Chuyển tới nội dung

Cộng tác trong thời gian thực là gì, có phải là đồng chỉnh sửa?

cộng tác theo thời gian thực là gì

Cộng tác trong thời gian thực đã bất ngờ trở thành cụm từ khóa có lượt tìm kiếm khủng khi Covid-19 diễn ra. Cho đến nay, cộng tác trong thời gian thực vẫn đang là một xu hướng làm việc được ưa chuộng, mở ra cho doanh nghiệp nhiều cơ hội mới.

Rất có thể bạn cũng đang sử dụng một ứng dụng hoặc tính năng được phát triển từ cộng tác trong thời gian thực mỗi ngày nhưng không hề hay biết. Vậy cộng tác trong thời gian thực là gì, nó có mặt ở đâu và những lợi ích của nó? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.

1. Cộng tác trong thời gian thực là gì?

Cộng tác trong thời gian thực (Real-time Collaboration) là một giải pháp dựa trên công nghệ điện toán đám mây nhằm đảm bảo mọi người, mọi doanh nghiệp có thể giao tiếp trên internet hiệu quả như khi giao tiếp trực tiếp. Nó cho phép mọi người làm việc cùng nhau vào cùng một thời điểm, bất kể vị trí của họ ở đâu.

Cộng tác trong thời gian thực hiện diện trong hầu hết các phần mềm, dịch vụ của các ông lớn trong ngành công nghệ. Điển hình như Microsoft Teams, Microsoft 365, Google Workspace, Zoho Workplace, v.v. 

Những ứng dụng thực tiễn nhất của cộng tác trong thời gian thực vào công việc hàng ngày gồm chia sẻ màn hình máy tính của bạn để người khác thao tác trực tiếp; chia sẻ tài liệu và đồng chỉnh sửa tại một thời điểm; nhiều người cùng tham gia một cuộc họp trực tuyến và đóng góp ý tưởng trong một bản ghi chú chung, v.v.

Cộng tác trong thời gian thực
Ví dụ về cộng tác trong thời gian thực

2. Cách cộng tác trong thời gian thực hoạt động

Real-time Collaboration hoạt động dựa trên dịch vụ đám mây và các phần mềm cộng tác hoặc ứng dụng cộng tác. 

Về cơ bản, chủ sở hữu sẽ khởi tạo tệp hoặc chia sẻ tệp lên dịch vụ lưu trữ đám mây. Sau đó chia sẻ liên kết hoặc cấp quyền truy cập tệp cho những cộng sự của mình.

Đối với người được mời cộng tác, họ cần sử dụng ứng dụng cộng tác tương thích và có kết nối Internet để tương tác với tệp được chia sẻ.

3. Các kiểu cộng tác trong thời gian thực phổ biến

Có rất nhiều kiểu cộng tác trong thời gian thực, bên dưới là các cái tên phổ biến:

  • Chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu  
  • Hội họp trực tuyến
  • Chia sẻ màn hình desktop
  • Nhắn tin tức thời (IM) và phòng trò chuyện

>> Xem thêm: Cuộc họp trực tuyến là gì và tại sao nó lại là “trend” xu hướng làm việc thời nay?

4. Ví dụ về cộng tác trong thời gian thực

Như đã đề cập ở trên, rất có thể bạn đã từng sử dụng qua tính năng cộng tác trong thời gian thực nhưng không hề hay biết. Trên thực tế, Google Docs (hay Google Tài Liệu) chính là ví dụ gần gũi nhất cho tính năng này.

Khi được cấp quyền, cộng sự của bạn có thể xem “live” những gì mà bạn đang thực hiện trên tài liệu, được phép chỉnh sửa hoặc đưa ra nhận xét tương ứng với vai trò mà họ được cấp.

Về phía bạn, bạn có thể theo dõi bảng tóm tắt về các thay đổi được thực hiện với trang tài liệu như ai đã nhận xét, chỉnh sửa gì trên trang.

cộng tác trong thời gian thực
Mọi người chỉnh sửa văn bản cùng lúc trên Google Docs

5. Lợi ích của cộng tác trong thời gian thực

Những lợi ích mà cộng tác trong thời gian thực mang lại là khó rõ ràng khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn các công cụ cộng tác trực tuyến. Dưới đây là một số lợi ích chính:

  • Cộng tác trong thời gian giúp đảm bảo sự gắn kết của đội nhóm, cho phép mọi người cùng tham gia, chia sẻ ý tưởng và đóng góp ý kiến
  • Cộng tác trong thời gian thực cắt giảm đáng kể thời gian và năng lượng dành cho việc giao tiếp qua lại, đồng thời loại bỏ nguy cơ hiểu lầm và lạc mất thông tin
  • Cộng tác trong thời gian thực cho phép đồng chỉnh sửa tài liệu, cho ra kết quả là một phiên tài liệu duy nhất đã được thống nhất ý kiến. Điều này giúp tránh được sự hỗn loạn khi một tài liệu được chia sẻ nhiều lần và được chỉnh sửa tuần tự bởi nhiều người
  • So với các phương pháp cộng tác truyền thống đòi hỏi không gian văn phòng, thiết bị và việc đi lại, cộng tác thời gian thực tối ưu chi phí hơn
bộ microsoft 365 mới
Microsoft 365 giảm phí 50%
Cơ hội sở hữu bộ ứng dụng văn phòng và email doanh nghiệp chỉ với nửa giá. Tìm hiểu ngay!

6. So sánh cộng tác trực tuyến truyền thống và cộng tác trong thời gian thực

Sự khác biệt rõ ràng nhất giữa cộng tác trực tuyến truyền thống và cộng tác trong thời gian thực đó là cộng tác trong thời gian thực hợp lý hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn.

Dưới đây là bảng so sánh ngắn gọn về ưu – nhược điểm của cộng tác trực tuyến truyền thống và cộng tác trong thời gian thực.

Cộng tác trực tuyến truyền thống Cộng tác trong thời gian thực
Thời gian Không cung cấp trải nghiệm làm việc trực tiếp, dẫn đến chậm trễ trong việc phản hồi và sửa đổi Tiết kiệm thời gian, giảm sự trì hoãn trong quá trình gửi – nhận thông tin, giúp tăng tốc độ hoàn thành công việc
Khả năng cập nhật, chỉnh sửa
  • Không thể cập nhật ngay lập tức tiến độ của cộng sự
  • Cần chỉnh sửa, xem xét và gửi duyệt nhiều lần
  • Cần thời gian trích lục bản chỉnh sửa cũ và người chịu trách nhiệm
  • Các thành viên cập nhật lẫn nhau về tiến độ dự án
  • Có thể đồng chỉnh sửa, bổ sung, duyệt tức thời
  • Có thể xem bản chỉnh sửa và khôi phục lại mọi bản chỉnh sửa
  • Có thể xem lịch sử chỉnh sửa và người chịu trách nhiệm chỉnh sửa lập tức
Phụ thuộc vào Internet Không phụ thuộc nhiều vào kết nối Internet Phụ thuộc 100% vào kết nối Internet

7. Ví dụ chi tiết về cộng tác trong thời gian thực

Cụ thể hơn, đối với cộng tác trực tuyến truyền thống, mọi việc chỉ có thể diễn ra theo kiểu tuần tự – mỗi người một lần. Ví dụ: một nhân viên tạo tài liệu, gửi email cho đồng nghiệp để xem xét, đồng nghiệp tiến hành chỉnh sửa và gửi email lại, v.v. Quá trình đó cứ tiếp tục diễn tiến nếu tài liệu cần thông qua sự xem xét của nhiều người. 

Trong khi đó, với cộng tác trong thời gian thực, tất cả mọi người chịu trách nhiệm với dự án có thể đồng chỉnh sửa tại cùng một thời gian, cho ra kết quả là một tệp duy nhất.

Dù vậy, so với cộng tác trực tuyến truyền thống, cộng tác trong thời gian thực vẫn có một điểm hạn chế. Đối với những người dùng bị chênh lệch về múi giờ, việc cộng tác trong thời gian thực sẽ vướng phải bất cập về thời gian làm việc. 

Kết

Trên đây là câu trả lời đơn giản nhất cho câu hỏi cộng tác trong thời gian thực là gì? Những lợi ích của cộng tác trong thời gian thực. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn thông tin hữu ích.

Bạn đang quan tâm đến việc ứng dụng cộng tác trong thời gian thực vào doanh nghiệp của mình. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn giải pháp đám mây và bộ ứng dụng năng suất phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

>> Có thể bạn quan tâm: So sánh Microsoft Teams và Google Chat

Ha Le
hotline icon