Là một doanh nghiệp nhỏ chưa đến 20 người, công ty chúng tôi đã nhận được những lợi ích rất lớn khi sử dụng Google Workspace trong suốt một thập kỷ qua. Chính điều đó mới giúp chúng tôi đủ tự tin để trở thành Google Workspace Partner và cung cấp giải pháp này đến cho hàng triệu doanh nghiệp.
Và phần lớn khách hàng sử dụng Google Workspace của chúng tôi là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đã có hơn 3 tỷ người đang dùng Google Workspace và chiếm hơn 50% là người dùng thuộc các tổ chức vừa và nhỏ.
Vậy thì, điều gì đã giúp Google Workspace được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tin cậy? Và thậm chí, họ có những bứt phá thần tốc trong hành trình chuyển đổi số của mình?
Dưới đây là một số lý lẽ dựa trên quan điểm của MMGROUP, hi vọng sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ nét hơn về bộ giải pháp này.
Nội Dung Chính
1. Một văn phòng cộng tác trên đám mây
Kể từ khi Google tiên phong trong việc chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực cách đây 15 năm, “cộng tác” đã trở thành tôn chỉ cho hầu hết công cụ có trong Google Workspace.
Bạn có thể nhìn thấy bất kỳ ai đang xem file Google Docs của mình. Bạn có thể biết ai đang chỉnh sửa nội dung nào.
Bạn có thể tham gia cuộc họp Google Meet ngay trên điện thoại, bất cứ thời điểm nào trong ngày.
Và bạn cũng có thể lên lịch họp ngay trong Google Calendar và Google Chat mà không phải thoát ra và đi tìm ứng dụng Meet.
Nhóm của bạn có thể bình luận, tương tác, đánh giá cùng nhau trên Google Docs mà không cần phải mở công cụ chat khác.
Có thể thấy, Google Workspace dễ dàng số hóa toàn bộ doanh nghiệp của bạn, toàn bộ nhân viên của bạn. Google Workspace giúp bạn:
- Phá bỏ rào cản về thời gian và không gian
- Không ràng buộc mọi nhân viên đều phải làm việc ở văn phòng
- Không phụ thuộc vào bất kỳ thiết bị làm việc nào
- Không phụ thuộc vào bất kỳ một thành viên nào
>> Tìm hiểu tính năng và chi phí các phiên bản Google Workspace.
2. Sử dụng công nghệ cao mà trước đây chỉ dành cho doanh nghiệp lớn
Nếu như trước đây, chỉ có các doanh nghiệp lớn hay các tập đoàn lớn mới có thể khai thác và sử dụng công nghệ điện toán mây vào kinh doanh và quản lý bởi độ phức tạp của nó. Thì giờ đây, những ông lớn công nghệ như Google đã “biến” điện toán đám mây thành “sân chơi” công bằng cho mọi tổ chức. Mọi người đều có thể hưởng lợi ích từ đám mây.
Chúng ta – những doanh nghiệp nhỏ – là mắt xích cuối cùng trong chuỗi cung cầu này: Người dùng cuối.
Chúng ta không cần quan tâm đến độ phức tạp hoặc kiến thức công nghệ hàn lâm của Google Workspace. Chúng ta chỉ đơn giản là bỏ tiền để sử dụng những tính năng thông minh, ấn tượng và hiệu quả mà Workspace đem lại cho tổ chức.
Thử tính toán, bạn chỉ cần bỏ ra chưa tới 1 triệu đồng một năm để được sở hữu:
- Hơn 10 công cụ cộng tác và làm việc thông minh
- Các phần mềm luôn tự động cập nhật phiên bản mới nhất
- Hàng loạt tính năng mới luôn được update theo thời gian
- Các giải pháp bảo mật dữ liệu, bảo vệ thiết bị và bảo vệ nhân viên của bạn khỏi các cuộc tấn công mạng
- Được hỗ trợ nhanh bằng nhiều cách (chat, email, gọi điện)
- Lưu trữ mọi dữ liệu, thông tin, trao đổi trong tổ chức lên đến hàng chục năm mà không sợ bị mất
Vậy, với nguồn lực và ngân sách của các doanh nghiệp nhỏ như hiện tại, tự xây dựng là điều không thể, là điều quá bất khả thi!
>> Có thể bạn muốn biết: Google Workspace Là Gì? Liệu Có Đối Thủ Cùng Phân Khúc?
3. Đơn giản để quản lý và kiểm soát tổ chức
Google Workspace còn ấn tượng ở các tính năng dành cho người đứng đầu tổ chức. Trao sức mạnh và trao công cụ để bạn kiểm soát (cả con người và dữ liệu) của doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Trong một vài cú nhấp chuột, quản trị viên có thể thu thập mọi thông tin liên quan đến tổ chức như:
- Số lượng người dùng và admin của tổ chức
- Số lượng và loại thiết bị mà người dùng sử dụng để đăng nhập tài khoản Google Workspace
- Dung lượng dữ liệu đang được sử dụng, thành viên nào đang sử dụng nhiều hơn và ít hơn
- Các bất thường trong hành vi hoặc truy xuất dữ liệu của người dùng.
Hơn nữa, Quản trị viên có thể thiết lập hàng loạt các chính sách sử dụng để chắc chắn nhân viên của bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt. Ví dụ:
- Yêu cầu bật xác thực 2 lớp tài khoản, yêu cầu thay đổi và đăng nhập lại tài khoản định kỳ 1 tuần 1 lần
- Không cho phép gửi dữ liệu công ty ra bên ngoài
- Giữ lại email để kiểm duyệt trước khi email đến tay người nhận
- Khóa quyền sử dụng một số ứng dụng có trong Google Workspace
Với quyền admin, bạn có thể làm được nhiều hơn thế nữa.
Bên cạnh đó, một trong những lý do chính để sử dụng Google Workspace là sự nỗ lực để giữ an toàn cho thông tin của người dùng. Google sử dụng các giao thức bảo mật nghiêm ngặt, hàng đầu trong ngành cho cả trung tâm dữ liệu vật lý và các hoạt động được lưu trữ trên đám mây.
4. Làm việc hiệu quả hơn và tập trung hơn
Vừa qua, Google Workspace đã tích hợp trợ lý ảo trên các thiết bị di động. Bạn có thể hỏi Google bất cứ điều gì về lịch trình, nhiệm vụ công việc của mình.
Ngoài ra, Google Workspace giúp mỗi người quản lý công việc hàng ngày, hàng tuần bằng Google Calendar chi tiết và trực quan.
Bạn cũng có thể bật các tính năng không làm phiền trong chat, thời gian vắng mặt… để tập trung vào những công việc quan trọng thay vì bị sa đà vào các thông báo hỗn loạn.
5. Tiết kiệm tiền bạc
Có nhiều cách mà Google Workspace có thể tiết kiệm tiền cho công ty của bạn.
Bạn không còn phải mua và bảo trì các máy chủ và phần cứng của công ty. Các giao thức và kiểm tra bảo mật đều do Google đảm nhận. Các công cụ cộng tác giúp bạn cắt giảm thời gian đi lại hoặc thậm chí là không gian văn phòng nếu muốn.
Bên cạnh đó, Google Workspace là một mô hình SaaS – hình thức chỉ trả tiền cho những gì sử dụng. Bạn chỉ phải trả tiền cho số lượng tài khoản người dùng giải pháp mà không cần phải thay đổi quy mô phần cứng máy chủ, bộ nhớ, cài đặt thêm thiết bị…
Việc sử dụng một bộ công cụ như Google Workspace cũng cắt giảm các khoản đầu tư vào các phần mềm hay ứng dụng khác nhau. Việc này đòi hỏi từng nhân viên của bạn phải làm quen từng công cụ, kiểm soát từng tài khoản và hơn hết chúng không đồng nhất. Lãng phí sức lao động cũng chính là lãng tiền bạc của doanh nghiệp.
Kết
Google Workspace đang không ngừng thay đổi cách làm việc truyền thống của hàng triệu doanh nghiệp nhỏ mà nó còn đem lại hiệu quả thực sự.
Hướng đến sự cộng tác và linh hoạt, Google Workspace đã cho thấy rằng, doanh nghiệp của bạn không phải phụ thuộc vào “văn phòng” mà là phụ thuộc vào “con người”. Trao sức mạnh cho nhân viên, bạn sẽ thấy doanh nghiệp của bạn còn có thể tiến xa hơn!
>> Xem thêm: Cách Đăng Ký Tài Khoản Google Workspace New 2023
