh nghiệp cũng cho phép bạn nhắn tin nhanh, gọi điện thoại, họp video và chia sẻ màn hình.

Các ứng dụng trong email doanh nghiệp đồng bộ trên mọi thiết bị bạn có thể làm việc từ xa mà vẫn hiệu quả và kết nối nhanh chóng giống như khi làm việc ở văn phòng.

Các tính năng tổ chức hội nghị trực tuyến  cũng giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề này rất tốt từ đó tiết kiệm chọ phí thuê phòng hội nghị… Nếu các thành viên không thể tham gia cuộc họp có thể tìm xem các tập tin dữ liệu được tạo ra tự động trong quá trình họp.

Chúc các bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *