Hộp thư dùng chung Microsoft 365 và cài đặt quan trọng của Quản trị viên

hộp thư dùng chung Microsoft 365

Hộp thư dùng chung trong Microsoft 365 cho phép các nhóm cộng tác và chia sẻ trách nhiệm trong email. Tính năng này khá hữu ích nhưng thường bị bỏ qua. 

Cùng tìm hiểu chi tiết hộp thư dùng chung Microsoft 365 là gì và các thiết lập quan trọng từ quyền của Quản trị viên.

1. Hộp thư dùng chung trong Microsoft 365 là gì?

Hộp thư dùng chung Microsoft 365 là hộp thư đến có thể chia sẻ. 

Hộp thư dùng chung cho phép nhiều người dùng có thể truy cập vào cùng một tài khoản email với các quyền cụ thể như xem email, trả lời email, chuyển tiếp email và tạo email mới.

Mọi người cũng có thể xem email nào đã được trả lời và email nào chưa. Mọi người cũng có thể đọc được email trả lời của các thành viên đã gửi. 

Tất cả các email được gửi từ hộp thư dùng chung đều hiển thị địa chỉ hộp thư dùng chung, chẳng hạn như sales@mmgroup.vn – không phải địa chỉ tài khoản người dùng cá nhân. Hộp thư dùng chung Microsoft 365 không có thông tin đăng nhập riêng. Người dùng được mời vào hộp thư cần dùng tài khoản email cá nhân để vào.

Bạn có thể tạo bao nhiêu hộp thư dùng chung tùy thích, vì vậy mỗi bộ phận hoặc chức năng của doanh nghiệp (như bán hàng, dịch vụ khách hàng, phòng marketing, phòng kế toán,..) có thể có một hộp thư riêng.

Các ví dụ phổ biến về các trường hợp nên tạo hộp thư dùng chung:

  • Sử dụng một bí danh chung nhất quán để hỗ trợ và chăm sóc khách hàng
  • Cung cấp cho cùng một nhóm quyền truy cập vào một hộp thư đến
  • Muốn khách hàng gửi thông tin đến một email nhất quán
  • Đào tạo nhân viên mới trong một nhóm

2. Tại sao sử dụng hộp thư dùng chung Microsoft 365?

Trong môi trường doanh nghiệp, hộp thư dùng chung mang lại nhiều lợi thế hơn so với chỉ dùng email cá nhân:

2.1 Giám sát và gửi email từ một tài khoản chung

Lợi ích lớn nhất của hộp thư dùng chung Microsoft 365 là nhiều thành viên trong nhóm có thể theo dõi và gửi email từ một tài khoản. Không cần bước chuyển tiếp email đến các thành viên liên quan mà mọi người vẫn có cái nhìn tổng quan nhất về email được gửi đến.

Nếu một thành viên đang nghỉ phép, các thành viên còn lại đều có thể tiếp quản phần việc của thành viên này trong email.

Các bạn tham khảo thêm tính năng Google Workspace chi tiết.

2.2 Xử lý các câu hỏi của khách hàng qua email nhanh hơn

Các vấn đề của khách hàng đều được tập trung về một nơi. Tất cả thành viên đều có thể xem được và chủ động xử lý dựa trên quyền hạn của mình. Sự tối ưu này giúp khả năng chăm sóc khách hàng của bạn hiệu quả và tốt hơn.

2.3 Chia sẻ thông tin từ lịch Outlook

Hộp thư dùng chung Office 365 cho phép các doanh nghiệp nhỏ lưu giữ tất cả các cuộc hẹn của KH trong một lịch duy nhất. Vì vậy, mọi thành viên đều có thể biết lịch hẹn của các thành viên còn lại và các khách hàng đã và đang được xử lý theo lịch hẹn.

Một số ví dụ điển hình về việc sử dụng hộp thư dùng chung Microsoft 365:

  • Nhóm chăm sóc khách hàng có thể giải đáp vấn đề của khách hàng nhanh hơn
  • Các nhóm tiếp thị, truyền thông có thể chớp lấy cơ hội chuyển đổi khách hàng khi họ nhận được email từ một khách hàng tiềm năng
  • Các nhóm bán hàng có thể giữ các giao dịch với khách hàng liền mạch và tăng khả năng chuyển đối thành khách hàng mới
  • Các nhóm hỗ trợ có thể giúp khách hàng xử lý sự cố nhanh chóng, tăng độ tin cậy của thương hiệu
  • Các nhóm quản lý dự án có thể giúp mọi người luôn cập nhật đủ và đúng tiến độ của dự án.

>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.

3. Hạn chế của hộp thư dùng chung Microsoft Office 365

Dưới đây là một số hạn chế của hộp thư dùng chung Microsoft 365 bạn cần biết:

3.1 Khả năng cộng tác hạn chế

Không có cách nào để cộng tác trực tiếp trên email của hộp thư dùng chung. Để thảo luận và cộng tác về nội dung email, các thành viên phải dùng Teams. Nghĩa là bạn phải rời khỏi hộp thư này. Điều này có thể khiến thông tin bị phân tán.

3.2 Hạn chế số lượng truy cập

Số lượng thành viên bị hạn chế do một thực tế đơn giản: khi có quá nhiều người cùng truy cập vào hộp thư dùng chung cùng lúc, lỗi về kết nối có thể xảy ra. Trong trường hợp này bạn chỉ có thể giảm số lượng thành viên.

3.3 Khả năng bảo mật thông tin

Hộp thư dùng chung có thể kém an toàn hơn vì mỗi người dùng truy cập vào nó bằng thông tin đăng nhập của riêng họ và bất kỳ thông tin đăng nhập nào trong số đó đều có thể bị xâm phạm.

4. Cách tạo Hộp thư dùng chung Microsoft 365 và thêm thành viên

Thiết lập hộp thư dùng chung Office 365 khá đơn giản. Bạn có thể làm theo bài viết này của hãng https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/email/about-shared-mailboxes?view=o365-worldwide hoặc làm theo các bước tóm tắt sau:

Bước 1: Đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365 hoặc trung tâm quản trị Exchange của bạn bằng quyền Quản trị viên.

Bước 2: Trong trung tâm quản trị, đi tới Microsoft 365 Groups > Shared mailboxes.

Bước 3: Trên trang Hộp thư dùng chung, hãy chọn + Add hộp thư, sau đó nhập tên hộp thư của bạn. (Lưu ý rằng trình hướng dẫn sẽ tự động chọn một địa chỉ email cho bạn, bạn sẽ cần phải chỉnh lại).

Bước 4: Chọn Add >> +Add members, hãy chọn những người bạn muốn mời vào hộp thư rồi chọn Lưu. (Lưu ý rằng bạn không thể mời những người không thuộc tổ chức của bạn.)

Bước 5: Chọn Close để hoàn tất thiết lập.

Bước 6: Bạn cần chặn đăng nhập tài khoản hộp thư dùng chung để giữ an toàn cho hộp thư khỏi tin tặc. Người dùng được mời sẽ phải đăng nhập thông qua thông tin đăng nhập cá nhân của họ.

Bước 7: Trong trung tâm quản trị, đi tới Users > Active users và tìm các tài khoản được chia sẻ hộp thư.

Bước 8: Chọn người dùng được chia sẻ hộp thư >> Chọn Block người dùng này >> Lưu thay đổi.

Nếu là người dùng Microsoft 365 nhưng chưa biết đến tính năng này thì hi vọng sau bài chia sẻ này, bạn và doanh nghiệp sẽ nhanh chóng thiết lập hộp thư dùng chung để tận dụng sức mạnh làm việc của Microsoft 365.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.