Khi đăng ký email doanh nghiệp: có lẽ bạn đã bỏ qua những tính năng quan trọng này

Email doanh nghiệp sẽ được phân theo cấp độ tính năng, cho người quản lý doanh nghiệp và cho nhân viên. Tuy nhiên hầu hết người tìm kiếm dịch vụ lại không “mặn mà” tìm hiểu những tính năng nào thật sự có lợi cho tổ chức và cho từng cá nhân làm việc độc lập hay không, mặc định chỉ cần gửi và nhận được email là đủ.

Có những nhu cầu mà chính bạn cũng không nghĩ rằng mình đang cần, ví dụ tính năng thu hồi email nếu chẳng may gửi sai địa chỉ hay tính năng định tuyến để “lái” những email không muốn nhận đến một địa chỉ khác chẳng hạn.

Nói tóm lại, một email doanh nghiệp “thứ thiệt” thì không thể thiếu những tính năng chúng tôi chia sẻ dưới đây:

Tóm tắt:

1. Tổng quan về email doanh nghiệp

Chúng tôi phải nhấn mạnh cụm từ “email doanh nghiệp” vì nó khác với email dành cho cá nhân. Một tổ chức tất nhiên sẽ có nhu cầu sử dụng khác với cá nhân, từ đó tính năng của email cũng sẽ khác nhau.

1.1 Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là dạng email có chứa tên miền hay website của bạn. Định dạng là tenban@tendoanhnghiep.com. 

Khác với các email cá nhân thường có đuôi là tên dịch vụ cung cấp (ví dụ uyenvu@gmail.com), email doanh nghiệp chỉ đích danh tổ chức của bạn là ai, bạn làm gì – yếu tố thương hiệu thể hiện rõ nét qua email doanh nghiệp.

1.2 Vì sao khi kinh doanh, bạn cần đăng ký email doanh nghiệp

Một email với @outlook.com hay @gmail.com tất nhiên không thể tạo thiện cảm với khách hàng như email chungnguyen@mmgroup.vn. Đây là một trong các lý do bạn cần đăng ký email theo tên miền để định danh thương hiệu.

Ngoài ra, chỉ khi đăng ký email doanh nghiệp bạn mới có “đặc quyền” để sử dụng các tính năng nâng cao mà chúng ta chuẩn bị phân tích dưới đây.

2. Các tính năng quan trọng của một email doanh nghiệp

Các tính năng email doanh nghiệp cần bóc tách trước khi tìm nhà cung cấp uy tín:

2.1 Ease of Use – Khả năng sử dụng

Đơn giản, dễ tiếp cận và dễ sử dụng là tiêu chí đầu tiên của một giải pháp email doanh nghiệp. Vì sao?

Một tổ chức vài trăm người khác với tổ chức chỉ vài người. Nghĩa là một giải pháp hiệu quả, phổ biến thì bất kể ai cũng có thể sử dụng được dễ dàng. Người quản lý cũng không phải mất quá nhiều thời gian để hướng dẫn.

Ngoài ra, email của bạn cũng phải tương thích với tất cả thiết bị và hệ điều hành khác nhau để bạn có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi mà không phụ thuộc vào thiết bị.

2.2 Operability – Khả năng hoạt động

Không có gì khó chịu bằng việc dịch vụ bị lỗi, trì trệ hoặc gặp các sự cố bất ngờ khi bạn đang trong cơn hứng khởi làm việc. 

Để duy trì một hệ thống mail server làm việc ổn định, dịch vụ email mà bạn sử dụng cần trang bị các thiết bị công nghệ hiện đại (băng thông, máy chủ, đường truyền…), đội ngũ IT chuyên môn cao, tự động cập nhật phiên bản mới….

Và thật ra, chỉ email đám mây mới đáp ứng được nhu cầu này 99%, đảm bảo dịch vụ luôn hoạt động ổn định. Mặc dù có sự cố nhưng rất ít so với các loại lưu trữ email khác. 

2.3 Security – Bảo mật

Email luôn là đích nhắm của hầu hết hacker, tin tặc. Dữ liệu là tài nguyên, là sự sống còn của doanh nghiệp. Tính bảo mật luôn cần đặt lên hàng đầu.

Các nghiên cứu cho thấy rằng ¾ tài sản trí tuệ của một tổ chức nằm trong hệ thống email và nhắn tin. Điều đó có nghĩa là việc quan trọng hàng đầu của tổ chức là bảo vệ dữ liệu. Nhưng việc lưu trữ nhiều thông tin có thể làm quá tải máy chủ email của bạn.

Một giải pháp lưu trữ email tốt cần phải đảm bảo song song cả 3 yếu tố: khả năng hoạt động – lưu trữ dữ liệu – bảo mật dữ liệu.

Hầu hết các dịch vụ email hiện nay đều sử dụng các giải pháp bảo mật cao, sử dụng cùng lúc nhiều giải pháp hoặc tùy vào nhu cầu bảo mật sẽ có các giải pháp khác nhau (như của Google và Microsoft). Tuy nhiên, để biết dịch vụ bạn muốn chọn có “chém gió” hay không thì bạn cần tìm hiểu chi tiết, gọi điện nhờ tư vấn hoặc yêu cầu các gói dùng thử để trải nghiệm.

Nếu bạn là doanh nghiệp lớn, bảo mật luôn là tính năng quan trọng nhất thì nên chọn các dịch vụ uy tín và tầm thế giới như Microsoft 365, Google Workspace hoặc Zoho Workplace để sử dụng các công nghệ bảo mật hàng đầu của họ.

2.4 Archive Capabilities – Khả năng lưu trữ

Có một số cách để lưu trữ email. Một số giải pháp chỉ có thể lưu trữ các email nhận được từ bên ngoài công ty. Một số giải pháp khác có thể lưu trữ mọi email đến và đi, bất kể chúng bắt nguồn từ đâu.

Điều quan trọng là phải hiểu nhu cầu về hệ thống lưu trữ của công ty bạn.

Lưu trữ phải mạnh mẽ và chuyên sâu như thế nào? Bạn có muốn giữ tất cả các tệp đính kèm email không?

Nếu công ty của bạn tập trung vào việc tuân thủ, lưu trữ đầy đủ là điều bắt buộc. Đảm bảo rằng giải pháp bạn chọn phù hợp với nhu cầu lưu trữ của bạn.

Hãy yêu cầu tư vấn tính năng Email Retention và eDiscovery khi nhắc đến vấn đề lưu trữ vào sao lưu email của bất kỳ dịch vụ nào.

2.5 Storage – Dung lượng lưu trữ

Tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn chọn mua các gói dịch vụ có không gian lưu trữ lớn hay nhỏ. Tuy nhiên xét về không gian lưu trữ bạn cần lưu ý đến khả năng mở rộng, không gian của riêng bạn có được bảo mật tốt không, có an toàn không.

Khi các máy chủ trực tiếp của bạn bị lấp đầy bằng hàng tấn dữ liệu email, nó có thể khiến việc tìm kiếm một email cụ thể hoặc một chủ đề cụ thể trở nên mệt mỏi và chậm chạp. Không gian lưu trữ bị giới hạn cũng dẫn đến nhiều sự cố như không nhận được email, không thể gửi tệp kích thước lớn,…

Nếu nhu cầu sử dụng email của doanh nghiệp rất lớn, hãy để ý để dung lượng lưu trữ và khả năng bổ sung dung lượng.

>> Xem thêm: Vì Sao Nói: Khả Năng Mở Rộng Là Ưu Điểm Vượt Trội Của Điện Toán Đám Mây?

2.6 Integration – Khả năng tích hợp

Tính năng tích hợp với các ứng dụng khác ngay trong email thường chỉ có trong các email đám mây. Email hosting hoặc email tự thiết lập không thể cho bạn tính năng này. 

Xét về nhu cầu, trong môi trường công nghệ số hiện nay, chúng ta thường thích sử dụng nhiều giải pháp, công cụ cùng lúc hoặc thích sử dụng những giải pháp quen thuộc. Email hiện đại cho khả năng tích hợp để tránh sự độc quyền và giúp bạn dù chỉ sử dụng email nhưng vẫn làm được nhiều việc hơn.

Ví dụ sử dụng Zoho CRM bằng tài khoản Gmail, chia sẻ file Word, Excel cho người đang sử dụng Google Docs, Drives dễ dàng…

2.7 Spam Filter – bộ lọc thư rác

Đây là một trong các tính năng cho thấy chất lượng của một dịch vụ email doanh nghiệp. 

Các bộ lọc thư rác tiên tiến tự động phát hiện các yếu tố liên quan đến spam, thư rác và cả thư độc hại và tự động loại bỏ, không cho chúng đến hộp thư của bạn. Tính năng này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tài nguyên đồng thời không bị ảnh hưởng trong suốt quá trình làm việc.

Tôi không biết bạn có để ý không nhưng riêng tôi mỗi khi thấy có thông báo email thì đều phải check, gặp ngay tin rác thì thật sự khó chịu.

2.8 Reliability – độ tin cậy

Reliability chính là nói đến sự phổ biến và tin tưởng mà dịch vụ email đem lại. Tốt nhất với yêu cầu này, bạn cần nghiên cứu và tham khảo chi tiết về dịch vụ, độ lớn của thương hiệu, số lượng người sử dụng, đánh giá của người dùng…

Các giải pháp email trong nước dù có chi phí tốt hơn nhưng thường ít được tin cậy hơn. Một số giải pháp cũng hạn chế về tính năng. Nếu nhu cầu doanh nghiệp không cao, bạn có thể sử dụng để tiết kiệm và được hỗ trợ nhanh hơn.

Các dịch vụ nước ngoài thì hiện đại hơn, tính năng nhiều hơn nhưng chi phí cao hơn, khả năng hỗ trợ cũng chậm hơn vì bất đồng ngôn ngữ và múi giờ. Nếu bạn muốn sử dụng, có thể tìm các đối tác ủy quyền của họ tại Việt Nam như MMGROUP.

2.9 UI và UX – Giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng

Giao diện, thiết kế của email cũng có thể xếp vào mục khả năng sử dụng có dễ dàng hay không. Đây thường là yếu tố chúng ta chú ý một cách vô hình nhưng lại khó liệt kê.

Giao diện có đẹp mắt và dễ sử dụng hay không, thao tác có dễ dàng hay không, bảng điều khiển dễ sử dụng không.

Email có vẻ không phải là nơi để tạo niềm vui và kích thích làm việc. Chính vì vậy, một giao diện sử dụng dễ dàng, không nhàm chán cũng là một yếu tố giúp chúng ta thoải mái hơn khi phải đối diện hằng ngày.

2.10 Features – Các tính năng nâng cao

Một số các tính năng nâng cao dưới đây chỉ có trong email đám mây, như: 

2.10.1 Tìm kiếm nhanh

Bạn có thể sẽ có hàng nghìn, thậm chí hàng triệu email trong kho lưu trữ. Một số công ty trao đổi hàng tỷ tin nhắn mỗi ngày. Điều này có nghĩa là khả năng tìm kiếm cần phải nhanh chóng trên quy mô lớn.

Một giải pháp email doanh nghiệp chất lượng cần phải trích xuất dữ liệu nhanh chóng. Tính năng này thường chỉ có trong các email hiện đại như đám mây. Giống như tìm kiếm Google vậy, bạn sẽ có ngay kết quả bạn cần chỉ trong vài giây. Hầu hết giải pháp email truyền thống không làm được điều này, phải mất nhiều thời giờ để tìm kiếm và trích xuất thông tin quy mô lớn.

Nếu bạn phải mất vài phút để trích xuất hoàn tất, thì bạn nên tìm giải pháp email khác ngay!

2.10.2 Bí danh email

Bí danh email giống như một email ảo, đại diện cho một nhu cầu chung của bạn. Ví dụ sale@matma.vn đại diện cho nhóm kinh doanh của doanh nghiệp.

Một số dịch vụ email giúp bạn dễ dàng gửi thư cho tất cả những người bạn làm việc cùng trên một dự án, một phòng ban nhất định cùng một lúc – bằng một tên duy nhất. Như vậy, giả sử nếu bạn làm việc với 10 người trên một dự án, bạn có thể đưa 10 người đó vào một nhóm và đặt tên là “Nhóm dự án X”, sau đó bạn có thể gửi thư cho 10 người đó bất cứ khi nào bạn nhập địa chỉ email campaignx@doanhnghiep.com – giúp bạn dễ dàng chia sẻ tệp và gửi thông báo cho mọi người mà không cần nhập email từng người.

2.10.3 Lưu giữ email

Với nhiều doanh nghiệp, việc bảo mật dữ liệu là cực kỳ quan trọng. Nếu email là kênh giao tiếp chính thì việc sao lưu và lưu trữ toàn bộ email là bước bắt buộc, đề phòng cho những tình huống xấu có thể xảy đến với doanh nghiệp.

Để tuân thủ các quy định của ngành và chính phủ, cũng như các tiêu chuẩn quản trị doanh nghiệp của riêng bạn, việc lưu trữ thư email của công ty là rất quan trọng. May mắn thay, hầu hết các giải pháp email dành cho doanh nghiệp đều cho phép bạn thiết lập các chính sách lưu giữ riêng để bạn có thể lưu trữ những gì bạn cần – trong khoảng thời gian bạn cần.

KẾT

Khi bạn đã nghiên cứu và biết được nhu cầu sử dụng email của doanh nghiệp là gì qua các tính năng trên đây, sau đó, hãy nhớ nghiên cứu các nhà cung cấp. Tiêu chí hàng đầu là giải pháp thân thiện với người dùng, giúp bạn kiểm soát và duy trì các tiêu chuẩn cao về bảo mật và độ tin cậy.

Hãy liệt kê cho mình ít nhất 3 nhà cung cấp bạn cho là phù hợp, sau đó nghiên cứu và nhờ tư vấn các tính năng. Từ đó đối chiếu, so sánh các giải pháp gắn liền với nhu cầu của doanh nghiệp. Cuối cùng, chọn dịch vụ bạn cho là phù hợp nhất.

Hy vọng bài viết có ích cho bạn.