Một trong những phương tiện liên lạc linh hoạt và hiệu quả nhất hiện nay là email.
Không chỉ để sử dụng cho mục đích cá nhân, tác động của email đối với cách thức hoạt động của các doanh nghiệp hiện nay thực sự rất ấn tượng. Email, đóng vai trò như một công cụ tiếp thị và cũng là một trong những vũ khí mạnh nhất mà mọi doanh nghiệp nên trang bị.
Email cộng tác hay hộp thư cộng tác là một trong các tính năng ấn tượng mà doanh nghiệp có thể khai thác từ đám mây.
Nội Dung Chính
1. Hộp thư cộng tác là gì?
Như tên gọi, hộp thư cộng tác (hộp thư dùng chung) là hộp thư được chia sẻ cho nhiều người có thể truy cập. Email cộng tác hay hộp thư cộng tác là một trong các tính năng ấn tượng mà doanh nghiệp có thể khai thác từ đám mây.
Các thành viên được chia sẻ hộp thư (thường là cùng một nhóm) có thể truy cập vào hộp thư cộng tác để gửi, nhận và chuyển tiếp email ngay trong hộp thư chung này.
Đây là một phương thức cộng tác rất thực tế và hiệu quả cho một nhóm, thay vì cộng tác trên từng tài khoản mail cá nhân của họ.
Email cộng tác giúp các nhóm truy cập hộp thư đến dễ dàng hơn chọ mọi người. Sẽ không ai có thể theo dõi tiến trình liền mạch của một nhiệm vụ qua một chuỗi email chuyển tiếp lộn xộn. Chuỗi email còn khiến nhân viên căng thẳng và khó tập trung. Hộp thư được cộng tác cho phép mọi người kiểm soát được nhiệm vụ hiệu quả hơn và tạo năng suất cao hơn.
2. Email cộng tác trong Google Workspace
Google Workspace cung cấp tính năng hộp thư cộng tác trong mọi gói dịch vụ.
Mọi tổ chức đều nên thiết lập hộp thư dùng chung. Chẳng hạn như hỗ trợ kỹ thuật hoặc dịch vụ khách hàng, bạn có thể sử dụng hộp thư đến cộng tác của Google.
Ví dụ: bạn có thể tạo một nhóm với địa chỉ support@your-domain.com, thêm nhân viên hỗ trợ của bạn làm thành viên và cho phép những người bên ngoài tổ chức của bạn gửi tin nhắn đến nhóm. Nhân viên hỗ trợ của bạn sẽ nhận được tin nhắn của khách hàng và họ có thể thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:
- Giao một email cụ thể cho một thành viên trong nhóm
- Đánh dấu một email là đã giải quyết
- Chỉnh sửa các thẻ được liên kết với một email
- Lọc email theo thẻ, trạng thái giải quyết hoặc người được giao
Ngoài tính năng như trên, hộp thư cộng tác của Google Workspace còn có:
- Tìm kiếm nâng cao, bao gồm cả trạng thái hội thoại
- Lọc email, bao gồm các bộ lọc nhanh các trạng thái cuộc trò chuyện hoặc giúp người dùng tìm thấy các cuộc hội thoại được chỉ định cho chính người dùng, người khác hoặc chưa được chỉ định.
>> Quản lý Gmail người dùng: các cài đặt quan trọng dành cho Quản trị viên
3. Hộp thư dùng chung của Microsoft 365
Tương tự hộp thư cộng tác của Google Workspace, Microsoft 365 sử dụng hộp thư dùng chung cho các nhóm trong Mail Outlook và Exchange.
Bạn có thể tạo bao nhiêu hộp thư dùng chung tùy thích, vì vậy mỗi bộ phận hoặc chức năng của doanh nghiệp (như bán hàng, dịch vụ khách hàng, phòng marketing, phòng kế toán,..) có thể có một hộp thư riêng.
Hộp thư dùng chung Microsoft 365 cho phép các doanh nghiệp nhỏ lưu giữ tất cả các cuộc hẹn của KH trong một lịch duy nhất. Vì vậy, mọi thành viên đều có thể biết lịch hẹn của các thành viên còn lại và các khách hàng đã và đang được xử lý theo lịch hẹn.
Một số ví dụ điển hình về việc sử dụng hộp thư dùng chung Microsoft 365:
- Nhóm chăm sóc khách hàng có thể giải đáp vấn đề của khách hàng nhanh hơn
- Các nhóm tiếp thị, truyền thông có thể chớp lấy cơ hội chuyển đổi khách hàng khi họ nhận được email từ một khách hàng tiềm năng
- Các nhóm bán hàng có thể giữ các giao dịch với khách hàng liền mạch và tăng khả năng chuyển đối thành khách hàng mới
- Các nhóm hỗ trợ có thể giúp khách hàng xử lý sự cố nhanh chóng, tăng độ tin cậy của thương hiệu
- Các nhóm quản lý dự án có thể giúp mọi người luôn cập nhật đủ và đúng tiến độ của dự án.
4. Ưu điểm của hộp thư cộng tác Google Workspace và Microsoft 365
4.1 Thiết lập dễ dàng
Các cài đặt tạo hộp thư cộng tác đơn giản, Quản trị viên có thể thiết lập nhanh chóng và phân quyền cho các người dùng liên quan.
Việc sử dụng trên nền tảng Gmail và Outlook cũng dễ dàng, không cần đào tạo hoặc hướng dẫn chuyên sâu.
4.2 Tăng hiệu quả của nhóm qua email
Hộp thư cộng tác giúp loại bỏ các chuỗi email chuyển tiếp đến từng đối tượng cụ thể khá lộn xộn. Mọi người trong một nhóm có thể chủ động và linh hoạt khi giải quyết nhiệm vụ thay thế cho thành viên nghỉ phép. Các vấn đề nội bộ và của khách hàng cũng được xử lý nhanh chóng nhờ sự bao quát thông tin đến nhiều người.
4.3 Tăng cường bảo mật cho doanh nghiệp
So với các quyền quản lý email cá nhân, Quản trị viên có thể kiểm soát dữ liệu từ email nhóm và tăng cường bảo mật cho tổ chức. Email nhóm và hộp thư cộng tác thuộc toàn quyền quản lý của Quản trị viên tổ chức.
Tính năng hộp thư dùng chung mang lại lợi ích thiết thực cho mọi tổ chức ở mọi quy mô. Nhất là các tổ chức vừa và nhỏ, khi chưa có một quy trình làm việc nhóm hiệu quả, hộp thư cộng tác sẽ giúp người quản lý hoàn thiện quy trình này cho tổ chức.
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.
5. Nhược điểm của hộp thư cộng tác Google Workspace và Microsoft 365
Hộp thư cộng tác cũng có một số nhược điểm sau:
- Không có tính năng phân tích hoặc báo cáo email được tích hợp: không có công cụ nào cho phép bạn phân tích hoạt động của email nhóm, bao gồm số lượng email đã gửi và nhận, thời gian phản hồi hoặc các chỉ số khác.
- Khả năng công tác còn hạn chế: Các nhóm không thể bình luận, chia sẻ ý kiến hoặc nhận sự góp ý ngay trực tiếp trong email mà phải sử dụng các ứng dụng trò chuyện khác như Google Chat, Microsoft Teams tương ứng. Thiếu tính nhất quán và không thể nắm rõ chủ đề email.
Hộp thư cộng tác chỉ làm một trong số các tính năng ấn tượng dành cho team khi làm việc trên đám mây Google và Microsoft. Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tìm hiểu nhiều hơn về các tính năng email của Google Workspace và Microsoft 365.
