Mặc dù Microsoft 365 đã mang lại giá trị cho hàng triệu doanh nghiệp và hàng tỷ người dùng toàn cầu nhưng cũng ko ít doanh nghiệp còn e dè vì gặp một số khó khăn khi tiếp cận Microsoft 365 như khó tiếp cận ban đầu, khó khăn trong đào tạo nhân viên,…
Những yếu tố này vô hình chung làm rào cản khiến tổ chức của bạn không thể sử dụng và khai thác triệt để sức mạnh của Microsoft 365.
Vậy, qua bài viết này, MMGROUP sẽ lần lượt liệt kê và đưa ra hướng giải quyết cho vấn đề mà bạn đang gặp.
Nội Dung Chính
Khó khăn 1: Cấu hình Microsoft 365 phức tạp
Thành thật mà nói, Microsoft 365 cung cấp hàng loạt ứng dụng trong một bộ phần mềm duy nhất. Mỗi ứng dụng lại “đính kèm” thêm nhiều tính năng phức tạp khác nữa. Điều này có thể là e ngại lớn của nhiều doanh nghiệp không có đội IT, nhân viên không giỏi mày mò công nghệ để sử dụng.
Mỗi một ứng dụng như Outlook Mail, OneDrive, Microsoft Teams, SharePoint… đều đòi hỏi kiến thức nhất định để có thể khai thác toàn bộ sức mạnh khổng lồ của nó.
Đây có thể xem là ưu điểm lớn và cũng là hạn chế khiến Microsoft 365 bị doanh nghiệp vừa và nhỏ “kì thị”.
Giải pháp:
Tại sao bạn không tận dụng lợi thế từ đối tác của Microsoft tại Việt Nam? Họ hoàn toàn có thể thay mặt Microsoft hỗ trợ bạn bất cứ khi nào. Và hoàn toàn bằng tiếng Việt!
Các đối tác Microsoft 365 như MMGROUP đều phải trải qua nhiều đợt xét tuyển, đạt chứng chỉ kinh doanh hay chứng chỉ về kỹ thuật mới có thể được cấp phép dịch vụ. Họ hoàn toàn có đủ năng lực để giúp tổ chức của bạn khai thác và sử dụng Microsoft 365 một cách tốt nhất.
>> Xem thêm: Cách đăng ký Microsoft 365 | Office 365 bản quyền
Khó khăn 2: Microsoft 365 không phải gói mua vĩnh viễn
Microsoft 365 là giải pháp được cấp phép hàng năm. Nghĩa là mỗi năm bạn đều cần gia hạn dịch vụ để tiếp tục sử dụng và duy trì dữ liệu của doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp xem đây là khó khăn về mặt tài chính. Họ muốn được mua và sử dụng vĩnh viễn như bộ Microsoft Office quen thuộc. Hoặc đơn giản hơn là mua nhiều năm để tối ưu chi phí.
Tuy nhiên, Microsoft 365 trả phí hàng năm nên được xem là lợi thế chứ không phải bất lợi. Vì sao?
Tổ chức có thể tăng hoặc giảm giấy phép sử dụng bất cứ khi nào. Nếu mua vĩnh viễn, bạn không được hoàn tiền cho các giấy phép không được sử dụng
Luôn nhận được các tính năng mới nhất từ hãng mà không mất thêm phí, trong khi mua vĩnh viễn, bạn sẽ không nhận được bất kỳ tính năng mới phát hành nào
Giải pháp:
Lập ngân sách cho chi phí định kỳ của tổ chức.
Khi chọn đăng ký Microsoft 365 cho doanh nghiệp, tổ chức của bạn nên lập ngân sách cho chi phí này và tính vào chi phí hoạt động.
Có thể bạn quan tâm:
Khó khăn 3: Lo ngại về quản lý dữ liệu trong tổ chức
Mặc dù dữ liệu được lưu trữ trên “đám mây” được xem là xu hướng công nghệ của thời đại. Đây cũng được cho là giải pháp bảo mật tối ưu cho mọi dữ liệu tổ chức. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn lo ngại về việc dữ liệu của mình bị “trôi nổi” trên internet. Họ không thật sự tin tưởng về khả năng lưu trữ mơ hồ của Cloud.
Microsoft 365 là dịch vụ dựa trên đám mây. Dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ trên đám mây. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp vẫn muốn chọn hình thức lưu trữ truyền thống là máy tính, ổ cứng, usb,… Họ muốn tự mình quản lý dữ liệu của chính mình.
Giải pháp:
Tổ chức của bạn hoàn toàn có thể sử dụng cả hình thức lưu trữ mà không nhất thiết phải lựa chọn 1 trong 2. Hoặc phải hoàn toàn chuyển đổi lên đám mây.
Dữ liệu tổ chức là những thông tin mật và nhạy cảm. Bạn hoàn toàn có thể có các phương án bảo mật riêng.
Tuy nhiên, một số hạn chế của lưu trữ truyền thống có thể kể đến như:
- Bị phụ thuộc vào thiết bị, không có thiết bị thì không có dữ liệu
- Gây áp lực lên bộ nhớ máy tính hoặc phải trang bị các phần cứng cồng kềnh khi dữ liệu ngày một nhiều hơn
- Khó khăn trong việc khai thác và cộng tác dữ liệu giữa các thành viên
Microsoft 365 hoàn toàn khắc phục được các hạn chế này.
Ngoài ra, Microsoft 365 cũng phần quyền quản trị rất chi tiết. Admin có thể cho phép hoặc không cho phép từng người dùng cụ thể có quyền hay không có quyền truy cập vào dữ liệu nào. Ví dụ không được gửi email ra bên ngoài tổ chức, chỉ có quyền đọc file chứ không thể sửa,…
Khó khăn 4: Khó liên hệ Microsoft để nhận hỗ trợ
Microsoft không có văn phòng đại diện tại Việt Nam. Microsoft 365 hiện đang hỗ trợ người dùng bằng cách chat trực tiếp trên website, để lại form yêu cầu tư vấn và các tài liệu, video có trên web.
Và mọi hỗ trợ của họ đều bằng tiếng Anh.
Điều này khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ khá lo ngại. Nếu chẳng may gặp các sự cố, việc liên hệ để Microsoft hỗ trợ ngay là không thể.
Giải pháp:
Sử dụng Microsoft 365 thông qua đối tác Microsoft tại Việt Nam. Như MMGROUP, các chuyên gia về công nghệ và giải pháp Microsoft 365 của chúng tôi có thể hỗ trợ mọi vấn đề cho quý khách hàng. Một số ưu điểm như:
- Hỗ trợ bằng tiếng Việt
- Hỗ trợ nhanh, kịp thời để không làm gián đoạn hệ thống
- Hỗ trợ cài đặt và sử dụng hoàn chỉnh
- Thay mặt khách hàng liên hệ với Microsoft khi cần thiết
>> Xem thêm: 3+ cách liên hệ Microsoft Việt Nam để nhận hỗ trợ nhanh nhất
Khó khăn 5: Nhân viên không muốn thay đổi cách làm việc
Đây có lẽ là khó khăn chung của hầu hết các doanh nghiệp đang muốn chuyển đổi số. Việc thay đổi cách làm việc thủ công hay làm việc trên các công cụ quen thuộc để chuyển sang Microsoft là một thách thức rất lớn của người quản lý.
Chưa kể, Microsoft có một chút phức tạp. Nếu không dùng Microsoft Office hay Outlook trước đó, tổ chức của bạn sẽ cần được đào tạo để sử dụng.
Giải pháp:
Ban lãnh đạo cần có cái nhìn nghiêm túc và rõ ràng về việc chuyển đổi Microsoft 365 cho toàn bộ tổ chức. Cần có những buổi chia sẻ và đào tạo về các lợi ích khi áp dụng dịch vụ mới cho nhân viên, thay vì ép buộc họ sử dụng.
Doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử. Người đại diện hoặc IT của bạn (nếu có) nên là người sử dụng trước để đảm bảo hiểu và có thể khai thác các tính năng và hướng dẫn người dùng.
Ngoài ra, bạn có thể chỉ áp dụng Microsoft 365 cho một số nhóm người dùng nhất định. Đo lường và đánh giá tính khả thi trước khi áp dụng cho toàn bộ tổ chức.
Kết
Trên đây chỉ là một số vấn đề mà chúng tôi nhận thấy thông qua khảo sát các khách hàng liên hệ đến mình. Nhìn chung, các “khó khăn” này đều bắt nguồn từ việc không có chuyên gia tư vấn.
Nếu tổ chức của bạn cũng đang muốn chuyển đổi lên Microsoft 365 nhưng vẫn còn băn khoăn, đừng ngần ngại liên hệ với MMGROUP. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải tỏa lo lắng và tìm được giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu hiện tại.
