Đừng Nhầm Lẫn Exchange Online Và Microsoft 365 – Cách Phân Biệt Giúp Tiết Kiệm Chi Phí!

Exchange Online và Microsoft 365

Với người dùng mới, Microsoft 365 là SaaS dựa trên đám mây do Microsoft cung cấp, bao gồm email doanh nghiệp Exchange Outlook, một bộ ứng dụng Office năng suất toàn diện với Word, PowerPoint và Excel; và các ứng dụng cộng tác làm việc như Teams, SharePoint.

Tuy nhiên, nhiều người có thể gặp khó khăn trong việc lựa chọn giữa Exchange Online và Microsoft 365. Nếu công ty của bạn đang xem xét việc di chuyển sang đám mây từ các máy chủ tại chỗ có Microsoft Exchange Server (ví dụ vậy) mà email là tính năng chủ chốt, thì đây có thể là một thách thức lựa chọn.

Do đó, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn chọn dịch vụ hợp lý hơn dựa trên các nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Cùng phân tích!

1. Microsoft  365 có khác với Exchange Online không?

Nhiều người cho rằng Microsoft Exchange Online và Microsoft 365 hoàn toàn là hai sản phẩm khác nhau. Tuy nhiên, điều này không đúng hoàn toàn. 

Exchange Online đơn giản là một trong nhiều sản phẩm được bao gồm trong Microsoft 365 – là một tập hợp các công cụ chứ không phải là một sản phẩm duy nhất. Bạn có thể mua Microsoft Exchange Online mà không có bộ Microsoft 365, nhưng bạn cũng có thể mua phiên bản Microsoft 365 Apps for Business không bao gồm Exchange Online.

Tuy nhiên, bất kể trường hợp nào, cả Exchange Online và Microsoft 365 xem như bổ sung cho nhau, không phải cạnh tranh nhau. Ví dụ: nếu bạn chọn Exchange Online làm dịch vụ email độc lập, bạn luôn có thể nâng cấp lên Microsoft 365 dễ dàng.

2. Nhu cầu sử dụng của bạn như thế nào?

Nếu bạn chỉ đang tìm kiếm một dịch vụ email dựa trên đám mây, Exchange Online là quá đủ. Bạn có thể chọn giữa hai gói Exchange Online Plan 1 và Plan 2.

Exchange Online Plan 1 cung cấp bộ nhớ lên tới 50GB/người dùng, kết nối các phiên bản Outlook để có thể sử dụng ứng dụng máy khách và bảo mật email cấp doanh nghiệp bằng Exchange Online Protection.

Exchange Online Plan 2 cung cấp bộ nhớ không giới hạn và dịch vụ nhắn tin hợp nhất, với các tính năng bảo mật nâng cao như Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP), Giữ tại chỗ và thư thoại được lưu trữ. Nói chung là yêu cầu của các công ty lớn.

Trong khi đó, bạn có thể xem xét Microsoft 365 nếu đang tìm kiếm một bộ công cụ cộng tác và năng suất toàn diện chứ không chỉ có email. Tùy thuộc vào yêu cầu của mình, bạn có thể chọn giữa các gói Microsoft 365 khác nhau như Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium hoặc Microsoft 365 Apps for Business.

Xin lưu ý rằng tất cả các phiên bản Microsoft 365 đều bao gồm Exchange Online như một phần của gói sản phẩm ngoại trừ Microsoft 365 Apps for Business.

3. Quy mô công ty lớn hay nhỏ, số lượng người dùng bao nhiêu?

Nếu dựa trên số lượng, Exchange Online Plan 1 và Plan 2 không giới hạn số lượng đăng ký, bạn muốn đăng ký bao nhiêu tùy ý. Còn Microsoft 365 giới hạn số lượng dưới 300 người dùng. Bạn cần lưu ý nhé.

Xét về quy mô công ty, bạn có thể dựa vào một số ví dụ dưới đây để lựa chọn:

  • Nếu là doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập dưới 10 người, có thể chọn Exchange Online, đảm bảo các nhu cầu sử dụng cơ bản, ko cần nhiều tính năng phức tạp (có thể nâng cấp lên Microsoft 365 bất cứ khi nào).
  • Nếu doanh nghiệp trên dưới khoảng 50 người, nên sử dụng Microsoft 365 nhằm tăng cường khả năng làm việc nhóm, cộng tác và chia sẻ dữ liệu mọi lúc mọi nơi
  • Sử dụng hỗn hợp Exchange Online và Microsoft 365 trong đó Exchange Online cho các đội nhóm + CTV ít nhu cầu và Microsoft 365 cho đội nhóm nhu cầu cao hơn nhằm tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.

4. Bản chất kinh doanh của doanh nghiệp là gì?

Nếu bản chất công việc của bạn đòi hỏi nhiều cộng tác, hãy cân nhắc sử dụng Microsoft 365. Gói phần mềm đi kèm với một loạt các ứng dụng hữu ích như Microsoft Teams, OneDrive Business, SharePoint, Microsoft Office,… Nếu bạn có một công ty dựa trên dịch vụ, chắc chắn bạn sẽ mong người dùng của mình cộng tác trực tuyến nhiều hơn; do đó, trong những trường hợp như vậy, Microsoft 365 là sự lựa chọn chính xác cho công ty của bạn. 

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn không cần người dùng cộng tác trực tuyến, thì Exchange Online chỉ cung cấp chức năng email.

Tóm lại, chọn Exchange Online hay Microsoft 365, tất cả đều phụ thuộc vào nhu cầu của công ty bạn. Nếu bạn vẫn còn bối rối, bạn có thể bắt đầu bằng cách sử dụng Microsoft Exchange Online và sau đó chuyển sang bộ Microsoft 365 đầy đủ khi nhu cầu của công ty bạn tăng lên.

Microsoft 365 đang ưu đãi đến 50% chi phí, tiết kiệm hơn hẳn Exchange Online khi đăng ký ngay lúc này! Xem chi tiết:

chi phí Microsoft 365

Nếu bạn muốn chuyên gia tư vấn và hỗ trợ để giúp bạn quyết định và hoàn thiện, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay!

Được thành lập từ năm 2015, mmgroup.vn – Công ty TNHH Công Nghệ Mật Mã cung cấp các dịch vụ đám mây giúp doanh nghiệp Việt Nam hệ thống hóa quy trình quản lý và làm việc, tối ưu chi phí và tăng doanh thu khi kinh doanh trên môi trường số.

“Công nghệ nếu không được dùng cho đúng người đúng việc, nó sẽ trở thành chi phí thay vì giải pháp hiệu quả. Việc hiểu được điều này cho phép chúng tôi triển khai các giải pháp đám mây mang lại lợi nhuận thực sự cho khách hàng của mình.” – Ông Nguyễn Xuân Hiển – CEO của mmgroup.vn chia sẻ.

Là đối tác của Google, Microsoft và Zoho, mmgroup.vn hiện đang phục vụ hơn 60.000 người dùng đang làm việc khắp nơi trên thế giới ở mọi cấp độ doanh nghiệp và đa dạng lĩnh vực.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *