Không phải tự nhiên mà Zoho Workplace đứng thứ ba ngay sau hai ông lớn Google và Microsoft trong bảng xếp hạng bộ ứng dụng văn phòng dành cho doanh nghiệp.
Trong thị trường này, Zoho Workplace, Google Workspace và Microsoft 365 lần lượt chiếm vị thế như sau:
Không quá ngạc nhiên khi Google và Microsoft chiếm tỉ lệ lớn. Tuy nhiên, Zoho cũng bám theo sát nút. Vậy một đối thủ non trẻ như Zoho Workplace lấy gì để đấu cùng Microsoft 365 và Google Workspace?
Tìm hiểu chi tiết về Zoho Workplace và ưu thế mà nó đem lại cho doanh nghiệp qua các đánh giá dưới đây – liệu Zoho Mail & Workplace có đủ tầm lực để “tranh giành” khách hàng với Google Workspace và Microsoft hay không.
Nội Dung Chính
1. Zoho Workplace là gì?
Như hãng định nghĩa, Zoho Workplace là một bộ ứng dụng “All in One” có đầy đủ các công cụ cần thiết cho một tổ chức hoạt động và làm việc. Các công cụ của Zoho Workplace đều hoạt động dựa trên đám mây.
Zoho Workplace – The all-in-one
Zoho Workplace được xem là giải pháp chủ lực của Zoho – một công ty phần mềm công nghệ của Ấn Độ. Giải pháp email đã được cải tiến và nâng cấp trong vòng 10 năm, hiện tại đã ổn định.
Ngoài ra, ứng dụng này đã có hơn 16 triệu người dùng toàn cầu. Và Workplace cũng là giải pháp đưa Zoho trở thành công ty công nghệ đứng trong top 3 về giải pháp email doanh nghiệp toàn cầu.
2. Zoho Workplace bao gồm những gì?
Zoho Workplace cung cấp hàng loạt các giải pháp từ đám mây được chia thành 3 nhóm giải pháp chính như sau:
2.1 Bộ giải pháp email
Zoho cung cấp riêng giải pháp Zoho Mail hoặc tích hợp trong Zoho Worklace đi kèm với các công cụ cộng tác trực tiếp từ email như Zoho Cliq và Zoho Connect.
Các tính năng cộng tác và gửi thư của Zoho Mail rất ấn tượng. Nó cho phép bạn gắn thẻ mọi người, bình luận trực tiếp dưới email hoặc chia sẻ hộp thư với người liên quan mà không cần gửi một chuỗi email hàng loạt.
Bạn cũng có thể bấm gọi, nhắn tin hoặc họp video ngay từ Zoho Cliq trong Zoho Mail.
Ở bản Workplace cao cấp, bạn được tích hợp thêm Zoho Connect – một “mạng xã hội nội bộ” giúp kết nối toàn bộ tổ chức thông minh. Các doanh nghiệp có quy mô lớn rất thích giải pháp này của Zoho.
>> Zoho Mail Là Gì? Tính Năng, Ưu Điểm, Nhược Điểm, Giá Cả Và Hơn Thế Nữa
2.2 Bộ công cụ công tác
Workplace cũng trang bị đủ công cụ cộng tác nâng cao với Zoho WorkDrive để chia sẻ và cộng tác dữ liệu; Zoho Meeting để tổ chức họp online chuyên nghiệp hơn.
Đặc biệt, WorkDrive cho phép bạn chia sẻ không gian lưu trữ với nhóm của mình. Nghĩa là ai cần sử dụng nhiều dung lượng hơn sẽ được “chiếm” không gian WorkDrive nhiều hơn và ngược lại. Sự linh hoạt này của Zoho đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí nâng cấp và bổ sung dung lượng.
Về Zoho Meeting, mặc dù có giao diện họp video khác biệt nhưng Meeting khá đơn giản và dễ thao tác, không cần mất nhiều thời gian training. Zoho Meeting cho phép bạn chia sẻ và họp với người bên ngoài mà không nhất thiết phải có tài khoản Zoho Mail.
2.3 Bộ giải pháp văn phòng
Workplace không thể thiếu bộ công cụ soạn thảo văn bản, trang tính và trang trình bày trong hệ sinh thái của mình. Bộ văn phòng này bao gồm: Zoho Writer, Zoho Sheet và Zoho Shows.
Ngoài các chức năng cơ bản, các công cụ này được Zoho trang bị thêm sức mạnh của AI, nhằm tự động hóa nhiều tác vụ đơn giản, dự đoán ngữ cảnh và đề xuất thông minh giúp người dùng tiết kiệm thời gian.
>> Xem chi tiết các tính năng của Zoho Workplace tại đây.
3. Ưu điểm của Zoho Workplace email doanh nghiệp giá rẻ
Zoho Workplace tập trung vào nhóm khách hàng rộng hơn và có cung cấp riêng giải pháp email cho các doanh nghiệp hoặc nhóm nhân viên chỉ có nhu cầu sử dung email theo tên miền.
3.1 Không giới hạn số lượng người dùng
Zoho Workplace không giới hạn số lượng người đăng ký tối đa 300 người dùng như Google Workspace và Microsoft 365.
Bạn có thể đăng ký tối đa 1 người dùng đến không giới hạn nếu chọn Zoho Workplace. Trong khi đó, nếu bạn muốn đăng ký Google Workspace và Microsoft 365 trên 300 tài khoản, bạn bắt buộc phải chuyển qua các gói Enterprise với chi phí rất cao.
3.2 Gói hỗn hợp của Zoho Workplace
Zoho cho rằng “chỉ có bạn mới hiểu rõ doanh nghiệp của bạn“. Chỉ có bạn mới biết từng nhân sự trong doanh nghiệp hoặc từng đội nhóm cần được trang bị hoặc sử dụng tính năng nào.
Thế nên Zoho cho phép bạn ghép các gói trong 4 gói dịch vụ của Zoho Workplace để tối ưu chi phí và chuyên môn hóa nhiệm vụ cho người dùng.
Ví dụ: so sánh về 2 trường hợp bạn được trộn gói và không được trộn gói cho 50 người dùng mua trong 1 năm:
- Trường hợp 1: đăng ký 40 tài khoản Zoho Mail Lite 5GB + 10 tài khoản Zoho Workplace Standards = 40 x 360.000 + 10 x 960.000 = 24.000.000 VND/ năm
- Trường hợp 2: đăng ký 50 tài khoản Zoho Workplace Standards = 50 x 960.000 = 48.000.000 VND/năm
Số tiền bạn có thể tiết kiệm được khi đăng ký gói hỗn hợp lên đến 50%.
3.3 Có gói email tên miền riêng
Đây được xem là lợi ích rất lớn mà Zoho có thể đáp ứng tốt cho hàng triệu doanh nghiệp.
Với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp nhỏ, khi nhu cầu cơ bản của họ chỉ là email để gửi và nhận thư, Zoho Mail đáp ứng rất tốt nhu cầu này.
Mặc dù Google Workspace và Microsoft 365 cũng là lựa chọn lý tưởng nhưng 2 dịch vụ này có nhược điểm là không có giải pháp email tách biệt với các giải pháp còn lại. Điều này có thể gây lãng phí vì các công cụ không sử dụng và dẫn đến “phải trả tiền cho những gì không sử dụng”.
Zoho còn có gói Zoho Mail Free – vẫn là email theo tên miền nhưng giới hạn tối đa 5 người dùng. Đây cũng là giải pháp đang rất được yêu thích. Zoho Mail Free giúp doanh nghiệp định danh chủ thể theo tên miền mà vẫn tiết kiệm chi phí.
>> Tạo email tên miền doanh nghiệp miễn phí với Zoho Mail Free trong 10 bước
3.4 Dung lượng cá nhân + dung lượng nhóm dùng chung cao
Không giống Gmail dùng chung dung lượng với Drive, Zoho cung cấp bộ nhớ Mail và bộ nhớ Workdrive riêng.
Zoho Mail có từ 5GB – 100GB mỗi người dùng. WorkDrive có từ 10GB đến không giới hạn! Zoho WorkDrive còn cho phép chia sẻ không gian lưu trữ giữa các người dùng,
Lưu ý: Zoho WorkDrive chỉ có trên Workplace Standard và Workplace Professional.
Zoho cũng cung cấp gói bổ sung dung lượng Zoho Mail và Zoho Workplace trong trường hợp cần nâng cấp dung lượng nhưng không cần nâng cấp gói dịch vụ. Xem chi phí tại đây.
3.5 Tích hợp và đồng bộ với các ứng dụng bên thứ ba
Nhìn chung, khả năng tích hợp và đồng bộ ứng dụng trong cùng một nền tảng của Zoho vượt trội hơn hẳn Google và Microsoft.
Chỉ với 1 tài khoản Zoho bạn đã có thể mở ra cánh cửa bước vào hệ sinh thái công nghệ ấn tượng của họ cho mọi lĩnh vực và ngành nghề.
Zoho cũng thiết kế để có thể tương thích với nhiều ứng dụng từ bên thứ ba. Theo đó, với công cụ của Zoho, bạn có thể tích hợp Zoho Mail vào dịch vụ đang sử dụng và ngược lại. Mật Mã cũng đã thiết lập cài đặt này trên chính doanh nghiệp của mình để tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa cách làm việc.
Đội ngũ kỹ thuật Zoho đã dành nhiều tâm huyết để hoàn thiện một bảng điều khiển “All in one”. Đây cũng là lý do mà Zoho Workplace được ra đời: tích hợp mọi thứ trong một, đơn giản để sử dụng, dễ dàng trong mọi thao tác.
4. Nhược điểm của Zoho Workplace
- Zoho không phổ biến ở thị trường Việt Nam như Google Workspace và Microsoft 365 nên người dùng còn nghi ngại về độ tin thương hiệu.
- Các tính năng chỉnh sửa văn bản và bảng tính của Zoho có giao diện mới, người dùng cần phải làm quen.
Sự khác nhau giữa email doanh nghiệp từ đám mây và hosting
5. Chi phí và mức tiết kiệm của Zoho Workplace so với Microsoft 365 và Google Workspace
Zoho Workplace bao gồm 4 gói với chi phí như sau (đơn giá cho 1 người dùng/năm):
- Zoho Mail Lite: 360.000 VND/5GB và 450.000 VND/10GB
- Zoho Mail Premium: 1.296.000 VND
- Zoho Workplace Standard: 960.000 VND
- Zoho Workplace Professional: 1.800.000 VND
Vì sao Mật Mã nhận định rằng Zoho Workplace là dịch vụ tiết kiệm chi phí và tối ưu nhất hiện tại cho doanh nghiệp?* Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn hình dung cụ thể hơn:
| Quy mô doanh nghiệp (số người dùng) | 20 người dùng trong 3 năm | 50 người dùng trong 3 năm | 150 người dùng trong 3 năm |
| Zoho Workplace Standard | 57.600.000 VND | 144.000.000 VND | 432.000.000 VND |
| Microsoft 365 Business Basic | 94.260.000 VND | 235.650.000 VND | 706.950.000 VND |
| Google Workspace Business Starter | 101.800.000 VND | 271.450.000 VND | 836.950.000 VND |
Ghi chú: Mức so sánh trong 3 năm tính theo giá giảm và đã gồm thuế như sau:
- Zoho Workplace Standard: Phí 960.000 VND/người dùng trong 3 năm
- Microsoft 365 Business Basic: Phí 943.000 VND/người dùng trong năm đầu tiên và 1.885.000 VND/người dùng trong 2 năm gia hạn tiếp theo.
- Google Workspace Business Starter: Phí 1.320.000 VND cho 20 người dùng trong năm đầu tiên và 1.885.000 VND cho những người dùng còn lại và 2 năm gia hạn tiếp theo.
Có thể thấy, chi phí sử dụng Zoho Workplace chỉ bằng khoảng 60% Microsoft 365 và 55% của Google Workspace. Các tính năng sử dụng của cả 3 hãng đều tương tự nhau.
Xem full bảng giá của 3 dịch vụ tại đây:
bảng giá Zoho Mail & Workplace mới nhất 25/3/2022
Bảng giá Microsoft 365 mới nhất 25/03/2022
Bảng giá Google Workspace mới nhất 25/3/2022
Ngoài ra, bạn có thể thiết lập phân phối kép email để sử dụng đồng thời 2 dịch vụ email mà không cần phải cân nhặc lựa chọn hoặc giải pháp này hoặc giải pháp kia.
6. Một số câu hỏi liên quan về Zoho Workplace
- Đăng ký Zoho Workplace như thế nào?
Bạn có thể đăng ký trực tiếp với Hãng hoặc đăng ký thông qua đối tác tại Việt Nam như MM Group. Bạn có thể để lại thông tin từ form này hoặc gọi vào hotline 02873.004.009 để chuyên gia của chúng tôi tư vấn cụ thể hơn cho bạn.
- Zoho Workplace có cho phép đăng ký nhiều tên miền không?
Workplace cho phép bạn lưu trữ cùng lúc nhiều tên miền.
- Chuyển từ dịch vụ hiện tại sang Zoho Workplace có khó hay không?
Không. Zoho sẽ cung cấp công cụ để thực hiện quá trình di chuyển này cho bạn. Đối tác cũng hỗ trợ phần kỹ thuật để di chuyển cho bạn cho đến khi sử dụng được. Lưu ý, hầu hết các công cụ chỉ di chuyển dữ liệu từ email. Các dữ liệu khác như lịch, Workdrive, mail nhóm,… người dùng cần chủ động tự sao lưu.
- Quá trình thiết lập mất bao lâu cho đến khi sử dụng được?
Tùy vào khối lượng dữ liệu của bạn mà quá trình thiết lập có thể mất vài giờ hoặc vài ngày.
- Ưu đãi, chiết khấu về giá nếu có?
Hiện tại Zoho Mail & Workplace chưa có chương trình ưu đãi nào, bạn có thể theo dõi bảng giá và tính năng Zoho Workplace để biết các ưu đãi mới nhất từ MM Group. Tuy nhiên, nếu khách hàng có nhu cầu mua trên 100 tài khoản, chúng tôi sẽ làm việc với hãng và đưa ra mức chiết khấu tốt nhất cho bạn.
Kết
Có rất nhiều tùy chọn khi bạn tìm kiếm các nhà cung cấp bộ ứng dụng điện toán đám mây trong và ngoài nước. Tuy nhiên để tìm ra một giải pháp đám mây thực sự tin cậy nhưng phù hợp với ngân sách là rất khó.
Trong suốt quá trình sử dụng và hiện tại là Partner cung cấp Zoho Workplace, chúng tôi nhận thấy đây thật sự là giải pháp công nghệ ấn tượng và phù hợp nhất với doanh nghiệp Việt. Nó không chỉ giúp bạn rút ngắn lộ trình số hóa tổ chức mà còn giúp bạn tiết kiệm ngân sách, tập trung chi phí vào kinh doanh.
Tất cả công cụ bạn cần để làm việc dù ở bất cứ đâu – chỉ cần Zoho Workplace – liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn.
*Đối sánh chỉ dựa trên các email đám mây, không phải tất cả các dịch vụ email.
