So sánh Google Workspace Business Starter và Microsoft 365 Business Basic

Google Workspace Business Starter và Microsoft 365 Business Basic là 2 gói cơ bản nhất thuộc 2 bộ ứng dụng email doanh nghiệp nổi tiếng hiện nay: Google Workspace và Microsoft 365. Nên chọn gói nào?

Trong bài chia sẻ này, chúng tôi sẽ so sánh trực tiếp hai đối trọng này dựa trên tính năng và chi phí. Từ đó, giúp bạn có cái nhìn khách quan và dễ chọn lựa hơn.

Trước khi đi vào chi tiết, bạn nên có cái nhìn tổng quan về Google Workspace và Microsoft 365.

1. Microsoft 365 và Google Workspace là gì?

Microsoft 365 và Google Workspace là bộ ứng dụng tăng cường các tính năng cộng tác và kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp. Các ứng dụng của Microsoft 365 và Google Workspace tương tự nhau như là:

• Gửi email theo đuôi tên miền
• Quản lý lịch
• Tạo tài liệu, bảng tính và bản trình bày
• Hội thoại và họp video
• Quản lý tập tin
• Cộng tác nhóm
• Bảo mật dữ liệu

Tuy nhiên, về chi tiết, các ứng dụng và cách vận hành của các ứng dụng này ở trên Microsoft 365 và Google Workspace là hoàn toàn khác nhau. Cụ thể như sau (giá cập nhật mới nhất ngày 16/6/2023):

Tính năng	Microsoft 365	Google Workspace
Các phiên bản	– Microsoft 365 Business Basic – Microsoft 365 Business Standard – Microsoft 365 Business Premium – Microsoft 365 Apps for Business	– Google Workspace Business Starter – Google Workspace Business Standard – Google Workspace Business Plus
Kết hợp các gói	Cho phép kết hợp các gói với nhau, giúp tối ưu chi phí	Không cho kết hợp
Dung lượng lưu trữ đám mây	– 1TB dung lượng lưu trữ OneDrive – 50GB bộ nhớ email	– Business Starter – 30GB/người dùng – Business Standard – 2TB/người dùng – Business Plus – 5TB/người dùng
Bộ công cụ văn phòng	Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Nhóm, Outlook, Exchange, SharePoint	Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites, Google Drive, Calendar, Meet, Gmail, Chat
Cộng tác và giao tiếp	– Tính năng chỉnh sửa đồng thời nhiều người dùng – Tạo cuộc họp trực tuyến và cuộc gọi video cho tối đa 300 người – Kết nối, cộng tác nhóm từ máy tính để bàn, ứng dụng trên di động ngay cả khi đang di chuyển với Microsoft Teams – Truy cập các cuộc trò chuyện nhóm, cuộc họp, tệp và ứng dụng và cộng tác từ một nơi	– Hỗ trợ chỉnh sửa nhiều người dùng trong cùng tệp – Google Meet hỗ trợ từ 250 – 500 người tham gia hội nghị thoại và video – Phòng trò chuyện nâng cao, bao gồm phòng theo chuỗi và quyền truy cập của khách bên ngoài
Bảo mật & Hỗ trợ	– Mã hóa dữ liệu – Công nghệ bảo mật đám mây của Microsoft – Ngăn ngừa mất dữ liệu – Xác thực đa yếu tố – Phát hiện spam, phần mềm độc hại và hoạt động bất thường được tích hợp sẵn – Đảm bảo 99,9% thời gian hoạt động – Điện thoại 24/24 và hỗ trợ trực tuyến	– Mã hóa dữ liệu – Bảo vệ bảo mật đám mây của Google – Ngăn ngừa mất dữ liệu – Xác minh hai bước – Phát hiện spam, lừa đảo và hoạt động bất thường được tích hợp sẵn – Đảm bảo 99,9% tính khả dụng của ứng dụng – Hỗ trợ tiêu chuẩn 8/5 ngày

 

Ngoài ra, cả hai đều đã trải qua 2 lần đổi tên với nhiều biến chuyển, ảnh hưởng trực tiếp đến dịch vụ đang sử dụng hiện tại. Cụ thể, Microsoft 365 trước đây được gọi là “Office 365” và Google Workspace trước đây được gọi là “G Suite“.

2. So sánh Google Workspace Business Starter và Microsoft 365 Business Basic

Google Workspace Business Starter và Microsoft 365 Business Basic là 2 gói cơ bản nhất và cũng nhiều người đăng ký nhất của cả 2 hai. Mặc dù cả 2 đều đáp ứng đủ các nhu cầu cơ bản với chi phí phải chăng cho 1 doanh nghiệp, nhưng nó vẫn có nhiều tính năng khác nhau. Cùng tìm hiểu.

2.1 So sánh giá

Cả 2 gói Google Workspace Business Starter và Microsoft 365 Business Basic đều được có chương trình ưu đãi dành riêng cho thị trường Việt Nam. Cụ thể giá cho MMGROUP phân phối như sau (cập nhật mới nhất ngày 2/8/2023):

• Microsoft 365 Business Basic: 1.010.000 VND/user/năm
• Google Workspace Business Starter:1.920.000 VND/user/năm

Tại thị trường quốc tế, giá của 2 giải pháp này là như nhau 6$/user/năm (chưa bao gồm thuế phí). Liên hệ với chúng tôi để nhận được giá ưu đãi lên đến 50% nhé.

2.2 So sánh khả năng kết hợp gói

Microsoft 365 ghi điểm hơn ở tính năng này. Doanh nghiệp có thể đăng ký cùng lúc nhiều phiên bản nhằm tối ưu chi phí và chuyên môn hóa của mỗi nhân viên. Ví dụ: doanh nghiệp có thể đăng ký 30 tài khoản Microsoft 365 Business Basic + 40 tài khoản Microsoft 365 Business Standard + 10 tài khoản Microsoft 365 app for Business. Cụ thể hơn:

• 30 tài khoản Microsoft 365 Business Basic dành cho những nhân viên có nhu cầu sử dụng cơ bản, dung lượng lưu trữ không quá cao và chỉ cần Office Online
• 40 tài khoản Microsoft 365 Business Standard cho nhân viên cần nhiều dung lượng hơn và cả bản Office cài máy tính
• 10 tài khoản Microsoft 365 app for Business cho các nhân viên thường xuyên dùng Office cài máy

Google Workspace thì lại không “hào phóng” như thế. Bạn chỉ có thể mua một phiên bản duy nhất cho toàn bộ người dùng của mình, bất kể nhu cầu của tổ chức ra sao. Kết hợp gói chỉ áp dụng khi đăng ký Google Workspace Enterprise.

2.3 So sánh dung lượng lưu trữ

Nếu chỉ nói riêng về 2 gói này, Microsoft 365 là người chiến thắng rõ ràng ở đây: bạn nhận được đến 1TB dung lượng lưu trữ và 50GB dung lượng email riêng biệt!  Trong khi gói Starter chỉ có 30GB không hơn không kém.

Còn phải nói rằng, 30GB của Workspace Starter phải “chứa” luôn dữ liệu Google Drive thư rác hay lưu trữ! Quả là thiếu thốn cho người dùng!

(Tuy nhiên, Google Workspace sẽ có lợi thế hơn Microsoft 365 ở các phiên bản cao hơn, chúng tôi sẽ nói rõ ở bài sau.)

2.4 So sánh bộ ứng dụng văn phòng

Microsoft nổi danh với bộ Microsoft Office. Và tất nhiên, nó cũng được tích hợp trong Microsoft 365 Business Basic dùng trên web (không có phiên bản app cài máy tính).

Workspace cũng trang bị đầy đủ bộ công cụ làm việc với nhiều tính năng nâng cao và bảo mật cho doanh nghiệp. Nó gồm Google Docs, Google Sheets, Google Siles, Google Chat, Google Forms,..

Một số đối chiếu tương đương của Google Workspace Business Starter và Microsoft 365 Business Basic:

• Microsoft  Word >< Google Docs (xử lý văn bản)
• Microsoft Excel >< Google Sheets (bảng tính)
• Microsoft Powerpoint >< Google Slides (bản trình bày)
• Microsoft Outlook Online >< Gmail (email tên miền)
• Microsoft Onenote Online> Google Keep (ghi chú)
• Microsoft Sharepoint >< Google Sites (tạo trang web)
• Microsoft Teams >< Google Meet (gọi điện hội nghị/nhắn tin trò chuyện)
• Microsoft Yammer >< Google Currents (mạng xã hội nội bộ trong tổ chức)
• Microsoft Whiteboard >< Google Jamboard (công cụ bảng trắng kỹ thuật số)

2.5 So sánh ứng dụng email

Về mặt kỹ thuật, bạn có thể sử dụng bất kỳ ứng dụng email nào để truy cập Google Workspace hoặc Microsoft 365, nhưng các ứng dụng mặc định được cung cấp tương ứng là Gmail và Outlook.

Gmail mạnh mẽ, nhanh chóng và rất dễ tìm email nhờ chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của nó. Giao diện Gmail luôn luôn thân thiện và dễ sử dụng. Đây cũng là một lý do lớn mà nhiều người dùng chọn Google Workspace Business Starter.

Trong khi đó, với Microsoft 365 Business Basic, bạn sẽ chỉ sử dụng được Outlook trên trình duyệt web (không có ứng dụng cài máy tính như các phiên bản cao hơn). Ngoài ra, giao diện sử dụng của Outlook khá khó nhằn.

Gmail có lẽ tốt hơn ở hầu hết các khía cạnh so với Outlook. Gmail có nhiều tính năng và cung cấp nhiều tính linh hoạt khi nói đến cách bạn sắp xếp, nhóm, gắn nhãn và nói chung là quản lý email của mình.

2.6 So sánh công cụ họp video

Google Meet và Microsoft Teams đã trở thành ứng dụng không thể thiếu của hầu hết các doanh nghiệp. Trong Google Workspace Business Starter và Microsoft 365 Business Basic, Google Meet Microsoft Teams được phép phát huy hết sức mạnh của chúng.

Microsoft Teams có vẻ thắng thế hơn khi tích hợp sẵn hơn 400 ứng dụng cộng tác cho tổ chức. Teams cho phép bạn tạo các cuộc gọi video cho tối đa 300 người tham gia.

Google Meet lại thân thiện với doanh nghiệp hơn nhờ bố cục đơn giản, giao diện trực quan, dễ sử dụng. Trong gói Starter, Google Meet chỉ cho 250 người tham gia vào một cuộc họp video.

Cả hai nền tảng đều bao gồm một số tính năng chung như chia sẻ tệp và màn hình, tùy chỉnh nền, chức năng tìm kiếm, ghi lại cuộc họp, mã hóa khi chuyển tiếp…

2.7 So sánh tính năng bảo mật

Microsoft 365 và Google Workspace được thiết kế để đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu. 

Microsoft 365 và Google Workspace cũng trang bị bảng quản trị dành riêng cho quản trị viên quản lý và kiểm soát tổ chức.

Cả Google Workspace Business Starter và Microsoft 365 Business Basic đều trang bị các  tính năng bảo mật tiêu chuẩn như xác thực 2 yếu tố, bảo vệ email khỏi spam, mã hóa dữ liệu, phát hiện đăng nhập trái phép,…

Kết

Có thể thấy Google Workspace Business Starter và Microsoft 365 Business Basic đều đáp ứng tốt nhu cầu của hầu hết doanh nghiệp. Điểm mấu chốt quyết định chọn giải pháp nào thường do thói quen người dùng.

Google Workspace luôn được lựa chọn bởi giao diện đơn giản, dễ sử dụng và dễ cộng tác.

Trong khi đó, Microsoft 365 lại được lựa chọn bởi bộ Office và email Outlook quen thuộc.

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa sử dụng ứng dụng nào của cả Google Workspace và Microsoft 365 thì bài viết này sẽ giúp bạn chọn ra dịch vụ phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn thêm.