Chuyển tới nội dung

Email Doanh Nghiệp Microsoft 365 Và Microsoft Exchange Server: Sự Khác Biệt Là Gì?

email doanh nghiệp Microsoft

Việc chuyển dịch sang email đám mây vẫn trong giai đoạn khởi đầu. Theo thống kê, không chỉ riêng ở Việt Nam, mặc dù có 90% doanh nghiệp đã sử dụng ít nhất một dịch vụ đám mây cho một số dịch vụ kinh doanh nhưng việc quyết định loại bỏ hệ thống email cũ hay cách lưu trữ tại chỗ vẫn là một thách thức.

Hệ thống đám mây và email doanh nghiệp phổ biến nhất và cũng chiếm được nhiều thị phần nhất là Microsoft 365 (hay Office 365). Và máy chủ lưu trữ tại chỗ mạnh nhất hiện nay là Microsoft Exchange Server.

Mặc dù có cùng mục đích và đều là dịch vụ của Microsoft, nhưng đăng ký email doanh nghiệp thuộc Microsoft 365 hay thuộc Microsoft Exchange Server sẽ có nhiều điểm khác nhau. Cùng phân tích một số đặc trưng để tìm giải pháp phù hợp với nhu cầu của bạn.

1. Khả năng bảo mật dữ liệu

Bảo mật là mắc xích quan trọng nhất trong chuỗi các tính năng mà doanh nghiệp tìm kiếm trên đám mây.

Một cách khái quát thì, các nhà cung cấp dịch vụ đám mây sẽ chịu trách nhiệm về vấn đề bảo mật, sao lưu dữ liệu của bạn. Còn nếu chọn lưu trữ email tại chỗ, “gánh nặng” này là nghĩa vụ của đội ngũ CNTT.

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ nếu được chọn, họ sẽ chọn dịch vụ đám mây. Ngoài việc bỏ tiền mua gói đăng ký, các vấn đề còn lại bao gồm cả bảo mật dữ liệu và nâng cấp hệ thống đều do nhà cung cấp thực hiện. Với các doanh nghiệp lớn có kích thước dữ liệu lớn và nhiều dữ liệu nhạy cảm, họ vẫn chưa mấy tin tưởng vào bên thứ ba và thường chọn hình thức lưu trữ tại chỗ.

Ví dụ cụ thể: Khi chọn email thuộc Microsoft 365, bạn sẽ luôn được cập nhật tự động các phần mềm chống lại các mối đe dọa; tính năng bảo vệ tích hợp chống mất dữ liệu và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật như ISO27001 – được Microsoft cung cấp dưới dạng tiêu chuẩn cho tất cả khách hàng Microsoft 365. Họ cũng có thể cung cấp các lớp bảo mật bổ sung như mã hóa và kiểm soát truy cập cho tệp đính kèm email của bạn.

Với Exchange Server, đội ngũ CNTT của doanh nghiệp phải tự nghiên cứu và cài đặt các phần mềm bảo mật, tự động cập nhật phiên bản mới để tránh không tương thích hoặc bị tội phạm mạng tấn công từ các lỗ hổng của phiên bản cũ. Việc này khá phức tạp và thường đòi hỏi một đội vì một cá nhân hay một vài người khó có thể giúp hệ thống luôn ổn định để toàn tổ chức làm việc.

Ngoài ra, với Exchange Server, để cập nhật hoàn tất, có thể hệ thống phải ngừng hoạt động trong một khoản thời gian nhất định. Tình trạng này không bao giờ xảy ra trên Microsoft 365. Các bản cập nhật luôn được tự động dưới sự kiểm soát của đội ngũ Microsoft, bạn sẽ không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh và làm việc trong bất kỳ trường hợp nào.

>> Các dịch vụ đám mây uy tín sẽ bảo vệ dữ liệu của bạn như thế nào?

2. Khôi phục sau thảm họa

Không chỉ bị tổn thất do thiên tai (lũ lụt, hạn hán) mà tổn thất do con người (làm hư hỏng thiết bị, cháy nổ,…) cũng là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp phá sản. Nhiều số liệu cho thấy:

  • 93% các công ty bị mất trung tâm dữ liệu của họ trong 10 ngày trở lên sau thảm họa đã nộp đơn phá sản trong vòng một năm
  • 50% công ty bị mất quản lý dữ liệu do thảm họa đã nộp đơn phá sản ngay lập tức
  • 30% doanh nghiệp gặp hỏa hoạn nghiêm trọng ngừng kinh doanh trong vòng một năm
  • 70% doanh nghiệp gặp hỏa hoạn nghiêm trọng ngừng kinh doanh trong vòng 5 năm

Vì thiên tai có thể phá hủy hoàn toàn công nghệ của công ty, nên thường không thể khôi phục dữ liệu bị mất do thảm họa. Với giải pháp lưu trữ tại chỗ, hệ thống CNTT thông tin và lưu trữ tại nơi làm việc hoàn toàn có thể bị phá hoại và không thể khôi phục.

Trong khi đó, sử dụng email doanh nghiệp từ đám mây của Microsoft 365 nghĩa là bạn đã chuyển và sao lưu dữ liệu của bạn trên máy chủ ảo, trên “đám mây” thay vì thiết bị vật lý dễ hư hỏng. Bạn có thể dễ dàng truy cập mọi dữ liệu của mình ngay cả khi gặp thiên tai. 

Đây là điểm khác biệt cơ bản giữa Microsoft 365 và Microsoft Exchange Server.

3. Quyền kiểm soát tài nguyên

Với Microsoft Exchange Server, doanh nghiệp của bạn có toàn quyền kiểm soát phần cứng và cơ sở hạ tầng của mình. Trong khi đó, khi chọn Microsoft 365, bạn không có quyền truy cập vào hệ thống này, bạn có thể không biết Microsoft sẽ làm gì với dữ liệu của bạn (dù luôn có cam kết tuân thủ chính sách về quyền riêng tư và dữ liệu.) Sự khác nhau này có thể ảnh hưởng đến mức độ kiểm soát cấu hình, nâng cấp và thay đổi hệ thống của bạn. Tuy nhiên các doanh nghiệp vừa và nhỏ không đặt nặng vấn đề cần có quyền này và “chuyển” chúng lên đám mây mà không có quá nhiều nghi ngại.

Một đội ngũ CNTT giàu kinh nghiệm với chuyên gia có thể khắc phục sự cố ngay lập tức và cũng có thể ngược lại, phải mất một khoản thời gian để khắc phục, tùy thuộc vào khả năng của họ. Tuy nhiên, chúng ta không có gì phải nghi ngờ về đội ngũ IT của Microsoft – cả về quy mô và trình độ – Microsoft luôn bảo đảm trạng thái làm việc của bạn ở mức tốt nhất.

Thêm nữa, khi sử dụng Microsoft Exchange Server, bạn có toàn quyền kiểm soát và bảo mật dữ liệu của tổ chức. Còn khi sử dụng Microsoft 365, nghĩa là dữ liệu của bạn đã qua một tầng trung gian và thuộc hệ thống của Microsoft. Nhiều doanh nghiệp không tin tưởng và trao dữ liệu của mình ra bên ngoài nên chọn Exchange Server.

>> Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết 3 công nghệ email đẳng cấp hàng đầu thế giới.

4. Khả năng mở rộng

Microsoft Exchange Server sẽ bị giới hạn khả năng mở rộng nếu doanh nghiệp phát triển và nhu cầu lưu trữ tăng lên. Dung lượng của máy chủ email tại chỗ như Exchange Server có giới hạn. Việc mua thêm dung lượng lưu trữ đòi hỏi doanh nghiệp cũng phải nâng cấp và trang bị thêm cơ sở hạ tầng đồng thời tăng cường người kiểm soát khối lượng dữ liệu ngày càng tăng.

Ngược lại, khi mua Microsoft 365, việc mở rộng khá đơn giản và linh hoạt vì dịch vụ được cung cấp dưới dạng cấp phép. Khi cần thêm dung lượng và thêm người dùng, bạn chỉ cần mua thêm giấy phép mà không cần trang bị thêm thiết bị vật lý nào.

Ngoài ra việc cấp phép từ đám mây cũng linh hoạt hơn giải pháp tại chỗ. Ví dụ: Bạn có thể cấp cho một văn phòng mới mở ở nước ngoài quyền truy cập vào tài khoản email hoặc thêm tài khoản nhân viên mới tức thì. Tuy nhiên với máy chủ tại chỗ, quá trình này có thể kéo dài và gây tốn kém cả về thời gian và tiền bạc.

5. Khả năng tích hợp

Mặc dù được biết đến như một email doanh nghiệp, nhưng Microsoft 365 thực chất là một hệ sinh thái đám mây năng suất với đầy đủ các ứng dụng cho một doanh nghiệp vận hành và phát triển. Chỉ cần một giấy phép Microsoft 365 là bạn đã có thể sử dụng:

  • Email Outlook offline, Exchange Online mọi nơi
  • Cộng tác nhóm nhanh chóng và hiệu quả với Microsoft Team
  • Sở hữu bộ ứng dụng Office quen thuộc với nhiều tính năng thông minh
  • Sở hữu các công cụ tuyệt vời để lưu trữ và cộng tác tài liệu trực tuyến như SharePoint Online và OneDrive for Business

Microsoft 365 không ngừng bổ sung ứng dụng vào gói này và bạn sẽ được sử dụng mà không cần mua thêm giấy phép.

Máy chủ Exchange được xem là một phần giải pháp thuộc Microsoft 365. Và tất nhiên Exchange Server chỉ phục vụ mục đích lưu trữ dữ liệu email doanh nghiệp và không thể tích hợp thêm.

6. Chi phí

Xét về chi phí trước mắt, việc chuyển toàn bộ dữ liệu lên đám mây và đào tạo nhân viên sử dụng có thể rất tốn kém, nhưng về lâu dài, việc chuyển đổi sang đám mây sẽ tiết kiệm hơn việc duy trì hệ thống máy chủ tại chỗ lâu dài.

Trên thực tế, có một loạt các khoản tiết kiệm chi phí đơn giản mà Microsoft 365 có thể cung cấp so với Exchange và các máy chủ tại chỗ:

  • Thiết bị vật lý như máy chủ và thiết bị chuyển mạch có thể đắt tiền và yêu cầu không gian sử dụng.
  • Các chi phí biến đổi liên tục liên quan như tiêu thụ điện năng và các hợp đồng hỗ trợ để bảo trì thiết bị. 
  • Giấy phép phần cứng và Exchange thường cần cập nhật và cấu hình lại vài năm một lần. Microsoft 365 luôn tự động cập nhật.

Kết

Trong khi Exchange Server có thể tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp lớn có tài nguyên và cơ sở hạ tầng, thì đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc chọn mô hình SaaS của Microsoft 365 thường tiết kiệm ngân sách hơn và hiệu quả hơn.

Với kinh nghiệm làm việc cùng nhiều doanh nghiệp, MM Group nhận thấy, mô hình SaaS như Microsoft 365 tương thích với hầu hết nhu cầu và tiềm lực của doanh nghiệp Việt.

Tuy nhiên “Một công cụ nếu không được dùng cho đúng người và đúng việc, nó sẽ trở thành chi phí thay vì giải pháp hiệu quả.” – CEO MM Group chia sẻ. Hãy nghiên cứu kỹ lượng và tìm nguồn cung cấp uy tín.

Nếu bạn đang muốn chuyển sang Microsoft 365 có thể gọi cho chuyên gia của chúng tôi 02873 004 009 hoặc gửi yêu cầu vào mail sales@mmgroup.vn để được tư vấn.

MM Group – Cố vấn công nghệ đám mây đáng tin cậy của bạn.

>> Nghiên cứu thêm: Khi tìm kiếm một dịch vụ email doanh nghiệp, bạn mong đợi điều gì?

Đăng ký dùng thử, trải nghiệm thật email doanh nghiệp nền tảng điện toán đám mây nổi tiếng từ Google, Microsoft và Zoho:

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *