Khi người dùng gửi nội dung đến với email doanh nghiệp của bạn. Nhưng trong thực tế địa chỉ email nhận có thể không chính xác hoặc không tồn tại. Như vậy chúng ta cần làm gì để người dùng khi gõ sai địa chỉ đến bạn vẫn nhận được nội dung. Tính năng Catch-All email giải quyết được vấn đề đó.
Tính năng Catch-All email dùng để nhận toàn bộ thư gửi đến domain khi bạn gõ không chính xác địa chỉ người nhận hoặc không tồn tại.
Ví dụ: Khi bạn có tên miền là mmgroup.vn và có email là hotro@mmgroup.vn những người dùng nhấn nhầm địa chỉ hatro@mmgroup.vn thì email đó doanh nghiệp của bạn vẫn nhận được.
Nội Dung Chính
1. Định tuyến email là gì?
Email trước khi đến một địa chỉ nào đó sẽ qua một cổng để lọc và nếu bình thường email sẽ đến đúng địa chỉ người nhận. Nhưng việc định tuyến email sẽ giúp admin đều hướng các dòng email theo sự mong muốn của chúng ta theo những quy tắc nhất định.
Khi cài đặt định tuyến email người gửi có thể gửi đến 1 địa chỉ nào đó, đồng thời CC tới một số người khác. Nội dung email có thể đến một địa chỉ khác hoàn toàn so với dự định ban đầu.
Khi bạn sử dụng email doanh nghiệp Google Workspace có thể kiểm soát các email trong doanh nghiệp định tuyến và lưu trữ. Vấn đề định tuyến giúp quản trị viên kiểm soát hay quản lý các nguồn thông tin an toàn bảo mật tránh những sự cố đáng tiếc đảm bảo được sự an toàn cho người dùng.
Là quản trị viên hay quản lý doanh nghiệp các bạn cần nắm được các rủi ro về an toàn và bảo mật dữ liệu để cài đặt hợp lý:
- Google Workspace có thể quét các email gửi đến chống email giả mạo và Spam, hoặc tuân thủ các chính sách riêng tư của doanh nghiệp, lưu trữ những thông tin quan trọng.
- Tất cả các hộp thư trong doanh nghiệp nếu không đủ thông tin rõ ràng từ người nhận sẽ mặc định đưa các email đến vào Sam hoặc hộp thư đặt biệt.
- Các tin nhắn từ công ty đến khách hàng đều tự động CC đến một hoặc một nhóm người dùng khác như nhân viên chăm sóc khách hàng hoặc cho các bạn bộ quản lý để quản.
>>Xem thêm: Bảng giá Microsoft 365 chi tiết.
2. Định tuyến email đến một địa chỉ khác
Chuyển tiếp tin nhắn đến một người nhận cụ thể
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản admin của bạn admin console tại admin.google.com -> chọn User.
Bước 2: Chọn User trong danh sách User của bạn.
Bước 3: Chọn vào tên người dùng nhấp vào tài khoản của họ.
Bước 4: Click vào User information->Email routing.
Bước 5: Tại Email routing -> Configure email routing->Add another destination.
Bước 6: Nhập địa chỉ email chuyển tiếp cho thư của người dùng và nhấn Enter.
Bước 7: Nhấn Save.
- Lưu ý: Bạn không thể định tuyến lại email đối với các email ngoài miền của bạn. Để chuyển tiếp email của người dùng tới địa chỉ Google Workspace, hãy yêu cầu người dùng thiết lập địa chỉ chuyển tiếp trong tài khoản Gmail của họ.
- Địa chỉ email chuyển tiếp phải được lưu trữ trên một tên miền hợp lệ. Nếu miền bạn đang thêm không có bản ghi MX hợp lệ, thông báo lỗi Địa chỉ email chứa tên miền không hợp lệ sẽ xuất hiện.
Bước 8: Sau khi Save lại chúng ta sẽ có các tùy chọn cho các bạn:
- Nếu bạn không muốn máy chủ thư G Suite cập nhật địa chỉ người nhận khi chuyển tiếp email, hãy bỏ chọn Change SMTP envelope.
- Khi bạn chọn vào ô Routes inherited from your domain bạn có thể ngăn email của người dùng chuyển tiếp đến bất kỳ đích bổ sung nào được đặt cho toàn bộ miền. Khu miền cấp được đặt trên trang Cài đặt email. Trong hầu hết các trường hợp, để lại hộp này kiểm tra.
- Để ngăn không cho email của người dùng được gửi tới hộp thư đến Gmail của họ, hãy bỏ chọn hộp Email Google Workspace.
Bước 9: Click save.
3. Định tuyến cấp tên miền
Bước 1: Tại bảng điều khiển chọn Apps->Google Worksapce-> Gmail-> Advanced settings.
Bước 2: Chọn tổ chức cao nhất, tên miền của bạn.
Bước 3:. Chọn vào ô Email routing trong phần routing.
Bước 4: Trong phần Send bounce notifications chọn Convert. Cấu hình bạn sử dụng cho các tuyến đường cấp miền được sao chép sang cài đặt Định tuyến mới và được hiển thị trên màn hình.
Bước 5: Xem lại cấu hình và chỉnh sửa các điều khiển, nếu cần.
Bước 6: Click Add setting.
Bước 7: Lặp lại các bước 4-6 để chuyển đổi tất cả các tuyến đường bổ sung. Đối với mỗi tuyến đường trong Send bounce notifications, chọn convert.
Bước 8: Nếu bạn đã định cấu hình đ ịnh tuyến toàn tuyến cho tuyến đường chính. Bạn sẽ được nhắc nhấp lại vào Convert. Nếu bạn không định cấu hình tuyến đường toàn tuyến. Tất cả các điều khiển liên quan đến định tuyến toàn tuyến đều biến mất sau khi bạn chuyển đổi tuyến đường bổ sung cuối cùng.
Bước 9: Ở cuối trang Advanced settings nhấn Save.
LƯU Ý:
Việc cấu hình định tuyến lại email giúp các bạn có thể nhận được email bị gửi sai địa chỉ. Khi người dùng gõ sai địa chỉ email đến có tên miền doanh nghiệp. Một địa chỉ email được chỉ định sẽ nhận được nội dung. Giúp các bạn không bỏ sót khách hàng hay thông tin quan trọng.
Chúc các bạn thành công!
